Lean Management: Αναπτύσσοντας ένα λιτό σύστημα διαχείρισης ασφάλειας

Μία από τις σύγχρονες τάσεις του σύγχρονου management είναι το επονομαζόμενο leanmanagement ή αλλιώς Λιτή Διαχείριση. Τι σχέση μπορεί όμως να έχει το leanmanagement με τον κλάδο της ασφάλειας;

 Εδώ και αρκετό καιρό η διαχείριση σε θέματα ασφάλειας ενός Οργανισμού έχει ξεφύγει από τη μονοδιάστατη προσέγγιση με την οποία αντιμετωπιζόταν στο παρελθόν. Πλέον έχει μετουσιωθεί σε μία από τις σημαντικές υποκατηγορίες του management και ορίζεται ως security management. Για το λόγο αυτό, οποιαδήποτε έννοια συζητιέται στο πλαίσιο εξέλιξης του management ως επιστημονικού κλάδου αλλά και ως πρακτικού εργαλείου διαχείρισης των επιχειρήσεων, είναι εύλογο ότι επηρεάζει και το χώρο του security management. Το lean management ή λιτή διαχείριση προέρχεται από το χώρο της Ολικής Διαχείρισης Ποιότητας (Total Quality Management- TQM).

Ιστορική αναδρομή
Μερικές από τις σημαντικότερες αλλαγές που έγιναν γενικά στον κλάδο του management οφείλονται στην Toyota. H μετεξέλιξή της από μια μικρή εταιρεία σε μία από τις μεγαλύτερες αυτοκινητοβιομηχανίες του κόσμου, οφείλεται στην προσήλωσή της στις αρχές της ποιότητας (Quality oriented). Αυτή η επιτυχία της οδήγησε πολλούς ερευνητές να ασχοληθούν με τις πρακτικές που ακολούθησε ο Ιαπωνικός γίγαντας και βάσει αυτών να προτείνουν μεθοδολογίες management, με σκοπό να επιτευχθούν παραπλήσια αποτελέσματα με αυτά που οδήγησαν την Toyota στην κορυφή. Μερικές από αυτές είναι το 6 Sigma, το Continuous Process Improvement και φυσικά το Least Waste Way, εξίσου γνωστό και ως Lean Management. Σε επόμενα τεύχη του Security Manager θα εξετάσουμε και τις υπόλοιπες μεθοδολογίες και τη σχέση τους με το security management, καθώς τώρα το ενδιαφέρον μας θα επικεντρωθεί στο Lean Management ή αλλιώς Λιτή Διαχείριση.

