Ασφάλεια σε εγκαταστάσεις γραφείων

Στα μέσα Φεβρουαρίου το περιστατικό της επίθεσης στα γραφεία της ναυτιλιακής στη Γλυφάδα με την τραγική κατάληξη σόκαρε την Ελληνική κοινωνία. Ανέδειξε όμως και με έναν τραγικό τρόπο τη σημασία της ασφάλειας των χώρων αυτών.

Του Αριστοτέλη Λυμπερόπουλου

Χωρίς καμία αμφιβολία, η ασφάλεια των γραφειακών εγκαταστάσεων ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης είναι μια πολύ σημαντική παράμετρο για την εύρυθμη λειτουργία της ανεξαρτήτως το μέγεθος της. Η διασφάλιση της προστασίας όσων εργάζονται και κινούνται μέσα σε αυτούς τους χώρους καθώς και των περιουσιακών στοιχείων που βρίσκονται εντός των εγκαταστάσεων απαιτεί συγκεκριμένα μέτρα ασφάλειας. Το πρόβλημα είναι ότι σε πολλές εγκαταστάσεις, η λήψη αυτών των μέτρων θεωρείται πάρεργο καθώς δεν είναι συνυφασμένο με το βασικό αντικείμενο της εργασίας και υποτιμάται η αναγκαιότητα λήψης τους. Πρέπει να συμβεί κάποιο περιστατικό για να αντιληφθούν τη σημασία τους. ΘΑ πρέπει όμως να συνειδητοποιήσουν όλοι ότι η ασφάλεια στους χώρους εργασίας μπορεί να μην είναι επένδυση που αποφέρει κέρδη με παραγωγικό τρόπο αλλά είναι επένδυση που διασφαλίζει τη συνεχή λειτουργία της επιχείρησης και ακόμα σημαντικότερη τη σωματική ακεραιότητα όσων εργάζονται μέσα σε αυτούς τους χώρους. Πρόκειται λοιπόν για μια επένδυση που δεν μπορεί να αποτιμηθεί εύκολα με οικονομικούς όρους.

Βέλτιστες πρακτικές ασφάλειας

Η εφαρμογή κατάλληλων μέτρων ασφαλείας στο γραφείο εκτός από το αυτονόητο της βελτίωσης του επιπέδου ασφάλειας συμβάλει και στη δημιουργία ενός καλύτερου και αποδοτικότερου περιβάλλοντος εργασίας. Οι οργανισμοί μπορούν να βελτιώσουν το επίπεδο ασφαλείας ακολουθώντας τις ακόλουθες πρακτικές ασφάλειας.

Εγκατάσταση συστημάτων ελέγχου πρόσβασης – Πλέον είναι σχεδόν απαραίτητο ακόμα και σε μικρότερες επιχειρήσεις να υπάρχει σε λειτουργία ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης. Επιτρέπει στους οργανισμούς να διαχειρίζονται και να παρακολουθούν εκείνους που εισέρχονται στα διάφορα μέρη ενός γραφείου. Eνα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου πρόσβασης μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά σε πολλά θέματα που σχετίζονται με την ασφαλή λειτουργία ενός γραφειακού χώρου. Τα πιο χαρακτηριστικά και κρίσιμα είναι τα ακόλουθα:

• Διαχείριση των ανοιγμάτων: Δηλαδή ενημέρωση για το άνοιγμα και κλείσιμο μιας πόρτας και ενημέρωση για πιθανές παραβιάσεις ανοιγμάτων και ενημέρωση για την κατάσταση ενός ανοίγματος (αν είναι ανοιχτή ή κλειστή).
• Διαχείριση ανθρώπων: Μέσω ενός συστήματος ελέγχου πρόσβασης μπορεί να δοθεί πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένους ανθρώπους σε συγκεκριμένους χώρους και φυσικά το αντίθετο: Να μην επιτρέπεται η πρόσβαση σε καθορισμένους χώρους για κάποιες κατηγορίες εργαζομένων.

Εγκατάσταση συστημάτων επιτήρησης – Ένα άλλο αποτελεσματικό μέτρο ασφαλείας για ασφάλεια γραφειακών χώρων είναι η χρήση ενός συστήματος παρακολούθησης. Η εγκατάσταση καμερών παρακολούθησης, ειδικά όταν αυτή ακολουθεί ένα δομημένο σχέδιο, σε γραφειακούς χώρους συμβάλλει στην αποτροπή πιθανών εισβολέων αλλά και προσφέρει πολύτιμα αποδεικτικά στοιχεία για τη διερεύνηση ενός συμβάντος.

