Διαχείριση Επισκεπτών

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε κάθε διαδικασία ασφάλειας, η πρόσβαση των επισκεπτών σε ένα κτίριο ή οποιαδήποτε φυλασσόμενη εγκατάσταση να γίνεται με τέτοιο τρόπο που να διασφαλίζει τον αξιόπιστο έλεγχο ασφάλειας, αλλά και παράλληλα να προσφέρει στον επισκέπτη μια εμπειρία που δεν θα είναι αρνητική. Στο παρόν άρθρο θα δούμε συνοπτικά τις βέλτιστες προσεγγίσεις διαχείρισης των επισκεπτών με βάση τις τεχνολογίες ελέγχου πρόσβασης που επιτυγχάνουν τον παραπάνω συνδυασμό.

Του Δημήτρη Θωμαδάκη

Η υιοθέτηση τεχνολογικών λύσεων για τον έλεγχο πρόσβασης ή access control, όπως είναι παγκοσμίως γνωστός ο συγκεκριμένος τομέας συστημάτων ασφάλειας, αποτελεί τη βάση για τις διαδικασίες ελέγχου εισόδου σε εξουσιοδοτημένα άτομα και αντίστοιχα την απόρριψη εισόδου σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, σε μια φυλασσόμενη κτιριακή εγκατάσταση. Σε όλη αυτή τη διαδικασία, είναι ιδιαίτερα σημαντικό οι επισκέπτες που προσεγγίζουν ένα χώρο προκειμένου να εισέλθουν για κάποιο σκοπό, όχι απλά και μόνο να αποκτούν πρόσβαση έπειτα από κάποιο σχετικό έλεγχο ασφάλειας, όπου και αν χρειάζεται αυτό, αλλά ταυτόχρονα να μην ενοχλούνται από τις διαδικασίες που ακολουθούνται.

Οι λύσεις ελέγχου πρόσβασης περιγράφονται πολλές φορές αρκετά απλά, σε σχέση με τις βασικές λειτουργίες τους. Δηλαδή, τα εξουσιοδοτημένα άτομα μέσω ελέγχου ταυτοποίησης μέσω κάποιας κάρτας ή κωδικό ή βιομετρικά στοιχεία, αποκτούν πρόσβαση και άδεια εισόδου σε κατάλληλες ώρες και σε συγκεκριμένα σημεία κάποιας περιοχής που είναι προκαθορισμένα. Τα μη εξουσιοδοτημένα άτομα, δεν έχουν αυτή τη δυνατότητα. Ομολογουμένως, μία τέτοια απλοποιημένη περιγραφή μπορεί να υποτιμά τα διάφορα πρόσθετα οφέλη που προσφέρουν σήμερα οι τεχνολογίες αυτές και ίσως να αδικούν τις συνολικές λειτουργίες των σύγχρονων συστημάτων ελέγχου πρόσβασης. Η περιγραφή αυτή, παρουσιάζει τα συστήματα αυτά ως λύσεις που δεν είναι εκ φύσεως σχεδιασμένα για να διαχειρίζονται επισκέπτες. Πόσο όμως αυτό ανταποκρίνεται στη πραγματικότητα;

Ο έλεγχος πρόσβασης για την είσοδο σε εξουσιοδοτημένα άτομα είναι ένα σημαντικό μέρος πολλών επαγγελματικών εφαρμογών ασφαλείας, όμως παράλληλα υπάρχει πάντα η ανάγκη μιας επαρκούς διαχείρισης των επισκεπτών σε κάποια κτιριακή ή άλλη εγκατάσταση. Είναι απαραίτητη δηλαδή, η παρουσία ενός αξιόπιστου και αποτελεσματικού συστήματος διαχείρισης επισκεπτών στην καρδιά της στρατηγικής των διαδικασιών ελέγχου πρόσβασης κάθε οργανισμού. Μια ολοκληρωμένης λύσης δηλαδή, που να μπορεί να πετύχει περισσότερα πράγματα από τις υπογραφές επισκεπτών κατά την είσοδο και έξοδό τους.

