Σχέδιο Αντιμετώπισης Έκτακτης Ανάγκης: Μία βασική ενότητα του Σχεδίου Ασφαλείας

“Χρη προνοείν, ου μετανοείν“ – Επίχαρμος ο Κώος
Είναι πλέον κοινός τόπος όλων μας, ότι το σχέδιο ασφαλείας αποτελεί τη συνισταμένη της προσπάθειας περιορισμού των απωλειών κάθε επιχειρηματικού συνόλου. Οι επιμέρους συνιστώσες του σχεδίου ασφαλείας είναι εξίσου σημαντικές όλες – είτε διαδραματίζουν πρωτεύοντα ρόλο (Σχέδιο Αντιμετώπισης Έκτακτης Ανάγκης – ΣΑΕΑ) είτε δευτερεύοντα, υποστηρικτικό της πρόληψης απωλειών (διαχείριση κλειδιών).

Το ΣΑΕΑ συντάσσεται και αναπτύσσεται προκειμένου να εφαρμοστεί ένα σύστημα διαχείρισης έκτακτης ανάγκης στο επιχειρηματικό σύνολο. Είναι βασικά ο διοικητικός οδηγός που περιγράφει τα βήματα δράσης (διαδικασίες), επιχειρώντας παράλληλα ως οδηγός να είναι ευέλικτος, καθώς ο χρόνος και η έκταση οιασδήποτε έκτακτης ανάγκης (σοβαρής ή μη) αποτελούν συνθήκες μη ελεγχόμενες.

Ο υπεύθυνος ασφαλείας έχει την ευθύνη της προετοιμασίας και διάχυσης της απαραίτητης πληροφορίας προκειμένου το έμψυχο δυναμικό να γίνει κοινωνός του " τι, πού, γιατί, πότε και πώς," την ώρα που αντιμετωπίζονται οι πτυχές της έκτακτης ανάγκης και της πιθανής επερχόμενης επίπτωσης (καταστροφής). Η παραγωγή (κατά τη διάρκεια μιας κρίσης) αποτελέσματος θετικού προσήμου έγκειται στην προετοιμασία και τη θωράκιση της ασφάλειας. Οι περισσότερες περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης έχουν τέσσερις διαφορετικές χρονικές περιόδους, στις οποίες λαμβάνουν χώρα η δράση και η αντίδραση. Αυτές είναι:

• Στάδιο 1, τα πρώτα 10-15 λεπτά μετά την εκδήλωση της κρίσης.
  • Εκδηλώνεται πανικός.
  • Η γνώση των καθηκόντων ενός εκάστου τη δεδομένη χρονική περίοδο, συντελεί στη μείωση του πανικού.
• Στάδιο 2, τα επόμενα 45-60 λεπτά.
  • ¶φιξη υπηρεσιών συνδρομής (Π.Υ., ΕΚΑΒ, ΕΛ.ΑΣ. κ.λπ.), ΜΜΕ, συγγενών, φίλων κ.λπ.
  • Απομόνωση / προστασία ανθρώπινου δυναμικού.
  • Αποκατάσταση ομαλότητας.
• Στάδιο 3, η λοιπή ημέρα.
• Στάδιο 4, οι επόμενες ημέρες.

Κατά τα στάδια 3 και 4 είναι σημαντικό όλες οι αναληφθείσες ενέργειες να συμβάλουν στην παροχή θετικού μηνύματος προς τρίτους για το επιχειρηματικό σύνολο, μέσω της διαρκούς ενημέρωσης σχετικά με τις δράσεις που αναλαμβάνονται προκειμένου να εξασφαλιστεί και εδραιωθεί η ασφάλεια.

