Βέλτιστες πρακτικές εφαρμογής συστημάτων ελέγχου και διαχείρισης κλειδιών

Οι τεχνολογίες ελέγχου και διαχείρισης κλειδιών και εταιρικών παγίων, τα τελευταία χρόνια παρουσιάζουν σημαντική άνθηση σε ένα ευρύ φάσμα εφαρμογών, κάτι που αναμφίβολα είναι προς τη θετική κατεύθυνση. Είναι όμως απαραίτητο να εξετάσουμε τις παραμέτρους χρήσης και τις βέλτιστες πρακτικές εφαρμογής.

Του Νέστωρα Πεχλιβανίδη

Η χρήση των μηχανικών παραδοσιακών κλειδιών αποτελούσε πάντα μια αξιόπιστη και οικονομικά αποδοτική μέθοδο ασφάλειας των χώρων των κτιρίων, αλλά και φύλαξης των εταιρικών παγίων σε ειδικούς χώρους. Σήμερα, υπάρχει μια ολόκληρη προσέγγιση για τη διαχείριση των κλειδιών και των εταιρικών παγίων που στόχο έχουν τον αποτελεσματικότερο έλεγχο τους και την ασφαλή αποθήκευση τους και βασίζεται σε συστήματα λογισμικού και υλικού.

Τα συστήματα αυτά θα προσθέσουν αξία στις πρακτικές ελέγχου πρόσβασης που έχουν ήδη εφαρμοστεί στην εκάστοτε εταιρεία, ενώ θα συμβάλουν στη μείωση του κόστους από την απώλεια και αντικατάσταση κλειδιών ή την ελλιπή διαχείριση πρόσβασης.

Ένας άλλος παράγοντας που επηρεάζει την ανάπτυξη της τεχνολογίας ελέγχου κλειδιών είναι ότι οι εγκαταστάσεις, τόσο νέες όσο και οι υφιστάμενες, θα συνεχίσουν να χρησιμοποιούν συμβατικά συστήματα κλειδιών και κλειδαριών, αφού οι συσκευές αυτές είναι εξαιρετικά οικονομικές και  αποδοτικές. Εφόσον λοιπόν οι παραδοσιακές κλειδαριές μπορεί να παραμείνουν στο προσκήνιο για αρκετό διάστημα ακόμα, είναι λογικό από άποψη κόστους αλλά και χρόνου, να αυξηθούν τα επίπεδα ασφάλειας που αυτές  προσφέρουν – και τα συστήματα διαχείρισης κλειδιών είναι η τέλεια λύση σε αυτό το ζήτημα. Παρέχουν άμεση βελτίωση της ασφάλειας και της προστασίας σε προσιτή τιμή, ενώ είναι εξαιρετικά εύκολα στην χρήση και την εγκατάσταση.

Τι πρέπει να γνωρίζετε για την τεχνολογία

Τα συστήματα ελέγχου και διαχείρισης κλειδιών ορίζονται ως μια εύρυθμη και ασφαλής λύση φύλαξης και διαχείρισης μηχανικών κλειδιών ή και άλλων τύπων ‘’κλειδιών’’, όπως είναι οι σύγχρονες κάρτες. Πρόκειται για απαραβίαστες συσκευές, σχεδιασμένες ώστε μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες,  χρησιμοποιώντας ατομικούς κωδικούς PIN, κάρτες πρόσβασης ή και βιομετρικά στοιχεία, να έχουν πρόσβαση στα κλειδιά. Ταυτόχρονα, ειδικό ενσωματωμένο λογισμικό καταγράφει αυτόματα όλες τις δραστηριότητες.

Τα σημερινά συστήματα ελέγχου και διαχείρισης κλειδιών έχουν γίνει ένα εργαλείο υψηλού επιπέδου για την αποτελεσματικότερη προσέγγιση της ασφάλειας. Η γνώση της ταυτότητας όσων έχουν πρόσβαση στα κλειδιά, αλλά και ποια και πότε από αυτά χρησιμοποιήθηκαν, αποτελούν βασικές πληροφορίες που συμβάλλουν στην διασφάλιση ενός χώρου ή κάποιον παγίων.

Επιπλέον, οι τεχνολογικές εξελίξεις και τα ανοικτά πρωτόκολλα, έχουν καταστήσει δυνατή τη διασύνδεση του συστήματος ελέγχου κλειδιών με τον έλεγχο πρόσβασης και άλλα υποσυστήματα ασφαλείας ως μέρος του ολοκληρωμένου  συστήματος ασφαλείας μιας εγκατάστασης.  Σήμερα πλέον, ένας κάτοχος κλειδιού, που εκ παραδρομής δεν επεστράφη στην ηλεκτρονική κλειδοθήκη, δεν μπορεί για παράδειγμα να εξέλθει των εταιρικών εγκαταστάσεων προτού επιστρέψει το κλειδί, ενώ η  διοίκηση θα μπορούσε να ειδοποιηθεί με SMS ή mail πως κάποιο συγκεκριμένο κλειδί δεν τοποθετήθηκε εγκαίρως στην θέση του.

Ένα ανάλογο σύστημα αποτελείται συνήθως από ένα ηλεκτρονικό ερμάριο αποθήκευσης κλειδιών, έναν μηχανισμό κλειδώματος των τελευταίων και ένα σύστημα παρακολούθησης. Σε αυτό το βασικό πακέτο, μπορούν να προστεθούν επιπλέον επιλογές, όπως για παράδειγμα μια πιο ισχυρή επένδυση του ερμαρίου, σε περίπτωση που οι ανάγκες μιας εγκατάστασης αυξηθούν ή αλλάξουν.

Για δικτυακές εγκαταστάσεις, το σύστημα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει λογισμικό διαχείρισης. Μπορούν να καθοριστούν επίπεδα δικαιωμάτων για κάθε χρήστη και τα δεδομένα να παρακολουθούνται από οποιαδήποτε επιφάνεια εργασίας που είναι συνδεδεμένη στο δίκτυο. Όταν το σύστημα είναι δικτυωμένο, αλλαγές όπως προσθήκες ή διαγραφές χρηστών, συγχρονίζονται σε όλη την επιχείρηση για ταχύτερο και αποτελεσματικότερο έλεγχο. Επιπλέον, το λογισμικό μεταξύ άλλων, μπορεί να δημιουργεί τακτικές αναφορές προς εκτύπωση, να καταγράφει και να ταξινομεί τα δεδομένα με βάση διάφορα κριτήρια και να παρουσιάζει συγκριτικά δεδομένα.

Πέρα από τα κλειδιά, ζωτικής σημασίας έγγραφα, μετρητά, κάρτες ελέγχου ταυτότητας ή πρόσβασης εργαζομένων, μονάδες δεδομένων, ακόμη και μικρές πολύτιμες ηλεκτρονικές συσκευές μπορούν επίσης να ελέγχονται και να ασφαλίζονται με τη χρήση θυρίδων διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων που μπορούν να ενσωματωθούν σε ένα σύστημα ελέγχου κλειδιών. Οι ηλεκτρονικές θυρίδες παρουσιάζουν αρκετές ομοιότητες ως προς τη λειτουργία τους με τα συστήματα ελέγχου κλειδιών, όπως για παράδειγμα η εξουσιοδότηση πρόσβασης αλλά και η δυνατότητα καταγραφής της όποιας δραστηριότητας.

Τα συστήματα διαχείρισης κλειδιών ίσως είναι αναγκαιότητα σε χώρους όπως τα σωφρονιστικά ιδρύματα, τα νοσοκομεία, οι αντιπροσωπείες αυτοκινήτων, τα μεσιτικά γραφεία, τα εκπαιδευτικά ιδρύματα. Και αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα αφού ο έλεγχος κλειδιών είναι επίσης μια κρίσιμη λειτουργία για οποιονδήποτε επιβλέπει την ασφάλεια σε συνεδριακά κέντρα, σε κυβερνητικές υπηρεσίες ή τέλος για επιχειρήσεις με μεγάλους στόλους οχημάτων. Ωστόσο, ο έλεγχος κλειδιών μπορεί και πρέπει επίσης να εφαρμόζεται σε επιχειρήσεις κάθε μεγέθους, λόγω των μετρήσιμων πλεονεκτημάτων στην ασφάλειας αλλά και την υπευθυνότητας του προσωπικού.

