Facility Management & Security

Η αλληλεπίδραση και οι συνέργειες

Ο κλάδος της Διαχείρισης Εγκαταστάσεων ή όπως είναι παγκοσμίως γνωστός ως Facility Management και η Διαχείριση Ασφάλειας, είναι δυο τομείς που τα τελευταία χρόνια “έχουν έρθει πολύ κοντά”. Αξίζει λοιπόν να δούμε τα σημεία συσχέτισης αυτών των κλάδο και με ποιο τρόπο η αλληλεπίδραση τους μπορεί να ενισχύσει το επίπεδο του security και του safety στις σύγχρονες επιχειρήσεις και τους  οργανισμούς.

Του Αριστοτέλη Λυμπερόπουλου

Ο κλάδος του Facility Management, (διαχείριση εγκαταστάσεων), τις δύο τελευταίες δεκαετίες έχει παρουσιάσει μια σημαντική εξέλιξη. Κάτω από αυτό τον όρο εμπεριέχονται πολλά αντικείμενα που άλλοτε σχετίζονται με θέματα διαχείρισης εγκαταστάσεων και υποδομών, άλλοτε με θέματα λειτουργίας χώρων όπως καθαριότητα ή διαχείριση εξοπλισμού και φυσικά πολύ συχνά και με θέματα ασφάλειας.

Άλλωστε,  η ασφάλεια έχει πολλές πτυχές, όπως πολλές φορές έχουμε τονίσει μέσα από τις σελίδες του Security Manager. Σχετίζεται με τη φυσική ασφάλεια των εγκαταστάσεων που έχουν να κάνουν με εξωγενείς απειλές αλλά και με την ασφάλεια σε επίπεδο προστασίας από ατυχήματα ή και επικίνδυνες συνθήκες (υγεία και ασφάλεια). Η αλληλεπίδραση της ασφάλειας σε ολιστικό επίπεδο στη διαχείριση των εγκαταστάσεων είναι πλέον πολύ σημαντική . Οι δύο αυτοί κλάδοι σχετίζονται πλέον σε τόσο μεγάλο βαθμό που ουσιαστικά πολλές φορές λειτουργούν κάτω από την ίδια ομπρέλα

Διότι εκτός από τη φυσική φύλαξη που γίνεται με τη χρήση φυλάκων όλα τα υπόλοιπα συστήματα που σχετίζονται με την ασφάλεια ,ουσιαστικά εφάπτονται πλήρως και με τις εφαρμογές του FM. Συστήματα πυρανίχνευσης, ελέγχου πρόσβασης, συστήματα επιτήρησης και συναγερμού είναι εφαρμογές που εγκαθίστανται αλλά και υποστηρίζονται πολλές φορές από τα στελέχη του FM.

Η συνέργεια των δύο κλάδων είναι τόσο σημαντική που μόνο μια ενιαία προσέγγιση θα διασφαλίσει ότι θα μπορούμε να λαμβάνουμε το μέγιστο βαθμό ανταποδοτικότητας από τις επενδύσεις που θα γίνονται σε αυτούς τους κλάδους

Η σημασία του FM είναι τεράστια για όλους τους οργανισμούς. Η αποτελεσματικότητα στη διαχείριση εγκαταστάσεων  είναι ζωτικής σημασίας. Όχι, μόνο διότι συμβάλλει στην επίτευξη στρατηγικών στόχων του οργανισμού αλλά  διασφαλίζει επίσης ένα ασφαλές και αποδοτικό εργασιακό περιβάλλον. Αυτό είναι το βασικό κλειδί για μια επιτυχημένη επιχείρηση, ανεξάρτητα από το μέγεθος ή το πεδίο των δραστηριοτήτων της.

