Συντάσσοντας έγκυρες αναφορές

Με τη σημερινή παρουσίαση (6η για το 2007), ολοκληρώνεται η θεματική ενότητα (Θ.Ε.), «Ανοικτή και εξ Αποστάσεως 2η Επιμορφωτική Ευκαιρία» για τους Security Managers 1ης γραμμής και το επιχειρησιακό προσωπικό βάσης, των Ιδιωτικών Εταιρειών Παροχής Υπηρεσιών Ασφαλείας, τα τμήματα in house security των επιχειρήσεων και των οργανισμών, καθώς και των Γραφείων Ιδιωτικών Ερευνών.

Χαρακτηριστικά της εκπαιδευτικής αυτής ευκαιρίας, είναι:

• Η ελεύθερη πρόσβαση προς κάθε ενδιαφερόμενο (ανοικτή).
• Η χρήση της μεθόδου της  εξ αποστάσεως εκπαίδευσης (μέσα από τις σελίδες του περιοδικού "Security Manager").
• Η επιλογή από τον ίδιο τον ενδιαφερόμενο, του χρόνου, του τόπου και του ρυθμού της επιμόρφωσης.

Για το λόγο αυτό τηρήσαμε στις παρουσιάσεις μας τις καλύτερες πρακτικές της μεθόδου της εξ αποστάσεως εκπαίδευσης,(1) που εξυπηρετεί ιδανικά τη φιλοσοφία της ανοικτής εκπαίδευσης. Δηλαδή, το ίδιο το εκπαιδευτικό υλικό να αντικαθιστά κατά μεγάλο μέρος τη φυσική παρουσία του εκπαιδευτή, με ύφος και γλώσσα που έχουμε στο διδακτήριο και με στοιχεία εμψύχωσης και ανατροφοδότησης στο τέλος κάθε παρουσίασης.
Σύμφωνα με τον καθορισμό των «διδακτικών στόχων» αυτής της ευκαιρίας, από το πρώτο ήδη τεύχος του 2007 (7ο), σήμερα θα ασχοληθούμε με τη βελτίωση των επιδεξιοτήτων μας στη σύνταξη μίας αναφοράς.
Η σύνταξη ποιοτικών αναφορών (Quality Reporting) είναι ο καλύτερος τρόπος πληροφόρησης των προϊσταμένων. Εξυπηρετεί αποτελεσματικά τις διαφορετικές φάσεις που εκτυλίσσονται στις διαδικασίες του Μάνατζμεντ των κινδύνων και του Security Management.
Δεν είναι τυχαίο ότι το "reporting" συγκαταλέγεται από τους ειδικούς, ως μία εκ των 17 αρχών που διέπουν το Μάνατζμεντ Ασφαλείας. Αποτελεί το "κλειδί" τόσο για την πρόληψη (prevention), όσο και για την αντίδραση (reaction), σε συνεργασία με τη δημόσια δύναμη.

Προσδιορισμοί

Σύμφωνα με τους Marais και Van Rooyen ² "μία αναφορά αποτελεί πηγή πληροφοριών και περαιτέρω διεργασίας στα θέματα ασφάλειας."
Εμείς θα λέγαμε ότι η αναφορά είναι μια έγγραφη διατύπωση, που εξιστορεί και περιγράφει με ακρίβεια ένα συγκεκριμένο περιστατικό ασφαλείας.
Το έγγραφο αυτό μπορεί να αποτελέσει σημείο αναφοράς για σχεδιασμό (security planning), προαγωγής, όπως επίσης και κάποιων σταδίων ποινικής, αστικής, διοικητικής, εμπορικής, εργατικής διαδικασίας, ανάλογα με τη φύση του περιστατικού.

Η σπουδαιότητα της σύνταξης μίας αναφοράς

Ο σωστός τρόπος έκφρασης και η σύνταξη καλών αναφορών, αποτελούν για το συντάκτη αποδείξεις επιδεξιοτήτων στην επικοινωνία (3). Ένα από τα κυριότερα καθήκοντα του προσωπικού ασφαλείας είναι να παρατηρεί και να αναφέρει ασυνήθιστα περιστατικά, εγκληματικές ενέργειες, μη ασφαλείς καταστάσεις, κινδύνους πυρκαγιάς, παραβιάσεις στη διακίνηση εμπορευμάτων, προβλήματα στο σύστημα συναγερμού ή στα πυροσβεστικά μέσα. Ο σκοπός ενός τέτοιου είδους αναφοράς είναι να προστατευτούν οι άνθρωποι και τα περιουσιακά στοιχεία. Η κατανόηση των παρακάτω στοιχείων θα έχει θετικό αποτέλεσμα στην καριέρα σας, ως στελέχους της ιδιωτικής ασφάλειας. Η σύνταξη μιας αναφοράς καθρεφτίζει τις ικανότητες στην επικοινωνία.

