Οι κρυφές δαπάνες στα συστήματα CCTV

Το να μπορέσουμε να εντοπίσουμε τα κρυφά κόστη πίσω από τα έργα των συστημάτων CCTV και να εξαλείψουμε όσο το δυνατόν τα περισσότερα, είναι στη σημερινή εποχή μια επιτακτική απαίτηση.

Του Αριστοτέλη Λυμπερόπουλου

Το πρώτο πράγμα που ζητάει η διοίκηση ενός Οργανισμού όταν της έρχεται ένα project προς έγκριση, είναι το πόσο θα κοστίσει. Ακόμα και στα πολύ αρχικά στάδια, όταν το project βρίσκεται σε επίπεδο θεωρητικών συζητήσεων, το ερώτημα στο οποίο καλείται να απαντήσει ο κάθε project manager συνοψίζεται στην ακόλουθη φράση: "Ακούγεται ενδιαφέρον, αλλά πόσο θα μας κοστίσει.;" Φυσικά, για όποιον έχει εμπλακεί σε ένα οποιοδήποτε κατασκευαστικό έργο είναι γνωστό ότι προσδιορισμός του κόστους χωρίς να έχει προηγηθεί αναλυτική και ολοκληρωμένη μελέτη, είναι σχεδόν αδύνατος. Παρ’ όλα αυτά, το ερώτημα τίθεται σχεδόν πάντα. Το πρόβλημα όμως σε όλα αυτά τα έργα είναι πως υπάρχουν παράγοντες -που ακόμα και αν υπάρχει μελέτη, πόσο μάλλον όταν αυτή απουσιάζει – που μπορούν να εκτοξεύσουν το κόστος πολύ πάνω από τον προβλεπόμενο προϋπολογισμό. Τα έργα που αφορούν στην υλοποίηση και λειτουργία δικτυακών συστημάτων CCTV δεν θα μπορούσαν να εξαιρεθούν από αυτόν τον κανόνα. Εντούτοις, η τεχνογνωσία και η εμπειρία που έχουν αποκομισθεί από το παρελθόν, μπορούν να συμβάλουν στην χαρτογράφηση αυτών των παραγόντων και άρα να βοηθήσουν τους εμπλεκόμενους στον ακριβέστερο προσδιορισμό του τελικού κόστους.

Αποθήκευση και μεταφορά
Μια παράμετρος που μπορεί να εκτοξεύσει το κόστος ενός έργου είναι η αδυναμία του εγκαταστάτη ή μελετητή να προσδιορίσει με ακρίβεια τον όγκο των δεδομένων που θα δημιουργούνται από το σύστημα CCTV. Τι σημαίνει αυτό στην πράξη; Ότι μπορεί ο αρχικός προϋπολογισμός του έργου να έχει υπολογισθεί βάσει συγκεκριμένων τεχνικών προδιαγραφών για τις αποθηκευτικές δυνατότητες του συστήματος ή για την ικανότητα μεταφοράς των δεδομένων μέσω του δικτύου IP (bandwithd),αλλά κατά τη διάρκεια της λειτουργίας να αποδειχθεί ότι αυτά που είχαν υπολογισθεί αρχικά, δεν επαρκούν τελικά. Οπότε θα πρέπει να γίνει νέα προμήθεια σκληρών δίσκων ή να περαστούν οπτικές ίνες για να αυξηθεί η χωρητικότητα του δικτύου ή να χρησιμοποιηθούν πιο ισχυροί routers. Τότε ο χρήστης έρχεται απέναντι σε ένα πολύ συνηθισμένο δίλημμα: Να παραμείνει πιστός στο αρχικό budget ή να αναγκαστεί να προχωρήσει σε μια υπέρβαση του προϋπολογισμού. Συνήθως δε, προβαίνει στη δεύτερη επιλογή, διότι απλούστατα έχει επενδύσει ήδη ένα σημαντικό ποσό στο έργο και ως εκ τούτου θέλει να το βλέπει να λειτουργεί σύμφωνα με τις αρχικές του προσδοκίες.

