Προδιαγράφοντας ένα έργο…η σημασία & η αξία

Πόσο σημαντικό είναι να μπορούμε να προδιαγράψουμε ακριβώς τι θέλουμε από ένα έργο ηλεκτρονικής ασφάλειας; Τι κερδίζουμε από αυτή τη διαδικασία και ποια είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε ;

Του Αριστοτέλη Λυμπερόπουλου

H πρακτική που ακολουθούνταν – τουλάχιστον στην πλειοψηφία των περιπτώσεων – όταν θέλαμε να προχωρήσουμε στην υλοποίηση ενός έργου ηλεκτρονικής ασφάλειας, οποιασδήποτε κατηγορίας, είτε CCTV, είτε συναγερμού, είτε access control ήταν να καλέσουμε τον προμηθευτή/εργολάβο/εγκαταστάτη με τον οποίο συνεργαζόμαστε, να συζητήσουμε μαζί του τα τελικά σημεία καθώς και τα σημεία κεντρικού ελέγχου και ύστερα να αναμένουμε μια προσφορά του. Οι πιο "υποψιασμένοι" συχνά καλούσαν και έναν δεύτερο προμηθευτή για να δώσει μια εναλλακτική προσφορά, βασιζόμενη στην προσφορά του πρώτου εργολάβου, απλώς και μόνο για να υπάρχει ένα μέτρο σύγκρισης. Ήταν μια τακτική που ακολουθούνταν όχι μόνο στα συστήματα ηλεκτρονικής ασφάλειας αλλά γενικότερα και σε πολλά κατασκευαστικά έργα κυρίως του ιδιωτικού τομέα.

Όμως αυτή η τακτική ήταν πηγή αρκετών προβλημάτων:

• Πρώτον, είναι δύσκολη η σύγκριση εναλλακτικών προσφορών διότι οι διάφοροι προμηθευτές πολλές φορές χρησιμοποιούν διαφορετικά υλικά ή άλλες μεθόδους εργασίας.
• Δεύτερον, στην φάση του έργου δημιουργούνται διενέξεις μεταξύ των εργολάβων και των επιβλεπόντων επειδή ακριβώς δεν έχει προσδιοριστεί με σαφήνεια το αντικείμενο του έργου.
• Τρίτον, πολλές φορές επειδή δεν έχουμε αποτυπώσει σε σχέδια και δεν έχουμε περιγράψει σε τεχνικές περιγραφές το σύστημα που θα κατασκευάσουμε, φτάνουμε στο τέλος του έργου να έχουμε στην διάθεση μας μια εφαρμογή που απέχει πολύ από τις απαιτήσεις μας.
• Τέταρτον, κάτι το οποίο έχουμε βιώσει όλοι όσοι εμπλεκόμαστε με αυτά τα έργα συχνά ανεβαίνει το τελικό κόστος του έργου σε τιμές πολύ μεγαλύτερες από τις προυπολογισμένες. Οπότε ερχόμαστε στην δυσάρεστη θέση να προστρέχουμε στην διοίκηση της εταιρείας προκειμένου να εγκρίνει την αναθεώρηση του εγκεκριμένου κονδυλίου.

Όλα αυτά όμως αντιμετωπίζονται σε ένα πολύ μεγάλο ποσοστό, αν εμείς ως χρήστες του έργου έχουμε την δυνατότητα να προδιαγράψουμε ακριβώς τι θέλουμε και πως το θέλουμε. Πολλοί ίσως έχουμε την λανθασμένη εντύπωση ότι και τώρα αυτό κάνουμε. Δηλαδή δίνουμε κάποια στοιχεία από τον εργολάβο και βάσει αυτών ζητάμε την προσφορά τους. Αυτή όμως είναι μια λανθασμένη προσέγγιση η οποία απέχει πολύ από την ολοκληρωμένη και ακριβή προδιαγραφή ενός έργου. Δεν φτάνει να πούμε σε έναν εγκαταστάτη παραδείγματος χάρη «Σε αυτά τα σημεία θέλω κάμερες τύπου PTZ, εδώ κάμερες σταθερές και εδώ θα γίνει το control room".

