Ελέγχοντας τους επισκέπτες

Ο αποτελεσματικός έλεγχος και η διαχείριση όσων επισκεπτών εισέρχονται και εξέρχονται σε ένα κτίριο ή μια εγκατάσταση αποτελεί κομβικό σημείο στο σύνολο ενός συνολικού σχεδίου ασφάλειας και για το λόγο αυτό πραγματοποιούνται σημαντικές επενδύσεις σε συστήματα ελέγχου πρόσβασης.

Με δεδομένο τον αυξανόμενο αριθμό παραβατικών ενεργειών από ανθρώπους που εισέρχονται σε μια εγκατάσταση, απαιτείται η ενσωμάτωση συστημάτων ελέγχου πρόσβασης στη συνολική πλατφόρμα ασφάλειας, που θα διασφαλίζουν όσο είναι δυνατόν τον έλεγχο των επισκεπτών.

Στη σημερινή εποχή είναι δύσκολο να εξασφαλιστεί η ασφάλεια ενός κτιρίου με τη χρήση μιας απλής κάρτας τύπου proximity. Στις περισσότερες των περιπτώσεων απαιτείται η ύπαρξη συνδυασμένων μέτρων ασφάλειας, τα οποία διασφαλίζουν τον επιθυμητό βαθμό ασφάλειας αλλά και την αποτελεσματική διαχείριση των επισκεπτών του κτιρίου.

