Αποτελεσματικά Meetings

Οι επαγγελματικές συναντήσεις και τις διαπραγματεύσεις ενός security manager αποτελούν βασικές παραμέτρους του έργου του, για αυτό και πρέπει να διέπονται από κάποιους κανόνες και αρχές, προκειμένου να είναι αποτελεσματικές. Με την 6η αυτή παρουσίαση για το 2008 ολοκληρώνεται η θεματική ενότητα (Θ.Ε.) για τους security managers, τους Συμβούλους Ασφαλείας και τους ιδιωτικούς ερευνητές. Η Θ.Ε. αυτή, προσφέρθηκε ως « Ανοιχτή και εξ αποστάσεως 2η Επιμορφωτική Ευκαιρία».

Ανοιχτή, αφού η πρόσβαση σε αυτήν είναι ελεύθερη και εξ αποστάσεως (μέσα από τις σελίδες του "security manager"), με τον ίδιο τον ενδιαφερόμενο να επιλέγει τον τόπο, το χρόνο και το ρυθμό της επιμόρφωσης. Από το τεύχος 13 του περιοδικού μας, είχαμε ήδη καθορίσει τους εκπαιδευτικούς στόχους της Θ.Ε., για να ενισχύσουμε τις πρακτικές ικανότητες και τις επιχειρησιακές επιδόσεις όσων θα την παρακολουθούσαν.

Ο αντικειμενικός σκοπός της σημερινής παρουσίασης, είναι η συμμετοχή στις επαγγελματικές συναντήσεις – διαπραγματεύσεις, με πρωταγωνιστικότητα και αποτελεσματικότητα. Στις συναντήσεις αυτές, μπορεί να έχετε καθήκοντα είτε προεδρεύοντος είτε μέλους. Το 25 έως 59 % του χρόνου των security managers, ιδιωτικών ερευνητών και συμβούλων ασφαλείας (όσο πιο υψηλό το επίπεδο management, τόσο περισσότερος ο χρόνος συμμετοχής), δαπανάται στις προγραμματισμένες επαγγελματικές συναντήσεις. Στις τελευταίες, περιλαμβάνονται και οι διαπραγματεύσεις. Με τον όρο διαπραγμάτευση εννοούμε τη διαδικασία που κατατείνει στην προσπάθεια διευθέτησης κατάστασης, στην οποία έχουμε συμφέροντα και / ή υπάρχουν αντίθετα ενδιαφέροντα (σύμφωνα με Johnson, 1994).
Στα ποσοστά αυτά μπορούμε να προσθέσουμε άλλο ένα 10% του χρόνου που μπορεί να απαιτηθεί για μη προγραμματισμένες συναντήσεις. Λόγω της σημαντικότητας των συναντήσεων, θα εξετάσουμε το ποιες είναι αναποτελεσματικές ή αποτελεσματικές, ποιοι είναι οι τύποι των συναντήσεων, τι κάνουμε και τι αποφεύγουμε σε μία συνάντηση, τα καθήκοντα προεδρευόντων και συμμετεχόντων και τη ρύθμιση λεπτομερειών.