Οι υπεύθυνοι των εγκαταστάσεων είναι εκείνοι που είναι επιφορτισμένοι με τη διασφάλιση ότι τα κτίρια και οι υπηρεσίες ανταποκρίνονται στις ανάγκες εκείνων που κινούνται και δραστηριοποιούνται μέσα σε αυτά. Ο ρόλος τους ως υπεύθυνων εγκαταστάσεων έχει αναπτυχθεί σημαντικά την τελευταία δεκαετία. Μέσα σε αυτό το πλαίσιο λοιπόν μπορούμε να αντιληφθούμε ότι η ασφάλεια τόσο σε ότι αφορά το safety αλλά και σε ότι αφορά τη φυσική ασφάλεια (security) σε συνδυασμό με άλλες λειτουργίες όπως τον έλεγχο πρόσβασης αποτελούν τμήμα των αρμοδιοτήτων των υπεύθυνων εγκαταστάσεων.

Στο σύγχρονο facility management η ανάγκη για ενισχυμένα μέτρα ασφάλειας και ελέγχου πρόσβασης τόσο στον δημόσιο όσο και στον ιδιωτικό τομέας αποτελούν ύψιστη προτεραιότητα. Επειδή όμως η προμήθεια συστημάτων που ακριβώς ενισχύουν την ασφάλεια θεωρείται πλέον δεδομένη, ζητούνται επιπρόσθετα και διάφορα άλλα οφέλη προστιθέμενης αξίας που αυξάνουν το return of investment. Τα κυριότερα είναι η δυνατότητα μιας ολιστικής προσέγγισης όλων των συστημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση των κτιριακών εγκαταστάσεων και των συστημάτων ασφάλειας, ο μεγαλύτερος βαθμός ευχρηστίας, η δυνατότητα άντλησης πληροφοριών που δεν σχετίζονται μόνο με την ασφάλεια αλλά μπορούν να βοηθήσουν και τις άλλες λειτουργίες της επιχείρησης.

Οι σύγχρονες τεχνολογίες — όπως συσκευές συνδεδεμένες με IoT  αλλά και τα αυτοματοποιημένα συστήματα ελέγχου που επιτρέπουν το  γρήγορο εντοπισμό αστοχιών ή παραβάσεων και δίνουν τη δυνατότητα στοχευμένων αναφορών- είναι εκείνες που θα βοηθήσουν στη συνεργασία μεταξύ των κλάδων του security και του FM . Σκοπός είναι να έχουμε στη διάθεση  σας ολοκληρωμένα συστήματα με αυξημένη ευφυία, πιο αποτελεσματικά αλλά και πιο λιτά στη διαχείριση τους (lean management)

Υγεία και ασφάλεια στις εγκαταστάσεις

Νομική αλλά και ουσιαστική ευθύνη των οργανισμών, είναι να προστατεύουν  τους ανθρώπους που εργάζονται ή επισκέπτονται τους χώρους τους. Τόσο οι οδηγίες της Ε.Ε αλλά και οι Εθνικές νομοθεσίες αναφέρουν ότι η ύψιστη ευθύνη του οργανισμού και των διοικήσεων τος είναι η διασφάλιση στο μέτρο του δυνατού της ασφάλειας στην εργασία. Αυτό την ευθύνη, οι οργανισμοί συνήθως -ειδικά όταν αναφερόμαστε σε μεγάλους οργανισμούς- τη μεταφέρουν στα τμήματα Ασφάλειας (Security και Health Safety) και Διαχείρισης Εγκαταστάσεων (Facility Management). Για τα στελέχη αυτών των τμημάτων είναι μια σημαντική και καθημερινή πρόκληση η εναρμόνιση με όλες τις νομοθετικές απαιτήσεις αλλά και η επίτευξη ρεαλιστικών συνθηκών ασφάλειας.

Ένα από τα βασικά μέσα για την επίτευξη αυτού του στόχου είναι η εφαρμογή των συστημάτων ελέγχου πρόσβασης. Με τη χρήση αυτών των συστημάτων διασφαλίζεται ότι η πρόσβαση σε χώρους θα είναι ελεγχόμενη και μόνο σε προσωπικό ή επισκέπτες που είναι εκπαιδευμένοι για τη λειτουργία σε αυτούς τους χώρους.

