Project Management στο Security

Βήματα προς την επιτυχία!

Ενσωματώνοντας το project management σε έργα ασφάλειας προκύπτουν πολλά και σημαντικά θέματα προς εξέταση. Ακολουθεί λοιπόν ένας “οδικός χάρτης” που αφορά τις εταιρίες που υλοποιούν αντίστοιχα έργα, αλλά και τους υπεύθυνους ασφάλειας από την πλευρά του πελάτη σε κάθε επιχείρηση και οργανισμό για τη διαχείριση αυτών έργων.

Του Αριστοτέλη Λυμπερόπουλου

Η διαχείριση έργων (γνωστότερη και ως project management) σε κάθε τομέα αποτελεί πλέον εδώ και αρκετά χρόνια ένα διακριτό τομέα με μεγάλο επιστημονικό ενδιαφέρον, αλλά παράλληλα και πρακτικό αντίκτυπο, καθώς επηρεάζει στο μέγιστο βαθμό τον τρόπο υλοποίησης όλων των έργων. Πως μπορούν λοιπόν να επωφεληθούν τα στελέχη που ασχολούνται με τη διαχείριση των έργων ασφάλειας από τις εξελίξεις στον κλάδο του project management;

Η υλοποίηση ενός έργου (κατασκευαστικού, παροχής υπηρεσιών, παραγωγής προϊόντος ή οποιουδήποτε άλλου κλάδου) αποτελεί, ούτως ή άλλως, ένα σημαντικό επίτευγμα. Στην επιτυχημένη ολοκλήρωση των έργων ή ακόμα και στην αποτυχία της υλοποίησης βασίζεται η εξέλιξη του πολιτισμού καθώς όλα τα επιτεύγματα που χρησιμοποιούμε σήμερα βασίζονται σε αυτό που αποκαλούμε υλοποίηση ενός έργου. Όμως για την επιτυχημένη ολοκλήρωση των έργων δεν απαιτούνται μόνο οι τεχνικές δεξιότητες και γνώσεις που είναι απαραίτητες για το τεχνικό μέρος του έργου. Απαιτείται και ένας συντονισμός όλων αυτών των εμπλεκόμενων που μπορεί να διαθέτουν μεν τις τεχνικές γνώσεις για να υλοποιήσουν κάποια στοιχεία του έργου αλλά δεν μπορούν μόνοι τους να ολοκληρώσουν το σύνολο του εγχειρήματος. Προσπαθήστε να φανταστείτε μια ορχήστρα χωρίς το μαέστρο όπου όλοι οι μεμονωμένοι συντελεστές γνωρίζουν καλά το αντικείμενο τους, αλλά θα ήταν αδύνατο να βγάλουν αυτό το αποτέλεσμα χωρίς την παρουσία του μαέστρου. Εκλαϊκευμένα, θα μπορούσαμε να παρομοιάσουμε τον project manager ενός έργου με το μαέστρο μιας ορχήστρας και την επιστήμη του project management με το εργαλείο του οποίου στόχος είναι η εναρμόνιση όλων των συντελεστών για την υλοποίηση ενός έργου…

Εδώ όμως υπεισέρχεται η πρώτη θεμελιώδης απορία. Τι ορίζουμε ως έργο ή ως project; Ξεκινώντας από την κατανόηση αυτής της θεμελιώδους έννοιας μπορούμε να αποσαφηνίσουμε πολλά ερωτηματικά και να γλυτώσουμε από πολλές παρερμηνείες. Ως έργο ορίζουμε ένα προσωρινό εγχείρημα με σκοπό τη δημιουργία ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Τι σημαίνει προσωρινό; Ότι έχει αρχή και τέλος. Είναι δύο έννοιες πολύ σημαντικές για την κατανόηση της έννοιας αλλά και την ουσιαστική εμβάθυνση στο ρόλο του project management. Κάθε project οφείλει να έχει αρχή και τέλος. Αλλιώς είναι μια επαναλαμβανόμενη υπηρεσία ή διαδικασία. Μια πιο αναλυτική ερμηνεία της έννοιας του έργου είναι ότι πρόκειται για ένα συγκεκριμένο σύνολο δραστηριοτήτων που επιλέγονται σε συνδυασμό με τη χρήση καθορισμένων πόρων (άνθρωποι, υλικά, μηχανήματα κ.α) με σκοπό την υλοποίηση των προκαθορισμένων στόχων.

