Συστήματα Διαχείρισης Επισκεπτών

Ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης επισκεπτών αποτελεί διαχρονικά ένα βασικό πυλώνα σε κάθε σχέδιο ασφάλειας. Τη σημερινή εποχή που χαρακτηρίζεται από την έξαρση του ιδιαίτερα μολυσματικού covid-19, το να γνωρίζουμε το ποιος εισέρχεται σε μια εγκατάσταση και με ποιες προϋποθέσεις, αποτελεί κάτι περισσότερο από ένα θέμα ασφάλειας!

Του Βλάση Αμανατίδη

Τί είναι τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών;

Τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών ενός επαγγελματικού χώρου ή μιας εγκατάστασης, έχουν σχεδιαστεί και εφαρμόζονται εδώ και χρόνια για να τεκμηριώνουν και να διαχειρίζονται την άφιξη, την παρουσία και την αναχώρηση, ατόμων που δεν ανήκουν στο μόνιμο προσωπικό της επιχείρησης ή του οργανισμού που ανήκει η εγκατάσταση. Τα άτομα που ανήκουν στη κατηγορία επισκέπτες, μπορεί να είναι πελάτες της εταιρίας, συνεργάτες, υπάλληλοι εξωτερικών συνεργείων που αναλαμβάνουν διάφορες εργολαβίες, διανομείς, φιλικά ή οικογενειακά πρόσωπα και γενικότερα άτομα που δεν διαθέτουν κάποιο είδος διαπιστευτηρίου για τον έλεγχο πρόσβασης στο χώρο.

Θα πρέπει να τονίσουμε ότι ως συστήματα διαχείρισης επισκεπτών ορίζουμε ένα σύνολο τεχνολογικών λύσεων, διαδικασιών και ανθρώπινων πόρων. Τα Visitor Management Systems θα πρέπει να υποστηρίζουν ένα εύρος χαρακτηριστικών και λειτουργιών καταγραφής και διαχείρισης δεδομένων και να βασίζονται ταυτόχρονα σε τεχνολογικές λύσεις, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων ενδοεπικοινωνίας με βίντεο ή ήχο, υποδομές ελέγχου πρόσβασης, έλεγχο εισόδου με ανέπαφη λειτουργία, λογισμικά καταγραφής, προγραμματισμού και διαχείρισης ατόμων, σε συνδυασμό πάντα με τις εφαρμοζόμενες πολιτικές, τις προβλεπόμενες διαδικασίες και πάντα με την αξιοποίηση του κατάλληλου προσωπικού.

Στη σημερινή εποχή, που μας απασχολεί έντονα η υγειονομική κρίση του Covid19, κάθε σύστημα διαχείρισης επισκεπτών έχει επικαιροποιηθεί σε μεγάλο βαθμό, όσον αφορά τα μέτρα και τις οδηγίες που υπάρχουν για την αντιμετώπιση της διασποράς, αλλά και σε ότι σχετίζεται με τις τεχνολογικές υποδομές, στις οποίες εντάσσονται πλέον σε πολλές περιπτώσεις και τα συστήματα ελέγχου για πυρετό ή/και τον έλεγχο για το αν φοράνε μάσκα ή όχι.

 

Ποιοι είναι οι σκοποί των Συστημάτων Διαχείρισης Επισκεπτών;

Τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών έχουν παραδοσιακά διάφορους σκοπούς να επιτελέσουν, όπως:

• Προγραμματισμός των επισκέψεων
• Υποδοχή των επισκεπτών
• Έλεγχος της ταυτότητας των επισκεπτών
• Τεκμηρίωση άφιξης, παρουσίας και αναχώρησης
• Αποθήκευση πληροφοριών των επισκεπτών
• Ανάθεση συνοδών μέσα στην εγκατάσταση
• Δυνατότητα ή παρεμπόδιση της πρόσβασης σε συγκεκριμένες περιοχές
• Αποφυγή συνωστισμού και ουρών στην είσοδο
• Δημιουργία θετικών πρώτων εντυπώσεων
• Προστασία της υγείας και ασφάλειας στο χώρο εργασίας

 