Το σύστημα ελέγχου πρόσβασης αποτελεί ίσως ένα από τα πιο θεμελιώδη εργαλεία για τη διασφάλιση ασφάλειας σε όλες τις εκφάνσεις (safety και security) ενός οργανισμού. Συνήθως, υλοποιείται από τα τμήματα facility management σε υποστήριξη και από τα τμήματα IT.

Ένα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου πρόσβασης θα πρέπει να εξισορροπεί μεταξύ αντικρουόμενων απαιτήσεων . Από τη μια, υπάρχει η απαίτηση για εύκολη και γρήγορη πρόσβαση και από την άλλη προκύπτει η ανάγκη για μεγαλύτερο έλεγχο των εισερχόμενων προσώπων. Π.χ. σε ένα χώρο παραγωγής όπου θα πρέπει να εισέρχονται μόνο εκπαιδευμένοι χειριστές μπορεί να υπάρχει ένας κρίσιμος μηχανολογικός χώρος με ηλεκτρικούς πίνακες όπου σε περίπτωση βλάβης θα πρέπει να εισέλθουν γρήγορα και οι ηλεκτρολόγοι που θα κληθούν να διαχειριστούν τη βλάβη. Αυτές είναι προκλήσεις που ένα έξυπνο σύστημα ελέγχου πρόσβασης θα πρέπει να μπορεί να τις διαχειρίζεται αποτελεσματικά

Όμως δεν είναι μόνο ο έλεγχος πρόσβασης που παίζει καθοριστικό ρόλο στην ασφάλεια μιας εγκατάστασης και όσων εργάζονται μέσα σε αυτή. Πολύ σημαντικό ρόλο παίζουν και τα σύστημα ανίχνευσης κινδύνων με τα συστήματα πυρανίχνευσης να παίζουν τον πρωτεύοντα ρόλο σε αυτό το πεδίο. Η πυρασφάλεια είναι ίσως ένα από το σημαντικά θέματα στην ασφάλεια των εγκαταστάσεων και για αυτό το λόγο η νομοθεσία είτε Ελληνική είτε σε διεθνές επίπεδο έχει εδώ και αρκετές δεκαετίες προσπαθήσει να δημιουργήσει ένα πλαίσιο με οδηγίες που αναθεωρούνται και επικαιροποιούνται συνεχώς.

Το Faclilty Management με τη συνεργασία του τμήματος Ασφάλειας θα πρέπει να δημιουργήσει ένα σύστημα ενεργητικής πυροπροστασίας που θα μπορεί να εντοπίζει έγκαιρα τους κινδύνους (πιθανές εστίες), να ενημερώνει άμεσα τους υπεύθυνους και φυσικά να προβαίνει με όποιο πρόσφορο μέσο στην κατάσβεση της εστίας.

Τα συστήματα πυρανίχνευσης εδώ παίζουν καταλυτικό ρόλο. Υπάρχουν πολλές τεχνολογίες που ανά είδος χρήσης μπορούν να λειτουργήσουν πολύ αποτελεσματικά. Επίσης, δεν είναι μόνο η πυρκαγιά εστία κινδύνου αλλά και η πιθανή αποθήκευση εκρηκτικών αερίων οπότε θα πρέπει – αν υπάρχει αυτό το ενδεχόμενο – να χρησιμοποιούνται και κατάλληλα συστήματα ανίχνευσης εκρηκτικών αερίων. Τέλος, όπως όλοι γνωρίζουμε η έγκαιρη ανίχνευση είναι πολύ σημαντική αλλά ακόμα σημαντικότερη είναι και η όσο το δυνατό συντομότερη προσπάθεια κατάσβεσης. Εδώ πλέον αναφερόμαστε μια πληθώρα συστημάτων που ξεκινούν από τη χρήση των απλών πυροσβεστήρων και φθάνουν μέχρι τα εκτεταμένα συστήματα πυρόσβεσης ή τα πιο εξειδικευμένα συστήματα τοπικής κατάσβεσης. Όλο αυτό το αντικείμενο ανήκει κατεξοχήν στο πεδίο του FM αλλά έχει τεράστια αλληλεπίδραση και με το πεδίο της ασφάλειας. Ως εκ τούτου, οι συνέργειες μεταξύ των δύο κλάδων θα πρέπει να αξιοποιούνται στο μέγιστο δυνατό βαθμό και επιπλέον θα πρέπει να γίνεται συνδυασμένη χρήση τεχνολογιών και ανθρώπινου δυναμικού όπου αυτό είναι δυνατό.