Τα πρώτα βήματα

Η εφαρμογή ενός συστήματος ελέγχου και διαχείρισης κλειδιών είναι μια απλή διαδικασία που περιλαμβάνει μερικά βασικά βήματα όπως:

• Έλεγχο της εγκατάστασης για τον εντοπισμό όλων των σημείων πρόσβασης και των εγκατεστημένων κλειδαριών
• Εξακρίβωση των λειτουργικών αναγκών των εργαζομένων καθώς και άλλων ατόμων που μπορεί να χρειαστούν πρόσβαση στην εγκατάσταση όπως για παράδειγμα ένα συνεργείο καθαρισμού
• Θέσπιση μίας πολιτικής με εύκολες διαδικασίες για τον αποτελεσματικό έλεγχο και διαχείριση κλειδιών.

Το πρώτο βήμα λοιπόν, είναι να καταγράψετε κάθε σημείο πρόσβασης, αλλά και κάθε πόρτα που υπάρχει στις εγκαταστάσεις. Αυτή η διαδικασία πρέπει να πραγματοποιηθεί από τη διοίκηση η οποία εν τέλει θα αξιολογήσει ποια άτομα θα έχουν κλειδιά και σε ποιες πόρτες θα έχουν πρόσβαση. Χωρίς αυτόν τον προκαταρκτικό έλεγχο, είναι σχεδόν αδύνατο να γνωρίζετε ποιο μέγεθος και είδος κλειδοθήκης θα ταιριάξει καλύτερα στις ανάγκες της εγκατάστασης και πού θα πρέπει να τοποθετηθούν τα συστήματα ελέγχου κλειδιών.

Η εξέλιξη και ανάπτυξη του συστήματος θα πρέπει επίσης να ληφθεί σοβαρά υπόψη σε αυτό το στάδιο του σχεδιασμού. Αυτό που φαίνεται αρκετό σήμερα,  ίσως καταστεί ανεπαρκές σε ένα ή δύο χρόνια. Η δυνατότητα να προσθέσετε όσα απαιτούν οι ανάγκες των εγκαταστάσεων,  ή να αλλάξετε τις μονάδες όπου και όταν χρειάζεται, συμβάλει στην προστασία και την διατήρηση της αξίας του συστήματος. Με αυτόν τον τρόπο θα αποφύγετε να αντικαταστήσετε ένα ολόκληρο σύστημα ελέγχου κλειδιών επειδή αυτό που επιλέχθηκε στο παρελθόν δεν μπορεί να φιλοξενήσει κινητά τηλέφωνα ή άλλα πολύτιμα αντικείμενα ή ακόμα, επειδή δεν ενσωματώνεται σε ένα νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης.

Στη συνέχεια, καλό θα ήταν να επανεξετάσετε τις επιχειρησιακές ανάγκες για να κατανοήσετε πλήρως την καθημερινή λειτουργεία της εγκατάστασης, ώστε το σύστημα να γίνει αποδοτικότερο. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι ίσως να επωφελούνταν αν η διεπαφή χρήστη του συστήματος προσφερόταν και σε μία δεύτερη γλώσσα, ή αν συνοδευόταν από ηχητικές  οδηγίες  αφαίρεσης ή επιστροφής κλειδιών. Η αξιολόγηση αυτών και άλλων απαιτήσεων στα στάδια του σχεδιασμού θα διασφαλίσει ότι οι καθημερινές λειτουργίες δεν διαταράσσονται και η εφαρμογή θα είναι απόλυτα επιτυχής.

Είτε η εγκατάσταση είναι σε νοσοκομείο, είτε ξενοδοχείο ή κτίριο γραφείων, η ολοκληρωμένη αντίληψη της καθημερινής δραστηριότητας, θα βοηθήσει στην εφαρμογή ενός συστήματος ελέγχου κλειδιών χωρίς συμβιβασμούς μεταξύ ασφάλειας και ευκολίας.