Η διαχείριση έργων (project management) είναι ο κλάδος που ασχολείται σε πρακτικό επίπεδο με τη διαχείριση όλων αυτών των θεμάτων τα οποία σχετίζονται με την επιτυχή υλοποίηση ενός έργου (χρονικός προγραμματισμός, οικονομική διαχείριση, απασχόληση ανθρώπων, εκτέλεση παραγγελιών κ.α). Τις τελευταίες δεκαετίες έχει εξελιχθεί και σε έναν αυτοτελή επιστημονικό κλάδο. Σκοπός είναι η αξιοποίηση όλων των εμπειριών που προκύπτουν από τη διαχείριση των έργων να μετουσιώνονται με έναν τεκμηριωμένο τρόπο σε μεθοδολογίες και στη συνέχεια να αξιοποιούνται και πάλι στο πεδίο των έργων.

Η διαχείριση ενός έργου λοιπόν είναι εκείνη που διασφαλίζει την επιτυχή υλοποίηση του σύμφωνα με το παρακάτω τρίγωνο του οποίου οι τρεις πλευρές συνθέτουν το μυστικό επιτυχίας: Κόστος, Χρόνος, Ποιότητα.

Οι τρεις αυτοί παράμετροι αποτελούν πάντα το βασικό κριτήριο για την αξιολόγηση ενός έργου. Αυτό που πρέπει να έχουμε στο νου μας είναι ότι τις περισσότερες φορές οι πλευρές του τριγώνου δεν είναι ίδιες. Δηλαδή, ότι στα περισσότερα έργα οι τρεις αυτοί συντελεστές δεν έχουν την ίδια βαρύτητα και την ισορροπία μεταξύ αυτών θα πρέπει να την αποτυπώνει και να τη διασφαλίζει σε όλη την εξέλιξη του έργου ο project manager.

Project management σε έργα ασφάλειας

Τα έργα ασφάλειας, είτε είναι μια απλή τοποθέτηση ενός μεμονωμένου συστήματος ασφάλειας, είτε η εγκατάσταση πιο πολύπλοκων συστημάτων, είναι πολύ ξεκάθαρο ότι εντάσσονται και αυτά στην κατηγορία των έργων που υπόκεινται στους βασικούς κανόνες του project management. Όσο πιο γρήγορα το αντιληφθούν αυτό οι εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση αυτών των έργων τόσο μεγαλύτερα οφέλη θα αποκομίσουν. Τα οφέλη θα είναι πολλά για όλους τους stakeholders. Είτε αυτοί είναι εγκαταστάτες, είτε είναι στελέχη ασφαλείας των οργανισμών που θα χρησιμοποιήσουν τα συστήματα ασφάλειας.

Οι εγκαταστάτες θα μπορέσουν να παρακολουθούν με καλύτερο έλεγχο τα έργα που υλοποιούν και να διαπιστώνουν τι πόρους χρειάζονται, που υπάρχουν οικονομικές αποκλίσεις και πως μπορούν να ελέγχουν το χρονοδιάγραμμα, ώστε να μπορούν να ανταποκριθούν στις συμβατικές τους υποχρεώσεις και να μην κινδυνεύουν από την επιβολή ποινικών ρητρών για ενδεχόμενες καθυστερήσεις.

Πολύ σημαντική όμως είναι η χρήση μεθόδων project management και για τους τελικούς χρήστες που είναι τα στελέχη των τμημάτων ασφάλειας των οργανισμών. Διότι αυτοί οφείλουν να μπορούν να παρακολουθούν τα έργα που υλοποιεί ο οργανισμός τους σε επίπεδο χρονικού, οικονομικού προγραμματισμού αλλά και σε επίπεδο ποιότητας. Ειδικά δε, όταν αναφερόμαστε σε μεγάλους οργανισμούς που πιθανώς να τρέχουν πολλά έργα μαζί τότε η ενσωμάτωση μεθόδων project management είναι αναπόφευκτη και μπορεί να βοηθήσει στην ύπαρξη μιας εποπτικής εικόνας όλων των παράλληλων project που τρέχουν παράλληλα.