Διαχείριση εξωτερικών απειλών

Όμως δεν είναι μόνο τα ατυχήματα που μπορούν να επιφέρουν κινδύνους για τη σωματική ακεραιότητα όσων κινούνται και εργάζονται μέσα σε μια εγκατάσταση. Η προστασία από τις εξωτερικές απειλές είναι άλλος ένα πολύ σημαντικός παράγοντας κινδύνου και είναι το πεδίο με το οποίο ασχολείται η άλλη πλευρά του κλάδου της ασφάλειας, το Security. Εδώ υπάρχει και πάλι μεγάλη αλληλεπίδραση μεταξύ του security και του facility management. Η υλοποίηση υποδομών που θα αποτρέπουν τους εξωτερικούς παράγοντες κινδύνου και θα συμβάλλουν στο γρήγορο εντοπισμό των κινδύνων είναι μια σημαντική αρμοδιότητα του FM. Η κατασκευή περιφράξεων, η τοποθέτηση συστημάτων επιτήρησης και συναγερμού είναι μια σημαντική εργασία στην οποία οι υπεύθυνοι της εγκατάστασης οφείλουν να επενδύσουν και κυρίως να συμβουλευτούν τους υπεύθυνους ασφάλειας. Η ύπαρξη φωτισμού σε όλα τα σημεία της περιμέτρου είναι πλέον με τη χρήση των εξωτερικών προβολέων LED μια εύκολη εργασία, χαμηλού κόστους τόσο στην εγκατάσταση όσο και στη λειτουργία.

Θα πρέπει λοιπόν οι υπεύθυνοι της εγκατάστασης να αναζητήσουν μια εκτίμηση κινδύνων από την ομάδα που διαχειρίζεται την ασφάλεια της εγκατάστασης και να υλοποιήσουν ένα πλάνο ενεργειών με σκοπό τη βελτίωση της ασφάλειας αλλά και την ελαχιστοποίηση των επικίνδυνων σημείων.

Εδώ πρέπει να επισημάνουμε ότι η ασφάλεια σε επίπεδο φυσικής ασφάλειας (security) και σε επίπεδο σωματικής ακεραιότητας (health & safety) πολλές φορές ταυτίζεται. Δηλαδή, σε έναν επικίνδυνο χώρο όπως ένα εργοτάξιο, η ύπαρξη αποτελεσματικής περιμετρικής προστασίας μειώνει την πιθανότητα εισόδου στο χώρο όχι μόνο παραβατικών στοιχείων αλλά και αθώων περαστικών που ίσως θέλουν για λόγους περιέργειας να μπουν στο χώρο. Παραδείγματος χάρη, μπορεί να θέλουν να μπουν παιδιά για να δουν πως είναι ο χώρος και προφανώς άθελα τους να υποπέσουν σε ένα ατύχημα. Αντιλαμβανόμαστε, όλοι τις καταστροφικές συνέπειες που μπορεί να έχει για όλους τους εμπλεκόμενους ένα παρόμοιο περιστατικό και για αυτό με κάθε δυνατό τρόπο θα πρέπει να προσπαθούμε να ελαχιστοποιούμε τις πιθανότητες για να συμβεί.

