Συστήματα ωρομέτρησης προσωπικού: “Χτυπώντας” την κάρτα

Ό,τι πρέπει να ξέρετε για τα συστήματα ωρομέτρησης. Τι πρέπει να προσέξετε και ποια τα οφέλη που αποκομίζει μία επιχείρηση από την υλοποίηση μιας παρόμοιας εφαρμογής.
Ένα από τα σημαντικότερα ζητούμενα για μία σύγχρονη επιχείρηση είναι ο αποτελεσματικός και αξιόπιστος έλεγχος των ωρών παρουσίας του προσωπικού. Ειδικά όταν αναφερόμαστε σε επιχειρήσεις μεγάλου μεγέθους, όπου η συνεπής παρουσία των εργαζομένων αποτελεί σημαντικό παράγοντα για την απρόσκοπτη ροή των εργασιών. Για το λόγο αυτό, ήδη πριν την εμφάνιση των εφαρμογών της ψηφιακής τεχνολογίας είχαν παρουσιαστεί συστήματα ωρομέτρησης. Αυτά τα συστήματα βασίζονταν στις γνωστές μας χάρτινες κάρτες και στη χρήση μηχανικών ρολογιών.

Κάθε φορά που οι εργαζόμενοι προσέρχονταν ή αποχωρούσαν από το χώρο εργασίας, ήταν υποχρεωμένοι να χτυπούν αυτές τις κάρτες στην υποδοχή του μηχανικού ρολογιού. Πάνω στις κάρτες αναγράφονταν η ώρα και η ημερομηνία προσέλευσης και αναχώρησης, αντίστοιχα. Στο τέλος κάθε μήνα οι κάρτες αυτές συγκεντρώνονταν συνήθως από τον υπεύθυνο προσωπικού και τα δεδομένα επεξεργάζονταν προκειμένου να προκύψουν οι μισθοδοσίες του μήνα αλλά και να διαπιστωθεί ποιοι από τους εργαζόμενους δεν ήταν συνεπείς στο ωράριό τους.
Αυτή η πρακτική δεν είναι λοιπόν κάτι καινούριο. Αντιθέτως, είναι μια καθιερωμένη διαδικασία σε πολλές επιχειρήσεις ανεξαρτήτως μεγέθους εδώ και αρκετά χρόνια. Το νέο δεδομένο που εξετάζουμε πλέον είναι η μετατροπή αυτής της διαδικασίας σε ηλεκτρονική, με τη χρήση της ψηφιακής τεχνολογίας. Οι βασικές αρχές παραμένουν ίδιες, απλώς αλλάζουν τώρα τα μέσα. Από το μηχανικό ρολόι μεταβαίνουμε στο ηλεκτρονικό τερματικό, ενώ η χάρτινη κάρτα αντικαθίσταται με μαγνητική ή proximity κάρτα ή ακόμα και από τη βιομετρική τεχνολογία.