Για αυτόν το λόγο η σωστή διαστασιολόγηση του απαιτούμενου bandwidth αλλά και του μεγέθους των αποθηκευτικών συστημάτων είναι κρίσιμη. Οι μελετητές και εγκαταστάτες οφείλουν να απαντήσουν στα εξής σημαντικά ερωτήματα.
. Με πόση λεπτομέρεια θέλει ο χρήστης να καταγράφουν οι κάμερες;
. Ποιος είναι ο επιθυμητός χρόνος αποθήκευσης;

H απάντηση στο πρώτο ερώτημα θα δώσει τη λύση στο πρόβλημα του προσδιορισμού του bandwidth. Όσο μεγαλύτερη ανάλυση χρειάζεται, τόσο περισσότερο bandwidth απαιτείται για τη μεταφορά των δεδομένων. Ο συνδυασμός των απαντήσεων και των δύο ερωτήσεων θα βοηθήσει στον υπολογισμό του μεγέθους των αποθηκευτικών συστημάτων. Μεγαλύτερη ανάλυση και περισσότερος χρόνος αποθήκευσης, σημαίνει ακόμα μεγαλύτερη χωρητικότητα των αποθηκευτικών συστημάτων. Για να διασφαλίσουμε ακόμα περισσότερο ότι το τελικό αποτέλεσμα θα ικανοποιεί τις προσδοκίες του χρήστη, είναι χρήσιμο να υπολογίζουμε και ένα συντελεστή προσαύξησης γύρω στα 10% από τις τιμές που έχουν προκύψει από τους υπολογισμούς.

Κόστη εγκατάστασης
Η εγκατάσταση ενός IP συστήματος CCTV σε πολλές περιπτώσεις δεν διαφέρει κατά πολύ από εκείνη των αναλογικών συστημάτων, εκτός από εκείνο το τμήμα που αφορά στη δικτυακή υποδομή του συστήματος. Συγκεκριμένα αποτελείται από τέσσερα στάδια:
. Καλωδίωση.
. Τοποθέτηση των καμερών.
. Ρύθμιση των IP παραμέτρων του δικτύου.
. Ρύθμιση του λογισμικού καταγραφής και των καμερών.

Κάθε ένα από αυτά τα στάδια απαιτεί – όπως είναι φυσικό – ένα συγκεκριμένο επίπεδο εξοικείωσης και μια δεδομένη εμπειρία από τα συνεργεία που θα ασχοληθούν. Για το λόγο αυτό χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή κατά την επιλογή του εργολάβου. Πολλές φορές η επιλογή που φαντάζει η φθηνότερη κατά το αρχικό στάδιο της σύγκρισης προσφορών, καταλήγει να είναι η ακριβότερη στο τελικό στάδιο της κοστολόγησης του έργου. Διότι ειδικά αν η κοστολόγηση γίνεται βάσει ημερομισθίων ή χρέωσης ανά ώρα και οι τεχνικοί που έχουν επιλεγεί δεν έχουν την απαραίτητη εμπειρία, το κόστος θα εκτοξευτεί, καθώς θα χρειαστεί πολύ περισσότερο χρονικό διάστημα για την ολοκλήρωση του έργου. Αυτή είναι μια παράμετρος που χρήζει προσοχής, όταν η κοστολόγηση των εργασιών γίνεται βάσει ανθρωποημέρας ή ανθρωποώρας. Αυτή η λύση συμφέρει σε σχέση με την κατ’ αποκοπή ανάθεση ενός έργου, μόνο όταν υπάρχει η απαραίτητη τεχνογνωσία – τόσο στους επιβλέποντες το έργο, όσο και στους τεχνικούς που θα το υλοποιήσουν, ώστε να μπορέσουν να το ολοκληρώσουν στο συντομότερο χρονικό διάστημα.
Μία από τις ιδιαιτερότητες των IP συστημάτων είναι ότι απαιτούν ένα συγκερασμό γνώσεων και δεξιοτήτων. Εκτός των συμβατικών τεχνικών γνώσεων που έχουν να κάνουν με την εγκατάσταση των καμερών και την όδευση των καλωδιώσεων χρειάζονται και γνώσεις γύρω από τα IP δίκτυα. Αυτή είναι μια άλλη παράμετρος που θα πρέπει να ληφθεί υπόψη κατά την επιλογή του εργολάβου, καθώς μπορεί ξαφνικά να προκύψουν αναπάντεχα κόστη που θα έχουν να κάνουν με τη χρησιμοποίηση επιπρόσθετων τεχνικών για την πραγματοποίηση κάποιων εξειδικευμένων εργασιών.