Ενοποίηση και Κεντρική Διαχείριση

Στην προσπάθεια συνεργασίας μεταξύ των κλάδων της διαχείρισης εγκαταστάσεων και της ασφάλειας μπορεί να βοηθήσει σημαντικά η αλματώδης εξέλιξη της τεχνολογίας. Μέχρι πριν δύο δεκαετίες όλα τα επιμέρους συστήματα ήταν εντελώς αυτόνομα και δεν υπήρχε δυνατότητα συνεργασίας. Πλέον όμως με τη είσοδο της τεχνολογίας IP σε κάθε επιμέρους σύστημα τα δεδομένα έχουν αλλάξει ριζικά. Όπως είναι γνωστό για τον ον έλεγχο των κτιριακών χρησιμοποιούνται οι εφαρμογές BMS (Building Management System). Η νέα γενιά εφαρμογών BMS που κάνουν χρήση των τεχνολογιών cloud επιτρέπουν τη χρήση νέων δυνατοτήτων ειδικά αν συνδυαστούν σε μια ενιαία πλατφόρμα και με τις εφαρμογές ηλεκτρονικής ασφάλειας. Μπορεί κάποιος να επιτηρεί όλες τις λειτουργίες όπως επιτήρηση μέσω καμερών, έλεγχος κίνησης προσώπων μέσω των access control συστημάτων, ανίχνευση παραβίασης κάποιου χώρου μέσω των συναγερμών και διαχείριση των συστημάτων θέρμανσης/ ψύξης και φωτισμού μέσα από μια ενιαία πλατφόρμα και το σημαντικότερο χωρίς να είναι στον ίδιο χώρο.

Ακόμα και από μια φορητή συσκευή κινητού τηλεφώνου ή tablet μπορεί να ελέγχει κάποιος όλες τις παραπάνω εφαρμογές.  Ο διαφορετικός τρόπος προσέγγισης για τον έλεγχο των συστημάτων ελέγχου και ασφάλειας ενός κτιρίου προσφέρει και άλλα πλεονεκτήματα. Οι ομάδες φύλαξης και συντήρησης των εγκαταστάσεων μπορούν με τη χρήση ενός tablet να κινούνται σε όλους τους χώρους του κτιρίου και παράλληλα να διαθέτουν πρόσβαση σε όλα τα συστήματα ελέγχου. Αυτό τους δίνει τη δυνατότητα να παίρνουν τις κατάλληλες αποφάσεις έχοντας όλα τα δεδομένα στη διάθεση τους. Μπορούν να προβαίνουν γρηγορότερα στις απαραίτητες ενέργειες και παράλληλα να αναθεωρούν αποφάσεις και να προχωρούν σε διορθωτικές ενέργειες όταν τα δεδομένα αλλάζουν μέσα σε πολύ γρηγορότερο χρονικό διάστημα.

Εδώ επίσης μπορούν να βοηθήσουν σημαντικά και οι τεχνολογίες τεχνητής νοημοσύνης (AΙ) καθώς μπορούν να φιλτράρουν όλα τα δεδομένα που λαμβάνουν μέσα από τα διάφορα συστήματα και να ταξινομούν βάσει της διαφαινόμενης κρισιμότητας τους. Μπορεί μέσω αυτών των συστημάτων να φτάσουμε στο επιθυμητό στάδιο της επονομαζόμενης προληπτικής επιτήρησης. Η χρήση τους θα αναβαθμίσει τις επιχειρησιακές δυνατότητες των τμημάτων ασφαλείας και θα δώσει στα στελέχη τη δυνατότητα να επεμβαίνουν έγκαιρα και να αποτρέπουν κρίσιμες καταστάσεις. Οι νέες δυνατότητες δεν σταματούν πλέον αυτόνομα μόνο σε θέματα ασφαλείας ή σε θέματα διαχείρισης εγκαταστάσεων αλλά μπορούν να συνεισφέρουν σε ένα μεγάλο αριθμό λειτουργιών των σύγχρονων οργανισμών. Η σημασία των ενοποιημένων συστημάτων θα αναβαθμιστεί και ο ρόλος τους θα είναι ιδιαίτερα κρίσιμος σε όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης.

