Ωρομέτρηση προσωπικού & σύνδεση με ψηφιακή κάρτα εργασίας

Η ελληνική εφαρμογή ωρομέτρησης INTIME Business για περισσότερα από 25 χρόνια, εγκαθίσταται σε επιχειρήσεις κάθε μεγέθους στον πλέον νευραλγικό τομέα της Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού και αποτελεί βασικό εργαλείο της μισθοδοσίας αλλά και ενός ευρύτερου συνόλου πληροφοριών για τον έλεγχο και τον αξιόπιστο προγραμματισμό των εργασιών του τμήματος HR αλλά και της διοίκησης.

Γράφει η Ακριβή Κουβελιώτη

Executive Manager Assistant

Orbit Systems – www.orbitsystems.gr

 

 

 

 

Μισθοδοσία & Ωρομέτρηση

Η μισθοδοσία και η ωρομέτρηση αν και άρρηκτα συνδεδεμένα, είναι δυο έννοιες διαφορετικές.

Η εφαρμογή της ωρομέτρησης ελέγχει και παρακολουθεί τις παρουσίες του προσωπικού ενώ επεξεργάζεται τα χτυπήματα τους με ανάλυση των ωρών εργασίας τους, διαχειρίζεται τις άδειές τους προγραμματίζει τις βάρδιες όπου είναι αναγκαίο και εξάγει τα αποτελέσματα που χρειάζεται η εφαρμογή της μισθοδοσίας.

 Όλα στο ίδιο σακί;

Δύσκολο να χωρέσουν οι ιδιαιτερότητες και οι ανάγκες της κάθε επιχείρησης σε ένα “προκάτ” συμβατικό οικοδόμημα και αυτό είναι και το “στοίχημα” μιας εφαρμογής ωρομέτρησης. Δημιουργήσαμε λοιπόν μια εφαρμογή που προσαρμόζεται σε μεγάλο βαθμό στις ανάγκες σας και την εξελίσσουμε συνεχώς με βάση τις ζητήσεις των πελατών μας.

 Πλάνο εργασίας “με μια ματιά”

Σύμβολα και διαφορετικά χρώματα για να διαπιστώνουμε όντως “με μια ματιά” το δυναμικό της επιχείρησης.

Άμεσα, Αξιόπιστα, Εύκολα, έχετε την πληροφόρηση που θέλετε για τους εργαζόμενους της επιχείρησης (Παρόντες, Απόντες, σε άδεια ασθενείας, κ.ο.κ)

Με δυνατότητα άμεσης εικόνας παρουσιών, απουσιών/αδειών, ασυμφωνίες βαρδιών εργαζομένων, αλλά και πλήρη διαχείριση της καρτέλας του πλάνου για τροποποιήσεις και προσθήκες, το μηνιαίο ΠΛΑΝΟ εργασίας αποτελεί μια από τις σημαντικότερες λειτουργίες της εφαρμογής ωρομέτρησης.

Άδειες – Δικαιούμενες, αργίες, ημιαργίες, υπόλοιπα αδειών και ότι αφορά τις άδειες του προσωπικού, θα αποτελούν πλέον μια εύκολη και ελεγχόμενη διαδικασία

Για παράδειγμα, η απόδοση της άδειας γίνεται αυτόματα -βάσει των δικαιούμενων ημερών (πενθήμερη, εξαήμερη εργασία κ.ο.κ) ενώ σε περίπτωση υπέρβασης ή επικάλυψης θα εμφανιστεί απαγορευτική κόκκινη ένδειξη στην καρτέλα του εργαζομένου.

Πολλαπλά φίλτρα χρονικής περιόδου και ειδών άδειας, μας βοηθούν ώστε να πάρουμε τα αποτελέσματα που μας ενδιαφέρουν ανά πάσα στιγμή.

Βοηθητικά πεδία όπως, αριθμός και ημερομηνία αίτησης/απόφασης, ιατρικής γνωμάτευσης και άλλα στοιχεία, μας δίνουν χρήσιμες πληροφορίες για κάθε άδεια.

Εκτύπωση ανάλογου Εντύπου Απόφασης για την άδεια που πήρε ο εργαζόμενος, είναι διαθέσιμο με μια απλή εντολή μας.

Ώρες εργασίας – Διαχωρισμός σε Ημερήσια / Νυκτερινά ωράρια με διαχωρισμό των ωρών σε Κανονικές ώρες εργασίας, Υπερεργασίας, Υπερωρίες, κ.λ.π.

