Smart Cash – H ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης μετρητών

 Η ESA παρουσίασε στο πρόσφατο συνέδριο Security Project το Smart Cash, που αποτελεί ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης αξιών που εξοικονομεί χρόνο και λειτουργικό κόστος και αυξάνει το συνολικό επίπεδο ασφάλειας σε κάθε επιχείρηση λιανικής, δηλαδή επιχείρηση που διαχειρίζεται μετρητά.

  Του Ιωάννη Λυμπερόπουλου,
Διευθύνων Σύμβουλος ESA Cash Solutions
www.esasecurity.gr

 Γιατί το Smart Cash χρειάζεται στις επιχειρήσεις που διαχειρίζονται μετρητά

Με το Smart Cash οι επιχειρήσεις λιανικής αντιμετωπίζουν όλα τα προβλήματα που σχετίζονται με τα μετρητά – και γνωρίζουμε ότι τα μετρητά είναι το πιο κρίσιμο asset για τις επιχειρήσεις λιανικής. Ταμειακά ελλείμματα που μπορεί να δημιουργηθούν κατά την καταμέτρηση των μετρητών επηρεάζουν τις σχέσεις μεταξύ προϊσταμένων, υφισταμένων, συναδέλφων, το ηθικό των εργαζομένων και το κλίμα μέσα στο κατάστημα ή την επιχείρηση. Οι διευθυντές ασφαλείας από την άλλη προβληματίζονται για το πώς θα φυλάξουν τα μετρητά κατά τη διάρκεια που αυτά βρίσκονται στο κατάστημα. Σοβαρό ζήτημα αποτελεί επίσης η ασφάλιση των μετρητών αυτή καθ’ αυτή, σε περίπτωση απώλειας κατά την παραμονή στο κατάστημα ή κατά τη μεταφορά τους από αυτό. Το πιο σημαντικό, ωστόσο, είναι το κόστος που επωμίζονται για τη συνολική διαχείριση των μετρητών. Σύμφωνα με μελέτη της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας αυτό ανέρχεται στο 2,3% του ετήσιου τζίρου μιας επιχείρησης λιανικής, ποσό διόλου αμελητέο όταν αναφερόμαστε σε μια μεγάλη αλυσίδα λιανικής. Μάλιστα το 85% του κόστους αυτού αφορά τη διαχείριση μέσα στο κατάστημα και μόλις το 15% αφορά έξοδα χρηματαποστολής και διάφορα τραπεζικά κόστη.

 Τι μπορεί να περιλαμβάνει η διαχείριση μετρητών σε ένα κατάστημα σήμερα

Ας δούμε ως παράδειγμα τι συμβαίνει σε ένα super market όταν οι πελάτες σχηματίζουν μια μακριά ουρά αναμονής γιατί ο ταμίας δεν είναι στη θέση του καθώς παραδίδει μετρητά στο back office του καταστήματος. Το κλείσιμο ενός ταμείου σηματοδοτεί την έναρξη διαχείρισης μετρητών μέσα στο κατάστημα. Μετρήστε λοιπόν πόσες φορές καταμετρώνται τα χρήματα. Ο ταμίας τα μετράει στο χέρι μία ή και δύο φορές προκειμένου τα χρήματα στο συρτάρι της ταμειακής να συμφωνούν με τα αναγραφόμενα στο σύστημα. Με την ολοκλήρωση της καταμέτρησης καλείται η υπεύθυνη των ταμείων, η οποία επίσης μετρά τα χρήματα, τα χρεώνεται και τα μεταφέρει στο κεντρικό ταμείο, στο back office του καταστήματος. Εκεί τα χρήματα αυτά θα καταμετρηθούν ξανά, προκειμένου να τα χρεωθεί ο κεντρικός ταμίας. Για τη δουλειά αυτή χρησιμοποιούνται καταμετρητές που τις χειρίζονται ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι. Αυτό γίνεται από πολλούς ταμίες κάποιες φορές μέσα στην ημέρα, σε κάθε αλλαγή βάρδιας και όχι μόνο. Έπειτα τα αποτελέσματα θα περαστούν χειροκίνητα στο ERP της επιχείρησης προκειμένου να συμφωνήσουν με τα Ζ των ταμειακών μηχανών. Στη συνέχεια τα μετρητά θα συσκευασθούν με προδιαγραφές τραπέζης, π.χ. σε δεσμίδες, και θα παραμείνουν στο κατάστημα για μερικές ημέρες μέχρι την επόμενη χρηματαποστολή για παραλαβή και μεταφορά στην τράπεζα. Όλη αυτή την απώλεια παραγωγικότητας, το υψηλό κόστος και τη σπατάλη χρόνου και ανθρωπίνων πόρων έρχεται να αντιμετωπίσει η ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης μετρητών που προτείνουμε.