Συγγενείς κλάδοι
Η εμφάνιση όμως των ηλεκτρονικών συσκευών στο χώρο της ωρομέτρησης προσωπικού έχει άμεση σχέση με έναν άλλο χώρο που προέρχεται από τον κλάδο της ασφάλειας. Πρόκειται προφανώς για τα συστήματα ελέγχου πρόσβασης. Ο τρόπος λειτουργίας αυτών των δύο κατηγοριών εφαρμογών είναι σχεδόν ίδιος. Αποτελούνται από έναν κεντρικό πίνακα ελέγχου, από ορισμένες τερματικές συσκευές ανάγνωσης και από τα μέσα διαπίστευσης (κάρτες μαγνητικές ή proximity, βιομετρικά χαρακτηριστικά). Αυτή η συγγένεια μεταξύ αυτών των δύο εφαρμογών είχε βέβαια ως αποτέλεσμα και ορισμένες στρεβλώσεις ή παρανοήσεις. Γιατί μπορεί τα συστήματα να παρουσιάζουν μεγάλο βαθμό ομοιότητας στον τρόπο λειτουργίας τους, εντούτοις παρουσιάζουν και μια σημαντική διαφορά στον τελικό σκοπό τους. Τα συστήματα ελέγχου πρόσβασης δημιουργούν παραμέτρους για τον έλεγχο της πρόσβασης, ενώ τα συστήματα ωρομέτρησης επεξεργάζονται πληροφορίες με σκοπό την εξαγωγή κάποιων δεδομένων. Αυτή η διαφοροποίηση είναι σημαντική – και ανάλογη είναι η βαρύτητα που πρέπει να δοθεί σε αυτό το στοιχείο κατά την επιλογή ενός συστήματος ωρομέτρησης. Αυτό το αναφέρουμε γιατί στην αγορά μπορεί να κυκλοφορούν υψηλού επιπέδου εφαρμογές ελέγχου πρόσβασης, που παράλληλα υπόσχονται όμως ότι παρέχουν και υπηρεσίες ωρομέτρησης. Πρόκειται για ένα όπλο του marketing των εταιρειών κατασκευής, το οποίο χτυπάει στο ευαίσθητο σημείο των τελικών χρηστών που δεν είναι άλλο από την επίτευξη της μέγιστης δυνατής οικονομίας κατά την προμήθεια ενός συστήματος. Αυτό άλλωστε δεν είναι καθόλου παράλογο, από τη στιγμή που οι δύο αυτές κατηγορίες εφαρμογών μοιάζουν τόσο πολύ. Είναι πολύ λογικό ο πελάτης να ζητήσει ένα σύστημα που να καλύπτει και τις δύο εφαρμογές. Αυτό όμως που πρέπει να εξασφαλίσει είναι ότι το σύστημα που θα επιλέξει, όντως θα μπορεί να καλύπτει και τις δύο εφαρμογές και όχι απλώς να υπόσχεται ότι μπορεί να το κάνει.
Μία εφαρμογή access control έχει ως βασικό σκοπό τον έλεγχο πρόσβασης σε συγκεκριμένους χώρους. Ο χρήστης χρησιμοποιεί το μέσο διαπίστευσης και αναλόγως των δικαιωμάτων πρόσβασης που έχει, ενεργοποιείται μία ηλεκτρονική εντολή προς το μηχανισμό ελέγχου της θύρας. Παράλληλα καταγράφονται και όλες οι κινήσεις του. Αυτό είναι το ζητούμενο από ένα σύστημα access control. Όμως το σύστημα ωρομέτρησης έχει άλλες απαιτήσεις, Καταρχήν πρέπει να μπορεί να εξάγει δεδομένα μισθολόγησης, βασιζόμενο σε διαφορετικές και συχνά αντικρουόμενες παραμέτρους (τριπλές βάρδιες, αργίες, νυχτερινά ωράρια, επικαλυπτόμενες βάρδιες). Όλα αυτές οι απαιτήσεις συνθέτουν ένα ιδιαίτερα απαιτητικό παζλ από πλευράς λογισμικού του συστήματος, το οποίο όμως οφείλει να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις και να μπορέσει να λύσει το παζλ. Αλλιώς ο χρήστης θα έχει στη διάθεσή του ένα σύστημα που ναι μεν θα αποκαλείται εφαρμογή ωρομέτρησης, όμως θα απέχει κατά πολύ από το να μπορεί να ικανοποιεί ακόμα και τις πιο βασικές ανάγκες του. Είναι πολύ σημαντικό λοιπόν πριν γίνει οποιαδήποτε επιλογή να εστιάσουμε στο τι μας προσφέρει το λογισμικό κάθε λύσης και πώς αυτό εναρμονίζεται με τις συγκεκριμένες απαιτήσεις της επιχείρησης στην οποία θα χρησιμοποιηθεί.