Ενσωματώνοντας το project management

Όλα τα παραπάνω ακούγονται πολύ ωραία και ελκυστικά. Το ζήτημα είναι πως μπορούν να υλοποιηθούν και από που θα ξεκινήσει κάποιος που πιθανώς να μην έχει ιδιαίτερες γνώσεις project management ενώ μπορεί να είναι πολύ καλός στο τεχνικό αντικείμενο της εργασίας του. Καταρχάς, όλοι οι εμπλεκόμενοι οφείλουν να αντιληφθούν και να κατανοήσουν πολύ καλά αυτό που αναφέρθηκε στις πρώτες ενότητες του άρθρου. Ότι κάθε project έχει αρχή και τέλος. Αυτό αποτελεί ένα δομικό στοιχείο που καθορίζει την υλοποίηση ενός έργου και το ξεχωρίζει από άλλες εργασίες που εμπίπτουν στον ορισμό των επαναλαμβανόμενων διαδικασιών όπως είναι η κατασκευή ενός προϊόντος.

Η συνειδητοποίηση ότι το έργο ορίζεται από μια αρχή και ένα τέλος είναι αυτό που θα βοηθήσει όλους να αποφύγουν την παγίδα μιας αέναης και επαναλαμβανόμενης κατάστασης που δεν οδηγεί πουθενά. Υπάρχουν πάρα πολλά παραδείγματα παρόμοιων εγχειρημάτων που δεν οριοθετήθηκαν από μια αρχή και ένα τέλος και τελικά φτάσαμε σε ένα σημείο να μην γνωρίζει κανείς ποια είναι η λειτουργική τους κατάσταση, πόσα λεφτά κόστισαν και πόσοι ασχολήθηκαν με αυτό το εγχείρημα.

Τι σημαίνει όμως στην πράξη αρχή και τέλος; Ας ξεκινήσουμε από την αρχή. Πάντα θα πρέπει να υπάρχει μια αρχική συνάντηση, το επονομαζόμενο kick-off meeting. Είναι η πρώτη συνάντηση στην οποία συναντιούνται οι άνθρωποι που θα τρέξουν το συγκεκριμένο project και θα ορίσουν τους βασικούς στόχους και το πλαίσιο στο οποίο πρέπει να κινηθούν. Είναι απαραίτητο να συμμετάσχουν όλοι όσοι έχουν ένα κύριο ρόλο στην εξέλιξη του έργου. Αυτό δεν σημαίνει όμως ότι στην πρόοδο του έργου δεν μπορούν να προστεθούν και κάποια άλλα μέλη.

Ως απόρροια του kick-off meeting θα πρέπει να προκύψει ένα κείμενο στο οποίο να περιγράφονται οι προσδοκίες και οι απαιτήσεις που υπάρχουν από το συγκεκριμένο έργο. Είναι το περίφημο User Requirements Document (URS) στο οποίο θα πρέπει να αναλυθεί ο σκοπός και ο στόχος του project και πως θα υλοποιηθεί. Μπορεί σε πρώτη φάση – και για να μην αναλωθούμε σε περιττές λεπτομέρειες που ίσως δεν είναι ακόμα γνωστές σε αυτή την πρώιμη φάση, – το συγκεκριμένο εγχειρίδιο να είναι πιο περιεκτικό και να μην αναλύει κάθε πτυχή του έργου. Είναι ουσιαστικά μια σύνοψη του URS που πρέπει οπωσδήποτε να συνταχθεί στις επόμενες φάσεις του έργου. Σε αυτή την περίπτωση το εγχειρίδιο ονομάζεται User Requirement Brief (URB).

Τα δύο αυτά εγχειρίδια θα πρέπει να συνυπογραφούν από όλους τους stakeholders του έργου και αποτελούν τη βάση πάνω στην οποία θα υλοποιηθεί το έργο. Είναι προφανές ότι στην εξέλιξη ενός έργου -ειδικά αν αυτό είναι μεγάλο και πολύπλοκο- μπορούν να επέλθουν αλλαγές αλλά και αυτές θα πρέπει να διατυπώνονται με ξεκάθαρο τρόπο και να τεκμηριώνονται γραπτώς με τα επονομαζόμενα change orders.

