Χρήματα σε μεταφορά: Κώδικας πρακτικής

Ο σχεδιασμός της ασφαλούς υλοποίησης από κάθε ΙΕΠΥΑ της μεταφοράς χρημάτων για λογαριασμό τρίτου, απαιτεί την ύπαρξη σχεδίου ασφάλειας και υγιεινής, την ύπαρξη γραπτών οδηγιών υλοποίησης διαδικασιών και, φυσικά, διαδικασία διαχείρισης κινδύνου.

Ο κώδικας πρακτικής είναι το έγγραφο το οποίο καθορίζει τους τρόπους διαχείρισης της έκθεσης σε κίνδυνο, σε τμήμα ή στο σύνολο οιασδήποτε επιχειρηματικής  λειτουργίας και στην περίπτωσή μας αφορά στη λειτουργία μεταφοράς χρημάτων, επί το … ελληνικότερο Cash in Transit (CIT) από ΙΕΠΥΑ.

Ο σχεδιασμός της ασφαλούς υλοποίησης από κάθε ΙΕΠΥΑ της μεταφοράς χρημάτων για λογαριασμό τρίτου, απαιτεί την ύπαρξη σχεδίου ασφάλειας και υγιεινής, την ύπαρξη γραπτών οδηγιών υλοποίησης διαδικασιών και, φυσικά, διαδικασία διαχείρισης κινδύνου.

Σε κάθε περίπτωση δηλαδή πρέπει να λαμβάνονται υπόψη θέματα ως ακολούθως:

• Εκτίμηση του ενυπάρχοντος κινδύνου στην υλοποίηση της διαδικασίας CIT.
• Για κάθε παράδοση/παραλαβή, καθιέρωση μεθόδου εκτίμησης του χώρου ώστε να αναγνωρίζονται και τεκμηριώνονται τυχόν αλλαγές.
• Τήρηση γραπτών οδηγιών υλοποίησης διαδικασιών, οι οποίες περιγράφουν "το πώς θα γίνει η δουλειά" και φυσικά για τη σύνταξή τους έχει ληφθεί υπόψη ο ενυπάρχων κίνδυνος.
• Παροχή όπου είναι δυνατόν, ασφαλούς πρόσβασης και εξόδου από το σημείο παραλαβής/παράδοσης.
• Παροχή κατάλληλης εκπαίδευσης και οδηγιών σε όλο το προσωπικό το οποίο υλοποιεί τη διαδικασία CIT.
• Υφιστάμενο επίπεδο εμπειρίας του προσωπικού, προκειμένου να μειώνεται ο κίνδυνος.
• Παροχή του ειδικού ατομικού εξοπλισμού.

Όλο το προσωπικό το οποίο διεκπεραιώνει CIT εργασίες πρέπει να έχει κατανοήσει πλήρως τις ξεκάθαρες εταιρικές πολιτικές και διαδικασίες που αφορούν σε θέματα υγιεινής και ασφάλειας και οι οποίες με τη σειρά τους προσδιορίζουν το ποιος είναι αρμόδιος και για ποιο κομμάτι της εργασίας CIT. Οι διαδικασίες ασφάλειας και υγιεινής σε σχέση με την απειλή ένοπλης ληστείας, αφορούν όλους. Υπεύθυνη για τη συνεχή επιβεβαίωση τήρησης των πολιτικών και διαδικασιών σε ισχύ είναι η ΙΕΠΥΑ και όλοι ανεξαιρέτως αποδέχονται την υποχρέωση τήρησής τους.
Η αναγνώριση και η διαδικασία εκτίμησης του κινδύνου διενεργούνται από την ΙΕΠΥΑ κατά το σχεδιασμό, σε συνεργασία και διαβούλευση με το έμπειρο προσωπικό της.
Μετά ενεργοποιείται το σύστημα ασφάλειας και υγιεινής προκειμένου να ελεγχθεί ο κίνδυνος (Risk Control). Το σύστημα ασφάλειας και υγιεινής έναντι του κινδύνου – ως διαδικασία – είναι συνεχούς ροής και αφορά σε διαφορετικές φάσεις, περιλαμβανομένων:

• Τώρα, εάν δεν έχει προηγηθεί.
• Όταν λάβουν χώρα αλλαγές σε διαδικασίες ή υλικά.
• Μετά από ατύχημα και/ή παραλίγο ατύχημα.
• Περιοδική συχνότητα, αναλόγως των εναλλαγών των κινδύνων.