1. Οι προϊστάμενοι μαθαίνουν τους υφισταμένους τους, μέσω των αναφορών τους.
2. Η αξιολόγηση της επίδοσης στηρίζεται κατά κύριο λόγο στην ποιότητα της αναφοράς που συντάσσουν οι υφιστάμενοι.
3. Οι περισσότεροι προϊστάμενοι θεωρούν τη σύνταξη της αναφοράς ως το σημαντικότερο παράγοντα για προβιβασμό.
4. Οι διευθυντές ασφάλειας χρησιμοποιούν ατομικές αναφορές και περιλήψεις πολλών αναφορών, για τη μελέτη γραμμών ανάπτυξης μέτρων ασφαλείας και για το σχεδιασμό του προϋπολογισμού (να επιτύχουν αύξηση κονδυλίων στην ασφάλεια) (4).
5. Επειδή στις περισσότερες περιπτώσεις το μόνο άτομο που προφανώς θα αντιδράσει σ’ ένα περιστατικό ασφαλείας είναι ο ιδιωτικός φύλακας ασφαλείας ή ο ιδιωτικός ερευνητής, αυτός θα είναι και ο μόνος μάρτυρας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, όλες οι πλευρές θα αποταθούν σ’ αυτόν για να μάθουν τι έγινε.
6. Αφού ετοιμαστεί η έγγραφη έκθεση, μπορεί κάλλιστα να χρησιμοποιηθεί ως σταθερό σημείο αναφοράς για το προσωπικό ασφαλείας, τους προϊσταμένους, τους διευθυντές, τη δημόσια δύναμη ή όλους όσοι έχουν εμπλακεί στις αστικές ή ποινικές διαδικασίες.
7. Η αξία μιας ποιοτικής αναφοράς αποδεικνύεται όταν, αργότερα στο δικαστήριο, το στέλεχος ασφαλείας πρέπει να καταθέσει ανάλογα με το περιεχόμενό της, στο ακροατήριο.
8. Η αξία των ποιοτικών αναφορών αποδεικνύεται όταν γίνεται ανάλυση πολλών αναφορών και αποκαλύπτονται χρήσιμα στοιχεία που μπορούν να χρησιμεύσουν τόσο στον επαναπροσδιορισμό κάποιων στοιχείων στη στρατηγική της ασφάλειας όσο και στην περαιτέρω ποινική ή άλλη μεταχείριση των παραβατών(5).

Από πού ξεκινά η συγγραφή της αναφοράς.
Η βάση για την καταγραφή των σημειώσεων και τη συγγραφή της αναφοράς, βρίσκεται σε επτά ερωτήσεις. Όταν το στέλεχος ασφαλείας φτάνει στον τόπο του επεισοδίου, θα πρέπει να έχει υπόψη του ότι απαιτούνται απαντήσεις στις ακόλουθες ερωτήσεις:

Α.        Ποιος;
1.         Ποιος κάλεσε την ασφάλεια;
2.         Ποιοι είναι αυτοί που προκάλεσαν το επεισόδιο;
3.         Ποια είναι τα θύματα;
4.         Ποιοι είναι οι μάρτυρες;
5.         Ποιοι είναι οι δράστες;
6.         Ποιος θα υποβάλλει μήνυση ή θα απαιτήσει αξιώσεις;
Τα ονόματα, οι διευθύνσεις, τα τηλέφωνα και τα άλλα στοιχεία των προσώπων αυτών, δεν θα πρέπει να παραλείπονται.

Β.         Τι συνέβη;
1.         Τι συνέβη γενικά;
2.         Τι συνέβη πριν, κατά τη διάρκεια και μετά από το γεγονός;
3.         Πώς έδρασαν όλοι αυτοί που έλαβαν μέρος;
4.         Τι είπε ο καθένας τους;
5.         Ποιες αποδείξεις υπάρχουν;

• Τι είπαν οι αρχές μετά το περιστατικό;

Γ.         Πού;
1.         Πού συνέβη το περιστατικό;
2.         Πού ήταν όλα τα άτομα πριν, κατά τη  διάρκεια και μετά το επεισόδιο;

• Πού βρέθηκαν οι μαρτυρίες;