Συντήρηση και υποστήριξη
Τελευταίο στάδιο αλλά εξίσου σημαντικό είναι η συντήρηση αλλά και η υποστήριξη του συστήματος. Είναι πολύ σημαντικό, διότι είναι ένας παράγοντας που συνοδεύει το σύστημα για ένα μεγάλο χρονικό διάστημα και ως τούτου η απόφαση που θα ληφθεί θα κρίνει σε ένα μεγάλο ποσοστό την αξιοπιστία του. Πολλοί χρήστες δεν αντιλαμβάνονται καν ότι τόσο η συντήρηση αλλά και η υποστήριξη ενός συστήματος μπορεί να είναι πολύ πιο κοστοβόρες από όσο φαντάζονται. Συχνά το συνολικό κόστος υποστήριξης για όλα τα έτη λειτουργίας ενός συστήματος μπορεί να προσεγγίσει το κόστος εγκατάστασης. Καθώς η αστοχία μιας συσκευής είναι πάντα ένα ενδεχόμενο, θα πρέπει κατά την αρχική επιλογή του προμηθευτή να έχουν τεθεί στο τραπέζι των διαπραγματεύσεων και να έχουν αποσαφηνισθεί ο τρόπος με τον οποίο θα γίνεται η υποστήριξη, η ανταπόκριση σε μια βλάβη και η αντικατάσταση μιας προβληματικής συσκευής. Μπορεί μεν ένας εργολάβος να είναι φθηνότερος όσον αφορά στα κόστη εγκατάστασης, αλλά να δίνει πολύ λιγότερες παροχές σε ό,τι έχει να κάνει με την εγγύηση και τον τρόπο ανταπόκρισης. Οπότε, για μια περίοδο ετών στην οποία θα λειτουργεί το σύστημα – γιατί ένα σύστημα CCTV κανείς δεν το θέλει για μια σύντομη χρονική περίοδο – να προκύπτει μεγαλύτερο συνολικό κόστος στην περίπτωση όπου επιλεγεί ο αρχικά φθηνότερος προμηθευτής. Παράμετροι όπως διάρκεια εγγύησης, κόστος συμβολαίου συντήρησης, κόστος ανταπόκρισης σε βλάβη, δυνατότητα αντικατάστασης συσκευής, θα πρέπει πάντα να λαμβάνονται υπόψη και να συνυπολογίζονται στο συνολικό κόστος του εγχειρήματος.
Ένας από τους σκοπούς των σύγχρονων μεθόδων διαχείρισης έργων όπως το commissioning είναι ακριβώς η μείωση των αφανών δαπανών. Για το λόγο αυτό ειδικά σε έργα δικτυακών CCTV μεγάλης κλίμακας, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται – τουλάχιστον όσο το δυνατόν περισσότερο – στοιχεία από αυτές τις μεθόδους και να εξετάζεται το έργο από όλες τις πτυχές του. Έτσι μειώνονται οι πιθανότητες στο να βρεθεί ο κύριος του έργου απέναντι από δυσάρεστες εκπλήξεις υπέρβασης του προϋπολογισμού, που με λίγη περισσότερη προσοχή στο στάδιο της μελέτης και δημοπράτησης θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί.