Τεχνολογία για τους ανθρώπους μας

Η επένδυση σε τεχνολογικά συστήματα HR προσθέτει αξία στις υπηρεσίες ασφαλείας

Η Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων στον κλάδο της παροχής υπηρεσιών ασφαλείας είναι μια διαδικασία με ιδιαιτερότητες, στην οποία λαμβάνονται υπόψη πολλοί και αλληλεξαρτώμενοι παράγοντες.

Tου Χρήστου Μανιατόπουλου

Finance & Administration Manager της ICTS Hellas

Τέτοιοι παράγοντες είναι η βασική και επαναληπτική εκπαίδευση εργαζομένων που επιβάλλεται από τους εθνικούς, ευρωπαϊκούς και διεθνείς κανονισμούς ασφαλείας, η άμεση ικανοποίηση της ζήτησης προσωπικού με τα προβλεπόμενα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα που μπορεί να προκύψει ταυτόχρονα σε διαφορετικές περιοχές της χώρας και η εκτεταμένη γεωγραφική διασπορά του προσωπικού. Πρόσθετους παράγοντες δυσκολίας αποτελούν επίσης το πλήθος και η διαφοροποίηση των συμβάσεων εργασίας ως προς το καθεστώς και τη διάρκεια, ο τεράστιος όγκος πρωτογενών δεδομένων για τον υπολογισμό της μισθοδοσίας και η αξιολόγηση του προσωπικού σε όλα τα σημεία εκτός της διοικητικής έδρας. Οι συνθήκες αυτές γίνονται ακόμα πιο απαιτητικές όταν πρόκειται για την ασφάλεια κρίσιμων υποδομών -μεταφορικών, τουριστικών, ενεργειακών και άλλων- και για έργα ειδικών απαιτήσεων.

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω δεδομένα, η ICTS Hellas επένδυσε την περασμένη τριετία σε πληροφορικά συστήματα τεχνολογίας αιχμής με σκοπό να ανταποκριθεί με το βέλτιστο τρόπο σε όλο το φάσμα αναγκών της Διοίκησης Ανθρώπινων Πόρων και συγκεκριμένα:

• στην πρόσληψη μεγάλου αριθμού εργαζομένων εντός πιεστικών χρονικών προθεσμιών, με προφίλ που ανταποκρίνεται στις ανάγκες του εκάστοτε έργου
• στη δημιουργία «δεξαμενής» (pool) υποψηφίων εργαζομένων
• στην άμεση πρόσβαση στο σύνολο των δεδομένων που αφορούν το προσωπικό
• στην καλύτερη διάχυση της απαιτούμενης πληροφορίας σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού, από την κορυφή προς τη βάση και αντίστροφα
• στην έγκυρη και έγκαιρη λήψη αποφάσεων της διοίκησης σε θέματα διαχείρισης προσωπικού
• στην ταχύτερη διεκπεραίωση διοικητικών, οικονομικών και επιχειρησιακών πράξεων που αφορούν τους εργαζόμενους
• στη μείωση του διοικητικού κόστους που αφορά τη διαχείριση του προσωπικού
• στη διατήρηση της επιχειρησιακής ετοιμότητας του προσωπικού ασφαλείας
• στην ισότιμη μεταχείριση των εργαζομένων στον προγραμματισμό της εργασίας

Ο σχεδιασμός, η ανάπτυξη και η εφαρμογή ενός ενοποιημένου πληροφοριακού συστήματος καθώς και των επιμέρους συστημάτων που το συνθέτουν πραγματοποιήθηκε στη βάση τεσσάρων «περιοχών παρέμβασης»: εντοπισμός και επιλογή, διοίκηση, ανάπτυξη δεξιοτήτων και εσωτερική επικοινωνία.

Ένα από τα πρωτεύοντα κριτήρια επιλογής των συστημάτων ήταν η δυνατότητα των συστημάτων να υποστηρίξουν τους ταχύτατους ρυθμούς ανάπτυξής της ICTS Hellas εντός της Ελλάδας, αλλά και των υπό τη διοίκησή της θυγατρικών του εξωτερικού που θα υιοθετούσαν τη χρήση των συστημάτων. Ως εκ τούτου τα συστήματα που προτιμήθηκαν διασφαλίζουν την κάλυψη οποιαδήποτε μελλοντικής ανάγκης (future-proof) αναφορικά με την αύξηση του προσωπικού ή/και των σταθμών λειτουργίας ανά την επικράτεια και τις ιδιαιτερότητες του έργου.

Η εκπαίδευση στα νέα συστήματα πραγματοποιήθηκε ιεραρχικά ξεκινώντας από τους εμπλεκόμενους Δ/ντες και Τμηματάρχες της κεντρικής διοίκησης και συνεχίζοντας στους υπεύθυνους σταθμών λειτουργίας, τους υπεύθυνους βάρδιας και, τέλος, στο προσωπικό ασφαλείας (security agents). Η ενημέρωση των εργαζομένων έγινε τμηματικά, με τη διοργάνωση ομάδων εργασίας και τη διεξαγωγή εκπαιδευτικών συνεδριών υπό τον συντονισμό των Διευθύνσεων Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού και Επιχειρησιακού της ICTS Hellas.

Η εκπαίδευση και η ενημέρωση του προσωπικού εξελίχθηκε σε ένα επιτυχημένο στοίχημα: οι απαιτούμενες ώρες ενσωματώθηκαν στον εβδομαδιαίο εργάσιμο χρόνο χωρίς να διαταραχθεί η κάλυψη των εκάστοτε επιχειρησιακών αναγκών ενώ η αλλαγή κουλτούρας και εμπεδωμένων συνηθειών εργασίας επιτεύχθηκε με τρόπο ομαλό και εντός χρονοδιαγράμματος. Καθοριστική σε αυτό ήταν η έμφαση της εκπαιδευτικής διαδικασίας στη συνειδητοποίηση από τους εργαζόμενους της αναγκαιότητας και των οφελών της χρήσης των νέων συστημάτων.