Τα νέα συστήματα ελέγχου πρόσβασης δίνουν μια πληθώρα δυνατοτήτων και στον τομέα της διαχείρισης επισκεπτών. Επιτρέπουν στους διαχειριστές καταρχήν να δημιουργούν λίστες με τους μόνιμους χρήστες (εργαζόμενους του κτιρίου), τους συχνούς επισκέπτες ή εξωτερικούς συνεργάτες και να παραμετροποιούν τα δεδομένα των καρτών πρόσβασης με τη χρήση ενός απλού υπολογιστή. ¶λλες δυνατότητές τους είναι η διαχείριση δεμάτων που διακινούνται μέσω της κεντρικής υποδοχής του κτιρίου, η διαφοροποίηση αντιμετώπισης για σημαντικούς επισκέπτες (VIPs) με την παραχώρηση περισσότερων δικαιωμάτων πρόσβασης και η άμεση διαμόρφωση καρτών πρόσβασης μέσω ενός απλού τερματικού.
Εντούτοις, αν και για ορισμένους VIPs υπάρχουν περισσότερα δικαιώματα πρόσβασης, ο γενικός κανόνας είναι ότι η πλειοψηφία των επισκεπτών έχει συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης και για καθορισμένο χρόνο. Δηλαδή, αν ένας επισκέπτης θέλει να επισκεφθεί κάποιο συνεργάτη του Οργανισμού στη Δ/νση Μάρκετινγκ, δεν θα μπορεί να μεταβεί σε άλλους χώρους χρησιμοποιώντας την ίδια κάρτα. Επίσης, μετά από κάποιο εύλογο χρονικό διάστημα η κάρτα του θα πρέπει να απενεργοποιηθεί. Το τελευταίο έχει ιδιαίτερη σημασία όχι μόνο γιατί αποτρέπει όσους έχουν κακοπροαίρετες προθέσεις από την περιήγησή τους μέσα στους χώρους του κτιρίου, αλλά επειδή πολλές φορές οι επισκέπτες ξεχνούν λόγω αμέλειας να παραδώσουν την κάρτα τους στους φύλακες του κτιρίου και έτσι εξασφαλίζεται ότι η κάρτα θα απενεργοποιηθεί και δεν θα μπορεί να χρησιμοποιηθεί τις επόμενες ημέρες. Τα νέα συστήματα δίνουν επίσης δυνατότητες διαμόρφωσης καρτών για επισκέπτες με μακροπρόθεσμο χρονικό διάστημα, όπως οι εξωτερικοί συνεργάτες ή οι συντηρητές των διάφορων συστημάτων του κτιρίου. Μια άλλη ενδιαφέρουσα λειτουργία τους είναι η κατά περίπτωση καταχώρηση των επισκεπτών, ώστε να είναι στη διάθεση του προσωπικού τα πλήρη στοιχεία τους καθώς και οι κινήσεις που κάνουν μέσα στο χώρο. Μέχρι σήμερα όταν έρχονταν ένας επισκέπτης, τότε οι φύλακες που βρίσκονταν στην υποδοχή του έδιναν μία από τις έτοιμες κάρτες επισκεπτών και απλώς του ανάγραφαν τα στοιχεία μέσα στο βιβλίο επισκεπτών. Πλέον όμως τα σύγχρονα λογισμικά συστημάτων ελέγχου πρόσβασης δίνουν τη δυνατότητα της πλήρους καταχώρησης των στοιχείων του επισκέπτη μέσα στη βάση δεδομένων, ακόμα και με τη λήψη φωτογραφίας του και στη συνέχεια γίνεται η αντιστοίχιση της κάρτας πρόσβασης με αυτά τα στοιχεία. Η κάρτα φυσικά ισχύει για όσο χρονικό διάστημα βρίσκεται ο επισκέπτης στις εγκαταστάσεις του Οργανισμού και στη συνέχεια και αφού την παραδώσει πίσω στους φύλακες απενεργοποιείται και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για άλλον επισκέπτη. Όμως με αυτόν τον τρόπο υπάρχουν πλήρη δεδομένα για τις κινήσεις του συγκεκριμένου προσώπου και το πόσες φορές έχει επισκεφθεί το κτίριο, τους χώρους στους οποίους έχει μεταβεί και τα χρονικά διαστήματα που έχουν διαρκέσει οι επισκέψεις τους. Με μια απλή λειτουργία αναζήτησης μέσα στο σύστημα, είναι πολύ εύκολο να βρεθούν όλα αυτά τα στοιχεία. Αντιθέτως, στην περίπτωση των χειρόγραφων βιβλίων επισκεπτών θα πρέπει να φυλλομετρηθούν όλες οι σελίδες των βιβλίων, με απροσδιόριστα αποτελέσματα όσον αφορά στην ακρίβειά τους.
Επιπρόσθετα, η καταχώρηση των στοιχείων των επισκεπτών μπορεί να γίνει και πριν την άφιξή τους. Με ένα απλό mail (στο οποίο να περιλαμβάνονται τα σχετικά στοιχεία) το στέλεχος της επιχείρησης που έχει κάνει τη σχετική πρόκληση μπορεί να ειδοποιήσει την ασφάλεια και η κάρτα να είναι έτοιμη όταν φτάσει ο επισκέπτης, ώστε να μην αναγκαστεί να περιμένει για τη διαδικασία καταχώρησης. Αυτή η δυνατότητα είναι πολύ χρήσιμη σε περιπτώσεις ομαδικών επισκέψεων, όπου είναι φανερό ότι εξοικονομείται σημαντικός χρόνος αλλά παράλληλα γίνεται καλύτερη εξακρίβωση στοιχείων και αντιστοίχισή τους στα σωστά πρόσωπα, καθώς σε αντίθετη περίπτωση λόγω της πίεσης χρόνου και του μεγάλου αριθμού επισκεπτών μπορεί να γίνει κάποιος λάθος που να θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια του Οργανισμού.