Ποιοι χρειάζονται Συστήματα Διαχείρισης Επισκεπτών;

Δεν θα ήταν υπερβολή να εντάξουμε σχεδόν όλες τις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς σε αυτούς που χρειάζονται ένα VMS -Visitor Management System- με την ευρύτερη έννοια. Ακόμα και σε μια μικρή εταιρία με μια μόνο γραμματεία υποδοχής είναι εξίσου σημαντικό να εφαρμόζονται διαδικασίες προγραμματισμού και διαχείρισης των επισκέψεων με βάση συγκεκριμένες πολιτικές αλλά και την αξιοποίηση τεχνολογικών υποδομών και ανθρώπινων πόρων. Επιχειρώντας να αναφερθούμε σε κάποιες μεγαλύτερες κατηγορίες οργανισμών και τις προκλήσεις που αντιμετωπίζουν, θα παραθέταμε τα παρακάτω.

Χώροι Γραφείων και εξυπηρέτησης κοινού: αποτελεί μια κλασική εφαρμογή συστήματος VMS, όπου οι απαιτήσεις διαχείρισης των επισκέψεων είναι ποσοτικά αρκετές με δεδομένο ότι οι χώροι εταιριών – γραφείων βρίσκονται κυρίως σε αστικά κέντρα με μεγάλη επισκεψιμότητα από πελάτες, συνεργάτες και άλλους σχετιζόμενους με τη λειτουργία της εταιρίας. Φυσικά τα πράγματα αλλάζουν δραματικά όταν μιλάμε για χώρους γραφείων σε δημόσιους οργανισμούς που εξυπηρετούν πολίτες και ευρύ κοινό. Σε αυτές τις περιπτώσεις τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών είναι υψηλών απαιτήσεων και προσαρμόζονται στις ειδικές συνθήκες του κάθε έργου. Στη ίδια κατηγορία ειδικών απαιτήσεων ανήκουν φυσικά και ιδιωτικοί οργανισμοί όπως είναι οι τράπεζες καθώς επίσης και οι χώροι λιανικού εμπορίου, εστίασης και διασκέδασης.

Νοσοκομεία: είναι μια κατηγορία ιδιαίτερων απαιτήσεων σε ότι αφορά τη διαχείριση επισκεπτών που πρέπει να γίνεται με τρόπο που δεν θα διαταράσσει τη λειτουργία των ευαίσθητων αυτών χώρων και παράλληλα θα προσφέρει το μέγιστο επίπεδο ασφάλειας. Τα νοσοκομεία έχουν πρόσβαση σε φαρμακευτικά προϊόντα, ιατρικά αρχεία, ακριβό εξοπλισμό και κυρίως σε ανθρώπους που χρήζουν ιατρικής περίθαλψης. Είναι ζωτικής σημασίας λοιπόν να παρακολουθούνται οι κινήσεις των επισκεπτών ώστε αυτοί περιορίζονται στους χώρους που πρέπει τον χρόνο που πρέπει.

Μονάδες Παραγωγής: εργοστάσια και γενικότερα βιομηχανικές και βιοτεχνικές μονάδες απαιτούν ένα αξιόπιστο σύστημα διαχείρισης επισκεπτών μιας και σε οποιαδήποτε παραβίαση ασφάλειας διακυβεύονται πολλά και σημαντικά πράγματα που μπορεί να καθορίσουν τη δυνατότητα επιβίωσης της επιχείρησης. Η αντιμετώπιση φαινομένων βιομηχανικής – εμπορικής κατασκοπίας και πιθανής δολιοφθοράς στα παραγόμενα προϊόντα (ειδικά αν πρόκειται για τρόφιμα ή φάρμακα) σε συνδυασμό με την κομβική απαίτηση διασφάλισης του πολύ ακριβού εξοπλισμού και κυρίως της ασφάλειας του προσωπικού, καθιστούν τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών ζωτικής σημασίας στις μονάδες παράγωγης.