Οι κάμερες παρακολούθησης αποθαρρύνουν σε κάθε περίπτωση τους επίδοξους εισβολείς και μπορούν να καταγράψουν μη εξουσιοδοτημένες προσπάθειες εισόδου. Με την υλοποίηση ενός ολοκληρωμένου συστήματος παρακολούθησης, οι επιχειρήσεις μπορούν να επιβλέπουν τις εγκαταστάσεις τους σε πραγματικό χρόνο και να χρησιμοποιούν το υλικό που έχει καταγραφεί σε περίπτωση που συμβεί κάποιο περιστατικό. Αυτό, από μόνο του βοηθάει τους εργαζόμενους και όσους κινούνται μέσα στο χώρο καθώς αναβαθμίζεται το επίπεδο προστασίας της εγκατάστασης. Σε κάθε περίπτωση, όμως θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή όταν να ακολουθούνται όσα προβλέπει η νομοθεσία και η ευρωπαϊκή οδηγία GDPR για την προστασία των ατομικών δεδομένων.

Διαδικασία διαχείρισης επισκεπτών – Η εισαγωγή ενός συστήματος ελέγχου επισκεπτών είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση της ασφάλειας μιας εγκατάστασης γραφείων. Οι επισκέπτες οφείλουν να αναγνωρίζονται και να επιτηρούνται κατάλληλα κατά την άφιξή και την περιήγηση τους τους στις εγκαταστάσεις του γραφείου.

Θα πρέπει επίσης να γίνεται διάκριση μεταξύ του εξουσιοδοτημένου μόνιμου προσωπικού και των επισκεπτών. Θα πρέπει να μη υπάρχει διαδικασία για την ταυτοποίηση και καταγραφή των επισκεπτών για να διασφαλίζεται ότι στην εγκατάσταση θα μπαίνουν μόνο όσοι πρέπει να μπουν και να γνωρίζουν οι υπεύθυνοι συνεχώς τον αριθμό όσων υπάρχουν εντός των εγκαταστάσεων. εμπλεκόμενους.

Εκπαίδευση των υπαλλήλων

Το μόνιμο προσωπικό παίζει ζωτικό ρόλο στη διατήρηση της ασφάλειας του γραφείου. Η εκπαίδευση και η ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές, και πρωτόκολλα ασφαλείας παίζει πολύ σημαντικό ρόλο και θα πρέπει να επαναλαμβάνεται περιοδικά. Τα προγράμματα εκπαίδευσης θα πρέπει να περιλαμβάνουν τη κατανόηση του περιβάλλοντος στο οποίο κινούνται οι εργαζόμενοι, τον τρόπο με τον οποίο θα αντιδράσουν οι υπάλληλοι σε μια άμεση απειλή καθώς και τον τρόπο με τον οποίο θα ανιχνεύουν πιθανούς κινδύνους αλλά και πως θα ενημερώνουν για αυτούς.

Εφοδιάζοντας ς τους εργαζόμενους με γνώσεις και τις ικανότητες με τις οποίες θα μπορέσουν να διαχειριστούν έναν πιθανό κίνδυνο, οι επιχειρήσεις μπορούν να δημιουργήσουν ένα πρόσθετο επίπεδο θωράκισης έναντι πιθανών παραβιάσεων ασφαλείας.

Ενίσχυση της ψηφιακής ασφάλειας

Η ψηφιακή ασφάλεια και η προστασία δεδομένων είναι μια άλλη πολύ σημαντική παράμετρος ασφάλειας σε ότι αφορά τη συνολικό βαθμό ασφάλειας μιας γραφειακής εγκατάστασης. Οι επιχειρήσεις οφείλουν να χρησιμοποιούν ότι διαθέσιμο εργαλείο τους προσφέρει η τεχνολογία για την προστασία των δεδομένων τους και τη ψηφιακή ασφάλεια των εγκαταστάσεων τους. Δηλαδή τη χρήση firewalls, πρωτοκόλλων κρυπτογράφησης και να ενσωματώνουν μια ασφαλή δομή σε ότι αφορά την ανάπτυξη του δικτύου τους. Επίσης, οι οργανισμοί οφείλουν να εκπαιδεύουν το προσωπικό τους ώστε να αποφεύγει το άνοιγμα ύποπτων μηνυμάτων ή την επίσκεψη σε επικίνδυνα web sites.

Απλές λύσεις για ασφάλεια

Εκτός των προαναφερθέντων υπάρχουν ακόμα ορισμένες πρακτικές και σχετικά εύκολες προτάσεις για τη βελτίωση της ασφάλειας σε μια γραφειακή εγκατάσταση.