Νέες πολιτικές στον έλεγχο πρόσβασης

Εννοείται πως κάθε επιχείρηση σήμερα επιθυμεί να διασφαλίσει ότι τα μοναδικά άτομα που θα κινούνται στις εγκαταστάσεις της, είναι πραγματικά μέλη του προσωπικού ή προσκαλεσμένοι επισκέπτες για κάποιο σκοπό και για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Οι πιθανές επιπτώσεις μιας μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στους χώρους μιας εγκατάστασης είναι ιδιαίτερα σημαντικές και περιλαμβάνουν από ζημιές στις υποδομές ή κλοπές περιουσιακών στοιχείων, μέχρι σοβαρούς κινδύνους για το προσωπικό. Ως δικλείδα ασφαλείας απέναντι σε αυτούς τους κινδύνους, οι οργανισμοί συνηθίζουν να επιλέγουν να εφαρμόζουν παράλληλα ένα σύστημα παρακολούθησης και ελέγχου για την πρόσβαση επισκεπτών ή συνεργατών.

Είναι αλήθεια ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις σήμερα έχουν υλοποιήσει έργα και διαδικασίες access control για το προσωπικό, όμως οι ανάγκες αυξάνονται και σε πολλές περιπτώσεις είναι απαραίτητη η προσέγγιση μιας ενοποιημένης διαχείρισης ελέγχου πρόσβασης, τόσο για το προσωπικό όσο και για τους επισκέπτες. Η ανάγκη να επιτρέπεται η επικοινωνία μεταξύ επισκεπτών και προσωπικού, μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας συστήματα εισόδου σε θύρες, βασισμένα σε βίντεο ή ήχο δηλαδή θυροτηλεοράσεις ή θυροτηλέφωνα. Τα συστήματα αυτά, επιτρέπουν την επικοινωνία και το αυτοματοποιημένο άνοιγμα μιας θύρας, ενώ όταν ο επισκέπτης βρεθεί μέσα στην εγκατάσταση από εκεί και πέρα απαιτείται μια αποτελεσματική διαχείριση της παρουσίας του εκεί.

Οι βασικές επιλογές για αυτό, περιλαμβάνουν συνήθως συνοδεία για όλους τους επισκέπτες μέσα στους χώρους της κτιριακής εγκατάστασης, κάτι που είναι αρκετές φορές χρονοβόρα ως διαδικασία και απαιτεί την αξιοποίηση ανθρώπινων πόρων. Αυτό σημαίνει ότι αν οι επισκέπτες αφεθούν μόνοι τους, ή τους εμπιστευτεί το άτομο που επισκέπτονται, μπορούν να αποκτήσουν ελεύθερη πρόσβαση στις εγκαταστάσεις. Έπειτα εξαρτάται και από άλλα μέλη του προσωπικού το πώς θα αντιμετωπίσουν τον επισκέπτη κατά την παρουσία του στο χώρο. Μια επίσης, βασική προσέγγιση διαχείρισης είναι η παροχή στους επισκέπτες κάποιου badge σήματος κατά τη διάρκεια της επίσκεψης, που να υποδηλώνει κατά κάποιο τρόπο που μπορούν να κινηθούν.

Ενοποίηση ταυτοποίησης προσωπικού και επισκεπτών

Στόχος είναι σε κάθε περίπτωση, η εκάστοτε λύση διαχείρισης ταυτοποίησης επισκεπτών, να λαμβάνει υπόψη τη φύση των πιθανών κινδύνων προκειμένου ο διαχειριστής να προσαρμόσει τις λειτουργίες της με τέτοιο τρόπο προκειμένου να μειώνονται σημαντικά οι κίνδυνοι αυτοί. Αναπόφευκτα, αυτό πολύ πιθανόν να περιλαμβάνει πρόσθετες επενδύσεις ως προς ένα βαθμό, αλλά υλοποιώντας μία διακριτή εικόνα στις ταυτότητες προσωπικού και επισκεπτών, μπορεί να αποδειχθεί ωφέλιμο. Η ανάγκη ταυτοποίησης προσωπικού και επισκεπτών δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως κάτι μεμονωμένο.