Εάν πάλι, σχεδιάζεται ένα δικτυακό σύστημα ελέγχου κλειδιών, μια ανασκόπηση της τοπολογίας του δικτύου θα αποκαλύψει τυχόν απαραίτητες αλλαγές  που πρέπει να γίνουν  στη διαμόρφωση του τελευταίου. Η συμβατότητα με άλλα συστήματα ασφαλείας θα πρέπει επίσης να επανεξεταστεί ώστε να μεγιστοποιηθεί η διαλειτουργικότητα.

Τέλος, ένα απλό αλλά ισχυρό σύνολο κατευθυντήριων γραμμών για τη διαχείριση και τη χρήση του συστήματος ελέγχου κλειδιών θα βοηθήσει στον καθορισμό των τομέων ευθύνης και θα επιτρέψει τον καλύτερο έλεγχο των κλειδιών.

Η διαμόρφωση μιας λύσης ελέγχου κλειδιών, είναι τόσο εύκολη όσο ο προσδιορισμός των αναγκών και η κατασκευή του συστήματος με αρθρωτά στοιχεία που καλύπτουν αυτές τις ανάγκες. Οι χρήστες επιλέγουν το μέγεθος και τον απαραίτητο αριθμό των ερμαρίων. Η διάταξη εγκατάστασης θα μπορούσε να είναι οριζόντια ή κάθετη, ενώ οι πόρτες των συσκευών θα μπορούσαν να είναι συμπαγείς ή διάφανες (π.χ. πολυκαρβονικές).

Οι επιλογές για τις μονάδες που θα γεμίσουν τα ερμάρια μπορεί να περιλαμβάνουν μονάδες αποθήκευσης κλειδιών, πιστωτικών καρτών ή απλά κενές, που θα συμπληρωθούν αργότερα. Ο συνδυασμός των μονάδων εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τον χρήστη, παρέχοντάς του τη δυνατότητα προσαρμογής και αλλαγής του συστήματος ώστε να ανταποκρίνεται στην όποια εξέλιξη ή σε άλλες ειδικές ανάγκες.

Το σύστημα μπορεί επίσης να περιλαμβάνει προσαρμοσμένες μονάδες και θυρίδες που μπορούν να φιλοξενήσουν κλειδιά πλαστικών καρτών ή άλλα πολύτιμα αντικείμενα. Τα ερμάρια, που διατίθενται σε διάφορες διαμορφώσεις, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποθήκευση πιστωτικών καρτών, μικρών πυροβόλων όπλων, κινητών τηλεφώνων, φορητών υπολογιστών. Τα αντικείμενα μπορούν να επιστραφούν σε οποιοδήποτε ανοιχτό ερμάριο για ευκολία, το οποίο μάλιστα θα μπορούσε να ρυθμιστεί και ως προσωπικός χώρος αποθήκευσης για έναν ή περισσότερους χρήστες.

Οι εν λόγω συσκευές,  μπορούν επίσης να διαμορφωθούν με πρόσθετα χαρακτηριστικά ώστε διασφαλίζεται η ακεραιότητα του συστήματος. Για παράδειγμα, όταν η προστασία των ίδιων των θυρίδων περιουσιακών στοιχείων είναι κρίσιμη, η εγκατάσταση μιας συσκευής απομακρυσμένου  ελέγχου παρέχει ένα πρόσθετο επίπεδο προστασίας. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, η ηλεκτρονική θυρίδα μπορεί να τοποθετηθεί σε ένα ασφαλές δωμάτιο. Στη συνέχεια, θα απαιτείται η εισαγωγή και η επαλήθευση του PIN από κάποιο δεύτερο άτομο προκειμένου ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος να αποκτήσει πρόσβαση στο περιεχόμενο ενός ντουλαπιού.