Χρήση φυλάκων – Η χρήση φυλάκων από μια εταιρείας παροχής υπηρεσιών φύλαξης είναι μια δοκιμασμένη, εύκολη στην εφαρμογή και αξιόπιστη λύση. Πάντα η ύπαρξη ενός φύλακα αποτρέπει δυσάρεστες καταστάσεις και βοηθάει στον αποτελεσματικότερο έλεγχο όσων θέλουν να εισέλθουν στην υπηρεσία. Το προφανές μειονέκτημα αυτής της λύσης είναι ίσως το αυξημένο κόστος που όμως αν αναλογιστούμε τα οφέλη που μας δίνει αυτή η λύση αποσβένεται σχετικά γρήγορα. Θα πρέπει όμως να υπάρξει ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή της εταιρείας καθώς έχει παρατηρηθεί ότι υπάρχουν πολύ σημαντικές διαφορές στην επιλογή και εκπαίδευση των φυλάκων ανάλογα με την εταιρεία από την οποία προέρχονται.

Ασφάλεια στα σημεία εισόδου και εξόδου – Όπως προαναφέραμε η εγκατάσταση συστημάτων ελέγχου πρόσβασης και η χρήση φυλάκων είναι απαραίτητη προϋπόθεση για τη διατήρηση της ασφάλειας στα κρίσιμα σημεία εισόδου- εξόδου. Όμως δεν είναι και ικανή από μόνη της για την επίτευξη του στόχου. Θα πρέπει τόσο τα συστήματα να λειτουργούν ικανοποιητικά όσο και ο φύλακες να επιτελούν σωστά το έργο που τους έχει ανατεθεί. Επίσης, ιδιαίτερα επικίνδυνα είναι τα δευτερεύοντα σημεία εισόδου και εξόδου σε μια γραφειακή εγκατάσταση όπως το άνοιγμα διασύνδεσης με τους υπόγειους χώρους στάθμευσης ή οι απολήξεις των κλιμακοστασίων. Πρόκειται για ανοίγματα που δεν φυλάσσονται συνήθως και πολλές φορές από αμέλεια μένουν ανοιχτά με αποτέλεσμα να αποτελούν πηγές κινδύνου για την εγκατάσταση όπως άλλωστε απέδειξε και το πρόσφατο περιστατικό στα γραφεία της ναυτιλιακής στη Γλυφάδα.

Σχέδιο αντιμετώπισης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και εκκένωσης

Όμως ασφάλεια σε μια γραφειακή εγκατάσταση δεν περιορίζεται μόνο στη θωράκιση από εξωτερικές απειλές. Η ασφάλεια έχει και την έννοια της προστασίας των εργαζομένων και των επισκεπτών σε μια εγκατάσταση σε μια περίπτωση έκτακτης ανάγκης όπως σεισμός ή πυρκαγιά. Η ύπαρξη καθιερωμένων ασκήσεων αντιμετώπισης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης και εκκένωσης είναι ζωτικής σημασίας για την ασφάλεια της εγκατάστασης . Ένα συστηματοποιημένο και αποτελεσματικό σχέδιο εκκένωσης μπορεί να σώσει ζωές και να ελαχιστοποιήσει τις ζημιές σε περιπτώσεις πυρκαγιάς, φυσικής καταστροφής ή άλλων πιεστικών περιστάσεων. Αυτά τα σχέδια θα πρέπει να περιγράφουν σαφείς διαδρομές εκκένωσης, σημεία συγκέντρωσης και πρωτόκολλα επικοινωνίας.

Θα πρέπει να διεξάγονται τακτικές εκπαιδευτικές ασκήσεις για την εξοικείωση κυρίως των εργαζομένων με τον τρόπο με τον οποίο θα διαχειριστούν μια έκτακτη κατάσταση και να διασφαλίζεται η ετοιμότητά τους σε αυτές τις περιπτώσεις άκρων. Επίσης, ο εξοπλισμός αντιμετώπισης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης, όπως πυροσβεστήρες και κιτ πρώτων βοηθειών πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμος από όλους όσους εργάζονται εντός αυτών των χώρων.

Η διασφάλιση της ασφάλειας στα κτίρια γραφείων είναι μια από τις υψηλές προτεραιότητες κάθε οργανισμού. Θα πρέπει να εφαρμόζονται ολοκληρωμένες λύσεις ασφάλειας. Με την ενσωμάτωση αυτών των μέτρων ασφαλείας στο σχεδιασμό και τη λειτουργία των εγκαταστάσεων, οι εργαζόμενοι και οι επισκέπτες θα μπορούν να αισθάνονται καλύτερα και να αφιερώνονται στην εργασία τους γνωρίζοντας ότι βρίσκονται μέσα σε ένα προστατευμένο περιβάλλον και οι πιθανές απειλές έχουν ελαχιστοποιηθεί. ελαχιστοποιούνται αποτελεσματικά.