Εναλλακτικές προσεγγίσεις
Καταρχήν για να εξετάσουμε τι χρειάζεται μία επιχείρηση οφείλουμε να δούμε από ποια αφετηρία ξεκινά. Υπάρχουν τρεις περιπτώσεις. Η πρώτη να μη διαθέτει κανένα σύστημα ωρομέτρησης. Η δεύτερη να διαθέτει ένα μηχανικό σύστημα ωρομέτρησης και η τρίτη περίπτωση να χρησιμοποιεί μεν κάποιο ηλεκτρονικό σύστημα ωρομέτρησης, αλλά για κάποιο λόγο να επιθυμεί την αναβάθμισή του. Θεωρούμε ως δεδομένο ότι αν και η αφετηρία μπορεί να είναι διαφορετική, ο σκοπός σε κάθε περίπτωση είναι ταυτόσημος. Δηλαδή δεν είναι άλλος από την υλοποίηση ενός αποτελεσματικού και ολοκληρωμένου συστήματος ηλεκτρονικής ωρομέτρησης. Το δεύτερο ερώτημα το οποίο πρέπει να απαντηθεί είναι πού πρέπει να απευθυνθεί κάποιος για την προμήθεια ενός τέτοιου συστήματος. Εδώ χρειάζεται περισσότερη προσοχή, καθώς οι υπεύθυνοι του έργου οφείλουν πάντα να έχουν στο νου τους αυτά που αναφέρθηκαν στην προηγούμενη ενότητα και τα περί ομοιότητας των εφαρμογών ωρομέτρησης με τα συστήματα access control.
Όμως η ομοιότητα είναι μόνο επιφανειακή λόγω του ότι τα λογισμικά που στηρίζουν αυτές τις δύο κατηγορίες εφαρμογών είναι αρκετά διαφορετικά, καθώς ανταποκρίνονται σε διαφορετικούς στόχους. Η προμήθεια των εξαρτημάτων και των συσκευών είναι μόνο μία πτυχή του όλου εγχειρήματος και όχι η σημαντικότερη. Πολύ σημαντική είναι όμως η σωστή επιλογή του λογισμικού. Αυτό θα πρέπει να το εξετάσουν προσεκτικά οι εν δυνάμει πελάτες και να διαπιστώσουν αν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις τους. Επίσης καλό είναι να διαπιστώσουν το βαθμό εξοικείωσης του προμηθευτή με την τεχνογνωσία των συστημάτων ωρομέτρησης, τη δυνατότητα του να ανταποκρίνεται σε αλλαγές που επιβάλλονται από τις συνθήκες και την ικανότητα του να εξελίσσει το σύστημα συνεχώς. Πολλές φορές οι πελάτες επιλέγουν ένα σύστημα ωρομέτρησης, το οποίο όμως δεν είναι άλλο από ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης που απλώς χρησιμοποίει ένα λογισμικό το οποίο έχει προσαρμοστεί – και μάλιστα χωρίς ιδιαίτερη επιμέλεια – για να επιτελεί και τις λειτουργίες ωρομέτρησης. Το αποτέλεσμα είναι και οι πελάτες να μην είναι ικανοποιημένοι και να δημιουργείται μια γενικότερη αρνητική εντύπωση για τα συστήματα ωρομέτρησης και την αποτελεσματικότητά τους. Το λάθος όμως δεν είναι στα συστήματα ωρομέτρησης αλλά στη χρήση σωστών κριτηρίων επιλογής

Επιλέγοντας
Τα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα σύστημα ωρομέτρησης για να χαρακτηριστεί σύγχρονο και αποτελεσματικό, δεν είναι δύσκολο να καταγραφούν. Καταρχήν η ευκολία χρήσης, η φιλικότητα και η ευελιξία στην παραμετροποίηση. Δηλαδή οι χρήστες να μπορούν μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα να μάθουν τις λειτουργίες. Επίσης να μπορούν – ανάλογα φυσικά με τα δικαιώματα πρόσβασής τους – να επεμβαίνουν και να μεταβάλλουν τα δεδομένα, ώστε να μπορούν εύκολα να αντιμετωπίσουν κάποια απρόβλεπτη κατάσταση (π.χ. την ξαφνική αναχώρηση ενός εργαζόμενου λόγω ασθένειας).