Για να προσεγγίσουμε την έννοια των ολοκληρωμένων προδιαγραφών ενός έργου θα πρέπει ίσως για μοναδική φορά να αντιγράψουμε τον τρόπο με τον οποίο ο Δημόσιος Τομέας μελετά και δημοπρατεί τα έργα του. Φυσικά χωρίς τις γραφειοκρατικές αγκυλώσεις ή οποιαδήποτε άλλα αρνητικά στοιχεία εμπεριέχονται σε αυτές τις διαδικασίες αλλά μόνο τα θετικά. Η σωστή δημοπράτηση ενός έργου ασφάλειας απαιτεί αρχικά να έχουν αποτυπωθεί με σαφήνεια οι προδιαγραφές. Όχι μόνο οι τεχνικές προδιαγραφές αλλά ακόμα και στοιχεία για τον τρόπο πιστοποίησης των λογαριασμών, τον τρόπο ελέγχου των εργασιών και τις διασφαλίσεις που θα έχει ο χρήστης του έργου όσο αφορά την εγγύηση του συστήματος μετά την παράδοση του (προσωρινή & τελική). Για να μπορούμε να ισχυριστούμε ότι έχουμε προδιαγράψει πλήρως ένα έργο ηλεκτρονικής ασφάλειας οφείλουμε να έχουμε στην διάθεση μας τα ακόλουθα:

• Λεπτομερή σχέδια υψηλής ποιότητας τα οποία θα είναι σε θέση να πληροφορήσουμε με ακρίβεια αυτόν που τα διαβάζει για όλες τις πτυχές του έργου
• Τεχνικές περιγραφές, στις οποίες θα περιγράφεται ο τρόπος εργασίας και οι προδιαγραφές όχι μόνο των βασικών εξαρτημάτων και συσκευών αλλά όλων των υλικών (τύπος καλωδίων, στήριξη καλωδίων, τρόπος όδευσης και κάλυψης τους).
• Φύλλο προυπολογισμού, στο οποίο θα αναγράφονται όλες οι επιμέρους εργασίες & προμήθειες και οι εκτιμώμενες ποσότητες. Σε κάθε σειρά θα υπάρχει κενή η τιμή για την συγκεκριμένη εργασία ανά μονάδα μέτρησης (μονάδα μήκους, τεμάχιο ή και κατά αποκοπή) την οποία και θα συμπληρώνει ο εργολάβος. Βάσει της μοναδιαίας τιμής και της συνολικής ποσότητας θα προκύπτει η τελική τιμή για κάθε εργασία. Η πρόσθεση όλων αυτών των τιμών θα βγάζει το συνολικό κόστος του έργου. Σε αυτό φυσικά δεν συμπεριλαμβάνονται οι απρόβλεπτες δαπάνες που μπορούν να εμφανιστούν κατά την διάρκεια ενός έργου. Όμως είναι χρήσιμο να υπολογίζονται στον προυπολογισμό ως ένα ποσοστό του κόστους των εργασιών. Συνήθως χρησιμοποιείται μια τιμή της τάξης του 10%.
• Αναλυτικό τιμολόγιο. Εδώ περιγράφονται αναλυτικά όλες οι εργασίες που εμφανίζονται στο φύλλο προυπολογισμού καθώς και η μοναδιαία τιμή τους. Το αναλυτικό τιμολόγιο δεν είναι υποχρεωτικό απλώς βοηθάει ακόμα περισσότερο στην αποσαφήνιση λεπτομερειών. Μπορεί φυσικά αυτή η περιγραφή να ενσωματωθεί στο φύλλο προυπολογισμού.
• Υπόδειγμα ιδιωτικού συμφωνητικού. Σε κάθε έργο που υπερβαίνει ένα ποσό, σύμφωνα με την φορολογική νομοθεσία, πρέπει να γίνεται και ένα ιδιωτικό συμφωνητικό μεταξύ των δύο αντισυμβαλλόμενων. Ομως εκτός από την τυπική νομοθετική απαίτηση είναι χρήσιμο εώς και απαραίτητο μέσα στο ιδιωτικό συμφωνητικό να περιγράφουμε το πλαίσιο μέσα στο οποίο θα κινηθεί το έργο. Δηλαδή, τους τρόπους πληρωμής και πιστοποίησης των εργασιών, την περίοδο μεταξύ προσωρινής και μόνιμης παραλαβής, τις διάφορες ποινικές ρήτρες για ενδεχόμενη καθυστέρηση.

Το σύνολο αυτών των εγγράφων αποκαλούνται ως τεύχη δημοπράτησης ενός έργου και έχοντας αυτά στην διάθεση μας μπορούμε να καλέσουμε περισσότερους εκ τους ενός εργολάβου/ προμηθευτή για να υποβάλλουν προσφορές για ένα συγκεκριμένο έργο. Ιδιαίτερη σημασία σε αυτήν την διαδικασία έχουν τα σχέδια, οι τεχνικές περιγραφές και τα φύλλα προυπολογισμού. Διότι βάσει αυτών διασφαλίζεται η εναρμόνιση των απαιτήσεων του χρήστη του έργου με αυτό που θα παραδοθεί από τον εργολάβο.

Τα οφέλη του χρήστη

Μπορεί ίσως αυτή η διαδικασία σύνταξης αυτού του φακέλου να φαίνεται χρονοβόρα και ότι σε αυτήν σπαταλούνται πόροι (ανθρωποώρες) που ίσως θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν σε κάποια άλλη δραστηριότητα, πιο παραγωγική. Ομως τα οφέλη που προκύπτουν είναι τόσο σημαντικά για όλα τα μέρη που εμπλέκονται σε ένα έργο:

• Γρήγορη λήψη προσφορών από εναλλακτικούς εργολάβους/ προμηθευτές. Εχοντας στην διάθεση του ο υπεύθυνος του έργου έναν ολοκληρωμένο φάκελο δημοπράτησης με ακριβείς προδιαγραφές μπορεί να πάρει μέσα σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα προσφορές από διαφορετικούς προμηθευτές. Οπότε για το ίδιο ακριβώς αντικείμενο έχει την δυνατότητα να μειώσει το κόστος του έργου. Τις περισσότερες φορές η μείωση του κόστους που πετυχαίνεται είναι τόσο σημαντική που εκπλήσσει ακόμα και έμπειρα στελέχη στον χώρο. Σε διαφορετική περίπτωση είναι σχεδόν αδύνατη η λήψη προσφορών για το ίδιο αντικείμενο. Διότι ο κάθε προμηθευτής προτείνει τα δικά στοιχεία όσον αφορά το συγκεκριμένο έργο με αποτέλεσμα να μην μπορούν να συγκριθούν οι προσφορές. Ενώ έτσι αποφεύγεται και το συχνό φαινόμενο του να έρθει ένα προμηθευτής με μια συγκεκριμένη πρόταση, στην συνέχεια ένας δεύτερος με μια διαφορετική πρόταση και στο τέλος ο υπεύθυνος για την λήψη των προσφορών να αναγκάζεται να έρχεται σε μια ατέρμονη επικοινωνία μεταξύ των προμηθευτών ώστε να φτάσει σε ένα κοινό τόπο όπου οι προσφορές θα μπορούν να συγκριθούν, όχι φυσικά απόλυτα αλλά ικανοποιητικά.
• Πολύ καλύτερη παρακολούθηση του έργου. Είναι προφανές ότι όταν υπάρχει μια ολοκληρωμένη μελέτη τότε το έργο μπορεί να παρακολουθείτα πολύ καλύτερα και μπορούν να διαπιστωθούν εγκαίρως πιθανές αστοχίες. Αυτό στην πράξη σημαίνει ότι υπάρχουν πολύ περισσότερες πιθανότητες το έργο να υλοποιηθεί μέσα στο προβλεπόμενα όρια, τόσο χρονικά όσο και κοστολογικά.
• Διασφάλιση της ποιότητας και των προδιαγραφών του παραδοτέου συστήματος. Συχνά υπάρχουν δυσάρεστες εκπλήξεις που θέτουν σε κίνδυνο την λειτουργία του συστήματος. Μια μελέτη που προδιαγράφει με ακρίβεια ένα σύστημα και τον τρόπο διασύνδεσης του ελαχιστοποιεί αυτόν τον κίνδυνο.
• Αποδέσμευση του οργανισμού από έναν προμηθευτή. Ολες οι εταιρείες επιθυμούν να συνεργάζονται με περισσότερους από έναν προμηθευτές. Ετσι και ανταγωνιστικότερες τιμές πετυχαίνουν αλλά και σε περίπτωση που ένας προμηθευτής για κάποιο λόγο σταματήσει την δραστηριότητα του δεν μένουν χωρίς εναλλακτική λύση.

Τα κέρδη των προμηθευτών

Από αυτήν όμως την διαδικασία, όσο και αν ακούγεται παράξενο, μπορούν να κερδίσουν και όσοι κινούνται στην αντίπερα όχθη. Δηλαδή οι προμηθευτές και οι εργολάβοι:

• Λαμβάνουν στη διάθεση τους μια ολοκληρωμένη μελέτη. Ετσι δεν χάνουν πολύτιμες εργατοώρες στην προσπάθεια να φανταστούν τι θέλει ο πελάτης τους. Απλώς διαβάζουν τα σχέδια και τις τεχνικές περιγραφές, επισκέπτονται τον χώρο και στην συνέχεια μπορούν μέσα σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα να υποβάλλουν τις προσφορές τους. Ακόμα και ως έντυπα προσφορών χρησιμοποιούν τα ήδη διαμορφωμένα έντυπα που υπάρχουν στο φάκελο δημοπράτησης.
• Ενα γενικό όφελος είναι ότι πλέον μπορούν να μπούν και άλλοι προμηθευτές με σοβαρές αξιώσεις στην διαδικασία υποβολής προσφορών. Αυτό ίσως είναι αρνητικό για τον υφιστάμενο συνεργάτη αλλά με αυτό τον τρόπο δίνεται μια γενικότερη ώθηση στην συγκεκριμένη αγορά. Ενώ από αυτήν την "άμιλλα" τελικά μπορούν να βγουν όλοι κερδισμένοι. Καθώς γίνονται ανταγωνιστικότεροι, αναβαθμίζουν τις υπηρεσίες που παρέχουν και μπορούν να διεκδικήσουν και άλλους πελάτες, διευρύνοντας τελικά τον κύκλο γνωριμιών τους.
• Οσο δυσάρεστες και ενοχλητικές είναι οι διενέξεις μεταξύ επιβλέποντων και εργολάβων κατά την εκτέλεση και παράδοση ενός έργου για την μία πλευρά τόσο δυσάρεστες είναι και για την άλλη. Ενα έργο που έχει προδιαγραφεί πλήρως συμβάλλει στην μείωση αυτών των δυσάρεστων φαινομένων και επιτρέπει την συγκέντρωση των προσπαθειών στην όσο το δυνατόν πιο άρτια τεχνικά υλοποίηση του.
• Ενας προμηθευτής έχοντας στην διάθεση του μια ολοκληρωμένη μελέτη μπορεί να προγραμματίσει ένα έργο σε πιο σωστή βάση. Εχει την δυνατότητα να κάνει σωστές παραγγελίες υλικών και άρα να εξασφαλίσει καλύτερες τιμές αλλά και ακριβέστερους χρόνους πάραδοσης.
• Πολύ σημαντικό είναι και η ύπαρξη ενός χρονικού προγραμματισμού σε ότι αφορά την υλοποίηση των διάφορων φάσεων του έργου αλλά και των πληρωμών. Η γνώση αυτών των δεδομένων βοηθάει στην δημιουργία σωστότερων χρηματοροών για την πλευρά του προμηθευτή. Ενα στοιχείο πολύ σημαντικό στην σημερινή εποχή όπου η ρευστότητα αποτελεί ένα φλέγον θέμα για όλες τις επιχειρήσεις.

Με στόχο την ποιότητα

Οφείλουμε λοιπόν όλοι να αντιληφθούμε ότι το να προδιαγράψει κάποιος ένα έργο με ακρίβεια και ολοκληρωμένα δεν είναι μια περιττή πολυτέλεια. Είναι μια απαίτηση της εποχής που συμβάλλει στην αναβάθμιση των έργων στον χώρο των συστημάτων ασφάλειας και στην αύξηση του επίπεδου προστασίας και θωράκισης των εγκαταστάσεων αλλά ταυτόχρονα και στην μείωση του κόστους. Για να το πετύχει όμως αυτό κάποιος δεν αρκεί να έχει απλώς τις τεχνικές γνώσεις που σε διαφορετικό βαθμό όλα τα στελέχη του χώρου διαθέτουν. Πρέπει να είναι σε θέση αυτές τις γνώσεις να τις αποτυπώνει σε μια μορφή που να μπορεί να γίνει κατανοητή και από έναν τρίτο. Ειδικά τα σχέδια οφείλουν να είναι ευανάγνωστα, περιποιημένα και να περιέχουν όλο το πλήθος των απαραίτητων λεπτομερειών. Αυτή είναι μια εργασία που απαιτεί τον χρόνο της και χρειάζεται συχνά εξειδικευμένο προσωπικό. Για το λόγο αυτό είναι χρήσιμο, και όταν δεν υπάρχει στην εταιρεία η αντίστοιχη δυνατότητα, να δίνεται η μελέτη σε ένα εξωτερικό γραφείο μελετών το οποίο φυσικά θα πρέπει να έχει την απαραίτητη τεχνογνωσία. Το αποτέλεσμα είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα επιβραβεύσει αυτήν την απόφαση. Ενώ και το κόστος για την εκπόνηση της μελέτης θα αποσβεσθεί από την ποιότητα του έργου αλλά και την μείωση του τελικού κόστους του. Φυσικά αυτό δεν σημαίνει ότι όλη αυτή η διαδικασία δεν μπορεί να υλοποιηθεί και εσωτερικά μέσα στην εταιρεία. Εδώ όμως η διοίκηση οφείλει να επενδύσει στην εκπαίδευση των ανθρώπων αλλά και στον εξοπλισμό με κατάλληλα προγράμματα (το μεγαλύτερο κόστος είναι τα σχεδιαστικά προγράμματα αν και σε αυτήν την κατηγορία υπάρχουν πολύ ικανοποιητικές λύσεις χαμηλού κόστους). Το σημαντικότερο όμως είναι να αντιληφθεί η διοίκηση ότι η εκπόνηση μιας μελέτης είναι μια σημαντική εργασία και όχι ένα πάρεργο που γίνεται στο περιθώριο άλλων καθημερινών εργασιών. Το κέρδος εδώ θα είναι διπλάσιο καθώς όλη τεχνογνωσία θα παραμείνει μέσα στην εταιρεία ενώ συνήθως οι μελέτες που πραγματοποιούνται από ανθρώπους που είναι κοντά και στην καθημερινή λειτουργία των συστημάτων είναι πιο εφαρμόσιμες και πιο αποτελεσματικές. Εϊναι σημαντικό και οφείλουμε να το αντιληφθούμε όλοι ότι πλέον έχουμε ξεφύγει από την εποχή του "πες μου τι θέλεις για να σου υποβάλλω μια προσφορά" και βρίσκόμαστε στην εποχή των ολοκληρωμένων μελετών και των αναλυτικών τευχών δημοπράτησης. Ας προσπαθήσουμε λοιπόν να το εφαρμόσουμε στο επόμενο έργο που θα χειριστούμε. Μπορεί η αρχή να είναι δύσκολη αλλά οι ωφέλειες είναι μεγάλες για όλες τις εμπλεκόμενες πλευρές.