Καθορίσαμε μεν τα δύο πρώτα θεμελιώδη βήματα για κάθε έργο που δεν είναι άλλα από το kick off meeting και τη συγγραφή ενός εγχειριδίου προδιαγραφών και απαιτήσεων από το συγκεκριμένο έργο, είτε με τη μορφή του πιο εκτεταμένου URS είτε με τη μορφή πιο συμπυκνωμένου URB. Όμως εξίσου σημαντικό είναι να καθορίσουμε και τους δύο βασικούς συμμετέχοντες (stakeholders) σε κάθε μορφή έργου. Πρόκειται για τους project owner και project manager.

Ο πρώτος είναι εκείνος που ενδιαφέρεται για το σκοπό του project και ουσιαστικά θα εκμεταλλευτεί από το όφελος όταν ολοκληρωθεί. Μπορεί να είναι ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης ή σε περιπτώσεις μεγαλύτερων οργανισμών ο CEO της επιχείρησης ενώ αυτό το ρόλο μπορεί επίσης να τον αναλάβει ο Διευθυντής Ασφάλειας του Οργανισμού. Ο project owner καθορίζει το στόχο και το σκοπό και είναι εκείνος που μπορεί να επιφέρει ουσιαστικές αλλαγές στο σκοπό ενός project ή και να το ακυρώσει αν επιθυμεί.

Ο project manager είναι ο εκπρόσωπος του project owner και είναι εκείνος που αναλαμβάνει να τρέξει το project, συντονίζοντας όλους τους υπόλοιπους stakeholders (εξωτερικούς και εσωτερικούς) και τέλος είναι υπόλογος απέναντι στον project owner για την υλοποίηση του project σύμφωνα με το προαναφερόμενο τρίγωνο (ποιότητα, χρόνος, κόστος). Μπορεί σε κάποιες μικρές εταιρείες να ταυτίζονται οι ρόλοι του project owner και του project manager. Στη συντριπτική πλειοψηφία όμως είναι εντελώς διακριτοί ρόλοι.

Σε μεγάλους οργανισμούς το ρόλο του project manager μπορεί να τον αναλαμβάνει ένας μηχανικός ή ένα στέλεχος της Διεύθυνσης Ασφάλειας. Ο ρόλος του όμως είναι θεμελιώδης. Χωρίς αυτόν ουσιαστικά χάνεται η έννοια του project management. Έστω ότι θέλουμε να υλοποιήσουμε ένα νέο σύστημα επιτήρησης για τους χώρους ενός οργανισμού. Ο project manager είναι υπεύθυνος για τη συγγραφή του τεύχους απαιτήσεων και τη σύνταξη των προδιαγραφών στις οποίες θα περιλαμβάνονται και τα layout των χώρων στις οποίες θα τοποθετηθούν οι κάμερες. Θα προδιαγράψει τις κάμερες (ανάλυση, λειτουργία), τα μέσα αποθήκευσης και τον τρόπο διασύνδεσης. Είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με το τμήμα προμηθειών για τη συλλογή των προσφορών και την αξιολόγηση τους και τέλος για την εισήγηση ανάθεσης. Παράλληλα, οφείλει να συντονίσει και άλλα τμήματα όπως το νομικό τμήμα για τη σύνταξη της σύμβασης, το IT για την προετοιμασία των απαραίτητων δικτυακών υποδομών. Τέλος, θα πρέπει να παρακολουθεί το έργο στα διάφορα στάδια του, να λύνει θέματα που να προκύπτουν κατά την υλοποίηση του και τέλος να εκτελέσει τη διαδικασία παράδοσης σύμφωνα με όσα προβλέπονται στο τεύχος προδιαγραφών και τη σύμβαση. Όπως έχουμε αναφέρει και προηγουμένως ένα project οφείλει να έχει αρχή και τέλος. Εδώ λοιπόν φθάνουμε στο τελικό στάδιο της παράδοσης που είναι αναπόσπαστο στοιχείο ενός project και το οποίο σηματοδοτεί την επιτυχή ή ανεπιτυχή έκβαση ενός εγχειρήματος. Το στάδιο της παράδοσης σηματοδοτεί το τέλος του project και την αποδέσμευση των πόρων που ασχολούνται για την υλοποίηση του.