Πολύ σημαντική παράμετρος είναι επίσης η ύπαρξη αποτελεσματικού παρουσιολόγιου. Δηλαδή η δυνατότητα παρακολούθησης της ώρας εισόδου και εξόδου των εργαζομένων (κάτι που φυσικά θεωρείται εκ των ουκ άνευ) αλλά και όλων των ενδιάμεσων κινήσεων εισόδων- εξόδων. Επίσης θα πρέπει να καταγράφει τα διαστήματα απουσιών και τα διάφορα διαλλείματα. Όλα αυτά τα στοιχεία οφείλει να τα δίνει για κάθε εργαζόμενο σε συγκεντρωτικές αναφορές και για ένα σημαντικό εύρος χρονικών διαστημάτων. Φυσικά οι ώρες εργασίες κάθε εργαζόμενου θα πρέπει αυτόματα να κατανέμονται σε ώρες κανονικής εργασίας, υπερωρίας, νυχτερινής εργασίας και εργασίας σε αργία. Ακόμα και τη δυνατότητα ξαφνικής και απρογραμμάτιστης εργασίας θα πρέπει να μπορεί το σύστημα να αναγνωρίζει και να επεξεργάζεται. Είναι λοιπόν σημαντικό το λογισμικό να δέχεται αυτές τις παραμέτρους και να μπορεί να αντιλαμβάνεται τη διαφορά μεταξύ αυτών, ώστε να μπορεί να εξάγει μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα και χωρίς να είναι απαραίτητη η επέμβαση του χειριστή, τη μισθοδοσία της επιχείρησης.
Οι αναφορές θα πρέπει να εξάγονται εύκολα και γρήγορα και με διάφορες μορφές, με το σκεπτικό ότι δεν θα χρησιμοποιούνται μόνο από τη Διεύθυνση προσωπικού και τους εμπλεκόμενους με αυτό το έργο υπαλλήλους, αλλά και από τα ανώτερα ή και ανώτατα στάδια Διοίκησης. Οπότε θα πρέπει να είναι σε κατανοητή μορφή για να μπορεί να χρησιμοποιηθεί εύκολα από όλους τους χρήστες.
¶λλη μία κρίσιμη παράμετρος είναι η ύπαρξη δυνατότητας διασύνδεσης των διάφορων χώρων της επιχείρησης είτε με χρήση του διαδικτύου είτε με τη χρήση του συμβατικού τηλεφωνικού δικτύου, ώστε τα δεδομένα να μεταδίδονται έγκαιρα στα κεντρικά συστήματα. Πολλά συστήματα παρέχουν μάλιστα και τη δυνατότητα on line πρόσβασης και ελέγχου, με τη χρήση ενός απλού προγράμματος περιήγησης όπως o Internet Explorer ή ο Mozilla Firefox. Στοιχείο ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς επιτρέπει την επεξεργασία των δεδομένων από οποιοδήποτε σημείο – αρκεί φυσικά να τηρούνται οι απαραίτητες δικλείδες ασφαλείας.