Ξενοδοχεία και Μονάδες Φιλοξενίας: χώροι που από τη φύση τους δέχονται πολλούς επισκέπτες, αφού η φιλοξενία αποτελεί τον πυρήνα της επιχειρησιακής τους λειτουργίας. Τα πρωτόκολλα και τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών σε αυτούς τους χώρους είναι πολύ πιο διαφορετικά από οποιαδήποτε άλλη εγκατάσταση και αποτελούν ένα εντελώς ξεχωριστό κεφάλαιο για το οποίο πολλοί ειδικοί μέσα από το Security manager έχουν αναπτύξει τις προσεγγίσεις που υπάρχουν.

Οικιστικά Συγκροτήματα: πολλά οικιστικά συγκροτήματα με κοινή είσοδο θα πρέπει να εφαρμόζουν ένα σύστημα διαχείρισης επισκεπτών για την ασφάλεια των ενοίκων των κατοικιών, των οικογενειών που διανέμουν σε αυτά και των περιουσιών που υπάρχουν. Όπως όλοι αντιλαμβανόμαστε σε ένα σύστημα διαχείρισης επισκεπτών σε οικιστικό συγκρότημα η ανάγκη της ασφάλειας θα πρέπει να συμβαδίζει με την απαίτηση προάσπισης της ιδιωτικότητας και προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Εκπαιδευτικές Δομές και Φοιτητικές Εστίες: μπορεί στη χώρα μας να υπάρχει σημαντική υστέρηση στο τομέα της ασφάλειας και ειδικότερα της διαχείρισης των ατόμων που επισκέπτονται σχολεία, ανώτατα εκπαιδευτικά ιδρύματα αλλά και εστίες διαμονής των φοιτητών και ευρύτερα σε ακαδημαϊκούς χώρους χωρίς να ανήκουν στην ακαδημαϊκή κοινότητα, όμως στο εξωτερικό, αυτοί οι χώροι αποτελούν ένα από τα βασικότερα πεδία εφαρμογής των συστημάτων διαχείρισης επισκεπτών. Η υστέρηση αυτή παρατηρείται λιγότερο σε ιδιωτικούς εκπαιδευτικούς χώρους όπου εφαρμόζονται μέτρα και συστήματα διαχείρισης επισκεπτών λαμβάνοντας πάντα υπόψη ότι αποτελούν ευάλωτες σε κινδύνους εγκαταστάσεις με ιδιαίτερα χαρακτηριστικά.

Σε τί μέσα καταγράφονται τα δεδομένα των συστημάτων διαχείρισης επισκεπτών;

Επιχειρώντας να κατηγοριοποιήσουμε τα μέσα καταγραφής και επεξεργασίας των στοιχείων στα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών, μπορούμε να διακρίνουμε τρεις βασικούς τύπους.

Βιβλία καταγραφών τύπου ημερολόγιου: αποτελούν την κλασσική και διαχρονική μέθοδο καταγραφής όλων όσων εισέρχονται σε μια εγκατάσταση, όπου ο υπεύθυνος εισόδου από το προσωπικό ασφάλειας, καταγράφει τα στοιχεία για τους επισκέπτες όπως την ημερομηνία και την ώρα άφιξης και αποχώρησης, το σκοπό της επίσκεψης και τα άτομα επαφής.

Για την ακρίβεια των στοιχείων ταυτοποίησης του επισκέπτη, το προσωπικό ασφάλειας στην είσοδο μπορεί να ζητήσει μια αστυνομική ταυτότητα ή άλλο επίσημο έγγραφο και να δώσει στον επισκέπτη ένα αναγνωριστικό σήμα (badge) που θα πρέπει να φέρει μαζί του σε όλη τη διάρκεια της επίσκεψης του στο χώρο. Φυσικά, ο επισκέπτης δέχεται τις κατάλληλες οδηγίες για το που θα πρέπει να κατευθυνθεί και ποιους θα συναντήσει. Τα βιβλία – ημερολόγια επισκεπτών αποτελούν το βασικότερο μέρος ενός συστήματος διαχείρισης επισκεπτών με το χαμηλότερο κόστος και την πιο απλή διαδικασία. Όμως μόνο η χρήση αυτών δεν επαρκεί, αφού δεν υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου με ακρίβεια των κινήσεων του επισκέπτη μέσα στο χώρο, ενώ παράλληλα, τα στοιχεία που παραμένουν στο έντυπο βιβλίο επισκεπτών, είναι εύκολα προσβάσιμα. Επίσης, η όλη διαδικασία απαιτεί επαφές με τα χέρα με το στυλό εγγραφής των στοιχείων, με τα διαπιστευτήρια του επισκέπτη και άλλα στοιχεία που δεν συνάδουν με τα μέτρα υγειονομικής προστασίας στην εποχή του Covid-19.