Ορισμός
Πρόκειται για τη συστηματική εξάλειψη κάθε περιττού από όλες τις πτυχές της δραστηριότητας ενός Οργανισμού. Σαν περιττό ορίζουμε την κάθε σπατάλη πόρων όταν αυτή δεν οδηγεί απευθείας σε αξία που να γίνεται αντιληπτή από τον πελάτη. Η αξία που γίνεται αντιληπτή από τον πελάτη ερμηνεύεται πρακτικά σαν "αυτό που θέλει πραγματικά ο πελάτης και στο χρόνο που το θέλει".
Οι αρχές της λιτής διαχείρισης περιέχουν προσεγγίσεις και εργαλεία που μπορούν να φανούν ιδιαιτέρως χρήσιμα στην αξία που οι security managers μπορούν να προσδώσουν στον Οργανισμό που υπηρετούν. Αυτό από μόνο του είναι πολύ σημαντικό στη σημερινή εποχή όπου ο ρυθμός των αλλαγών μέσα στους Οργανισμούς είναι δύσκολο να παρακολουθηθεί, ενώ ταυτόχρονα αλλάζουν ραγδαία και οι συνθήκες – οικονομικές, κοινωνικές, πολιτικές – μέσα στις οποίες δρουν οι Οργανισμοί. Όλες αυτές οι αλλαγές επηρεάζουν προφανώς τους κινδύνους στους οποίους είναι εκτεθειμένη μια επιχείρηση. Οπότε το security management και οι λειτουργίες που σχετίζονται με αυτό, πρέπει να είναι έτοιμες συνεχώς να παράσχουν τις απαιτούμενες υπηρεσίες όταν αυτές χρειάζονται.
Αυτή είναι η σημερινή πρόκληση όσων ηγούνται σε τμήματα ασφάλειας. Απαιτείται από αυτούς ένας υψηλός βαθμός ευθυγράμμισης με τις εταιρικές απαιτήσεις, καθώς και μια ισχυρή ικανότητα έγκαιρης αντίληψης και αναπροσαρμογής των λειτουργιών ασφάλειας με τον ίδιο ρυθμό που μεταβάλλονται οι πιθανοί κίνδυνοι. Παράλληλα όμως είναι απαραίτητο να μην αγνοούν τις θεμελιώδεις αρχές ενός συστήματος ασφάλειας όταν επανασχεδιάζουν ένα σύστημα προσπαθώντας να το κάνουν όσο πιο λιτό γίνεται. ¶λλωστε υπάρχουν σημαντικές διαφορές στο έργο εφαρμογής των αρχών της λιτής διαχείρισης μεταξύ μιας παραγωγικής μονάδας και ενός τμήματος ασφάλειας. Παραδείγματος χάρη, η σημασία του περιττού είναι διαφορετική στην ασφάλεια από ό,τι στην παραγωγή. Όσον αφορά στην παραγωγή έχει μόνο οικονομικές επιπτώσεις, όπως τα κόστη για την τήρηση υπερβολικού αποθέματος ή τα κόστη για την πραγματοποίηση άσκοπων μεταφορών. Στην ασφάλεια όμως εκτός των οικονομικών επιπτώσεων, υπάρχει πιθανότητα να δημιουργηθούν και πραγματικοί κίνδυνοι για το συγκεκριμένο Οργανισμό. Οπότε μειώνοντας ή ακόμα καλύτερα εξαλείφοντας το χρόνο αλλά και την ενέργεια που απαιτείται για ενέργειες που στην ουσία δεν αποσοβούν κινδύνους, υπάρχει η δυνατότητα να διατεθούν αυτοί οι πόροι για την αντιμετώπιση πραγματικών κινδύνων. Αν θέλουμε να το πούμε περιεκτικά, τότε το «Κάνοντας περισσότερα, με λιγότερα μέσα» είναι η φράση που θα χρησιμοποιούσαμε.

Χαρτογράφηση ροής αξίας
Ένα από τα σημαντικότερα εργαλεία της λιτής διαχείρισης είναι η χαρτογράφηση της ροής αξίας (value stream). Πρόκειται για ένα διάγραμμα ροής, στο οποίο καταγράφονται οι διαδοχικές διαδικασίες των διοικητικών ή παραγωγικών διεργασιών. Όπως έχουμε τονίσει από την αρχή του κειμένου, το σημαντικότερο πράγμα στη λιτή διαχείριση είναι η αξία από την πλευρά του πελάτη. Για το λόγο αυτό χρησιμοποιείται και ο όρος χαρτογράφηση ροής αξίας (value stream) ώστε να τονιστεί η σημασία της αξίας.
Κάθε βήμα λοιπόν που καταγράφεται στη χαρτογράφηση ροής αξίας, εξετάζεται αν προσφέρει ή όχι αξία. Εάν όχι, είναι μια απλή σπατάλη πόρων (Muda όπως αποκαλείται στα Ιαπωνικά). Κάποιες από τις ενέργειες που ναι μεν δεν προσδίδουν αξία αλλά είναι απαραίτητες για το τελικό αποτέλεσμα (π.χ. η μεταφορά αγαθών στον πελάτη) και ως εκ τούτου δεν μπορούν να εξαλειφθούν, χαρακτηρίζονται ως Type One Muda. ¶λλες ενέργειες που είναι εντελώς περιττές και μπορούν να ακυρωθούν, ονομάζονται Type Two Muda. Σκοπός είναι να αφαιρεθεί εντελώς η Muda από το διάγραμμα στο οποίο απεικονίζεται η ροή αξίας.
Το ενδιαφέρον με τη λιτή διαχείριση στον τομέα της ασφάλειας είναι όμως ότι υπάρχει η δυνατότητα για μετατροπή των ενεργειών που ανήκουν στην κατηγορία Type One Muda, σε ενέργειες που προσδίδουν αξία. Δηλαδή, η απλή περιπολία ενός φύλακα για επιθεώρηση χώρων είναι μια κλασική περίπτωση ενέργειας Muda Type One. Δεν μπορεί να μη γίνει, αλλά δεν προσθέτει κάποια επιπρόσθετη αξία. Εντούτοις υπάρχουν χώροι στους οποίους υπάρχουν εγκατεστημένα μηχανήματα, τα οποία λειτουργούν ακόμα και όταν απουσιάζουν οι χειριστές τους. Εκεί οι φύλακες θα μπορούσαν να ελέγχουν τις συνθήκες λειτουργίας και αν βλέπουν ότι πλησιάζουν ή έχουν υπερβεί τις επιτρεπτές τιμές, να ειδοποιούν τους υπευθύνους. Αυτό είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα για το πώς μια ενέργεια που δεν προσφέρει αξία μπορεί να μετατραπεί σε μια επωφελή λειτουργία.

