Ανάπτυξη Σχεδίων Ασφάλειας στο Security

Η επιβίωση και η ανάπτυξη μιας επιχείρησης ή ενός Οργανισμού, δεν μπορούν να υπάρξουν χωρίς το κατάλληλο περιβάλλον ασφάλειας, μέσα από ένα κατάλληλο σχεδιασμό.

 Μία ανοικτή και εξ αποστάσεως εκπαίδευση (μέσα στο πλαίσιο της δια βίου μάθησης), των στελεχών security σε ένα κρίσιμο και λίαν ευαίσθητο θέμα. Ένα θέμα δηλαδή, μία πτυχή της ασφάλειας ή του security management, που είναι ζηλότυπη γιατί έχει πολλές και ιδιαίτερες απαιτήσεις. Πραγματώνεται δια μέσω του περιοδικού Security Manager, μέσα από 6 παρουσιάσεις για το 2011, από τον Σπύρο Μιχ. Κυριακάκη, Ακαδημαϊκό Διευθυντή της Κατεύθυνσης Σπουδών Organizational Security and Management του ΚΕΜΕ “NEW YORK COLLEGE Α.Ε.”

Όταν κάνουμε λόγο για Management γενικά και για Security Management ειδικότερα, το πρώτο που έρχεται στο μυαλό είναι οι 4 κύριες και οι 6 πρόσθετες λειτουργίες του Management που είναι ακριβώς οι ίδιες – τόσο για το Γενικό Management όσο και για το Security Management. Κατά συνέπεια, ο νους μας πάει αυτόματα στο σχεδιασμό. Αυτό διότι ο σχεδιασμός αποτελεί το εναρκτήριο λάκτισμα στο ματς που λέγεται management και που είναι ο αγώνας της Εταιρείας για την επιβίωσή της πρώτα και την ανάπτυξή της μετά, μέσα στο επιχειρηματικό και κοινωνικό περιβάλλον. Επιβίωση όμως και ανάπτυξη δεν μπορούν να υπάρξουν χωρίς το κατάλληλο περιβάλλον προστασίας. Στη θεωρία του management (Αρχές του management – Σχεδιασμός), υπάρχουν τουλάχιστον 5 θεματικές ενότητες, που αφορούν στο σχεδιασμό. Τα σχετικά κεφάλαια εκτείνονται από το χειρισμό των πληροφοριών – χρήσιμων στο να διαμορφωθούν οι στόχοι – μέχρι στους σχεδιασμούς για κάθε επίπεδο management και τα χρονικά πλαίσια τα οποία πρέπει να καλύπτει το κάθε είδος σχεδιασμού, φθάνοντας μέχρι τη λήψη αποφάσεων των managers. Με βάση ή και σύμφωνα με όλα τα προηγούμενα, θα ξεκαθαρίσουμε τα πράγματα ώστε η κάθε παρουσίαση να αποτελέσει ένα χρήσιμο εργαλείο.
Ο σχεδιασμός στην περίπτωση των ΙΕΠΥΑ
Όλα ξεκινούν από τη διαμόρφωση των στόχων. Τι θέλουμε δηλαδή να πετύχουμε με το security. Αν είμαστε ΙΕΠΥΑ που λειτουργούμε ήδη στο χώρο της ασφάλειας, ο στόχος μας είναι η επιβίωση στο χώρο και η περαιτέρω ανάπτυξη. Ίσως με τη βοήθεια ενός reengineering με απώτερο σκοπό να κατακτήσουμε ηγετικό μερίδιο στην αγορά σε κάποια από τις δραστηριότητές μας.
Συμπέρασμα: Χρειάζεται να αναπτύξουμε ένα πρόγραμμα που θα στηρίζεται σε δύο πυλώνες προσπαθειών, όπου ο καθένας τους θα στοχεύει σε ένα δικό του στόχο. Άρα οι στόχοι είναι δύο.