Στόχοι του ΣΑΕΑ
Η διαχείριση των ενεργειών για την αντιμετώπιση των γεγονότων που αναφύονται σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης, απαιτούν ορθό σχεδιασμό και ανταπόκριση. Οι στόχοι που πρέπει να επιτευχθούν, περιλαμβάνουν:

• Διαχείριση ασφαλούς κυκλοφορίας του ανθρώπινου δυναμικού, εφόσον απαιτηθεί.
• Συλλογή και αξιολόγηση πληροφοριών, ζημιών ή άλλων στοιχείων που κρίνονται σημαντικά τη δεδομένη χρονική στιγμή.
• Προετοιμασία και διάδοση της πληροφορίας (δημοσιοποίηση).
• Ενεργοποίηση & χρήση συστημάτων επικοινωνίας.
• Ιεράρχηση προτεραιοτήτων και επίλυση συγκρουόμενων αιτημάτων παροχής υποστήριξης.
• Απαίτηση ύπαρξης / κατανομής πόρων και άλλης μορφής μέσων στήριξης.
• Συντονισμό αμοιβαίας βοήθειας.
• Συντονισμό και διατήρηση της επικοινωνίας με τις εμπλεκόμενες ή αρμόδιες δημόσιες ή ιδιωτικές υπηρεσίες.
• Διαχείριση και συντονισμό του συνόλου των ενεργειών αντιμετώπισης της έκτακτης ανάγκης (να συμπεριλαμβάνει και επιτόπια διαχείριση).
• Αποκατάσταση / επαναφορά της συνήθους καθημερινής ρουτίνας.

Τρόποι λειτουργίας ΣΑΕΑ

Α. Τρόποι διαχείρισης έκτακτης κατάστασης.
Οι ενέργειες με τις οποίες διαχειρίζεται ο Security Manager καταστάσεις έκτακτης ανάγκης είναι ανάλογες με το μέγεθος και την έκταση του συμβάντος και εντάσσονται στους ακόλουθους τρεις τρόπους:

• Α1. Αποκεντρωμένος συντονισμός και διεύθυνση.
  Αυτός ο τρόπος διαχείρισης (αντίδραση επιπέδου Ι) είναι ταυτόσημος με την τρέχουσα καθημερινή ημερήσια λειτουργία και εφαρμόζεται για αντιμετώπιση ήσσονος σημασίας έκτακτων καταστάσεων (π.χ. σπασμένο παράθυρο, παραβίαση κλειδαριάς κ.λπ.) με τη χρήση των συνήθων μεθόδων διοίκησης / διαχείρισης και εφόσον οι υφιστάμενοι τοπικοί πόροι είναι επαρκείς. Ο Security Manager παρέχει τη συνδρομή του, αλλά δεν ενεργοποιείται το ΣΑΕΑ.
• Α2. Κεντρικός συντονισμός – Αποκεντρωμένη διεύθυνση.
  Αυτός ο τρόπος διαχείρισης (αντίδραση επιπέδου ΙΙ) χρησιμοποιείται για την αντιμετώπιση καταστάσεων εκτάκτου ανάγκης που απαιτούν συνεργασία με πολλές μονάδες ή Οργανισμούς εκτός των εγκαταστάσεων της επιχείρησης, όπως Π.Υ., ΕΚΑΒ, ΕΛ.ΑΣ. κ.λπ. Σε αυτήν την περίπτωση, βασικά διοικητικά στελέχη από τα εμπλεκόμενα μέρη συναντώνται για την παροχή συντονισμού. Η ενεργοποίηση της διαδικασίας χειρισμού της κατάστασης έκτακτης ανάγκης στον ταχύτερο δυνατό χρόνο, είναι ζωτικής σημασίας. Ως εκ τούτου, η διαδικασία της ενεργοποίησης υλοποιείται είτε από το Security Manager είτε από το πρόσωπο εκείνο στην αντίληψη του οποίου υπέπεσε η ύπαρξη σε πρώιμο στάδιο του έκτακτου φαινομένου (π.χ. φωτιά – σήμανση σειρήνας, λιποθυμικό επεισόδιο – κλήση ΕΚΑΒ κ.λπ.). Από το σημείο αυτό και μετά, ο Security Manager ενεργοποιώντας το ΣΑΕΑ φέρει και την οργανωτική ευθύνη, συνεργαζόμενος με τα λοιπά τρίτα μέρη τα οποία έχουν και την ευθύνη ροής πληροφοριών. Η συνεργασία αυτή είναι δυνατό να περιλαμβάνει ενδεικτικά τα ακόλουθα, χωρίς απαραίτητα να περιορίζεται:
  1. Διάχυση δημόσιας πληροφόρησης.
  2. Προσδιορισμό αναγκών και πόρων, αλλά και συντονισμό των αιτημάτων διάθεσης πόρων.
  3. Συντονισμό της υλικοτεχνικής υποδομής, απαραίτητης να στηρίξει τις παρεχόμενες υπηρεσίες αντιμετώπισης του έκτακτου φαινομένου.
• Α3. Κεντρικός συντονισμός και διεύθυνση.
  Αυτός ο τρόπος διαχείρισης (αντίδραση επιπέδου ΙΙΙ) χρησιμοποιείται όταν μεγάλης έκτασης έκτακτη ανάγκη ή καταστροφή (π.χ. φυσικά φαινόμενα, ανθρωπογενή αίτια) καθιστά το σύνολο αδύνατο να λειτουργήσει αποτελεσματικά, με οποιονδήποτε από τους άλλους τρόπους. Σε αυτήν την κατάσταση ενεργοποιείται το ΣΑΕΑ, αλλά ο συντονισμός και η διεύθυνση όλων των δραστηριοτήτων καθορίζεται από κεντρική δημόσια αρχή.