Δ.         Πότε;
1.         Πότε συνέβη το περιστατικό; 
2.         Πότε ανακαλύφθηκε;
3.         Πότε αναφέρθηκε;
4.         Πότε οι αρχές ήρθαν στον τόπο του επεισοδίου;

• Πότε έγινε η οποιαδήποτε σύλληψη και από ποιον;

Ε.         Πώς;
1.         Πώς συνέβη το γεγονός;
2.         Πώς ανακαλύφθηκε;
3.         Πώς λειτούργησαν οι στρατηγικές ασφάλειας και πρόληψης κινδύνου;
4.         Πώς ενήργησαν οι δράστες (τρόπος ενέργειας);

• Πώς μπορεί να γίνει πρόληψη της ζημιάς στο μέλλον;

ΣΤ.       Γιατί;
1.         Γιατί συνέβη η ζημιά;
2.         Γιατί έγινε η εγκληματική ενέργεια;

• Γιατί τα άτομα που εμπλάκηκαν αντέδρασαν με το συγκεκριμένο τρόπο;

Ζ.         Πόσο:
1         Πόσο εκτιμάται η ζημιά;
2         Πόσα είδη αφαιρέθηκαν κ.λπ.

Βέβαια, κατά την προανάκριση ή την κυρία ανάκριση από τις αρχές, μπορούν να γίνουν κι άλλες ερωτήσεις. Οι παραπάνω όμως επτά ερωτήσεις είναι παγκοσμίως αποδεκτές από την ιδιωτική  ασφάλεια και από την αστυνομία και αποτελούν την αφετηρία καταγραφής των γεγονότων μετά από ένα σημαντικό γεγονός.
Οπωσδήποτε όμως, για διάφορους λόγους δεν θα έχετε απαντήσεις για όλες τις ερωτήσεις. Το θύμα, για παράδειγμα, ή ο μάρτυρας μπορεί να φοβάται να μιλήσει. Τα άτομα που ενεπλάκησαν ενδέχεται να αποκρύψουν την αλήθεια ή μπορεί τα πραγματικά γεγονότα να καλύπτονται από υστερόβουλα κίνητρα. Η ερώτηση «γιατί» είναι ιδιαίτερα δύσκολο να απαντηθεί, μολονότι βοηθά στον καθορισμό του κινήτρου. Κάποτε, ένα στέλεχος ασφαλείας σε ένα εργοστάσιο προσπαθούσε να καταλάβει γιατί συνέβη ένα περιστατικό βανδαλισμού. Τελικά, οι ερευνητές ανακάλυψαν ότι έφταιγε το πανάκριβο, αλλά μονότονο φαγητό της καφετέριας. Αμέσως οι υπεύθυνοι της καφετέριας άλλαξαν την εταιρεία εστίασης με την οποία συνεργάζονταν και έτσι δεν ξαναεμφανίστηκαν περιστατικά βανδαλισμού. Σε άλλον οργανισμό, δύο φύλακες ασφαλείας προσπάθησαν να ανακαλύψουν γιατί δύο περονοφόρα ανυψωτικά μηχανήματα, συγκρούστηκαν. Μετά από επίμονες ερωτήσεις αποκαλύφθηκε ότι οι οδηγοί έπαιζαν «θηριομαχίες», ενώ οι εργάτες με τη σειρά τους έβαζαν στοιχήματα. Ακόμα και αν δεν υπάρχουν απαντήσεις, ο βηματισμός των επτά ερωτήσεων πρέπει να τηρηθεί σχολαστικά, σημειώνοντας έστω και αρνητικά για όσα ερωτήματα δεν έχουμε απαντήσεις.

Η βελτίωση των ικανοτήτων καταγραφής γεγονότων

Όταν φτάσετε στον τόπο όπου έχουν προκληθεί οι ζημιές, ένας από τους πρώτους αντικειμενικούς σας στόχους, ως στελέχους ασφαλείας, θα πρέπει να είναι η καταγραφή του γεγονότος. Γι’ αυτό θα πρέπει να έχετε πάντα μαζί σας ένα σημειωματάριο τσέπης. Αργότερα θα συμπληρώσετε το κανονικό φύλλο αναφοράς της επιχείρησης, βασιζόμενος στις σημειώσεις που κρατήσατε στο σημειωματάριό σας. Μπορείτε όμως να επεξεργαστείτε το κείμενο της αναφοράς με τη βοήθεια υπολογιστή, επιτυγχάνοντας μια ωραία παρουσίαση.