Τα ερμάρια αυτά μπορούν επίσης να διαμορφωθούν ώστε να περιλαμβάνουν ενσωματωμένο πληκτρολόγιο, βιομετρικούς αναγνώστες δακτυλικών αποτυπωμάτων και αναγνώστη μαγνητικής ή NFC κάρτας. Τα συστήματα που ενσωματώνουν αναγνώστες καρτών για την πρόσβαση μπορούν συχνά να χρησιμοποιούν τις κάρτες ελέγχου πρόσβασης που χρησιμοποιούνται ήδη σε ολόκληρο τον οργανισμό, καθιστώντας την ενσωμάτωση της εφαρμογής πιο απλή. Οι αλλαγές στην εξουσιοδότηση πρόσβασης ενός ατόμου μπορούν να γίνουν άμεσα από τους διαχειριστές του λογισμικού που συνήθως συνοδεύει μία ανάλογη εγκατάσταση. Οι προαιρετικές διεπαφές χρήστη μπορούν να ενσωματωθούν απευθείας στο ερμάριο για εύκολη προσβασιμότητα ή να είναι ξεχωριστές και απομακρυσμένες. Σε κάθε περίπτωση, οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο στα αποθηκευμένα αντικείμενα που έχουν εξουσιοδοτηθεί να αφαιρέσουν ή να επιστρέψουν.

Ένα άλλο σημαντικό σημείο προς εξέταση είναι το επίπεδο υποστήριξης του προμηθευτή που μπορεί να αναμένει ο χρήστης κατά την διάρκεια λειτουργίας του συστήματος. Ενώ όλοι οι κάτοχοι ελπίζουν ότι δεν θα υπάρξουν ποτέ προβλήματα κατά τη διάρκεια ή μετά την εγκατάσταση, ωστόσο, πολλά μπορούν να προκύψουν. Για παράδειγμα, τι θα συμβεί αν υπάρξει πρόβλημα μετά την ενημέρωση του λογισμικού του συστήματος από τον χρήστη; Δεδομένου του κρίσιμου ρόλου που διαδραματίζουν τα συστήματα διαχείρισης κλειδιών στις επιχειρήσεις, οι τελικοί χρήστες θα πρέπει να ελέγχουν αν ο προμηθευτής  προσφέρει τηλεφωνική υποστήριξη ή τεχνική στο πεδίο, εγγυήσεις ή άλλα after sales προνόμια  πριν από την αγορά του συστήματος.

Ενσωμάτωση Συστημάτων

Μια λύση ελέγχου κλειδιών και διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων μπορεί συνήθως να ενσωματωθεί στο υπάρχον σύστημα φυσικής ασφάλειας χωρίς δαπανηρές αναβαθμίσεις ή ανακατασκευές. Οι σημερινές προτάσεις της αγοράς διαθέτουν ανοικτά πρωτόκολλα που επιτρέπουν τη διασύνδεση με άλλα υποσυστήματα ασφαλείας όπως είναι οι κάμερες καταγραφής ώστε η συνολική λύση να είναι πολυεπίπεδη. Ένα παράδειγμα αναφέρθηκε νωρίτερα, σύμφωνα με το οποίο ένας χρήστης δεν μπορεί να εξέλθει των εγκαταστάσεων εάν δεν επιστρέψει κάποιο κλειδί.

Τα ανοικτά πρωτόκολλα επιτρέπουν επίσης τη δικτύωση και την ενσωμάτωση του συστήματος σε άλλες βασικές τεχνολογίες για τον πλήρη εξορθολογισμό όλων των διαδικασιών.  Για παράδειγμα το σύστημα διαχείρισης κλειδιών θα μπορούσε να διαβιβάζει δεδομένα σχετικά με τις δραστηριότητες  και τους συναγερμούς στο σύστημα ελέγχου πρόσβασης για μεγαλύτερη ολοκλήρωση.

Λογισμικά πρόσθετα

Ένας από τους παράγοντες που επιτρέπουν την επιτυχή εφαρμογή σου συστήματος ελέγχου κλειδιών,  είναι η δυνατότητα διαχείρισης όλων των λειτουργιών προγραμματισμού, των απομακρυσμένων λειτουργιών και των αναφορών του συστήματος μέσα από την χρήση ολοκληρωμένου λογισμικού. Παρόμοιο στην έννοια με τα δημοφιλή συστήματα ελέγχου πρόσβασης, το πακέτο λογισμικού διαχείρισης κλειδιών που προορίζεται για ηλεκτρονικό υπολογιστή, απλοποιεί τις  καθημερινές λειτουργίες και δραστηριότητες. Οι χρήστες μπορούν να προστεθούν από μια λίστα και όλες οι ρυθμίσεις και τροποποιήσεις,  θα συγχρονίζονται αυτόματα σε όλο το σύστημα. Μπορούν ακόμα να εκχωρηθούν προφίλ για καλύτερο έλεγχο των χρηστών, ενώ τα επίπεδα διοικητικής πρόσβασης διαθέτουν επιλογές που μπορούν να προσαρμοστούν σε συγκεκριμένες ανάγκες, όπως μόνο αναφορές ή μόνο συναγερμοί.