Αποτελεσματικές συναντήσεις

Είναι αυτές, στις οποίες ο σκοπός τους έχει ξεκαθαριστεί από πριν, ενώ οι μετέχοντες εμπλέκονται άμεσα στα υπό συζήτηση θέματα και προσέρχονται προετοιμασμένοι. Επίσης, η «ατζέντα» των θεμάτων και το χρονικό περιθώριο που έχει καθοριστεί για κάθε θέμα, τηρούνται με ακρίβεια. Όλες οι σχετικές πληροφορίες που θα αποκτηθούν, είναι άμεσα διαθέσιμες, ενώ οι κατάλληλες αποφάσεις και οι σχετικές ενέργειες υλοποίησης μπορούν να αρχίσουν αμέσως.
Αναποτελεσματικές συναντήσεις
Θεωρούνται η αιτία αποτυχίας πολλών οργανισμών και είναι αυτές οι οποίες φαίνονται να μην έχουν σκοπό, διαρκούν πάρα πολύ, κάνουν τα καθαρά θέματα σύνθετα και οδηγούν σε αναβολή αποφάσεων και πράξεων και απαιτούν νέες διαδικασίες.
Η σημαντικότητα των συναντήσεων
Οι συναντήσεις στα πλαίσια της επιχειρησιακής λειτουργίας είναι σημαντικές, γιατί δίνουν την ευκαιρία της κοινοποίησης γνώσεων και εμπειριών. Με αυτόν τον τρόπο σχηματίζεται ένα υπόβαθρο γνώσεων, που μπορούν να χρησιμεύσουν στην παραγωγή ιδίων. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο. Διότι αυτό που χαρακτηρίζει τον επιτυχημένο επιχειρηματία και τον αποτελεσματικό «security manager» είναι η παραγωγή ιδεών. Επίσης δίνουν τις ευκαιρίες χάραξης νέων στρατηγικών και στόχων και αποτελούν τον ευκολότερο τρόπο να «περάσει» μία πρόταση στα ανώτερα κλιμάκια. Παράλληλα, δημιουργούν κλίμα που ευνοεί την ανακοίνωση νέων πρωτοβουλιών, ενώ ελέγχεται η αποτελεσματικότητα των «πλάνων προώθησης» προϊόντων και υπηρεσιών και δίνονται ευκαιρίες διορθώσεων.

Οι τύποι των συναντήσεων
Ανάλογα του περιεχομένου τους, οι συναντήσεις διακρίνονται σε:

• Εκπαιδευτικές, για την ανάπτυξη των δεξιοτήτων των εργαζομένων. Μπορούν επίσης να αφορούν πιο βαθιές διεργασίες για την ανάπτυξη μέσα από την έρευνα και την εκπαίδευση, καθώς και τη συνεργασία των τμημάτων ολόκληρης της επιχείρησης και να πάρουν τη μορφή άτυπου σεμιναρίου, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης.
• Διαπραγματεύσεις πωλήσεων: Πρόκειται για συνόδους, όπου δίδονται πληροφορίες με τρόπο υποκινητικό, προς τον εν δυνάμει πελάτη.
• Επιτροπές: Για το χειρισμό θεμάτων που απασχολούν τον οργανισμό. Τα μέλη των επιτροπών, θεωρούνται ίσα μεταξύ τους.
• Συναντήσεις εντός των διευθύνσεων: Συχνά συγκαλούνται από τον επικεφαλής manager και πάντα σε μια χρονική βάση (εβδομαδιαία, μηνιαία). Εξετάζονται θέματα της διεύθυνσης, δίνονται πληροφορίες, αναλαμβάνονται δράσεις.
• Συνελεύσεις: Προηγείται ομάδα εργασίας για τη συγκρότηση της συνέλευσης. Είναι διατμηματικές ή και συναντήσεις εκπροσώπων διευθύνσεων πολυεθνικού οργανισμού.

Μπορούν να διαρκέσουν από δύο ημέρες έως 2 εβδομάδες και διακρίνονται σε 2 μέρη:
Α) Στο άτυπο, όπου λέγονται πολλά, χωρίς να τηρούνται πρακτικά. Συντάσσεται μόνο μία περίληψη των εργασιών, χωρίς να γίνεται αναφορά στο τι δήλωσε ο κάθε εκπρόσωπος, όσο και αν αυτό «προκάλεσε». Ως εκ τούτου, το μέρος αυτό είναι το πιο ουσιαστικό και μπορούν να περάσουν μηνύματα προς κάθε κατεύθυνση.
Β) Στο τυπικό μέρος: Τηρούνται πρακτικά, συζητούνται στρατηγικές, παίρνονται αποφάσεις, ανατίθενται ενέργειες υλοποίησης. Καθορίζονται η ημερομηνία και η ατζέντα μελλοντικής ομάδας εργασίας, για την προετοιμασία της νέας συνέλευσης.
o Συναντήσεις χειρισμού κρίσεων: Αφορούν νέες στρατηγικές ή την εξέταση των καθυστερήσεων στην ανάπτυξη νέων προϊόντων ή υπηρεσιών, καθώς και τις κατευθύνσεις στην ανταγωνιστική διαφήμιση.
o Γευμάτων εργασίας: Οι αποφάσεις παίρνονται σε ευχάριστη ατμόσφαιρα. Ο χρόνος χρησιμοποιείται αποτελεσματικά.