Οδηγίες
Οι ακόλουθες οδηγίες παρέχουν συμβουλές για το πώς θα βελτιώσετε τις ικανότητές σας, όσον φορά στην καταγραφή στοιχείων.
1.   Να έχετε πάντα μαζί σας στυλό και μολύβι.
2.   Ένα σημειωματάριο σε μέγεθος τσέπης, είναι απολύτως απαραίτητο και
πολύ χρήσιμο.
3.   Το προσωπικό ασφαλείας δεν θα πρέπει να βασίζεται στο μνημονικό του, όταν πρέπει να καθαρογράψει μία αναφορά. Όταν συμβαίνει ένα έκτακτο περιστατικό, συμβαίνουν και πολλά άλλα πράγματα. Έτσι, πολλά γεγονότα μπορούν να ξεχαστούν ή να διαστρεβλωθούν ευκολότατα.
4.   Όταν κρατάτε σημειώσεις ενώ διαδραματίζεται ένα γεγονός ή αμέσως μετά, πρέπει να προσπαθήσετε να το καταγράψετε με ακρίβεια και σαφήνεια.
5.   Οι μάρτυρες, τα θύματα και οι δράστες, ενδέχεται στο μέλλον να αλλάξουν την ιστορία ή να καταθέσουν ανακριβή στοιχεία. Το σημειωματάριο του ιδιωτικού προσωπικού ασφαλείας παίζει σημαντικό ρόλο στην υπενθύμιση των γεγονότων και στην απόκρουση λανθασμένων μαρτυριών.
6.   Οι σημειώσεις θα πρέπει να καταγράφονται με χρονολογική σειρά. Τι συνέβη δηλαδή πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το συμβάν.
7.   Χρησιμοποιήστε συντομογραφίες και σύμβολα, έτσι ώστε να καταγράψετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες, ιδίως όταν δεν έχετε πολύ χρόνο στη διάθεσή σας. Αργότερα, όταν ετοιμάζετε την αναφορά σας, αποφύγετε τις συντομογραφίες.
8.   Εστιάστε στα σημαντικά γεγονότα του συμβάντος.
9.   Πολλές φορές θα χρειαστεί να κάνετε σχεδιαγράμματα, να πάρετε μέτρα ή φωτογραφίες.
10. Το προσωπικό πρέπει  να γνωρίζει ότι το σημειωματάρια ενδεχομένως να τους χρειαστούν στα δικαστήρια
11. Εφόσον απαιτούνται πολλά χρόνια για την επίλυση των δικαστικών υποθέσεων, οι σημειώσεις και τα σχετικά αρχεία πρέπει να φυλάγονται για χρόνια.

Οι ποιοτικές αναφορές

Οι τεχνικές

Τα γεγονότα που καταγράφονται σε ένα σημειωματάριο μετά από ένα συμβάν, αποδεικνύονται ότι είναι πολύ σημαντικά για τη συγγραφή μιας αναφοράς. Μπορείτε να αρχίσετε την αναφορά με μια γενική περιγραφή (κάντε μια λίστα των κύριων σημείων), έτσι ώστε τα γεγονότα να παρουσιάζονται με λογική σειρά. Μ’ αυτόν τον τρόπο γράφετε την αναφορά με αφηγηματικό τρόπο (εξιστορείτε τα γεγονότα) με χρονολογική πάντα σειρά (σύμφωνα με το χρόνο) των γεγονότων.