Μείωση λανθασμένων μετρήσεων
Συχνό είναι το φαινόμενο – ειδικά στις μεγάλες επιχειρήσεις – να υπάρχει από κάποιους εργαζόμενους η προσπάθεια για την παραπλάνηση του συστήματος, όσο φυσικά είναι δυνατό. Αυτό γίνεται είτε με το κτύπημα της κάρτας ενός εργαζόμενου από άλλο εργαζόμενο είτε με αποφυγή κτυπήματος της κάρτας όταν εξέρχεται από το χώρο εργασίας. Πολλές φορές επίσης γίνονται όχι επίτηδες αλλά εκ παραδρομής λανθασμένες κινήσεις στο σύστημα ωρομέτρησης, όπως επαναλαμβανόμενα χτυπήματα την ίδια ημέρα, έξοδος εργαζομένου χωρίς να υπάρχει σήμα εισόδου, είσοδος εργαζομένου χωρίς αντίστοιχα να υπάρχει σήμα εξόδου, λανθασμένο χτύπημα μετά από διάλειμμα κ.λπ. Όλα αυτά αν και γίνονται όπως είπαμε εκ παραδρομής, είναι φυσικό να δημιουργούν πρόβλημα στη σωστή λειτουργία του συστήματος και στον ακριβή υπολογισμό της μισθοδοσίας. Για το λόγο αυτό είναι χρήσιμο να διαθέτει το λογισμικό μηχανισμούς αυτοδιάγνωσης, που να ενημερώνουν τους χειριστές ότι κάποια περίεργη κίνηση υπάρχει και να μπορεί να το διορθώσει έγκαιρα. Αυτά τα περιστατικά αντιμετωπίζονται πολύ πιο εύκολα όταν δεν μεσολαβεί μεγάλο χρονικό διάστημα από το συμβάν μέχρι τον εντοπισμό του. Γιατί διαφορετικά μπορεί ο εργαζόμενος να διαπιστώσει ότι η μισθοδοσία του δεν συμβαδίζει με τις πραγματικές ώρες εργασίας, αλλά όταν έχουν περάσει αρκετές ημέρες να μη μπορεί να θυμηθεί τι πραγματικά έχει συμβεί. Το ίδιο φυσικά μπορεί να συμβεί και από την πλευρά της Διεύθυνσης προσωπικού, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται παρανοήσεις που μπορεί να χαλάσουν τις σχέσεις μεταξύ συναδέλφων αλλά και να δημιουργήσουν προβλήματα στο εργασιακό κλίμα της επιχείρησης.
Προσδιορισμός εργατικού κόστους
Όμως, μια επιχείρηση δεν την ενδιαφέρει μόνο ο υπολογισμός της μισθοδοσίας. Σαφώς και είναι σημαντικό κομμάτι καθώς πρόκειται για πολύ δύσκολη εργασία, που σε προγενέστερες εποχές απαιτούσε την αφιέρωση αρκετών εργατοωρών για το σωστό υπολογισμό της. Εκτός όμως της μισθοδοσίας μεγάλη σημασία έχει και ο υπολογισμός του εργατικού κόστους. Σήμερα, σε μια εποχή υψηλού βαθμού ανταγωνιστικότητας, όλες οι επιχειρήσεις καλούνται να μειώσουν ή τουλάχιστον να ελέγξουν τα διάφορα κόστη λειτουργίας τους, προκειμένου να κερδίσουν τη μάχη επιβίωσης. Στο πλαίσιο αυτών των προσπαθειών μεγάλη βαρύτητα δίνουν και στον έλεγχο του εργατικού κόστους. Για να το ελέγξουν όμως πρέπει να το προσδιορίσουν. Ένα πολυδιάστατο σύστημα ωρομέτρησης είναι χρήσιμο να έχει και αυτήν τη δυνατότητα. Δηλαδή να είναι σε θέση να υπολογίσει το εργατικό κόστος για οποιαδήποτε περίοδο, ανεξάρτητα από τη μισθοδοσία. Οπότε πλέον η επιχείρηση θα μπορεί να αναπρογραμματίζει τις ανάγκες της σε εργασιακό δυναμικό καλύτερα, ανάλογα με τις ανάγκες της, χωρίς παράλληλα να υπερβαίνει τα διάφορα κοστολογικά όρια που καθιστούν επισφαλή την ύπαρξή της.

Πλεονεκτήματα
Ποιος όμως ο λόγος για να προβεί μια επιχείρηση σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα ωρομέτρησης; Στην περίπτωση φυσικά όπου δεν υπάρχει ούτε καν το απλό μηχανικό σύστημα ωρομέτρησης, η απάντηση είναι εύκολη και δεν απαιτεί ιδιαίτερη σκέψη. Μόνο έτσι θα γίνει δυνατός ο καλύτερος έλεγχος της παρουσίας των εργαζομένων. Επίσης αρκεί η ύπαρξη ενός παρόμοιου συστήματος για την μεγαλύτερη επίδειξη συνέπειας από τους υπαλλήλους, τόσο στις ώρες προσέλευσης όσο και στις ώρες αναχώρησης, καθώς θα γνωρίζουν ότι οποιαδήποτε παραβίαση των παραπάνω μπορεί να εντοπισθεί άμεσα. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει ότι θα εκλείψουν εντελώς παρόμοιες πράξεις. Αλλά είναι σίγουρο ότι θα μειωθούν στο ελάχιστο, καθώς πλέον θα απαιτείται και η συνεργασία τουλάχιστον με κάποιον άλλο υπάλληλο. Είναι δε αποδεδειγμένο ότι καμία πράξη που παραβαίνει έναν κανονισμό δεν μπορεί να μείνει στο διηνεκές κρυμμένη, όταν σε αυτή εμπλέκονται περισσότερα του ενός πρόσωπα.