H πορεία προς την επίτευξη της λιτότητας
Η εφαρμογή και υλοποίηση του Lean Security δεν αποτελεί μια άσκηση μιας μεμονωμένης στιγμής. Όπως άλλωστε όλες οι εφαρμογές της λιτής διαχείρισης, είναι ένα συνεχές μονοπάτι με σκοπό την προσαρμογή της ασφάλειας στις προδιαγραφές της λιτής διαχείρισης και απώτερο στόχο τη μείωση των πιθανών κινδύνων. Η υλοποίηση της λιτής διαχείρισης στον κλάδο της ασφάλειας έχει δύο βασικές πτυχές. Μπορούμε να τις ονομάσουμε ως Lean Security και Lean Security Operations. To Lean Security έχει μια ευρύτερη έννοια και ουσιαστικά καλύπτει την εφαρμογή του Lean Management στην Πολιτική και τις Διαδικασίες Ασφάλειας ενός Οργανισμού. Χρησιμοποιεί τεχνογνωσία από άλλους τομείς της λιτής διαχείρισης, όπως την Παραγωγή (Lean Manufacturing) και τις Διοικητικές Υπηρεσίες (Lean Office) και τις ενσωματώνει με σκοπό τη βελτίωση της ασφάλειας. Όμως παράλληλα μπορεί να χρησιμοποιούνται πόροι από την ασφάλεια για την εξυπηρέτηση άλλων λειτουργιών.
To Lean Security Operations εστιάζει στο πώς θα εφαρμοστούν οι αρχές της λιτής διαχείρισης σε συγκεκριμένα σημεία της ασφάλειας, όπως οι διαδικασίες εισόδου στην εγκατάσταση ή οι διαδικασίες ασφάλειας στην εφοδιαστική αλυσίδα. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί ανεξάρτητα από τις υπόλοιπες λειτουργίες της ασφάλειας. Δηλαδή, αν ο Οργανισμός αποφασίσει να ακολουθήσει το παράδειγμα της προηγούμενης ενότητας και μόνο αυτό και ο φύλακας να παρακολουθεί τις λειτουργίες των κρίσιμων λειτουργιών χωρίς άλλες αλλαγές, τότε αυτό το παράδειγμα εμπίπτει στην κατηγορία των Lean Security Operations. Εάν όμως αποφασιστεί κεντρικά η εφαρμογή της λιτής διαχείρισης σε όλο το πρίσμα των λειτουργιών ασφαλείας με αλλαγή πολιτικών και διαδικασιών και αλληλεπίδραση με όλους τους τομείς της εταιρείας, τότε αναφερόμαστε πλέον στο Lean Security.