Τι σημαίνει στην πράξη διαδικασία παράδοσης σε ένα έργο ασφάλειας; Θα πρέπει μέσω τεκμηριωμένων δοκιμών να εξεταστούν όλα τα επιμέρους συστήματα. Παραδείγματος χάρη, θα πρέπει να δοκιμασθούν οι κάμερες, οι ανιχνευτές, τα μέσα αποθήκευσης και καταγραφής, οι καρταναγνώστες και να τεκμηριωθεί η ορθή λειτουργία τους σε σχετικά έντυπα. Εκτός όμως των μεμονωμένων εξαρτημάτων θα πρέπει να δοκιμασθεί και η συνολική λειτουργία του συστήματος και του λογισμικού ελέγχου ώστε να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις που έχουν τεθεί από τον project owner. Η διαδικασία παραλαβής είναι πολύ κρίσιμη για το project και διασφαλίζει και όλους τους εμπλεκόμενους.

Είναι άλλος ένας λόγος που αναδεικνύει τη σημασία του project management για όλους τους εμπλεκόμενους σε ένα έργο ασφάλειας είτε ανήκουν στην πλευρά των εγκαταστατών είτε στην πλευρά του ιδιοκτήτη. Οι εγκαταστάτες έχοντας τεκμηριωμένα έντυπα παραλαβής αλλά και όλα τα έντυπα μέσω των οποίων ζητιούνται κάποιες αλλαγές μπορούν να ζητήσουν το υπόλοιπο της αμοιβής τους και την ομαλή απεμπλοκή τους από το συγκεκριμένο έργο. Από την άλλη, οι εκπρόσωποι του κυρίου του έργου μέσω αυτών των δοκιμών μπορούν να διασφαλίσουν ότι παραλαμβάνουν ένα σύστημα το οποίο όντως λειτουργεί σύμφωνα με τα προβλεπόμενα, να εξοφλήσουν το υπόλοιπο του συμφωνημένου αντίτιμου, και φυσικά να εξετάσουν αν υπάρχουν υπερβάσεις στον αρχικό προϋπολογισμό και αν αυτές δικαιολογούνται.

Εργαλεία project management

Για την παρακολούθηση όλων αυτών των παραμέτρων υπάρχουν τεχνικές και εργαλεία. Η πιο σημαντική τεχνική είναι η χρήση του διαγράμματος Gantt το οποίο αποτελεί την πιο διαδεδομένη τεχνική παρακολούθησης ενός έργου. Στο διάγραμμα Gantt μπορούν να απεικονισθούν η αλληλουχία όλων των εργασιών για την υλοποίηση ενός έργου και η κατανομή των πόρων. Είναι το πιο σημαντικό εργαλείο για κάθε έναν που παρακολουθεί και επιτηρεί ένα έργο. Η γνώση του είναι θεμελιώδης σημασίας και χωρίς αυτό δεν μπορεί να υπάρξει αποτελεσματική παρακολούθηση ενός έργου.

Γνωρίζοντας πλέον τη χρήση του διαγράμματος Gantt υπεισερχόμαστε σε διάφορες τεχνικές προγραμματισμού ενός έργου. Υπάρχουν πολλές μεθοδολογίες για τη διαχείριση ενός έργου. Όλες είναι αποτελεσματικές , ωστόσο μερικές ενδείκνυνται περισσότερο για κατασκευαστικά έργα στα οποία μπορούμε να εντάξουμε και τα έργα που σχετίζονται με την ασφάλεια. Με διαφορά, η πιο διαδεδομένη είναι η χρήση του Critical Path (κρίσιμο μονοπάτι). Ως κρίσιμο μονοπάτι ορίζεται η μεγαλύτερη σε διάρκεια αλληλουχία εργασιών με την οποία διασφαλίζεται ο ελάχιστος χρόνος που είναι απαραίτητος για την ολοκλήρωση του έργου. Οι δραστηριότητες/ εργασίες που συνθέτουν το κρίσιμο μονοπάτι δεν επιδέχονται καμία καθυστέρηση ενώ οι μη κρίσιμες δραστηριότητες που δεν βρίσκονται στο κρίσιμο μονοπάτι έχουν τη δυνατότητα καθυστέρησης.