Β. Περίοδοι διαχείρισης έκτακτης ανάγκης.
Η διαχείριση καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, γενικά περιλαμβάνει τρία στάδια δραστηριότητας:

• B1. Περίοδος πριν το έκτακτο συμβάν.
  Το ΣΑΕΑ υφίσταται, είναι επικαιροποιημένο, διατίθενται οι αντιστοιχούντες πόροι (έμψυχο και άψυχο δυναμικό) και με τη συνδρομή πολλαπλών πηγών πληροφόρησης υλοποιούνται οι απαραίτητες ενέργειες επαγρύπνησης ή αύξησης της ετοιμότητας.
• Β2. Περίοδος κατά τη διάρκεια του συμβάντος.
  Όταν μια απειλητική κατάσταση εξελίσσεται, ο Security Manager θέτει σε λειτουργία τις αντίστοιχες προβλεπόμενες από το ΣΑΕΑ ενέργειες. Ανεξάρτητα με το μέγεθος και την ένταση του συμβάντος, όλες οι ενέργειες (π.χ. οριζόντια εκκένωση γραφείων) πρωταρχικό στόχο έχουν τη διαφύλαξη της ζωής και μετά την προστασία της ιδιοκτησίας (ασφάλεια προσωπικού και υλικού).
• Β3. Περίοδος μετά το συμβάν.
  Είναι η περίοδος κατά την οποία πρακτικά – και εφόσον είναι δυνατόν – αποκαθίσταται η κανονική επιχειρηματική ροή του συνόλου. Η βοήθεια για την αντιμετώπιση καταστροφών ή πληγέντων στην περιοχή, συντονίζεται μέσω της δημόσιας αρχής. Αν έχουν επισυμβεί σημαντικές ζημιές, η αντίστοιχη ομάδα διαμορφώνεται για το συντονισμό σχεδιασμού και λήψης αποφάσεων.