Αναλυτικά ημερήσια ή εβδομαδιαία και μηνιαία αποτελέσματα ανά εργαζόμενο, με καθορισμό φίλτρων σύμφωνα με τις ανάγκες μας, όπως υπερωρίες, νυκτερινά, μη εργάσιμες κ.ο.κ.

Βάρδιες (βάσει χρονοζώνης) – Υποστήριξη κυλιόμενων ωραρίων με διαχωρισμό εργαζομένων σε βάρδιες (χρονοζώνες) για την εξαγωγή των ορθών αποτελεσμάτων του χρόνου εργασίας.

Επίσημες αργίες – Το λογισμικό υπολογίζει αυτόματα τις επίσημες αργίες (ορθόδοξων κινητών εορτών, εθνικών αργιών και άλλων αργιών) με δυνατότητα να προσθέσουμε ή να αφαιρέσουμε αργίες ακόμα και σε συγκεκριμένες ομάδες εργαζομένων.
Εισαγωγή εντύπων – Εισάγετε το έντυπο/απόφαση κάθε είδους άδειας (αναρρωτική, γονική, τοκετού κ.ο.κ) και αρχειοθετήστε το για κάθε πιθανή χρήση

Δικαιολογημένες 2ωρες, 3ωρες απουσίες – Από πίνακα προ καταχωρημένων αιτιολογιών και με χαρακτηρισμό της απουσίας ως υπηρεσιακής ή προσωπικής, ο υπολογισμός της εργασίας μπορεί να γίνει με σύνθετα κριτήρια είτε βάσει ωρών εργασίας είτε βάσει ωραρίου.

Στοιχεία εργαζομένων – Τι μπορούμε να καταχωρήσουμε στην καρτέλα του προσωπικού;

1. Τα προσωπικά στοιχεία του εργαζόμενου και την φωτογραφία του (όνομα, επώνυμο κ.λ,π.)
2. Στοιχεία της ασφάλειάς του (ειδικότητα, αρ. μητρώου, ημερ/νια πρόσληψης – αποχώρησης)
3. Μισθοδοτικά στοιχεία (έτη προϋπηρεσίας, ημερομίσθιο, ωρομίσθιο, σύμβαση εργασίας, δικαιούμενες μέρες άδειες )
4. Επίπεδα και Χρονοζώνες πρόσβασης για τον έλεγχο της πρόσβασης όπου είναι αυτό αναγκαίο.
5. Απεριόριστα σχόλια και παρατηρήσεις

 Δικλείδες ασφαλείας – Το λογισμικό έχει ενσωματωμένες δικλείδες ασφαλείας (π.χ πλήκτρο επιβεβαίωσης τροποποίησης) ώστε να αποφευχθεί το ανθρώπινο λάθος.

Αποτελέσματα / Στατιστικά & Ραβδογράμματα – Μπορείτε να δημιουργήσετε τα αποτελέσματα που έχετε ανάγκη με επιλογή φίλτρων, Ημερήσια, Εβδομαδιαία ή Μηνιαία αλλά να χρησιμοποιήσετε και ήδη έτοιμες αναφορές πλήθους καταστάσεων όπως:

• δυναμικό δελτίο προσωπικού ημέρας (παρόντες, απόντες, σε ρεπό κ.λ.π.),
• ετήσια ημερολόγια παρουσιών και προγραμματισμού εργασίας
• καταστάσεις ανά τμήμα, ομάδα ή κλιμάκιο κ.α.

 “Μια εικόνα χίλιες λέξεις”

Η απεικόνιση πολλών καταστάσεων, σε μορφή ραβδογραμμάτων, δίνει στο τμήμα προσωπικού μια άμεση και ξεκάθαρη ματιά, ώστε να ερμηνεύσει γρήγορα και με ασφάλεια τα στατιστικά που το ενδιαφέρουν.

 

Πρόσθετες δυνατότητες εφαρμογής

Σύνδεση με Μισθοδοσία – Το λογισμικό INTIME Business μπορεί να συνδεθεί με όλα τα προγράμματα μισθοδοσίας της αγοράς με μεταφορά όλων των απαραίτητων στοιχείων (κανονικές ώρες εργασίας, υπερεργασία, υπερωρία κ.λ.π.)