Τεχνολογίες καρτών
Όμως τα νέα συστήματα ελέγχου πρόσβασης δεν προσφέρουν μόνο περισσότερες δυνατότητες στη διαχείριση των επισκεπτών. ¶λλος ένας τομέας στον οποίο παρατηρούνται σημαντικές εξελίξεις είναι η τεχνολογία των καρτών πρόσβασης. Σήμερα υπάρχουν αρκετές επιλογές, όπως οι ενεργητικές κάρτες των 2,5 GHz, οι παθητικές κάρτες στα UHF-900, οι RFID proximity κάρτες καθώς και οι Mifare κάρτες και τέλος οι κάρτες που συνδυάζουν όλες τις ανωτέρω τεχνολογίες ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε περισσότερες περιπτώσεις.
Οι κάρτες στα 2,45 GHz έχουν εμβέλεια που κυμαίνεται από τα 3 μέχρι τα 80 μέτρα και η χρήση τους συνιστάται ειδικά για ανίχνευση και εντοπισμό προσώπων μέσα σε ένα χώρο. Οι παθητικές κάρτες των UHF-900 χρησιμοποιούνται για εφαρμογές με μικρή εμβέλεια ανίχνευσης, καθώς η μέγιστη απόσταση στην οποία μπορούν να λειτουργήσουν είναι τα 10 μέτρα. Οι κάρτες τύπου Milfare χρησιμοποιούνται κυρίως σε έλεγχο πρόσβασης σε ανελκυστήρες, ενώ οι κάρτες που συνδυάζουν όλες τις τεχνολογίες είναι φυσικό ότι μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην πλειοψηφία των εφαρμογών.
Μπορεί φυσικά κάποιος να αναρωτηθεί γιατί να επιλεγεί μία κάρτα με μεγαλύτερο μήκος εμβέλειας αλλά και ακριβότερο κόστος, όταν την ίδια δουλειά μπορεί να κάνει και η φθηνότερη κάρτα των 10 μέτρων μέγιστης εμβέλειας. Ακριβώς, διότι πλέον στόχος είναι η μετάβαση από τα απλά συστήματα ελέγχου πρόσβασης του όχι και τόσο μακρινού παρελθόντος, στις νέες πολυδιάστατες εφαρμογές. Οι ενεργητικές κάρτες δίνουν τη δυνατότητα μεγαλύτερου και πιο ολοκληρωμένου ελέγχου, όπως παραδείγματος χάρη τη συνεχή απεικόνιση της θέσης ενός προσώπου πάνω σε μια ψηφιακή απεικόνιση των χώρων της εγκατάστασης.
Επίσης οι φύλακες μπορούν να βλέπουν πληροφορίες για ένα πρόσωπο όταν αυτό πλησιάζει σε ένα σημείο ελέγχου, ώστε ανάλογα να συμπεριφερθούν. Παραδείγματος χάρη, όταν πλησιάζει ένας σημαντικός επισκέπτης και πιστοποιούν την ταυτότητά του, μπορούν αν έχουν πάρει τις ανάλογες οδηγίες να παρακάμψουν τη συνηθισμένη διαδικασία ελέγχου.

Πρόσβαση σε ανελκυστήρες
Μια πολύ σημαντική παράμετρος ειδικά σε συστήματα ελέγχου πρόσβασης που αφορούν σε μεγάλες εγκαταστάσεις με πολλούς ορόφους είναι να έχουν τη δυνατότητα ελέγχου πρόσβασης και στη χρήση των ανελκυστήρων. Διότι μέσω της ανεξέλεγκτης χρήσης ενός ανελκυστήρα μπορεί ένας επισκέπτης να βρεθεί σε χώρο για τον οποίο δεν έχει δικαίωμα πρόσβασης. Τα σύγχρονα συστήματα δίνουν αυτή την δυνατότητα, αρκεί φυσικά να συνεργάζεται και η πλακέτα ελέγχου των ανελκυστήρων. Τα καινούρια μοντέλα ανελκυστήρων που διαθέτουν ψηφιακές πλακέτες μπορούν με την κατάλληλη διασύνδεση να λειτουργήσουν υπό τον έλεγχο του συστήματος ελέγχου πρόσβασης. Για τους ανελκυστήρες προηγούμενων γενεών η κατάσταση είναι πιο πολύπλοκη. Θα πρέπει καταρχήν να εξεταστεί η συγκεκριμένη περίπτωση σε συνεργασία με τους τεχνικούς του συστήματος ασφαλείας και τους συντηρητές του ανελκυστήρα, ώστε να διαπιστωθεί αν υπάρχει αυτή η δυνατότητα. Συνήθως πάντως απαιτείται η προσθήκη μιας νέας ψηφιακής πλακέτας ελέγχου, που να μπορεί να μεταβιβάζει και να δέχεται σήματα από το σύστημα ελέγχου πρόσβασης.