Διαδικασία Διαχείρισης κινδύνου
Τα πέντε βασικά βήματα στη διαδικασία διαχείρισης κινδύνου για την ασφάλεια και υγιεινή στην εργασία CIT, είναι:

1. Προσδιορισμός τυχόν ατυχήματος.
2. Εκτίμηση του κινδύνου, ως αποτέλεσμα του ατυχήματος.
3. Μέτρα ελέγχου για περιορισμό ή πρόληψη του κινδύνου.
4. Εφαρμογή των μέτρων ελέγχου.
5. Παρακολούθηση και αναθεώρηση της αποτελεσματικότητας των μέτρων ελέγχου.

Η καταγραφή και τήρηση αρχείου της διαδικασίας διαχείρισης κινδύνου για την ασφάλεια και υγιεινή στην εργασία CIT, βοηθά ώστε πάντοτε να υπάρχει διαθέσιμο για αναψηλάφηση το τι είχε γίνει και το τι σχεδιάζεται να γίνει – με βάση το ιστορικό αρχείο – προκειμένου να ελέγχονται αναγνωρισθέντες κίνδυνοι.
Υπάρχουν αρκετοί τρόποι οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναγνώριση των κινδύνων, που βασίζονται στην απλή λογική αρχή: «τι αίτια στο χώρο εργασίας ή στη διαδικασία υλοποίησης της εργασίας έχουν τη δυνατότητα να προκαλέσουν κίνδυνο»;

Οι κίνδυνοι φυσικά δεν είναι πάντα εμφανείς, αλλά ένας απλός τρόπος για να τους προσδιορίσουμε είναι να διαχωρίσουμε την εργασία CIT σε ομάδες με κοινούς παρονομαστές, όπως:

• Αποστολή (οδήγηση, μεταφορά χρημάτων, εφοδιασμός ATM).
• Χώροι/τοποθεσίες (γραφεία, χώρος πελάτη, στην κυκλοφορία).
• Ρόλοι/ καθήκοντα (οδηγός, συνοδός, ταμίας).

Οι δράσεις οι οποίες βοηθούν στην αναγνώριση των κινδύνων περιλαμβάνουν:

• Εκτίμηση χώρου.
• Εκτίμηση διαδρομής.
• Διαβούλευση με εμπειρότερα άτομα για προβλήματα που αντιμετώπισαν πραγματοποιώντας ελέγχους ασφάλειας και υγιεινής.
• Έλεγχο οχημάτων, υλικών και διαδικασιών.
• Διαβούλευση, ανταλλαγή πληροφοριών με άλλες ομοειδείς επιχειρήσεις και την ΕΛ.ΑΣ.

Η ολοκλήρωση του εν λόγου βήματος φυσιολογικά οδηγεί σε κωδικοποίηση των παρακάτω:

• Αίτια πιθανής καταστροφής.
• Πιθανοί κίνδυνοι.
• Χώροι εργασίας ή διαδικασίας της εργασίας.
• Πιθανότητα έκθεσης εργαζομένων.

Εκτίμηση κινδύνου
Για την εκτίμηση του κινδύνου σε CIT λαμβάνονται φυσικά υπόψη αμφότερες οι παράμετροι ατυχήματος και επιπτώσεων ή της συχνότητας που επισυμβαίνει ο κίνδυνος. Οι βασικές αρχές που λαμβάνονται υπόψη όταν διενεργείται εκτίμηση κινδύνου, είναι:

• Η πιθανότητα να συμβεί ατύχημα στο χώρο εργασίας, ενθυμούμενοι υπάρχοντα μέτρα ελέγχου σε ισχύ.
• Οι επιπτώσεις από ατύχημα στο χώρο εργασίας.
• Ο συνδυασμός της συχνότητας και των επιπτώσεων, προκειμένου να βαθμονομηθεί το επίπεδο κινδύνου.