“Δύο σε ένα” – Ωρομέτρηση και Έλεγχος Πρόσβασης – Η εφαρμογή υποστηρίζει και τον έλεγχο πρόσβασης με ενεργοποίηση κυπρί ή σειρήνας.

Αντίγραφα ασφαλείας βάσεων δεδομένων (BACKUP) – Αυτόματη λήψη αντιγράφων των βάσεων δεδομένων της εφαρμογής σε πραγματικό χρόνο και με καθορισμό περιοδικότητας π.χ ανά ημέρα. Μεταφορά των αντιγράφων σε FTP/NAS server ή άλλο μέσο αποθήκευσης δεδομένων.

Ασφάλεια λογισμικού – Η έναρξη της εφαρμογής γίνεται μόνο με την εισαγωγή του κωδικού χρήστη, με δυνατότητα εκχώρησης ρόλων (με καθορισμένα επίπεδα πρόσβασης ) ενώ λειτουργίες και χειρισμοί όπως άντληση στοιχείων ή προγραμματισμός τερματικών καταγράφονται στο ιστορικό.

 Ελληνικό προϊόν – Σε συμμόρφωση με GDPR

Το προϊόν αναπτύχθηκε και υποστηρίζεται στην Ελλάδα και είναι σύννομο με την ελληνική εργατική νομοθεσία και τον Ευρωπαϊκό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων GDPR.

 Σε σύνδεση με ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Με την εφαρμογή του μέτρου της ψηφιακής κάρτας εργασίας -όπου οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους- το ΙΝΤΙΜΕ Business αναβαθμίστηκε και υποστηρίζει την διασύνδεσή του.

 Σε σύνδεση με τερματικά ταυτοποίησης της ZKTeco

Σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης, μπορείτε να επιλέξετε ρολόγια προσωπικού με χρήση κάρτας εργαζομένου, βιομετρικά ή ανέπαφα, αλλά και με συνδυασμό περισσότερων μεθόδων ταυτοποίησης.

Το τμήμα ανάπτυξης της εταιρείας μας φρόντισε ώστε να συνδέσει το λογισμικό INTIME Business με τα αξιόπιστα τερματικά της ZKTeco, για την άμεση και απρόσκοπτη λειτουργία ενός ολοκληρωμένου συστήματος ωρομέτρησης.

 ΧΩΡΙΣ ΣΥΝΔΕΣΗ με τερματικά ταυτοποίησης

Σε επιχειρήσεις με μικρό αριθμό εργαζομένων ή ιδιαιτερότητες (απομακρυσμένη εργασία, χωρίς πρόσβαση σε internet, κ.α) προσφέρουμε εξειδικευμένες λύσεις για την αντιμετώπιση των ανάλογων καταστάσεων.

 Χρέωση ανά εργαζόμενο –CREDITS–

Χρέωση του λογισμικού ανά εργαζόμενο, με την μέθοδο της προαγοράς (credits) για όσο χρονικό διάστημα επιλέξετε. Τα credits πιστώνονται στον λογαριασμό σας και χρησιμοποιούνται έως εξαντλήσεώς τους. (Η μέθοδος αυτή είναι ιδιαίτερα συμφέρουσα σε επιχειρήσεις εστίασης, ξενοδοχειακές μονάδες ή επιχειρήσεις με μεταβαλλόμενο/εποχικό προσωπικό).

Με την αγορά των CREDITS, έχετε άμεσα ΕΓΓΥΗΣΗ & Τεχνική Υποστήριξη -μέσω διαδικτύου- σε κάθε πιθανό πρόβλημα που θα αντιμετωπίσετε (προβλήματα χειρισμού, σχεδιασμού αναφορών κ.ο.κ) αλλά και ΔΩΡΕΑΝ αναβαθμίσεις του λογισμικού ωρομέτρησης.

  

Η τεχνολογία είναι το πάθος μας αλλά η αφοσίωσή μας στην εξυπηρέτηση του πελάτη είναι η κινητήριος δύναμη μας από το 1985 έως και σήμερα.

Αναπτύσσουμε προϊόντα λογισμικού και εξειδικευμένες συσκευές προσφέροντας υπηρεσίες υψηλής ποιότητας με βαθιά τεχνογνωσία του αντικειμένου αλλά πρωτίστως με ήθος και σεβασμό στον πελάτη μας.