Ενοποίηση
Τα συστήματα ελέγχου πρόσβασης υπερβαίνουν πλέον κατά πολύ το ρόλο στον οποίο τα είχαμε συνηθίσει μέχρι πρόσφατα. Αποτελούν ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης προσωπικού, επισκεπτών και ελέγχου εγκαταστάσεων και δεν περιορίζονται στην απλή αντικατάσταση των συμβατικών μηχανικών κλειδαριών. Για να επιτευχθεί όμως αυτό είναι απαραίτητη η ενοποίηση όλων των επιμέρους συστημάτων σε μία ενιαία πλατφόρμα. Αυτό έγινε εφικτό κυρίως με τη διάδοση των IP συστημάτων και στο χώρο των συστημάτων ασφαλείας. Πλέον μπορούν όλα να λειτουργήσουν μέσα στο ίδιο περιβάλλον εργασίας. Ένα σύγχρονο σύστημα ασφαλείας μπορεί πλέον να διαθέτει τεχνολογίες απεικόνισης βίντεο (CCTV), πυρανίχνευσης και συναγερμού. Η λειτουργία όλων αυτών των υποσυστημάτων κάτω από την πλατφόρμα ενός κεντρικού συστήματος διευκολύνει το έργο των χειριστών, αυξάνει το βαθμό ασφάλειας και προστατεύει καλύτερα τους εργαζόμενους, τους επισκέπτες αλλά και τις υλικές υποδομές του Οργανισμού.
Η ύπαρξη IP καλωδίωσης κάνει ακόμα πιο εύκολη και τη διαδικασία καταχώρησης των επισκεπτών. Μπορεί πλέον μέσα στο λόμπυ της επιχείρησης να υπάρχουν ειδικά κιόσκια με ειδικά μηχανήματα, στα οποία οι επισκέπτες να καταχωρούν μόνοι τους τα στοιχεία τους και να παίρνουν την κάρτα πρόσβασης. Κάτι ανάλογο με τη διαδικασία έκδοσης εισιτηρίων που ακολουθούν πολλές αεροπορικές εταιρείες.
Πολλοί βέβαια θα αναρωτηθούν αν αυτή η διασύνδεση του συστήματος ελέγχου πρόσβασης με άλλες εφαρμογές θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια του συστήματος και των δεδομένων. Τουναντίον, η πράξη έχει δείξει ότι τα αποκεντροποιημένα συστήματα που χρησιμοποιούν τα γνωστά πρωτόκολλα επικοινωνίας TCP/IP, Ethernet και BACNet, SSL είναι απολύτως ασφαλή, αρκεί φυσικά να τηρούνται οι απαραίτητες δικλείδες προστασίας.