Σκεπτικό Δόμησης ΣΑΕΑ
Τα δεδομένα και οι ενότητες που παρουσιάζονται στο Σχέδιο Διαχείρισης Εκτάκτων Αναγκών, θεωρητικά και πρακτικά (μέσω άσκησης) καλύπτουν το πλήρες φάσμα της αντιμετώπισης καταστάσεων εκτάκτου ανάγκης – από ήσσονος συμμετοχής και σημασίας (αντίδραση επιπέδου Ι), κλιμακούμενου μέχρι τη συνολική συμμετοχή (αντίδραση επιπέδου ΙΙ & ΙΙΙ). Για κάποιες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης είναι πιθανό να έχουν συσσωρευτεί πρόδρομες ενδείξεις, παρέχοντας εφόσον αναλυθούν προσεκτικά, έγκαιρη προειδοποίηση, επομένως και ουσιαστικότερη αντιμετώπιση όταν και όπως συμβούν. ¶λλες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης με ελάχιστη ή καθόλου προειδοποίηση, απαιτούν συχνά την κινητοποίηση και δέσμευση των πόρων του συνόλου λίγο πριν, με την εκδήλωση ή μετά την εκδήλωση της κατάστασης έκτακτης ανάγκης. Όλα τα διαθέσιμα στοιχεία (πόροι) του συνόλου σχεδιάζονται έτσι ώστε να ανταποκριθούν άμεσα και αποτελεσματικά σε προβλέψιμες ή μη καταστάσεις και περιλαμβάνουν την παροχή και χρήση αμοιβαίας βοήθειας.
Το ΣΑΕΑ κάθε επιχειρηματικού συνόλου έχει κοινοποιηθεί προς όλους, λειτουργεί αμφίδρομα, περιγράφει λειτουργίες και δραστηριότητες και καθορίζει τομείς ευθύνης για όλους. Το ΣΑΕΑ ως οδηγός, αποτελεί απλώς μια "δεύτερη σκέψη" για πολλές επιχειρήσεις – αλλά πιστέψτε με, σε περίπτωση που "κάτι τύχει" και δεν υπάρχει, είναι σίγουρο ότι δια της λογικής και όχι δια της εις άτοπον απαγωγής, ο ιδιοκτήτης ή ο διευθύνων το σύνολο, αυθορμήτως θα αναγνωρίσει και απαριθμήσει όλα τα μέτρα που έπρεπε να πάρει αλλά δεν πήρε. Ο θυμόσοφος Έλληνας, ορθά αποτυπώνει την έκτακτη ανάγκη με τον επιθετικό προσδιορισμό "η κακιά ώρα". Πέρα από την πάντοτε επικαιροποιημένη λίστα επαφών, η συνεχής αξιολόγηση των διαδικασιών αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης είναι εκ των ουκ άνευ, προκειμένου να διασφαλισθεί η ύπαρξη σφαιρικής πολιτικής, η οποία είναι έτοιμη να τεθεί σε ισχύ όποτε απαιτηθεί ανάγκη αντιμετώπισης.
Θέματα που το ΣΑΕΑ – ενδεικτικά και σε πλήρη ανάλυση – πρέπει να καλύπτει, είναι:

• Αντιμετώπιση έκτακτων καταστάσεων κατά τις μη εργάσιμες ώρες.
  Στο κτίριο που στεγάζεται η επιχείρηση της οποίας είστε ο Security Manager, πιθανό να υπάρχουν ήδη εκπονηθείσες οδηγίες. Ζητήστε αντίγραφο προκειμένου να ενημερωθείτε, αναβαθμίστε το ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης και επικοινωνήστε το στους εργαζόμενους. Εφοδιαστείτε με τα αναγκαία τηλέφωνα όλων, συμπεριλαμβανομένων του διαχειριστή της ιδιοκτησίας, της εταιρείας χρηματοδοτικής μίσθωσης γραφείων, του ιδιοκτήτη κ.λπ.
• Φωτιά – Διαδικασίες εκκένωσης κτιρίου.
  Περιλαμβάνει τις διαδρομές εκκένωσης του κτιρίου και έναν κατάλογο για το πού βρίσκονται οι συναγερμοί σήμανσης πυρκαγιάς. Μπορείτε πιθανώς να πάρετε αυτές τις πληροφορίες από το διαχειριστή του κτιρίου σας (εάν έχετε). Προειδοποιήστε τους υπαλλήλους σας να μη χρησιμοποιήσουν ανελκυστήρες σε περίπτωση πυρκαγιάς. Επιπρόσθετα, στο κτίριό σας θα πρέπει να διεξάγετε / διεξάγουν τακτικό έλεγχο συναγερμού πυρκαγιάς καθώς και ασκήσεις εκκένωσης. Μπορείτε – και είναι απαιτητό – να διεξάγετε δικά σας γυμνάσια εγκατάλειψης κτιρίου, αυξάνοντας έτσι την ετοιμότητα αλλά και την ασφαλή αντίδραση των εργαζομένων στην εταιρεία.
• Ατύχημα / Σοβαρός τραυματισμός / Ασθένεια / Διαδικασίες.
  Πρέπει να υπάρχει τουλάχιστον κουτί πρώτων βοηθειών στη διάθεση όλου του προσωπικού και θα πρέπει οι εργαζόμενοι να είναι ενήμεροι της ύπαρξής του και επιπρόσθετα να περιγράφεται στον οδηγό. Αν κάποιος από τους εργαζόμενους έχει εκπαιδευθεί και πιστοποιηθεί στην παροχή πρώτων βοηθειών, η εν λόγω πληροφορία πρέπει ευκρινώς να αναγράφεται και να είναι σαφώς ορατή στο κουτί πρώτων βοηθειών. Σε περίπτωση μη ύπαρξης εκπαιδευμένου και πιστοποιημένου υπαλλήλου σε θέματα παροχής πρώτων βοηθειών, οφείλετε να ορίσετε τουλάχιστον έναν υπάλληλο προκειμένου να εκπαιδευθεί και πιστοποιηθεί. Προσπαθήστε οι εργαζόμενοι να αφομοιώσουν την έννοια "αντιδρώ όπως προβλέπεται", ώστε σε περίπτωση επείγοντος ή έκτακτου περιστατικού να λειτουργούν σαν η αντίδραση αυτή να είναι δεύτερη φύση τους.
• Τηλέφωνα έκτακτης ανάγκης.
  Στο τμήμα αυτό του ΣΑΕΑ θα πρέπει να υπάρχουν οι αριθμοί μη-έκτακτης ανάγκης της αστυνομίας, πυροσβεστικής και νοσοκομείων. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται και οι αριθμοί έκτακτης ανάγκης και να μην αποθαρρύνονται οι εργαζόμενοι να χρησιμοποιούν αριθμό έκτακτης ανάγκης. Θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται και οι αριθμοί κλήσης των εργαζόμενων που καλούνται (ανάκληση) σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
• Διαδικασίες Αντιμετώπισης Φυσικών Καταστροφών.
  Περιλαμβάνονται πληροφορίες σχετικά με το πώς λειτουργεί η επιχείρηση σε περίπτωση μιας καταιγίδας, σε περίπτωση σεισμού ή σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση, όπου η λειτουργία της επηρεάζεται από άλλες σοβαρές καιρικές συνθήκες. Πρέπει να έχετε προνοήσει για τη διαδικασία ανοίγματος ή κλεισίματος των γραφείων σε περίπτωση κακοκαιρίας.
  Η ύπαρξη τηλεφωνικής γραμμής ενημέρωσης των εργαζόμενων σε αυτές τις περιπτώσεις, συμβάλλει στην εμπέδωση της σχέσης εμπιστοσύνης και στην εδραίωση της πεποίθησης του εργαζόμενου ότι η ασφάλεια και η υγιεινή έχουν πρωτεύοντα ρόλο και παράλληλα συμβάλλουν στην ενίσχυση της έξωθεν καλής μαρτυρίας.
• Διαδικασίες Ελέγχου / Καταγραφής Επισκέπτη.