Πότε κάνουμε και πότε αποφεύγουμε τις συναντήσεις
Μια συνάντηση την κάνουμε σε περίπτωση που υπάρχει ανάγκη διαχείρισης σημαντικών πληροφοριών και κρίσεων ή απαίτησης πολλών ιδεών από πολλά άτομα, με διαφορετική εμπειρία. Χρήσιμη είναι να γίνει μία συνάντηση όταν υπάρχει ανάγκη για ανάθεση έργων σε επιτροπές, όπου τους εξηγούμε τον αντικειμενικό σκοπό και τα όρια που έχει η επιτροπή. Αντίθετα, αποφεύγουμε μία συνάντηση, όταν ένας υπάλληλος μπορεί να κάνει καλύτερη δουλειά δρώντας μόνος του, αν χρειαζόμαστε ταχύτατη δράση ή όταν θέλουμε καθαρότητα στις ευθύνες.

Προεδρία σε συναντήσεις – διαπραγματεύσεις – επιτροπές:
Η επιτυχία ή η αποτυχία των συναντήσεων, διαπραγματεύσεων και επιτροπών, εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον ίδιο τον πρόεδρο. Για το σκοπό αυτό, ο προεδρεύων πρέπει να προβεί σε ορισμένες ενέργειες, που έχουν ως εξής :
Πριν τη συνάντηση απαιτείται προετοιμασία υλικού που θα διαμοιραστεί. Προετοιμάστε το ιστορικό των θεμάτων, ώστε να εξοικονομηθεί χρόνος στις συζητήσεις. Ενημέρωση των μελών για το τι εσείς αναμένετε από αυτά και για ποια θέματα πρέπει να προετοιμαστούν, ενώ απαραίτητος είναι ο σχεδιασμός της ατζέντας των θεμάτων, κατά λογική σειρά.
Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, ορίστε καθαρά τον αντικειμενικό σκοπό και ενημερώστε τα μέλη για το διαθέσιμο χρόνο. Καταπιαστείτε με κάθε θέμα της ατζέντας και σιγουρευτείτε ότι βγήκε συμπέρασμα, το οποίο καταγράφηκε στα πρακτικά. Εισάγετε κάθε θέμα σκιαγραφώντας το πλαίσιό του, αναθέστε σε κάποια μέλη να κάνουν τις σχετικές εισηγήσεις και ζητήστε την υποβολή ερωτήσεων και τη συνδρομή των παρευρισκόμενων, για αποφάσεις και λύσεις. Τηρήστε το χρονικό πλαίσιο και μην επιτρέπετε μακρηγορίες. Ενθαρρύνετε την έκφραση νέων ιδεών και αποφεύγετε την κριτική. Σε κατάλληλες στιγμές κάντε συνόψεις, αλλά με τρόπο που να μη δημιουργεί την εντύπωση ότι κυριαρχείτε στις συζητήσεις. Συνοψίστε, υποδεικνύοντας τι πρέπει να γίνει, από ποιον και πότε. Αν απαιτηθεί νέα συνάντηση, καθορίστε το σκοπό και τι πρέπει να γίνει εν τω μεταξύ, από τον καθένα των συμμετεχόντων.