Συντήρηση & συνεργασία

Αντιλαμβανόμαστε λοιπόν την αλληλεπίδραση και τη συσχέτιση μεταξύ της ασφάλειας και της διαχείρισης εγκαταστάσεων. Ξεκινώντας από την ενοποίηση και τη συνεργασία μεταξύ των ηλεκτρονικών συστημάτων των δύο αυτών κλάδων που μέχρι τώρα λειτουργούσαν εντελώς ανεξάρτητα. Εδώ όμως πρέπει να αναδείξουμε το θέμα της προληπτικής συντήρησης αλλά και της έγκαιρης αντιμετώπισης βλαβών. Καθώς πλέον τα συστήματα έχουν μεγαλύτερο βαθμό πολυπλοκότητας υπάρχουν και μεγάλες πιθανότητες αστοχίας. Είναι πολύ συχνό το φαινόμενο να έχουν εγκατασταθεί συστήματα με εντυπωσιακές δυνατότητες και την κρίσιμη στιγμή να αποδειχτεί ότι δεν λειτουργούν. Πολλές φορές μάλιστα το πρόβλημα εντοπίζεται σε θέμα συνεργασίας μεταξύ των διαφορετικών συστημάτων με τον ένα συντηρητή να προσπαθεί να μεταθέσει την ευθύνη στον άλλο.

Είναι κρίμα και άδικο για έναν οργανισμό που έχει επενδύσει σημαντικά ποσά σε εξελιγμένα συστήματα ασφάλειας και διαχείρισης εγκαταστάσεων να μην μπορεί να τα εκμεταλλευτεί όπως πρέπει τη στιγμή που χρειάζεται. Για το λόγο αυτό χρειάζεται επένδυση και στη συντήρηση των συστημάτων αυτών όπως και πολύ καλή συνεργασία μεταξύ των τμημάτων ασφάλειας και κτιριακής συντήρησης. Εδώ παραδείγματος χάρη, οι φύλακες μιας εγκατάστασης μπορούν να παίξουν πολύ σημαντικό ρόλο αρκεί να ακούγονται τη στιγμή που αναφέρουν ένα θέμα ή ένα πρόβλημα.

Από τα παραπάνω αντιλαμβανόμαστε ότι οι συνέργειες μεταξύ των κλάδων ασφάλειας και διαχείρισης εγκατάστασης είναι πλέον πολύ μεγάλες. Πολλά στελέχη και από τους δύο κλάδους μπορούν ίσως να αισθάνονται ότι απειλούνται από αυτές τις εξελίξεις. Η πραγματικότητα όμως είναι διαφορετική. Μόνο κερδισμένοι μπορούν να βγουν οι επαγγελματίες και των δύο χώρων καθώς αυτή η σύγκλιση θα επιφέρει μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στην εργασία τους αλλά και θα τους διευκολύνει να εντοπίζουν γρηγορότερα τα κακώς κείμενα. Όμως το μεγαλύτερο κέρδος είναι για τους οργανισμούς αλλά και για όσους εργάζονται και κινούνται μέσα σε αυτούς τους χώρους. Διότι πλέον θα μπορούν να λειτουργούν σε ένα πιο ποιοτικό περιβάλλον με αυξημένο επίπεδο ασφάλειας το οποίο είναι το ζητούμενο για όλους όσους ασχολούνται με τα θέματα ασφάλειας αλλά και διαχείρισης εγκαταστάσεων.