Υπάρχουν βέβαια και κάποιοι δείκτες που είναι δυνατό να επηρεάσουν την πιθανότητα να συμβεί ατύχημα. Οι δείκτες αυτοί είναι :

• Πόσο συχνά ένα περιστατικό συμβαίνει π.χ. σε συγκεκριμένο τακτικό πελάτη.
• Πόσοι άνθρωποι εκτέθηκαν στο ατύχημα, π.χ. πλήρωμα και κοινό.
• Η διατηρησιμότητα του επιπέδου ικανοτήτων του/των εργαζομένων.
• Η εμμονή στην εφαρμογή των διαδικασιών ασφαλείας.
• Η ελλιπής ή παντελώς απούσα παρατηρητικότητα.
• Η απουσία των κατάλληλων οχημάτων και ατομικού εξοπλισμού και
• Οι επιχειρησιακές – κατάσταση οχήματος και υλικών – και περιβαλλοντικές συνθήκες.

Οι παράμετροι που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όταν επιχειρείται η ερμηνεία των επιπτώσεων από ατύχημα που έχει λάβει χώρα, είναι :

• Οι επιπτώσεις στο κοινωνικό σύνολο.
• Ο χρόνος.
• Η ακολουθητέα διαδρομή.
• Η ποσότητα χρημάτων.
• Οι τεχνικές παρακολούθησης.
• Η στάση των εργαζομένων και του κοινωνικού συνόλου σε σχέση με το ατύχημα.

Μέτρα ελέγχου

Επιπρόσθετα με την επιλογή πρόσφορων μέτρων ελέγχου ώστε είτε να μειωθεί ή αποτραπεί ο κίνδυνος από ατύχημα σε σχέση με CIT, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη το επίπεδο του κινδύνου, η ιεράρχηση των ελέγχων και η πρακτικότητα εφαρμογής τους.

Κάποια μέτρα ελέγχου μπορεί να είναι:

• Η κατάλληλη επιλογή των προβλεπομένων ειδικών οχημάτων.
• Η εμμονή στην τήρηση των γραπτών οδηγιών υλοποίησης διαδικασιών.
• Η οπλοφορία.
• Οι αλλαγές δρομολογίων.
• Οι αλλαγές χρόνων παράδοσης/παραλαβής.
• Οι αλλαγές πληρωμάτων.
• Η παρατηρητικότητα, εγρήγορση.
• Οι διαδικασίες σε περιπτώσεις καθυστερήσεων.
• Η πιστή χρήση ατομικού εξοπλισμού.

Προκειμένου τα μέτρα ελέγχου να λειτουργήσουν αποτελεσματικά ή να αποδώσουν, δεδομένο είναι ότι πρέπει να "κοιτάξουμε" πέραν και πίσω από αυτά.

Το να εφαρμοσθούν μέτρα ελέγχου περιλαμβάνει:

• Ανάπτυξη διαδικασιών τέλεσης της εργασίας.
• Επικοινωνία μεταξύ εργαζομένων και τρίτων.
• Παροχή εκπαίδευσης και καθοδήγησης.
• Επιβεβαιωμένη αποτελεσματική επιτήρηση και
• Διατήρηση στο διηνεκές διαδικασιών και μέτρων ελέγχου.

Ο συνδυασμός οιουδήποτε μέτρου είναι θέμα ιεράρχησης και χρησιμοποιείται για μία φορά. Για παράδειγμα, η ύπαρξη διαχωριστικού μεταξύ του θαλάμου οδήγησης του θωρακισμένου οχήματος και του κυρίου σώματος του οχήματος είναι χρήσιμη, σε συνδυασμό με την αλλαγή δρομολογίου – διοικητικό μέτρο ελέγχου – και τον έλεγχο της ορθής συντήρησης του κατάλληλου εξοπλισμού.
Σε σχέση με τον ατομικό εξοπλισμό πρέπει να είναι αυτός που προβλέπεται στο κατάλληλο μέγεθος και να μην έχει τροποποιηθεί.