Λογισμικά Διαχείρισης: ένα σύγχρονο λογισμικό διαχείρισης επισκεπτών επιτρέπει τη δημιουργία μιας εξελιγμένης εταιρικής πλατφόρμας καταγραφής και ελέγχου των εισερχομένων ατόμων σε μια εγκατάσταση, που στην ουσία μετουσιώνει ψηφιακά τη χρησιμότητα και τις λειτουργίες ενός έντυπου βιβλίου, αλλά με πολλά περισσότερα πλεονεκτήματα. Τα ψηφιακά αυτά λογισμικά συστήματα διαχειρίζονται καλύτερα τη ροη των επισκέψεων και επιτρέπουν στις εταιρείες να εξάγουν αναφορές με τα δεδομένα των επισκεπτών πολύ εύκολα και γρήγορα, προσφέροντας πλήρη ορατότητα σε όλο το σύστημα διαχείρισης, ενώ ταυτόχρονα επιτρέπουν με απλό τρόπο τη συντήρηση και αναβάθμιση του συστήματος καλύπτοντας κάθε μελλοντική ανάγκη που μπορεί να προκύψει.

Συστήματα που βασίζονται στο cloud: τα λογισμικά συστήματα διαχείρισης επισκεπτών που βασίζονται στο cloud υποστηρίζουν όλες τις παραπάνω δυνατότητες των λογισμικών που είναι εγκατεστημένα τοπικά στην επιχείρηση, αλλά από τη στιγμή που φιλοξενούνται στο cloud, έχουν επιπλέον τη δυνατότητα πρόσβασης και προβολής των αρχείων καταγραφής από οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο Internet.

Άλλα πλεονεκτήματα των λύσεων διαχείρισης επισκεπτών στο cloud περιλαμβάνουν την αποθήκευση αρχείων εκτός της εγκατάστασης, έτσι ώστε σε περίπτωση καταστροφής ή επίθεσης στα τοπικά δίκτυα αυτά να προστατεύονται.

Αντίστοιχα υπάρχουν οι λύσεις software as a service (SaaS) όπου αντί να κατέχει το λογισμικό ή την εφαρμογή η εταιρία, ένας εξωτερικός παροχος χορηγεί άδειες χρήσης λογισμικού. Αυτά τα συστήματα εξαλείφουν το αρχικό κόστος αγοράς, καθώς και τις απαιτήσεις συντήρησης και αναβάθμισης.

 

Ποια σημεία πρέπει να προσέξουμε;

Τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών σήμερα υπερβαίνουν το ρόλο της ασφάλειας. Ένα VMS -Visitor Management System- πλούσιο σε δυνατότητες θα πρέπει μεταξύ άλλων παρακολουθεί τις δραστηριότητες των επισκεπτών, ώστε να επιτρέπει την κατανόηση της συμπεριφοράς τους και των προτιμήσεων τους, προσφέροντας μια καλή εμπειρία καθώς και προστασία στην εγκατάσταση και στο προσωπικό.

Για την βελτιστοποίηση και υψηλή απόδοση ενός συστήματος διαχείρισης επισκεπτών θα πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένα σημεία, ανάλογα φυσικά και με το σύστημα που θα επιλεχθεί.

Ενδοεπικοινωνία: στις περιπτώσεις όπου οι εγκαταστάσεις – γραφεία μιας επιχείρησης, συστεγάζονται σε ένα κεντρικό κτίριο και με άλλες εταιρείες, αλλά ακόμα και σε αυτόνομες εγκαταστάσεις που πρέπει να έχουν ένα ελεγχόμενο σύστημα πρόσβασης στο χώρο υποδοχής τους, τότε τα συστήματα ενδοεπικοινωνίας -θυροτηλεοράσεις & θυροτηλέφωνα- αποτελούν μια επιλογή σταθερής αξίας. Η πρώτη δουλειά άλλωστε ενός συστήματος VMS είναι η αναγνώριση των επισκεπτών.