Υπάρχει ακόμα δυνατότητα για αυτόματη λήψη όλων των δεδομένων σε έναν ασφαλή υπολογιστή, κατ’ απαίτηση του χρήστη. Έτσι οι ιθύνοντες μπορούν να ταξινομήσουν  και να αναλύσουν  καλύτερα τις πληροφορίες ώστε να διατηρηθεί ο έλεγχος της ασφάλειας.

Προγραμματισμένες, λεπτομερείς αναφορές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσαν να ενημερώνουν τη διεύθυνση ασφαλείας ποια κλειδιά είναι μέσα ή έξω από το ερμάριο και ποιος τα έχει. Εάν συμβεί ένα περιστατικό, η διοίκηση μπορεί να ζητήσει από το σύστημα συγκεκριμένες λεπτομέρειες, όπως μια λίστα με όλες τις συναλλαγές μεταξύ συγκεκριμένων ωρών ή  μπορεί να ζητήσει μια αναφορά για την ώρα που προηγήθηκε του περιστατικού. Ή, αμέσως μετά από ένα περιστατικό, μπορεί να δημιουργηθεί μια αναφορά που να δείχνει ποια κλειδιά έχουν επιστρέψει στο σύστημα και ποια κλειδιά είναι ακόμα εκτός και ποιος είχε τελευταία πρόσβαση στο σύστημα. Σε συνδυασμό με τις πληροφορίες από τα υπόλοιπα υποσυστήματα ασφαλείας, οι προσαρμόσιμες αναφορές του συστήματος ελέγχου κλειδιών παρέχουν μια ισχυρή διαδρομή αποδείξεων.

Δεδομένων των παραπάνω, οι χρήστες ενθαρρύνονται έντονα να αξιοποιήσουν τον πλούτο των διαθέσιμων πληροφορίων ώστε να αλλάξουν ρυθμίσεις όπως η εγγραφή των εξουσιοδοτημένων χρηστών σε λιγότερο χρησιμοποιούμενες κλειδοθήκες με σκοπό την αποσυμφόρησή και την αποφυγή λαθών.

Εφαρμογές για κινητά

Οι προηγμένες δυνατότητες επικοινωνίας επιτρέπουν την παρακολούθηση και τη διαχείριση των βασικών συστημάτων ελέγχου εξ αποστάσεως από ένα smartphone ή tablet καθώς και από έναν υπολογιστή. Οι εφαρμογές για αυτοματοποιημένα συστήματα ελέγχου κλειδιών επιτρέπουν στους χρήστες να διατηρούν τον έλεγχο των κλειδιών ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Ανά πάσα στιγμή, ένας εξουσιοδοτημένος χρήστης μπορεί να δει σε πραγματικό χρόνο συναλλαγές και να αποκτήσει πληροφορίες σχετικά με τα κλειδιά που χρησιμοποιούνται, τα κλειδιά που έχουν καθυστερήσει, καθώς επίσης,  το πού και πότε μπορεί να έχουν ενεργοποιηθεί συναγερμοί και εν γένει να αποκτήσει συνολική εικόνα της κατάσταση του συστήματος. Για ερευνητικούς σκοπούς, οι διαχειριστές μπορούν ακόμη και να επανεξετάσουν τη χρήση των κλειδιών για να προσδιορίσουν ποιος μπορεί να είχε τελευταία πρόσβαση σε ένα κλειδί για ένα όχημα που βρέθηκε κατεστραμμένο.

Οι ειδοποιήσεις αποστέλλονται αυτόματα στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό, επιτρέποντάς τον πλήρη έλεγχο. Εξουσιοδοτημένα άτομα μπορούν επίσης να ακυρώσουν έναν συναγερμό ή εάν είναι απαραίτητο, να απενεργοποιήσουν εξ αποστάσεως τα προνόμια των χρηστών. Αυτές οι λειτουργίες, μαζί με πολλές άλλες, παρέχουν στον χρήστη μεγαλύτερο επίπεδο ευκολίας και ελέγχου όσον αφορά τη διαχείριση.