Είναι πιθανό να υπάρχουν ήδη διαδικασίες ασφάλειας (επίδειξη ταυτότητας και καταγραφή στοιχείων) στις οποίες να προβλέπεται ο τρόπος και ο χρόνος επισκεψιμότητας στο κτίριο. Προσαρμόστε τις στις δικές σας ιδιαιτερότητες και απαιτήσεις.
Σε αυτό το σημείο πρέπει να προσέξουμε ιδιαίτερα τα εξής. Έχετε αποφασίσει και εσείς να εφαρμόσετε επίδειξη ταυτότητας ή διαβατηρίου και καταγραφή στοιχείων για κάθε επισκέπτη, δηλαδή με τον τρόπο αυτό να εξακριβώνετε το αληθές των στοιχείων του επισκέπτη και κατόπιν να καταχωρούνται τα στοιχεία αυτά στο ημερήσιο δελτίο επισκέψεων της επιχείρησης. Το εν λόγω ημερήσιο δελτίο επισκέψεων σε έγγραφη μορφή είναι δεδομένο ότι φυλάσσεται στο αρχείο της εταιρείας και δεν χρησιμοποιείται για οποιοδήποτε άλλο σκοπό ή συσχέτιση και καταστρέφεται μετά από κάποια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Ενώ τα παραπάνω στοιχεία ταυτότητας ή διαβατηρίου αποτελούν απλά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του υποκειμένου τους (Ν. 2472/1997 άρθρο 2 στοιχεία α΄ & β΄), η καταγραφή των στοιχείων αυτών συνιστά επεξεργασία επίμαχων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο στοιχείο δ΄ του ίδιου άρθρου (Α.Π.Δ.Π.Χ. Γ/ΕΞ/7074/19-12-2008).
Επομένως, η εταιρεία της οποίας είστε Security Manager έχει προβεί στη σύσταση και λειτουργία αρχείου επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων και θεωρείται (η εταιρεία) υπεύθυνη επεξεργασίας, παραβαίνοντας τις διατάξεις του άρθρου 6 του Ν. 2472/1997.
Μόνο με την επίκληση συγκεκριμένου περιστατικού εξαιρετικού χαρακτήρα και μετά από άδεια της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ή την επίκληση της ειδικής νομοθεσίας (π.χ. ISPS Code, ΕΚΑΠΑ, ΕΚΒΑ) που προβλέπει τη λήψη ειδικών μέτρων ασφάλειας, είναι δυνατή η εφαρμογή της εν λόγω διαδικασίας.
Ηπιότερα μέτρα και πάντα με βάση την Οδηγία 1122/26.09.2000 της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, είναι αυτά της εγκατάστασης κλειστών κυκλωμάτων τηλεόρασης στις εισόδους της εταιρείας σας.

• Απειλή βόμβας / Διαδικασίες.
  Πριν γίνει οποιαδήποτε εγγραφή στο τμήμα αυτό του ΣΑΕΑ, επικοινωνήστε με τις αρχές και ζητήστε συμβουλές και βοήθεια για το πώς και τι. Επιπρόσθετα, υποβάλλετε αίτημα επισήμως, ώστε αρμόδιος αξιωματούχος της δημόσιας αρχής να πραγματοποιήσει ενημέρωση των εργαζομένων στο χώρο σας, για το εν λόγω θέμα.
  – Σημείωση: Αυτή η ενότητα παρέχει γραπτές οδηγίες για το πώς εκτελούνται ορισμένες δραστηριότητες και έχει ως στόχο την καθοδήγηση και την υποστήριξη των εργαζόμενων κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους.

Όταν απαιτείται, μπορεί να υπάρχουν αποκλίσεις από αυτές τις γραπτές οδηγίες. Αποκλίσεις που οφείλονται σε αλλαγές στο προσωπικό, στις πολιτικές, στην ερμηνεία, στο ισχύον δίκαιο ή απλά σε εξέλιξη της ίδιας της διαδικασίας. Οι οδηγίες αυτές μπορεί να αλλάξουν οποιαδήποτε στιγμή. Οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται κατά την επανεξέταση της οδηγίας, περιοδικά, να προτείνουν αλλαγές στην οδηγία προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν οι διαφορές μεταξύ της οδηγίας και των σε ισχύ πρακτικών.
Η παραπάνω σημείωση τίθεται απαραίτητα σε όλες τις οδηγίες / εγχειρίδια του Security Master Plan και φυσικά κατέχει περίοπτη θέση στο εισαγωγικό σημείωμα του σχεδίου ασφαλείας.

Του Γιάννη Κανάλη,
DiSPSc, CCO, CPO, SSMP, CPOI
Συντονιστής BECCA Ευρώπης