Μια λύση ενδοεπικοινωνίας που επιτρέπει στον ρεσεψιονίστ ή το προσωπικό της ασφάλειας εισόδου να επικοινωνεί με τους επισκέπτες πριν από τη χορήγηση ή όχι πρόσβασης στην είσοδο της εταιρίας ή το κεντρικό κτίριο, καλό είναι να συνδυάζεται με κάμερες βίντεο επιτήρησης που επιτρέπουν μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα, αλλά ορισμένες φορές και με συστήματα νέας τεχνολογίας απομακρυσμένης διαχείρισης, που επιτρέπουν την αμφίδρομη επικοινωνία εικόνας και ήχου, μέσω κινητών τηλεφώνων με εγκατεστημένη ειδική εφαρμογή.

Προεγγραφή: τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να επιτρέπουν στο προσωπικό ασφάλειας και ελέγχου εισόδου, να προεγγραφεί τους αναμενόμενους στο χώρο της εταιρίας επισκέπτες για συγκεκριμένες ημερομηνίες και ώρες. Οι εταιρείες μπορούν να ζητήσουν από τους επισκέπτες να προεγγραφούν στο σύστημα διαχείρισης, να αποστείλουν ακόμα και κάποια φωτογραφία, να ανεβάσουν κάποιες απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την επίσκεψη τους, όπως το λόγο επίσκεψης, τα πρόσωπα που θα συναντήσουν, κλπ. Με αυτήν τη δυνατότητα, οι επαναλαμβανόμενοι τακτικοί επισκέπτες στην επιχείρηση θα μπορούν να έχουν μια πιο θετική εμπειρία μέσα από μια απλοποιημένη διαδικασία check-in.

Ευκολία χρήσης και γρήγορο check-in: είναι σίγουρα ιδιαίτερα σημαντική παράμετρο η απλότητα χρήσης του όποιου συστήματος διαχείρισης επισκεπτών. Πολλά συστήματα επιτρέπουν στους επισκέπτες να συνδέονται ηλεκτρονικά σε μια συσκευή ελέγχου εισόδου στη ρεσεψιόν. Η ρύθμιση σε αυτή τη περίπτωση θα πρέπει να είναι εύκολη στην πρόσβαση και τη χρήση, με ένα καθαρό και φιλικό περιβάλλον αλληλεπίδρασης.

Κατά την άφιξη ενός επισκέπτη σε ένα χώρο, η δυνατότητα γρήγορης αλλά και αξιόπιστης ταυτοποίησης είναι πάντα σημαντική. Αν ένας επισκέπτης διαθέτει ένα προσωρινό μέσο πρόσβασης που αντικατοπτρίζει τις πληροφορίες που έχουν υποβληθεί προηγουμένως σε ένα σύστημα διαχείρισης, τότε μπορεί να πετύχει ένα γρήγορο έλεγχο της ταυτότητας του. Επίσης από τη στιγμή που μια εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις, αν υπάρχει εκ των προτέρων μια φωτογραφία του επισκέπτη τότε το έργο ταυτοποίησης γίνεται ακόμα ευκολότερο.

Ανέπαφη λειτουργία: με τον covid-19 να μας απασχολεί τώρα αλλά και στο άμεσο μέλλον, οι ανέπαφες διαδικασίες για τον έλεγχο πρόσβασης και την επικοινωνία με τους επισκέπτες αποκτά μεγάλη σημασία στη διασφάλισης της υγειονομικής προστασίας σε κάθε επιχείρηση. Υπάρχουν λοιπόν ορισμένα συστήματα που χρησιμοποιούν εφαρμογές ή κωδικούς QR με δυνατότητα σάρωσης, ώστε οι επισκέπτες να μπορούν να κάνουν check-in χρησιμοποιώντας το δικό τους smartphone αντί να αγγίζουν μια δημόσια προσβάσιμη οθόνη.