Η κοινή λογική υπαγορεύει ότι η πρώτη γραμμή άμυνας κατά της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, είναι η προώθηση κουλτούρας ασφαλείας από την εταιρεία. Αρχικά, ο έλεγχος πρόσβασης χρησιμοποιείται για να εμποδίζει τους επισκέπτες να περιφέρονται εντός ή πέριξ του κτιρίου. Όμως, σε κάποια ασφαλή περιοχή, μία αυστηρή πολιτική διαχείρισης ταυτότητας μετατρέπει κάθε υπάλληλο στα μάτια και τα αυτιά του συστήματος διαχείρισης επισκεπτών. Τα οφέλη κυμαίνονται από προστασία των προστατευμένων εισόδων, μέχρι εξέταση όσων δε φέρουν ταυτότητα.

Η ενσωμάτωση της ταυτοποίησης επισκεπτών στο ίδιο επίπεδο με την ταυτοποίηση προσωπικού μπορεί να αποδειχθεί μία αποτελεσματική πολιτική, παρέχοντας δυνατότητες ξεκάθαρης ταυτοποίησης όλων, κάτι που σίγουρα προσδίδει πρόσθετο όφελος για μεγαλύτερες επιχειρήσεις. Επίσης, η διαδικασία αυτή έχει το πλεονέκτημα παρουσίασης μίας επαγγελματικής προσέγγισης απέναντι στους επισκέπτες.

Πολλά νέα συστήματα ελέγχου πρόσβασης σύγχρονων λειτουργιών περιλαμβάνουν την ικανότητα να δημιουργούν φωτογραφικά σήματα ταυτοποίησης (badges). Αυτό αποτελεί είτε βασική λειτουργία ή είναι διαθέσιμο ως πρόσθετο χαρακτηριστικό. Οι κάρτες μπορούν να ενσωματώνουν προσαρμοσμένα σχέδια με λογότυπα, φωτογραφίες και πρόσθετες πληροφορίες. Αυτό μπορεί να ενισχυθεί με τη χρήση διάφανου πλαστικού περιβλήματος και κορδονιού με εκτυπώσεις, εξασφαλίζοντας ότι η ταυτότητα θα είναι ορατή και βοηθώντας στην αποτελεσματική εμφάνιση των καρτών ταυτοποίησης. Όταν είναι απαραίτητο, οι κάρτες μπορούν επίσης να ενσωματώνουν περιορισμένα στοιχεία πρόσβασης.

Λειτουργικότητα αλλά και πάνω από όλα ασφάλεια

Αυτή τη στιγμή υπάρχουν στην αγορά αυτόνομα πακέτα λογισμικού για δημιουργία καρτών ταυτοποίησης, αλλά επιλέγοντας ένα προϊόν με δυνατότητα πλήρους ενσωμάτωσης στη λύση πρόσβασης, μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στη σύνθεση ενός πλήρους επιπέδου ασφαλείας, κατάλληλο για την εκάστοτε επιχείρηση. Η συμβατότητα με άλλα στοιχεία του συστήματος ελέγχου πρόσβασης είναι καίριας σημασίας. Παρομοίως, η φιλικότητα προς τον χρήστη είναι σημαντική. Η εκτύπωση μίας κάρτας ή ενός σήματος πρέπει να ακολουθεί μια γρήγορη διαδικασία, τόσο για το μέλος του προσωπικού που την παράγει, όσο και για τον επισκέπτη.