Πρόληψη και αντιμετώπιση ατυχημάτων
Οι κανονισμοί περί υγιεινής και ασφάλειας που ισχύουν στα περισσότερα κράτη επιβάλλουν στις επιχειρήσεις να μεριμνούν για την προστασία της σωματικής ακεραιότητας όλων όσοι κινούνται μέσα στους χώρους τους – είτε είναι εργαζόμενοι είτε επισκέπτες. Για το λόγο αυτό, ένα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου πρόσβασης μπορεί να γίνει πολύτιμο εργαλείο για την αντιμετώπιση δυσάρεστων καταστάσεων. Η χρήση του δίνει στην επιχείρηση όλες τις πληροφορίες για τους ανθρώπους που βρίσκονται σε ένα κτίριό της μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, οπότε σε περίπτωση ατυχήματος ή άλλου συμβάντος υπάρχει η δυνατότητα να βρεθούν άμεσα οι ακριβείς πληροφορίες.
Ακόμα πιο αυστηρά βέβαια είναι τα μέτρα που παίρνονται σε εγκαταστάσεις ειδικού χαρακτήρα όπως οι στρατιωτικές, όπου το σύστημα ελέγχου πρέπει να έχει αποθηκευμένο κατάλογο με επικίνδυνα άτομα και ο έλεγχος να γίνεται βάσει αυτού του καταλόγου. Αυτό ισχύει και στα νοσοκομεία όπου τηρούνται αυστηρά μέτρα σε περιπτώσεις μεταδοτικών ασθενειών ή όταν ένας ασθενής δεν μπορεί να δεχτεί παραπάνω αριθμό επισκεπτών. Το σύστημα σε περίπτωση παραβίασης των παραπάνω κανόνων θα ειδοποιεί αμέσως όλους όσοι εμπλέκονται στο περιστατικό ώστε να αντιδράσουν κατάλληλα.

Κριτήρια επιλογής
Διαπιστώνουμε λοιπόν ότι ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης αποτελεί ένα σημαντικό πολυεργαλείο για κάθε Οργανισμό. Όσο δε το μέγεθος του Οργανισμού αυξάνεται τόσο η επιλογή του σωστού συστήματος ελέγχου πρόσβασης αποκτά μεγαλύτερη σημασία. Οι τελικοί χρήστες πρέπει να προσέξουν ορισμένα σημεία όπως η πλήρης υποστήριξη του συστήματος αλλά και όλων των περιφερειακών του, η δυνατότητα παρακολούθησης όλων των αλλαγών στην παραμετροποίηση της εφαρμογής και η ύπαρξη αποτελεσματικού ελέγχου όλων όσοι εισέρχονται και εξέρχονται στο κτίριο, ανεξαρτήτως της σχέσης που έχουν με τον Οργανισμό (εργαζόμενοι, επισκέπτες, εξωτερικοί συνεργάτες). Μεγάλη σημασία οφείλουν να δώσουν και στη διαδικασία καταχώρησης των επισκεπτών ώστε να είναι όσο το δυνατό απλούστερη, χωρίς όμως αυτό να σημαίνει εκπτώσεις στην ποιότητα της εφαρμογής. Απλώς θα πρέπει να υπάρχει μια ομαλή μετάβαση από τους επισκέπτες που είναι ήδη καταχωρημένοι, τους ενεργούς επισκέπτες αλλά και αυτούς που επισκέπτονται για πολλοστή φορά το κτίριο, ώστε να μη χρειάζεται να επαναλαμβάνεται η ίδια διαδικασία.
Οι εγκαταστάτες πριν προτείνουν ένα σύστημα οφείλουν να αντιληφθούν καταρχήν τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης και το σκοπό για τον οποίο θέλει να προμηθευθεί την εφαρμογή. Επίσης οφείλουν να εξερευνήσουν το βαθμό ενοποίησης με τα υφιστάμενα συστήματα ελέγχου και εφαρμογές, κατά πόσο είναι δυνατό να γίνει αυτό και φυσικά το απαιτούμενο κόστος. Ο πελάτης οφείλει να είναι πλήρως ενημερωμένος για όλη την εξέλιξη του έργου και θα είναι δυσάρεστο στη μέση των εργασιών να βρεθεί απέναντι σε έξοδα που δεν είχαν προϋπολογιστεί εξαρχής. Η δυσαρέσκεια ενός πελάτη απέναντι σε απρόβλεπτες αλλαγές, κοστίζει μακροπρόθεσμα περισσότερα από το πρόσκαιρο οικονομικό όφελος που αποκομίζει ο εγκαταστάτης κατά την εργασία του, καθώς μπορεί να πλήξει το προφίλ του και να εμποδίσει την περαιτέρω διεύρυνση του κύκλου συνεργασιών του.

Του ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΗ ΛΥΜΠΕΡΟΠΟΥΛΟΥ