Πρακτική εφαρμογή
Το θεωρητικό τμήμα του Lean Security παρουσιάζει ενδιαφέρον, καθώς βοηθάει στην εξοικείωση με τους νέους όρους και την εξέλιξη του security management. Ακόμα όμως πιο ενδιαφέρον παρουσιάζει η πρακτική του εφαρμογή και τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν.
Το πρώτο βήμα είναι ο καθορισμός της έννοιας ΄΄πελάτης΄΄ για τον τομέα της ασφάλειας. Σε ό,τι αφορά στην ασφάλεια, ως πελάτη μπορούμε να χαρακτηρίσουμε τους εργαζόμενους, τους επισκέπτες, τα εξωτερικά συνεργεία αλλά και τον Οργανισμό καθαυτό. Σκοπός της ασφάλειας είναι να εξυπηρετεί όλους τους παραπάνω.
Το δεύτερο βήμα είναι ο καθορισμός των διαδικασιών στις οποίες εμπλέκεται το τμήμα της ασφάλειας. Ένας ονομαστικός κατάλογος είναι πολύ χρήσιμος σε αυτήν την περίπτωση, καθώς επιτρέπει μια εποπτική εικόνα της κατάστασης. Μερικές από τις διαδικασίες είναι οι ακόλουθες:

• Έλεγχος Διαδικασίας Εισόδου Εργαζομένων, Εξωτερικών Συνεργατών & επισκεπτών
• Έλεγχος οχημάτων
• Περιπολίες σε επιλεγμένα σημεία
• Παρακολούθηση control room
• Έκδοση καρτών ταυτοποίησης

Φυσικά, αυτός είναι ένα ενδεικτικός κατάλογος. Ανάλογα με τον Οργανισμό, το αντικείμενο στο οποίο δραστηριοποιείται και το μέγεθός του, ο παραπάνω κατάλογος μάλλον θα διευρυνθεί.
Μπορούμε πλέον να δούμε αν κάθε διαδικασία προσθέτει αξία στον "πελάτη" ό,τι και αν περιλαμβάνει η έννοια αυτή – ή αν είναι μια περιττή διαδικασία. Για να γίνουμε πιο συγκεκριμένοι, κανείς δεν αγνοεί ότι η έκδοση καρτών ταυτοποίησης είναι μια διαδικασία που επιφέρει αξία, καθώς βελτιώνει το βαθμό ασφάλειας και μειώνει το χρόνο πρόσβασης μέσα στις εγκαταστάσεις -ειδικά όταν πρόκειται για εξωτερικούς συνεργάτες. Το θέμα είναι πώς γίνεται αυτή η διαδικασία. Δηλαδή, απαιτούνται πολλές μεταφορές εγγράφων από ένα γραφείο σε άλλο ή ολοκληρώνεται ηλεκτρονικά μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα; Αυτό είναι μόνο ένα παράδειγμα, αλλά για κάθε διαδικασία υπάρχουν πολλά θέματα που μπορούν να εξετασθούν και να εξαλειφθούν όλα τα περιττά στοιχεία.

Η λιτότητα στην ασφάλεια
Η λιτότητα ειδικά στην εποχή μας και όπως ακούγεται, τρομάζει, καθώς πολλοί φέρνουν στο νου τους συνειρμούς από την οικονομική ύφεση. Αλλά το λιτό σαν έννοια έχει μια θετική διάσταση, καθώς επιτρέπει την αύξηση ουσιαστικά της αξίας που προσδίδεται σε μια εργασία, καθώς με λιγότερα μέσα μπορεί να γίνουν πολλά περισσότερα πράγματα και επιτρέπει επιπλέον να εστιάσουμε τις προσπάθειές μας στα σοβαρά θέματα, χωρίς να αποπροσανατολιζόμαστε από τα επουσιώδη. Για αυτόν το λόγο η λιτή διαχείριση και η εφαρμογή της στον τομέα της ασφάλειας παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον. Αξίζει λοιπόν οι security managers μέσα στον πολυάσχολο χρόνο τους να ασχοληθούν με αυτό το θέμα και να προσπαθήσουν να εκμεταλλευτούν τη γνώση που τους προσφέρεται από άλλους χώρους. Το Security Manager θα βοηθήσει σε αυτήν την προσπάθεια, παρακολουθώντας τις εξελίξεις και παρουσιάζοντας οτιδήποτε ενδιαφέρον προκύπτει στο μέλλον.