 Καινοτομία και Οφέλη

Με την πλήρη λειτουργία των πληροφορικών συστημάτων η ICTS Hellas έγινε η πρώτη εταιρεία μεταξύ των 24 θυγατρικών του Ομίλου ICTS Europe η οποία επένδυσε σε τεχνολογία αιχμής για όλα τα πεδία ευθύνης της Διοίκησης Ανθρώπινων Πόρων. Στο πλαίσιο του έργου η ελληνική θυγατρική συνέβαλε στη βελτίωση της πλατφόρμας εκπαίδευσης μέσω υπολογιστή (Eagle – Computer Based Training Platform) που έχει αναπτυχθεί από την ICTS Europe, δημιουργώντας εκπαιδευτικό υλικό και οθόνες ακριβούς προσομοίωσης των ακτινοσκοπικών μηχανημάτων ελέγχου. Επίσης εισηγήθηκε στο μητρικό Όμιλο την αναβάθμιση της πλατφόρμας εκπαίδευσης ώστε είναι προσβάσιμη από τους εργαζόμενους σε κάθε τοπικό σημείο λειτουργίας μέσω server και τοπικού δικτύου.

Η επένδυση σε πληροφορικά συστήματα απέδωσε συγκεκριμένα λειτουργικά, οικονομικά, διαχειριστικά και επιχειρησιακά οφέλη:

• επιτεύχθηκε η κεντρική διαχείριση όλων των διαδικασιών που αφορούν το Ανθρώπινο Δυναμικό της ICTS Hellas (μισθοδοσία, διαχείριση αδειών/απουσιών, στοιχεία προσωπικού, ωρομέτρηση, εκπαίδευση),
• δόθηκε η δυνατότητα εκτέλεσης συγκεκριμένων ελέγχων/διαδικασιών ανά τοπικό σταθμό και ενισχύθηκε η ασφάλεια των δεδομένων,
• βελτιώθηκε η επικοινωνία μεταξύ των τοπικών σταθμών διαχείρισης και κατέστη εφικτή η άμεση ενημέρωση της κεντρικής διοίκησης από τους σταθμούς και αντίστροφα σχετικά με καταστάσεις εκτάκτου ανάγκης και άλλα κρίσιμα ζητήματα ασφαλείας,
• επιταχύνθηκε η λήψη αποφάσεων της διοίκησης σχετικά με τις αξιολογήσεις, τις εκπαιδευτικές συνεδρίες, τις προαγωγές και τις ανταμοιβές του προσωπικού,
• οι ζητούμενες θέσεις εργασίας καλύφθηκαν σε ποσοστό 100%, παρά την αύξησή τους κατά 300% μεταξύ 2014 και 2016,
• από το 2012 έως το 2016, μηδενίστηκε ο αριθμός των αναπάντητων αιτημάτων των εργαζομένων καθώς και ο αριθμός των παραπόνων,
• η διακίνηση διοικητικών εγγράφων σε ψηφιακή μορφή (paperless) αυξήθηκε από 5% σε 85% επί του συνόλου μεταξύ 2012 – 2016,
• η απόδοση του νεοπροσληφθέντος προσωπικού ασφαλείας ενισχύθηκε, από 84,4% πριν τη χρήση των ηλεκτρονικών συστημάτων εκπαίδευσης (Eagle Computer Based Training και e-learning platform) σε 90,3% μετά τη χρήση τους,
• η απόδοση του νεοπροσληφθέντος προσωπικού ασφαλείας αυξήθηκε, από 91,7% τον 1ο μήνα εργασίας, σε 94% τον 3ο μήνα εργασίας,
• το σύστημα εκπαίδευσης αξιολογήθηκε με άριστα (5/5) από τους συμμετέχοντες εργαζόμενους.

Αναγνώριση και Διακρίσεις

Η καινοτόμος προσέγγιση και τα οφέλη του έργου αναγνωρίστηκαν από κορυφαία στελέχη του επιχειρηματικού χώρου και επαγγελματίες του HR, καθώς η ICTS Hellas διακρίθηκε με το Χρυσό Βραβείο στα Greek HR Excellence Awards 2016 στην κατηγορία «Τεχνολογία στο HR» και με το Ασημένιο Βραβείο στα HR Awards 2016 για τη συμμετοχή της στην κατηγορία «Most Innovative Use of Technology in HR».

Παράλληλα η ICTS Hellas ανήκει σήμερα στις εταιρείες με το καλύτερο εργασιακό περιβάλλον στην Ελλάδα, σύμφωνα με τα αποτελέσματα του φετινού «Best Workplaces Hellas 2017». Είναι μάλιστα η πρώτη εταιρεία του κλάδου παροχής υπηρεσιών ασφαλείας που εντάσσεται στον σχετικό κατάλογο, ο οποίος μάλιστα βασίζεται κατά το μεγαλύτερο μέρος στην αξιολόγηση των ίδιων των εργαζομένων.

Αναγνωρίζοντας ότι το προσωπικό είναι βασικός παράγοντας της ηγετικής θέσης της στην αγορά παροχής υπηρεσιών ασφάλειας η ICTS Hellas έχει διαρκή στρατηγική προτεραιότητα την επένδυση στο ανθρώπινο δυναμικό, με το βλέμμα πάντα στραμμένο και στην αξιοποίηση των δυνατοτήτων που προσφέρουν οι νέες τεχνολογίες.