Όπου απαιτείται ένα επιπλέον επίπεδο ασφαλείας, έχουν αναπτυχθεί πολλές καινοτομίες που είναι δύσκολο να αντιγραφούν. Αυτές οι λύσεις μπορούν άμεσα να ενσωματωθούν σε κάρτες ή σήματα ώστε να παρέχουν ένα επιπλέον επίπεδο ασφαλείας. Αν το εύρος των τεχνολογιών ταυτοποίησης και αποτροπής αντιγράφων είναι πολύ ακριβές για τη διαχείριση επισκεπτών, η χρήση στοιχείων όπως φωτογραφία, ή χρησιμοποιώντας χρονικά περιορισμένη πρόσβαση, μπορεί και πάλι να ενισχύει την προστασία σας.

Σε κάθε περίπτωση η ασφάλεια δεν θα πρέπει να αποδυναμώνεται με σκοπό να επιτρέπει τη γρηγορότερη πρόσβαση του επισκέπτη. Αν και είναι αλήθεια ότι στον κόσμο δεν αρέσει η αναμονή, ένα καλό σύστημα διαχείρισης επισκεπτών πρέπει να ισορροπεί μεταξύ της ασφάλειας και της αποδοχής της πρόσβασης.

Τα online συστήματα είναι διαθέσιμα για τη δημιουργία μίας αποδοτικής και αποτελεσματικής υποδοχής, προσφέροντας την ικανότητα προ-κράτησης επισκεπτών, και την ταχεία αναζήτηση και παραγωγή σημάτων κατά την άφιξη τους. Αυτά τα συστήματα διαχείρισης επισκεπτών μπορούν να ενσωματώνουν ένα εύρος πρόσθετων χαρακτηριστικών που βοηθούν την ασφάλεια, όπως ειδοποιήσεις μέσω email στο σχετικό προσωπικό για άφιξη επισκεπτών, συναγερμούς και πιστοποίηση υπογραφής.

Τα συστήματα ταυτοποίησης έντυπων σημάτων παραμένουν δημοφιλή και αποτελούν το πρώτο βήμα για πολλά έργα ελέγχου πρόσβασης. Μπορούν συχνά να προσαρμοστούν, και να εμπλουτιστούν με επώνυμα εξαρτήματα, για να ενισχύσουν το επίπεδο της αξιοπιστίας της ασφάλειας. Με δεδομένη την ποιότητα των σημερινών εκτυπωτών και καμερών, τα έντυπα φωτογραφικά σήματα μπορούν να δημιουργούνται εντός δευτερολέπτων.

Συνοψίζοντας

Όποιο και αν είναι το επιθυμητό επίπεδο ασφαλείας που υιοθετείται, είτε μπορεί να κυμαίνεται από κορυφαία ηλεκτρονικά συστήματα με πολλαπλά στρώματα πιστοποίησης, μέχρι απλές και οικονομικές λύσεις, το προσωπικό θα πρέπει να νιώθει ασφαλές, ενώ οι επισκέπτες καλοδεχούμενοι και για αυτό θα ήταν θετικό να ακολουθηθεί μία ενοποιημένη προσέγγιση διαχείρισης προσωπικού και επισκεπτών.

Ο έλεγχος πρόσβασης για το μόνιμο προσωπικό είναι ριζικά διαφορετικός από τη διαχείριση επισκεπτών. Όμως τα δύο αυτά συστήματα πρέπει όχι μόνο να λειτουργούν εναρμονισμένα, αλλά επίσης να βρίσκονται το ένα δίπλα στο άλλο ώστε να παρέχουν μία πλήρως διαλειτουργική λύση.

Οι περισσότεροι κατασκευαστές συστημάτων ελέγχου πρόσβασης προσφέρουν τον απαραίτητο εξοπλισμό προστασίας μίας εγκατάστασης, αλλά επίσης προσφέρουν λογισμικό και πρόσθετα στοιχεία που ενσωματώνουν με απλό τρόπο επιπλέον οφέλη, όπως φωτογραφική ταυτοποίηση.