Συμμετοχή ως μέλος σε συνάντηση – διαπραγμάτευση – επιτροπή. Καθήκοντα:
Προετοιμαστείτε πλήρως για το θέμα που σας αφορά, έχοντας μαζί σας κάθε υποστηρικτικό στοιχείο και στατιστικές. Ρωτήστε ειδικούς και πείτε αυτά που πρέπει να πείτε, καθαρά, χωρίς να μακρηγορείτε. Παραμείνατε σιωπηλός, αν δεν έχετε κάτι να πείτε. Ακούτε, παρατηρείτε, σημειώνετε και προετοιμάστε τα επιχειρήματά σας. Θυμηθείτε: Αν από το όλο κλίμα φανεί ότι «ηττάστε» να θυμάστε πάντα ότι μπορείτε να πάρετε «ρεβάνς» σε μια άλλη συνάντηση. (Η αρχή αυτή, που είναι αρχή ανταρτοπόλεμου, ισχύει πάντα).

Γραμματειακή υποστήριξη και ρύθμιση λεπτομερειών
Οι λεπτομέρειες της συνάντησης, διαπραγμάτευσης ή λειτουργίας επιτροπής, τηρούνται από γραμματέα ή από έναν από τους συμμετέχοντες. Δίνεται έμφαση στην ημερομηνία της συνάντησης, τον τόπο, τα στοιχεία του προέδρου και των μετεχόντων, καθώς και του χρόνου διάρκειας. Πρέπει πάντα να αναφέρονται οι λόγοι απουσίας όσων έπρεπε να παρευρεθούν και δεν παραβρέθηκαν. Θέματα, αποφάσεις και δράσεις που θα αναληφθούν, καθώς και χρόνοι υλοποίησης, καταγράφονται. Αναφέρονται: ο χρόνος λήξης της συνάντησης, ο τόπος και ο χρόνος νέας σχετικής συνάντησης. Αντίγραφα των πρακτικών θα μοιραστούν σε όσους συμμετείχαν, αλλά και σε αυτούς, που ενώ δεν ήταν παρόντες, εντούτοις εμπλέκονται στη διαδικασία που αποφασίστηκε ή οι αποφάσεις που πάρθηκαν, τους αφορούν.

Σύνοψη και συμπεράσματα
Όσα αναφέρθηκαν παραπάνω, αλλά και όσα αναφέρθηκαν στις προηγούμενες πέντε (5) παρουσιάσεις μας, που αφορούν τη Θ.Ε. μας του 2008, τους security managers, συμβούλους ασφαλείας και ιδίως ερευνητές, δεν πρέπει να λαμβάνονται ως " ipso facto". Να εφαρμόζονται δηλαδή αποκλειστικά, ανεξαρτήτως περίπτωσης .
Πάντα πρέπει να διερωτόμαστε: «Θα δουλέψει στη συγκεκριμένη περίσταση;».
Είτε πρόκειται: για εφαρμογές του risk management και των αρχών του security management ή τις εφαρμογές του security managing, της εκπαίδευσης μέσα στην εταιρεία, τη λήψη αποφάσεων και τη λύση προβλημάτων (τεύχη 13, 14, 15, 17 του περιοδικού μας, αντίστοιχα), αλλά και των συναντήσεων, διαπραγματεύσεων, επιτροπών, πρέπει να τα προσεγγίσουμε με ένα συστηματικό τρόπο, λαμβάνοντας υπόψη το εσωτερικό και το εξωτερικό περιβάλλον, τη νομοθεσία, τον ανθρώπινο παράγοντα και τον αντικειμενικό σκοπό. Στη συνέχεια, να κάνουμε συστηματική προετοιμασία .
Ενέργεια ασφάλειας που έχει σχεδιαστεί προσεκτικά και υλοποιείται με απόλυτη εφαρμογή του σχεδίου, δεν έχει αποτύχει. Τα πάντα είναι θέμα διανοητικής προεργασίας (Μέγας Ναπολέων).

Βιβλιογραφία
o Johnson DW και Johnson FP 1997 "joining together", Λονδίνο.
o Rogers F.C. "orientation to security management", UNISA 1996.
o Σημειώσεις τμ. «Human Resource Management», Πολυτεχνείου Πραιτόρια, Ν.Αφρική, 1998.

Του ΣΠΥΡΟΥ Μ. ΚΥΡΙΑΚΑΚΗ
Ακαδημαϊκού Διευθυντή Department Organizational Security and Management
New York College – Educational Group