Όταν οι εργασίες έχουν σχεδιαστεί σωστά και απεικονίζονται σε ένα γράφημα Gantt, μπορούν να παρέχουν στον διαχειριστή έργου μια σαφή κατεύθυνση για το ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν σε δεδομένα χρονικά διαστήματα ώστε να ολοκληρωθεί το έργο εντός χρονοδιαγράμματος.

Παραδείγματος χάρη, η τοποθέτηση των καλωδίων σε ένα έργο από έναν ηλεκτρολόγο αποτελεί συνήθως κρίσιμη εργασία διότι η καθυστέρηση της θα επιφέρει καθυστέρηση στις επόμενες εργασίες (τοποθέτηση συσκευών) και άρα συνολική καθυστέρηση. Ενώ η εκπαίδευση των χειριστών στη πλατφόρμα ελέγχου μπορεί να αποτελεί μια δευτερεύουσα εργασία.

Όμως ο υπολογισμός του κρίσιμου μονοπατιού δεν αποτελεί μια τόσο εύκολη εργασία και πολλές φορές μια εργασία που θεωρούμε ότι είναι κρίσιμη μπορεί να μην ανήκει στο critical path.Ο υπολογισμός του κρίσιμου μονοπατιού αποτελεί μια επιστημονική εργασία και βασίζεται στη μέθοδο της δικτυωτής ανάλυσης.

Δεν είναι τόσο απλό αυτοί οι υπολογισμοί να υλοποιούνται στο χέρι από ανθρώπους που δεν έχουν και την απαραίτητη επιστημονική εξοικείωση. Για το λόγο αυτό, εδώ και αρκετά χρόνια έχουν εμφανισθεί στην αγορά εξειδικευμένα λογισμικά που κάνουν αυτήν την εργασία και αποτελούν πολύ σημαντικό βοήθημα σε όποιους καλούνται να χειρισθούν projects ανεξάρτητα από το μέγεθος τους και την πολυπλοκότητα τους.

Το γνωστότερο και επικρατέστερο είναι το MS Project που είναι πολύ φιλικό στη χρήση του και εύκολο στην εκμάθηση. Με τη χρήση αυτού του λογισμικού μπορεί κάποιος να εισαγάγει κάποιες όλες τις εργασίες που αποτελούν ένα project εγκατάστασης συστημάτων ασφάλειας και στη συνέχεια το λογισμικό σχεδιάζει αυτόματα το διάγραμμα Gantt αλλά υπολογίζει και το κρίσιμο μονοπάτι. Επίσης κάνει κατανομή πόρων ενώ είναι πολύ εύκολα παραμετροποιήσιμο ανάλογα με τους διάφορους περιορισμούς που θέτει ο χρήστης (συγκεκριμένη αλληλουχία εργασιών, υπολογισμό αργιών και Σαββατοκύριακων και άλλων παραμέτρων που σχετίζονται με τον οικονομικό και χρονικό προγραμματισμό ενός έργου).

Υπάρχουν και άλλα παρόμοια λογισμικά με το πιο γνωστό ίσως να είναι το Primavera που προορίζεται κυρίως για πολύ μεγάλα έργα και το χρησιμοποιούν μεγάλες τεχνικές εταιρείες που διαθέτουν ειδικά τμήματα Planning.

Τελευταία, έχουν εμφανιστεί και άλλα λογισμικά που εκτός του χρονικού και οικονομικού προγραμματισμού κάνουν και διαχείριση των εγγράφων που απαιτούνται σε ένα project όπως τα change orders ώστε να υπάρχει συνοπτικός έλεγχος όλου του project.