Τα χαρακτηριστικά

Οι αναφορές θα πρέπει να είναι πραγματικές και ακριβείς, εφόσον μελλοντικές αποφάσεις ενδέχεται να βασιστούν στο περιεχόμενό τους. Επειδή δεν αποκλείεται να ασκηθούν διώξεις, δεν θα πρέπει να αναφέρετε την προσωπική σας γνώμη στην αναφορά. Μια τέτοια αναφορά είναι σαν να έχει ρόλο μαρτυρίας. Σύμφωνα λοιπόν με το άρθρο 223 παρ. 1 του Κώδικα Ποινικής Δικονομίας., («πώς εξετάζονται οι μάρτυρες»), στο μάρτυρα δεν γίνονται ερωτήσεις που απευθύνονται στην προσωπική του κρίση, παρά μόνο όταν αυτές συνδέονται αναπόσπαστα με τα γεγονότα που καταθέτει. ¶ρα, την κρίση σας θα την εκφέρετε όταν ερωτηθείτε αρμοδίως και μόνο (προανακριτικά ή ανακριτικά ή στο ακροατήριο) και εφόσον η ερώτηση συνδέεται αναπόσπαστα με το γεγονός που καταγράφετε. ΑΠΟΦΥΓΕΤΕ τους χαρακτηρισμούς.
Η αναφορά θα πρέπει να είναι συνεκτική. Να χρησιμοποιείτε μικρές προτάσεις, συνηθισμένες λέξεις και να μη χρησιμοποιείτε παραπανίσιες φράσεις.
Οι ολοκληρωμένες αναφορές περιέχουν όσο το δυνατόν περισσότερα στοιχεία.
Η σύνταξη μιας αναφοράς θα πρέπει να είναι έτοιμη πριν το τελικό προκαταρκτικό σχέδιο κατά το οποίο θα σβηστούν ή θα γίνει η μετατόπιση κάποιων λέξεων ή προτάσεων ή θα γίνουν επιπρόσθετες σημειώσεις για τη βελτίωση της αναφοράς. Κοιτάξτε μήπως έχετε κάνει ορθογραφικά λάθη ή μήπως επαναλαμβάνετε τις ίδιες λέξεις χωρίς να χρειάζεται. Να έχετε πάντα δίπλα σας ένα λεξικό για να διορθώνετε τα λάθη σας. Η καθαρογραμμένη αναφορά έχει αντίκτυπο στο στέλεχος ασφαλείας, όπως και το γεγονός της έγκαιρης υποβολής της.

Η συλλογή πληροφοριών και οι αναφορές

Σε πολλές περιπτώσεις, ένας ιδιωτικός ερευνητής ή ένας ιδιωτικός φρουρός ασφαλείας μπορεί να είναι τα μόνα άτομα που θα συλλέξουν τις πληροφορίες και τα αποδεικτικά στοιχεία για να γίνει μία αναφορά. Τα θύματα, οι μάρτυρες, οι ύποπτοι αλλά και άλλα πρόσωπα, είναι οι πρωταρχικές πηγές πληροφοριών. Θα πρέπει να υποβληθούν στις επτά ερωτήσεις που αναφέραμε παραπάνω. Οι ακόλουθες οδηγίες αποτελούν το "βηματισμό" σας όταν παίρνετε συνεντεύξεις, προκειμένου να συλλέξετε χρήσιμα για την υπόθεση στοιχεία.

Οδηγίες

1. Συστηθείτε.
2. Να είστε ευγενής, κάνοντας καλές δημόσιες σχέσεις.
3. Να τους κοιτάτε στα μάτια.
4. Ζητήστε ευγενικά το τηλέφωνο, τη διεύθυνση και τα ονόματα των εμπλεκομένων.
5. Αν επαναλαμβάνετε τις δηλώσεις τους σε μια πηγή αναπαραγωγής (μαγνητόφωνο), ενημερώσετε το συνομιλητή σας και ζητήσετέ του την άδεια.
6. Μη βιαστείτε να βγάλετε συμπεράσματα.
7. Μην απορρίπτετε κανένα ενδεχόμενο και μη θεωρείτε τίποτα αυτονόητο.
8. Να ακούτε με μεγάλη προσοχή τι σας λένε.
9. Να καταγράψετε όσα τους "ξεφεύγουν". Είναι σημαντικό το να μάθουμε να εστιάζουμε σε αυτό που "πήγε να ειπωθεί και δεν ειπώθηκε", σε αυτό που "πήγε να φανερωθεί και δεν φανερώθηκε" και στην παραδρομή της γλώσσας και των πράξεων.
10. Να παρατηρήσετε μήπως είναι νευρικοί.
11. Να διατηρήσετε την ψυχραιμία σας.
12. Να μελετήσετε προσεκτικά τις δηλώσεις που σας κάνει ένα άτομο, σχετικά με το τι του είπε κάποιο άλλο.
13. Να θυμάστε ότι αυτός που ρωτάτε μπορεί να μη σας λέει την αλήθεια ή να υπερβάλει.
14. Ο μάρτυρας ενδέχεται να διστάζει να μιλήσει για να προστατεύσει τον εαυτό του ή άλλους. Δηλώστε του ότι δεν πρέπει να πει πράγματα που θα ενοχοποιούσαν τον ίδιο.
15. Ποτέ μην κάνετε ερωτήσεις σε άτομα του αντίθετου φύλου, όταν είστε οι δύο σας μόνο. Να έχετε άλλο ένα πρόσωπο του ιδίου φύλου μαζί σας.
16. Σε περίπτωση που κάποιος μάρτυρας αρνείται να βοηθήσει, ζητήστε τη βοήθειά του. Οι μάρτυρες δεν είναι υποχρεωμένοι να απαντήσουν στις ερωτήσεις σας προτού έρθει η αστυνομία.