Πρώτον, η επιχειρηματική επιβίωση και το συνεπαγόμενό της, η συνεχής ανάπτυξη. Χαρακτηρίζουμε ως συνεπαγόμενο τη συνεχή ανάπτυξη και δεν κάνουμε λόγο για σταθερότητα, διότι η σταθερότητα δεν είναι ποτέ σταθερή. Εξελίσσεται – και αυτό είναι αξίωμα – είτε με θετικό πρόσημο (πρόοδος) είτε αρνητικά, οδεύοντας στην κατάσταση η οποία στη γλώσσα των εμπόρων χαρακτηρίζεται ως “κεσάτια”.
Δεύτερον, η προσφορά υπηρεσιών security όχι απλά αξιόπιστων (όρος “ξύλινης γλώσσας”) αλλά τέτοιων που να γοητεύουν στην κυριολεξία τον πελάτη και να του αποβούν οι υπηρεσίες ασφαλείας μας, απαραίτητες. Και τα δύο αποτελούν τα κύρια στοιχεία ενός ολοκληρωμένου προγράμματος ανάπτυξης, όπου το πρώτο βήμα με το οποίο αρχίζει “η πορεία των χιλίων χιλιομέτρων” θα είναι ο διπλός σχεδιασμός. Ο επιχειρηματικός (μικροοικονομικός) και αυτός της ασφάλειας.
Αν είμαστε μία νέα ΙΕΠΥΑ δεν θα κάνουμε re-engineering αλλά θα ξεκινήσουμε από την αρχή στις ίδιες συντεταγμένες που προσδιορίσαμε για μια ΙΕΠΥΑ η οποία ήδη λειτουργεί στον κλάδο, προσπαθώντας όμως κάπου να καινοτομήσουμε.

Περίπτωση in house security
Στην περίπτωση αυτοτελούς εσωτερικού τμήματος ασφαλείας (in house security) επιχείρησης ή Οργανισμού με πλήρη διάρθρωση, δηλαδή Τμήμα που διαθέτει Δ/ντή ασφαλείας ή supreme Security Manager, Security Manager, Security Manager 1ης γραμμής και Επιχειρησιακό Προσωπικό, ο σχεδιασμός είναι πάλι διπλός. Ο πρώτος αποσκοπεί στη δημιουργία περιβάλλοντος ασφαλείας, με την έννοια της δημιουργίας ατμόσφαιρας προστασίας – φυσικά και ψυχολογικά – για πρόσωπα και για περιουσιακά στοιχεία από κινδύνους κάθε είδους. Ο δεύτερος σκοπεύει στο να βρεθούν λύσεις (τρόποι) όπου το τμήμα εσωτερικής Ασφάλειας θα συμβάλλει στην ανάπτυξη της επιχείρησης ή του Οργανισμού, συνδράμοντας στην πραγματοποίηση των προσδοκιών του top management της επιχείρησης ή του Οργανισμού καθαρά επιχειρηματικά και όχι μόνο με τη συνεχή βελτίωση των συνθηκών ασφάλειας και προστασίας. Η επιχειρηματική βοήθεια πραγματοποιείται σε ένα πρώτο βήμα με την έγκαιρη αντίληψη των προβλημάτων και ευκαιριών και την έγκαιρη ενημέρωση του Top Management. Σχετικά με το γεγονός της συνδυαστικής λύσης, πρόκειται για το όταν οι επιχειρήσεις ή οι Οργανισμοί προσφεύγουν σε εξωτερικό προμηθευτή ή συνεργάτη υπηρεσιών ασφαλείας (ΙΕΠΥΑ), αλλά η ίδια η επιχείρηση διατηρεί το management της ασφάλειας, δημιουργώντας προς τούτο ειδικό γραφείο security management. Στην περίπτωση αυτή, πάλι το γραφείο security management που έχει την ευθύνη επίτευξης συμβατότητας της ασφάλειας, έχει και την ευθύνη του διπλού σχεδιασμού, με επιπλέον αποστολή να ενσωματώνει στην εταιρική κουλτούρα το προσωπικό του εξωτερικού προμηθευτή (ΙΕΠΥΑ). Σε όποια πραγματικότητα από τις ανωτέρω και αν ανήκουμε και προκειμένου να ανταποκριθούμε αποτελεσματικά τόσο στην ασφάλεια όσο και στην ανάπτυξη, θα πρέπει να κάνουμε τα σωστά πράγματα προκειμένου να είμαστε όχι απλά επαρκείς, αλλά απόλυτα αποτελεσματικοί. Η αποτελεσματικότητα επιτυγχάνεται ξεκινώντας με την εφαρμογή του κανόνα 3-4-5. Δηλαδή 3 πράγματα που πρέπει να αναπτύξω, 4 πράγματα που πρέπει να μάθω, 5 ερωτήσεις κλειδιά για να ξεκινήσω το σχεδιασμό.