Εκτύπωση διακριτικών σημάτων: σε εγκαταστάσεις με πάρα πολύ κόσμο και όπου ο επισκέπτης είναι αναγκασμένος να περάσει από πολλαπλά σημεία στο χώρο για να φτάσει στον προορισμό του, θα πρέπει ίσως να υπάρχει πρόβλεψη για πιο ειδικές διαδικασίες σε ό,τι αφορά στα σήματα -γνωστά και ως badges- που δίνονται.
Ένα εμπλουτισμένο θα λέγαμε σήμα εισόδου μπορεί να περιλαμβάνει για τυπικούς αλλά και ουσιαστικούς λόγους, την ημερομηνία επίσκεψης, τη χρονική διάρκεια παραμονής, το όνομα φυσικά του επισκέπτη αλλά και του σημείου και του προσώπου προορισμού, ώστε το προσωπικό ασφάλειας να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή που κινείται.

Προστασία Προσωπικών Δεδομένων: ειδική μέριμνα θα πρέπει φυσικά να υπάρχει και για την προστασία των προσωπικών δεδομένων όλων των επισκεπτών που καταγράφονται στο σύστημα διαχείρισης. Τα συστήματα θα πρέπει να είναι ευέλικτα και να προσαρμόζονται στις εκάστοτε απαιτήσεις και κανονισμούς όπως το GDPR. Ένα σύγχρονο λογισμικό VMS μπορεί να διαθέτει τις απαραίτητες δικλείδες για τη προστασία των δεδομένων καταγραφής και τη βέλτιστη αξιοποίηση τους από τους διαχειριστές των συστημάτων.

Τί δυνατότητες προσφέρει η ενοποίηση συστημάτων;

Όταν ένα σύστημα διαχείρισης επισκεπτών ενοποιείται και συνεργάζεται με ένα αυτόνομο σύστημα ελέγχου πρόσβασης ή βίντεο-επιτήρησης, τότε δημιουργούνται αρκετές δυνατότητες που βοηθούν στη βελτιστοποίηση του ελέγχου των ατόμων που εισέρχονται σε μια εγκατάσταση και παρέχουν πλήθος χρήσιμων πληροφοριών για τις οποίες αξίζουν ειδικές αναφορές.

Καταμέτρηση ατόμων και εκκένωση έκτατης ανάγκης: σε περίπτωση ενός συμβάντος παραβίασης της ασφαλείας, απειλής, εκκένωσης ή καταστροφής, η επιχείρηση θα πρέπει να γνωρίζει ποιοι επισκέπτες βρίσκονται που στις εγκαταστάσεις. Έχοντας τη δυνατότητα με μια ψηφιακή χρονική σήμανση να καταγράφεται πότε κάποιος εισέρχεται και αναχωρεί από την εγκατάσταση, αλλά και το που βρίσκεται κάθε φορά γίνεται ευκολότερο το έργο των ανθρώπων που αναλαμβάνουν να ειδοποιήσουν σε πρώτη φάση και να καθοδηγήσουν σε δεύτερη φάση προσωπικό και επισκέπτες για μια έκτακτη ανάγκη.

Παρακολούθηση επαφών: ένα βασικό χαρακτηριστικό στα σημερινά συστήματα είναι η δυνατότητα υποστήριξης και βελτίωσης της ανίχνευσης επαφών. Το σύστημα θα μπορεί να ενοποιείται με τον έλεγχο πρόσβασης και στη συνέχεια με οποιεσδήποτε λειτουργίες ενσωματώνονται με τον έλεγχο πρόσβασης, όπως βίντεο και ενδοεπικοινωνίες, για μπορεί να προσδιορίσει για παράδειγμα ποιος βρίσκεται που ακόμα και ποιος θα μπορούσε να έχει εκτεθεί σε κάποιο άτομο με Covid-19.