Το μόνο σίγουρο είναι ότι πλέον υπάρχουν όλες οι επιλογές ώστε κάποιος να μπορεί να προγραμματίσει ένα έργο χωρίς να διαθέτει τις επιστημονικές γνώσεις του Project Management αρκεί να αποφασίσει να ασχοληθεί με την εκμάθηση ενός από τα παραπάνω προγράμματα. Το MS Project αποτελεί πάντα την πρώτη και πιο διαδεδομένη επιλογή ώστε κάποιος να αποκτήσει την εξοικείωση με τη διαχείριση ενός έργου. 

Ικανότητες και δεξιότητες

Ένα έργο συστημάτων ασφάλειας – όπως και κάθε άλλο έργο – είναι συνήθως πολυσύνθετο με πολλές αστάθμητες παράμετροι που πρέπει να συνυπολογιστούν. O υπεύθυνος έργου οφείλει να διαθέτει τεχνικές δεξιότητες αλλά οπωσδήποτε να τις συνδυάζει και με κάποια χαρακτηριστικά που θα τον βοηθήσουν να υλοποιήσει το έργο. Αυτά τα χαρακτηριστικά ονομάζονται soft skills και δεν μαθαίνονται συνήθως με τους παραδοσιακούς τρόπους μάθησης. Είναι επίκτητα ή βελτιώνονται μέσω των εμπειριών και της συμμετοχής σε ειδικά σεμινάρια για τη βελτίωση των δεξιοτήτων soft skills.

Οι τεχνικές δεξιότητες που πρέπει να έχει ένας project manager για συστήματα ασφάλειας έχουν να κάνουν κυρίως με τη τεχνογνωσία πάνω σε θέματα του κλάδου ώστε να μπορεί να καθοδηγεί τους υφισταμένους και τα διάφορα συνεργεία και τη τεχνογνωσία πάνω σε τεχνικά θέματα διαχείρισης project, όπως αυτά που αναφέραμε προηγουμένως. Δηλαδή να έχει γνώση των μεθόδων διαχείρισης έργων (διάγραμμα Gantt και κατανόηση του Critical Path, να γνωρίζει καλά ένα σχετικό λογισμικό και να μπορεί να χειρίζεται την έγγραφη τεκμηρίωση ενός έργου (URS και URB, αιτήματα αλλαγών δηλαδή τα change orders και όλη τη σχετική αλληλογραφία).

Όμως τα soft skills είναι συχνά αυτά που κάνουν τη διαφορά και χαρακτηρίζουν ένα επιτυχημένο project manager. Θα πρέπει να διαθέτει ενσυναίσθηση, να διαχειρίζεται κρίσεις, να μετατρέπει τις αστοχίες που σίγουρα θα προκύψουν σε ευκαιρίες και να μπορεί να προβλέπει καταστάσεις ώστε να διορθώνει την πορεία του έργου.

Το σύνολο αυτών των χαρακτηριστικών συνθέτουν ένα αποτελεσματικό project manager. Στα έργα, η αποτελεσματικότητα παίζει πολύ σημαντικό ρόλο. Στο τέλος της ημέρας αυτό είναι που αξιολογείται. Αν το έργο έχει ολοκληρωθεί μέσα στο πλαίσιο που ορίζουν οι τρεις πλευρές του τριγώνου: Ποιότητα, χρόνος και κόστος.

Εδώ λοιπόν, η γνώση των βασικών αρχών του project management μπορούν να δώσουν τα στοιχεία που απαιτούνται για την επίτευξη αυτών των στόχων. Για όσους ασχολούνται με την παράδοση έργων είναι φανερό ότι σε ένα πολυδιάστατο και απαιτητικό περιβάλλον όπως το σημερινό δεν αρκεί πλέον η γνώση της τεχνολογίας των συστημάτων ασφαλείας για να είσαι επιτυχημένος είτε ως εγκαταστάτης είτε ως στέλεχος ασφάλειας σε έναν οργανισμό. Από τη στιγμή που ζούμε σε μια εποχή project–oriented και οι σύγχρονες απαιτήσεις επιβάλλουν τη προσέγγιση ενός έργου με όρους project management, οι βασικές γνώσεις σε αυτό το αντικείμενο δεν είναι απλώς επιθυμητές αλλά απαραίτητες.