Χρησιμοποιώντας τις αισθήσεις σας.
Οι ιδιωτικοί φύλακες ασφαλείας ή οι ιδιωτικοί ερευνητές, όταν μαζεύουν πληροφορίες θα πρέπει να κάνουν χρήση όλων των αισθήσεών τους, της όρασης, της ακοής, της όσφρησης, της αφής και της γεύσης. Προτού φθάσει στον τόπο του συμβάντος, το στέλεχος ασφαλείας μπορεί να διαπιστώσει κάτι περίεργο, όπως μία βλάβη σε ένα σύστημα συναγερμού.
Στη σκηνή του ατυχήματος, μπορεί να γίνουν αντιληπτά όλα τα είδη των θορύβων, όπως είναι ο θόρυβος μιας μηχανής, ο ήχος μιας εξάτμισης ή οι απόμακρες κραυγές βοήθειας. Με την όσφρηση μπορεί κανείς να αντιληφθεί τη διαρροή χημικών, με την αφή, θα καταλάβει αν το άτομο είναι ακόμη ζωντανό, ενώ διάφορες ουσίες στον αέρα μπορεί να τον κάνουν να νοιώσει μια άσχημη γεύση.
Όλοι έχουμε την έκτη αίσθηση. Αυτή προσδιορίζεται ως εξής: μετά από κάποια χρόνια εργασίας και ενδιαφέροντος, ο εργαζόμενος στην ασφάλεια ενδέχεται να αναπτύξει αυτή την έκτη αίσθηση, δηλαδή, χωρίς εμφανή συνειδητή επεξεργασία, συλλαμβάνει ένα μήνυμα συνήθως ακριβές. Αυτό θα πρέπει να συνεκτιμηθεί με άλλα στοιχεία. Επιβάλλεται λοιπόν να μάθουμε να "στήνουμε αυτί" στο ασυνείδητο.

 Τα αποδεικτικά στοιχεία

Οι πληροφορίες που δίνονται μέσω της αναφοράς, ενδέχεται να αποδειχτούν στο δικαστήριο. Τα αποδεικτικά στοιχεία αποδεικνύουν βασικά την αλήθεια. Δύο από τα αποδεικτικά στοιχεία είναι η μαρτυρία από κάποιο θύμα ή μάρτυρα και οι υλικές αποδείξεις, όπως είναι τα αποτυπώματα, τα ίχνη εργαλείων κ.ά.         

Τα είδη αναφορών
Οι αναφορές που γίνονται από το προσωπικό ασφαλείας της κάθε εταιρείας, ποικίλουν. Μολονότι κάθε εταιρεία έχει διαφορετικές ανάγκες, τρεις είναι οι βασικές αναφορές: οι καθημερινές (δραστηριότητες, βάρδιες), οι καταχωρήσεις σε ημερολόγιο και οι αναφορές συμβάντων. Εκτός από αυτές, μπορεί να γίνει χρήση και άλλων τύπων αναφορών και εκθέσεων, για την αύξηση της αποτελεσματικότητας της ασφάλειας.

Συμπεράσματα – Επιλεγόμενα
Η σύνταξη καλών αναφορών και εγγράφων είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την ικανότητα επικοινωνίας και τον επαγγελματισμό σας.
Θα έχετε διαρκώς υπόψη ότι για τα μέτρα ασφαλείας ισχύει η επισήμανση του εκ των 7 σοφών Πιττακού του Μυτιληναίου "συνετόν είναι πριν γενέσθαι τα δυσχερή προνοήσαι όπως μη γένηται". Δηλαδή, πριν εκδηλωθεί ο κίνδυνος, προβλέψτε τις κρίσιμες καταστάσεις και αναφέρατέ τις, ώστε να παρθούν τα κατάλληλα μέτρα. Εάν όμως και παρά ταύτα οι κίνδυνοι εκδηλωθούν, τότε ο Πιττακός δίνει πάλι την κατεύθυνση:
"ανδρείων δε γενόμενα, ευ θέσθαι". Αν δηλαδή, παρά τα μέτρα οι δύσκολες καταστάσεις επέλθουν, τότε περνάμε στη δράση για τη σωστή διευθέτηση. Και το πρώτο βήμα είναι η ποιοτική, ακριβής και στηριγμένη αναφορά.