Τι σημαίνει ότι το Smart Cash είναι μια ολοκληρωμένη λύση

Ολοκληρωμένη λύση σημαίνει ένας συνδυασμός προϊόντων υψηλής τεχνολογίας και υπηρεσιών υψηλής εξειδίκευσης που καλύπτει όλο το φάσμα της διαχείρισης μετρητών. Το Smart Cash περιλαμβάνει 5 επιμέρους συστατικά: τον εξοπλισμό, δηλαδή τις ειδικές συσκευές τελευταίας τεχνολογίας για την κατάθεση των μετρητών, “έξυπνο” λογισμικό -που ελέγχει τις συσκευές, κάνει την online κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό και δίνει διάφορα cash report-, ολοκληρωμένο service και Help Desk το οποίο εποπτεύει τη λειτουργία της λύσης όλο το 24ωρο, πλήρη ασφαλιστική κάλυψη των χρημάτων από τους Lloyd’s of London και, τέλος, υπηρεσία αποσυμφόρησης της συσκευής στο κατάστημα και μεταφοράς των μετρητών στην τράπεζα.

 Πώς λειτουργεί

Αρχικά τα μετρητά -χαρτονομίσματα ή και κέρματα- εισάγονται στην ειδική υποδοχή μιας συσκευής που μοιάζει με ΑΤΜ αλλά έχει ενσωματωμένο χρηματοκιβώτιο υψηλής θωράκισης. Η συσκευή, άμεσα και γρήγορα, τα καταμετρά, ελέγχει τη γνησιότητά τους, εκδίδει απόδειξη του ποσού που κατατέθηκε και φυλάσσει τα μετρητά μέσα στο χρηματοκιβώτιο. Την ίδια ώρα ο τραπεζικός λογαριασμός της επιχείρησης, μέσω online διασύνδεσής του Smart Cash με την εκάστοτε Τράπεζα, πιστώνεται με το ποσό των μετρητών που κατατέθηκε στο μηχάνημα, το οποίο είναι και άμεσα διαθέσιμο. Σε συμφωνημένο διάστημα η ειδική συσκευή κατάθεσης και φύλαξης αποσυμφορείται από εξουσιοδοτημένο προσωπικό της ESA, που είναι και το μόνο που έχει ελεγχόμενη πρόσβαση στη συσκευή.

 Σύνδεση με πλήθος διαφορετικών λογαριασμών

Το λογισμικό του Smart Cash μπορεί να συνδεθεί με πλήθος διαφορετικών λογαριασμών σε διαφορετικές τράπεζες. Είναι αυτό που ονομάζουμε bank agnostic, και δίνει τη δυνατότητα κατάθεσης σε διάφορες τράπεζες και έτσι δεν υπάρχει ο περιορισμός της αποκλειστικής συνεργασίας με μία τράπεζα. Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα είναι ότι δεν απαιτεί από την επιχείρηση επένδυση κεφαλαίου, για παράδειγμα για την αγορά των μηχανημάτων κατάθεσης ή του λογισμικού. Όλη η λύση παρέχεται με ένα μηνιαίο πάγιο για όσο διαρκεί η σύμβαση συνεργασίας.

 Μείωση λειτουργικού κόστους

Συνολικά λοιπόν θα λέγαμε ότι το Smart Cash αποτελεί ιδανική λύση για την εξοικονόμηση του σημαντικού κόστους που συνεπάγεται η διαχείριση των μετρητών, όπως είναι οι εργατοώρες για τη συμφωνία των ποσών και την προετοιμασία χρηματαποστολών, οι αποσβέσεις παγίων, η ασφάλιση χρημάτων και η ασφαλής φύλαξή τους μέσα στο κατάστημα. Και γιατί, από τη στιγμή που κατατίθενται στη συσκευή, τα χρήματα φαίνονται αμέσως στον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης κι έχουν πλήρη ασφαλιστική κάλυψη!