4 πράγματα που πρέπει να μάθω
Ξεκινώντας από τη βάση, δηλαδή τα 4 πράγματα που πρέπει να μάθω, αναφέρουμε ότι αυτά είναι:
1. Η γνώση του εσωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης ή του Οργανισμού που είμαι ενταγμένος. Η γνώση του εσωτερικού περιβάλλοντος συντίθεται από πολλά στοιχεία, όπως η κατανόηση της βασικής δραστηριότητας – άρα και της αποστολής της επιχείρησης ή του Οργανισμού (του έργου δηλαδή που επιτελεί μέσα στην ευρύτερη κοινωνία. Αν για παράδειγμα πρόκειται για Εκπαιδευτικό Ίδρυμα, διαλογιζόμαστε για τον τομέα της εκπαίδευσης που ανήκει, π.χ. τυπικό ή μη τυπικό, τι ρόλο έχει μέσα στο συγκεκριμένο τομέα, σε ποια γνωστικά αντικείμενα σπουδών πρωτοπορεί ή τα προσφέρει πιο ποιοτικά από ό,τι άλλα ιδρύματα. Με ποιο τρόπο “στρώνει” το μέλλον για τους σπουδαστές κ.ά.
Αν πρόκειται για τουριστικό Resort, η βασική ερώτησή μας αφορά στην ανταπόκριση – και σε ποιο βαθμό – στις προσδοκίες όσων το επιλέγουν ως πολυτελή προορισμό κ.λπ. Για την περίπτωση απώλειας πελατών θα πρέπει να αναλύσουμε τα παράπονα και να προλάβουμε την εξέλιξή τους σε φήμες, καλύπτοντας άμεσα αυτά που θέλει ο πελάτης, διότι αυτός είναι που προσφέρει το μισθό μας. Επόμενο στοιχείο στη σειρά είναι η πολύ καλή γνώση του χώρου όπου πραγματοποιείται και εξελίσσεται η δραστηριότητά μας ως security managers. Γνώση της χωροταξικής κατανομής Δ/νσεων, Τμημάτων και Γραφείων που χρησιμοποιούνται στις κεντρικές, αλλά και στις διευκολυντικές εγκαταστάσεις, καθώς και ανάπτυξη καλών σχέσεων με το προσωπικό. Αν η εταιρεία είναι ναυτική ή αεροπορική απαιτείται επίσκεψη στα μέσα της, πλοία ή αεροσκάφη, αλλά και στο χώρο που ελλιμενίζονται (λιμενική εγκατάσταση) ή σταθμεύουν (αεροπορική εγκατάσταση), αφού τηρηθούν οι προβλεπόμενες διαδικασίες. Ανάπτυξη καλών διαπροσωπικών σχέσεων με τους υπεύθυνους ανά τομέα σε αυτές, όπως τον υπεύθυνο Ασφάλειας Λιμενικής Εγκατάστασης, την Υπηρεσία Λιμενικού Σώματος για τις Λιμενικές Εγκαταστάσεις, την ΥΠΑ – που αποτελεί την ανώτατη συντονιστική και συγχρόνως εποπτεύουσα Αρχή σε θέματα ασφάλειας μεταξύ διαφόρων φορέων (κρατικών και ιδιωτικών) που εδρεύουν και δραστηριοποιούνται στους πολιτικούς αερολιμένες. Επίσης απαιτούνται “επισκέψεις-γέφυρες” συνεργασιών με τις αρχές του τόπου της έδρας της εταιρείας ή του Οργανισμού και με τις αρχές του τόπου προσφοράς των υπηρεσιών.