Ανάλυση δεδομένων: οι βάσεις δεδομένων διαχείρισης επισκεπτών, επιτρέπουν στους οργανισμούς να εξετάζουν τα αθροιστικά δεδομένα τους, συμπεριλαμβανομένων των κοινών ωρών άφιξης και αναχώρησης, των συχνών επισκεπτών και του μέσου χρόνου που βρίσκονται σε συγκεκριμένες περιοχές της εγκατάστασης. Αυτό επιτρέπει την αποτελεσματική κατανομή των πόρων, όπως οι είναι το προσωπικό ασφάλειας ή υποδοχής.

Ειδοποιήσεις υπαλλήλων: το προσωπικό μπορεί να επιθυμεί να ειδοποιείται για την άφιξη ενός επισκέπτη με οποιοδήποτε μέσο, συμπεριλαμβανομένου των email, της τηλεφωνικής κλήσης, ειδοποιήσεων μέσω μιας συγκεκριμένης εφαρμογής και ούτω καθεξής. Ένα σύστημα διαχείρισης επισκεπτών θα πρέπει να προσφέρει πολλαπλές μεθόδους ειδοποίησης.

Λίστες ειδικής επιτήρησης: ένας οργανισμός έχει το δικαίωμα να απαγορεύσει την είσοδο σε άτομα από τις εγκαταστάσεις του ή να είναι ιδιαίτερα προσεκτικός με ορισμένους επισκέπτες που βρίσκονται καταγεγραμμένοι σε μια λίστα ειδικής επιτήρησης. Για παράδειγμα, ένας πρώην σύζυγος, ένας ενοχλητικός πωλητής, ή ένας δυσαρεστημένος και απειλητικός πελάτης μπορεί να είναι “persona non grata”

Ο προ-προγραμματισμός πληροφοριών, όπως φωτογραφίες, ημερομηνίες γέννησης και βασικές πληροφορίες σε ένα σύστημα διαχείρισης επισκεπτών, μπορεί να βοηθήσει στην προετοιμασία ενός ρεσεψιονίστ ή ενός υπεύθυνου ασφαλείας για μια συνάντηση.

Ποια η επίδραση του Covid-19 στη διαχείριση επισκεπτών;

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών θα πρέπει σήμερα να προσαρμοστούν στα νέα δεδομένα που φέρνουν τα μέτρα αντιμετώπισης της διασποράς του κορωνοϊού, με επίκεντρο τις ανέπαφες λειτουργίες, τον έλεγχο της θερμοκρασίας των επισκεπτών για την εύρεση ανθρώπων με πυρετό, την πιθανή εκ των υστέρων ιχνηλάτηση επαφών με φορέα ή κρούσμα του, ιού αλλά και την καταμέτρηση των ατόμων σε ένα χώρο.

Οι διαχειριστές των εγκαταστάσεων μπορούν να τοποθετήσουν σχετικά συστήματα (για τα οποία έχουμε ειδική αναφορά σε άρθρο στο τεύχος) αλλά και να δημιουργήσουν σχετικά ερωτηματολόγια με πληροφορίες που αφορούν την υγεία, τα πιθανά ταξίδια και την πιθανή έκθεση στο COVID-19 των επισκεπτών. Οι νέες αυτές επιλογές μπορεί να απαιτούν από τους επισκέπτες να επαληθεύουν τις απαντήσεις τους με μια υπογραφή. Η προεγγραφή μπορεί επίσης να ενημερώσει τους επισκέπτες σχετικά με τις νέες διαδικασίες για την άφιξη, τον υγειονομικό έλεγχο, την αποστασιοποίηση, την πληρότητα ανελκυστήρων και άλλα παρόμοια στοιχεία. Αυτά τα τελευταία χαρακτηριστικά μπορούν επίσης να εφαρμοστούν και για το μόνιμο προσωπικό.

Η ευθυγράμμιση των συστημάτων ασφάλειας με τα μέτρα υγειονομικής προστασίας είναι ζωτικής σημασίας σήμερα για κάθε οργανισμό και προσδιορίζουν σε μεγάλο βαθμό την ανθεκτικότητα αλλά και τις δυνατότητες επιχειρησιακής συνέχειας. Τα παραδείγματα επιχειρήσεων που αναγκάζονται να διακόψουν τη λειτουργία τους γιατί υπάρχει μεγάλη διασπορά των κρουσμάτων είναι αρκετά και στη χώρα μας.