Έλεγχος μέτρων ασφάλειας
Το τελευταίο βήμα στη διαδικασία διαχείρισης του κινδύνου είναι η παρακολούθηση και αναθεώρηση της αποτελεσματικότητας των εφαρμοσμένων μέτρων ελέγχου. Είναι χρήσιμο να παρακολουθούμε αν τα επιλεγέντα μέτρα ελέγχου έχουν εφαρμοσθεί όπως σχεδιάσθηκαν, αν είναι σε λειτουργία και αν χρησιμοποιούνται σωστά. Επίσης πρέπει να εξετάζεται αν τα επιλεγέντα μέτρα ελέγχου είναι λειτουργικά, δηλαδή αν οι αλλαγές που έγιναν προκειμένου να ελεγχθεί ο εκτιμηθείς κίνδυνος, απέδωσαν όπως αναμενόταν και αν η έκθεση στον εκτιμηθέντα κίνδυνο μειώθηκε ικανοποιητικά. Επίσης πρέπει να ελέγχεται αν υπάρχουν νέοι κίνδυνοι και αν η εφαρμογή των προταθέντων μέτρων οδήγησε στην αναγνώριση νέου κινδύνου ή οδήγησε στην αύξηση ήδη υπαρχόντων/αναγνωρισθέντων κινδύνων. Εάν νέοι κίνδυνοι έχουν αναγνωρισθεί, η διαδικασία διαχείρισης ως συνεχώς ρέουσα επαναλαμβάνεται για κάθε στάδιο.

Η παράμετρος εκπαίδευση
Η εκπαίδευση, από την άλλη πλευρά, είναι μέτρο διοικητικού ελέγχου χαμηλής βαθμονόμησης και προτεραιότητας και χρησιμοποιείται συνδυαστικά όταν ο κίνδυνος δεν ελαχιστοποιείται. Στόχος της εκπαίδευσης είναι να βεβαιώσει ότι οι εργαζόμενοι έχουν τα κατάλληλα προσόντα και γνώσεις να υλοποιούν επιτυχώς την αποστολή τους, περιορίζοντας την έκθεση εαυτών και άλλων σε ατύχημα. Αφού έχει αποφασισθεί να χρησιμοποιηθεί η εκπαίδευση ως μέτρο ελέγχου, τότε προσδιορίζεται ποιοι θα εκπαιδευθούν και τι εκπαίδευση απαιτείται, ενώ διασαφηνίζεται το πώς θα γίνει η εκπαίδευση και παράλληλα διατηρούνται τα εκπαιδευτικά αρχεία.
Όλα το προσωπικό το οποίο διενεργεί μεταφορές χρημάτων πρέπει να εκπαιδευθεί να ακολουθεί πρακτικές και συστήματα εργασίας, τα οποία εξασφαλίζουν ασφάλεια και υγιεινή στην εργασία. Μπορεί να είναι εργαζόμενοι οι οποίοι έχουν υπάρξει θύματα ληστείας, επόπτες, συμβούλιο ασφάλειας και υγιεινής εργαζομένων ή μέλη της διεύθυνσης ασφαλείας ή του τμήματος επιχειρήσεων.
Όπως γίνεται κατανοητό, η ασφάλεια και υγιεινή στην εργασία έχουν σχέση και επίδραση στην παροχή υπηρεσιών μεταφοράς χρημάτων. Αποτελούν σημαντικό υποσύνολο της γενικής διαδικασίας ασφάλειας, όντας άμεσα ρυθμιστές της κορυφαίας λειτουργίας του πλαισίου ασφαλείας, δηλαδή της εκτίμησης και ελέγχου του κινδύνου. Ως εκ τούτου, να έχουμε πάντα κατά νου "Προνοείν χρη, ου μετανοείν" προκειμένου να αποφύγουμε καθημερινά Καυδιανά Δίκρανα.

Του Γιάννη Κανάλη