Τεχνολογικές ενημερώσεις

Χαρακτηριστικά χρήστη – Μαζί με την εισαγωγή εφαρμογών για κινητά, τα σημερινά συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης κλειδιών αναβαθμίζονται συνεχώς με νέα χαρακτηριστικά που καθιστούν τη χρήση τους ευκολότερη και αποτελεσματικότερη. Ορισμένα από αυτά είναι οι φωτιζόμενες υποδοχές για τον εντοπισμό των κλειδιών, η δυνατότητα τυχαίας επιστροφής (δηλ. επιστροφή κλειδιών/συσκευών σε οποιαδήποτε ανοιχτή υποδοχή στο ερμάριο),  ο πίνακας ελέγχου με μεγάλες οθόνες αφής και ίσως μία διεπαφή χρήστη που προσφέρει ηχογραφημένες οδηγίες. Τα διαθέσιμα για πρόσβαση κλειδιά μπορούν να αποτυπωθούν στην οθόνη αφής μαζί με πληροφορίες σχετικά με τη θέση ενός συγκεκριμένου κλειδιού. Ποια κλειδιά δεν έχουν επιστραφεί ή πότε το κλειδί θα γίνει ληξιπρόθεσμο; Εν τω μεταξύ, για κάθε μία από τις παραπάνω δραστηριότητες, κατάλληλες ειδοποιήσεις ενημερώνουν τους απαραίτητους χρήστες.

Άλλες νέες βελτιώσεις για τους χρήστες περιλαμβάνουν τη δυνατότητα αντικατάστασης κλειδιών από κατάλληλο λογισμικό με τη χρήση ειδικού αναγνώστη ενώ οι αναφορές μπορούν πλέον να αποθηκεύονται και να προβάλλονται ως αρχείο PDF ή ως CSV. Τέλος οι ενημερώσεις της κρυπτογράφηση δεδομένων και του τείχους προστασία,  διασφαλίζουν τις ευαίσθητες πληροφορίες στο δίκτυο.

RFID – Μια άλλη πρόσφατη καινοτομία είναι τα συστήματα θυρίδων διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων με RFID (Radio Frequency Identification), τα οποία εκμεταλλεύονται τις ραδιοσυχνότητες  για την παρακολούθηση των περιουσιακών στοιχείων που τοποθετούνται ή αφαιρούνται από τις θυρίδες. Παρόμοια στην προσέγγιση με ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου και διαχείρισης κλειδιών, τα συστήματα RFID χρησιμοποιούν την ενσωματωμένη κεραία RF αντί για ένα κλειδί για την αυτόματη καταγραφή όλων των δραστηριοτήτων πρόσβασης του χρήστη. Σχεδιασμένο για βέλτιστη ασφάλεια, ένα ντουλάπι δεν ανοίγει μέχρι το σύστημα να επαληθεύσει ότι ο χρήστης έχει άδεια πρόσβασης στο περιεχόμενο του συγκεκριμένου ντουλαπιού, ενώ για όλες αυτές τις δραστηριότητες που μάλιστα καταγράφονται, μπορούν να δημιουργούνται αναφορές και να παραδίδονται αυτόματα στη διοίκηση σε προγραμματισμένη βάση.

Αντί επιλόγου

Ακολουθώντας αυτές τις παραπάνω πρακτικές, οι χρήστες σίγουρα θα επωφεληθούν από το χαμηλό κόστος εγκατάστασης και λειτουργίας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου κλειδιών και παγίων, ενώ η επένδυση τους θα διατηρήσει σε βάθος χρόνου την αξία της και την αποτελεσματικότητα της. Επίσης κάνοντας αυτές τις επιλογές, θα είναι βέβαιοι πως η επιλογή τους θα ανταποκρίνεται στις μελλοντικές απαιτήσεις και την εξέλιξη των εγκαταστάσεων.

Digital blue key with streaming binary information illustrating concepts of cyber security