Όμως τι γίνεται στις επιχειρήσεις που έχουν ήδη εγκατεστημένο μηχανικό σύστημα ωρομέτρησης; Πάλι το όφελος είναι πολύ σημαντικό. Καταρχήν τα ηλεκτρονικά συστήματα όπως είδαμε και παραπάνω, διαθέτουν πολύ περισσότερες δικλείδες ασφαλείας και είναι δυσκολότερο να παραπλανηθούν σε σχέση με τα συμβατικά. Αλλά υπάρχει και μια άλλη σημαντική παράμετρος, που αποτελεί εξίσου σημαντικό λόγο για την αντικατάσταση ενός μηχανικού συστήματος ωρομέτρησης. Δεν είναι άλλος από την εξοικονόμηση σε εργατοώρες του υπαλλήλου που είναι επιφορτισμένος με τον υπολογισμό της μισθοδοσίας. Στην προγενέστερη κατάσταση, θα έπρεπε να συγκεντρώσει τις χάρτινες κάρτες, να αποτυπώσει τα δεδομένα σε έναν πίνακα – που στην καλύτερη περίπτωση θα είναι ένα υπολογιστικό φύλλο – και στη συνέχεια να υπολογίσει τα στοιχεία είτε μέσω του Excel (ή κάποιου ανάλογου προγράμματος) είτε με μαθηματικούς υπολογισμούς. Αναλογιστείτε ότι για μια σχετικά μικρή επιχείρηση των πενήντα εργαζομένων θα υπάρχουν πενήντα κάρτες το μήνα, με 22 διπλές καταχωρήσεις η κάθε κάρτα (για τη διάρκεια ενός μηνός). Όσο ο αριθμός των εργαζόμενων αυξάνεται τόσο ο φόρτος εργασίας γίνεται μεγαλύτερος και η πιθανότητα λάθους αυξάνεται. Όλα αυτά, γίνονται αυτόματα με τα ηλεκτρονικά συστήματα ωρομέτρησης, χωρίς καμία επέμβαση από πλευράς χειριστή, εκτός από ορισμένες πολύ μεμονωμένες περιπτώσεις όπου υπάρχει μία λανθασμένη κίνηση και πρέπει να διορθωθεί
Ένα αποτελεσματικό σύστημα ωρομέτρησης αποτελεί λοιπόν ένα βασικό εργαλείο στα χέρια μιας επιχείρησης για τη βελτίωση του ελέγχου των εργαζομένων της, ειδικά σήμερα όπου η εμφάνιση των ηλεκτρονικών συστημάτων δίνει επιπρόσθετες δυνατότητες. Θα πρέπει φυσικά να προσεχθούν ορισμένα θέματα, με κυριότερο ότι το σύστημα ωρομέτρησης να ικανοποιεί αυτόν το σκοπό και όχι να αποτελεί ένα απλό παρακλάδι του συστήματος ελέγχου πρόσβασης. Αυτό φυσικά δεν σημαίνει ότι αυτά τα δύο συστήματα δεν μπορούν να συνυπάρχουν αρμονικά, χρησιμοποιώντας τις ίδιες συσκευές – και εάν είναι δυνατό να λειτουργούν μέσω ενός ενιαίου interface, όταν όμως εκπληρώνουν όλες τις προϋποθέσεις για την αποτελεσματική λειτουργία τους.

Του ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΗ ΛΥΜΠΕΡΟΠΟΥΛΟΥ