2. Γνώση του εξωτερικού περιβάλλοντος. Συνίσταται στη γνώση της ευρύτερης (γεωγραφικά περιοχής). Δηλαδή τοποθεσία, κεντρικά ή χαρακτηριστικά σημεία, πλατείες, πάρκα, δρόμοι. Επίσης απαιτείται γνώση των διευθύνσεων κρατικών αρχών, ταυτότητα δραστηριότητας γειτονικών επιχειρήσεων και Οργανισμών καθώς και μέτρα ασφαλείας τους. Ιδιαίτερα χρήσιμη είναι και η γνώση του ιστορικού της περιοχής από πλευράς φυσικών κινδύνων, εγκληματικότητας, έκνομων ενεργειών κατά ομοειδούς επιχείρησης ή Οργανισμού στη χώρα αλλά και διεθνώς, ανταγωνισμός κ.λπ.
3. Ανάλυση των λειτουργικών δυναμικών. Συνίσταται στη γνώση των λειτουργικών δυνάμεων που αναπτύσσονται μεταξύ των δύο προηγούμενων περιβαλλόντων (εσωτερικού-εξωτερικού). Πολλές φορές αναπτύσσονται “στα σημεία επαφών” εσωτερικού -εξωτερικού περιβάλλοντος ανταγωνισμοί, εχθρότητες και επηρεασμός στάσεων, με αποτέλεσμα o υποκειμενισμός ο δικός μας να επηρεάζει αρνητικά τους άλλους, ενώ η αντίληψη τρίτων από στοιχεία που τους τροφοδοτούμε είτε εμείς οι ίδιοι είτε άλλοι, να επηρεάζει τη συμπεριφορά και την απόδοσή μας.
4. Γνώση της κύριας νομοθεσίας – πλαίσιο, αλλά και της κύριας επιπρόσθετης που επιβάλλει συμμορφώσεις.
Παράδειγμα 1ο: Για μία ΙΕΠΥΑ, κύρια νομοθεσία είναι ο Ν3707/08, όπως διαμορφώθηκε από την τετραλογία των Ν 2518/97, 2801/2000, 3103/2003 και 3206/2003. Επίσης το πλέγμα των υπουργικών τεχνικών προδιαγραφών και προστατευτικών μέσων του προσωπικού ασφαλείας των ΙΕΠΥΑ (ΦΕΚ Β, 2617/31-12-09), τα δικαιολογητικά και τη διαδικασία έκδοσης αδειών εργασίας προσωπικού ασφαλείας ΙΕΠΥΑ και προσωπικού Γραφείων Ιδιωτ. Ερευνών (ΓΙΕ) (ΦΕΚ Β, 1967/10-9-09), οι διοικητικές κυρώσεις σε βάρος των ΙΕΠΥΑ και των εργαζομένων σε αυτές για παράβαση του Ν.2518/97 (που τροποποιήθηκε από το Ν 3707/08 βλ. σχετ. ΦΕΚ Β’ 1467/20-07-2009). Επίσης ο α.ν. 1342/38 (ΦΕΚ Α 290 περί στολών κ.λπ. ) κ.ά.
Κύρια επιπρόσθετη νομοθεσία στην περίπτωση της ΙΕΠΥΑ είναι η τήρηση των προϋποθέσεων της νομοθεσίας για την πυρασφάλεια και την πυροπροστασία, την ασφάλεια και την υγιεινή στους χώρους εργασίας ( Π.Δ. 71/88, Ν 1568/85 αντίστοιχα κ.ά.).
Παράδειγμα 2ο: Για τον Security Manager Ξενοδοχειακής Μονάδας κατηγορίας τουλάχιστον 2 αστέρων, που επενδύει στην επέκταση και στο συγχρονισμό με τη δημιουργία casino, γηπέδου γκολφ, συνεδριακών χώρων, λειτουργίας παιδότοπου, πισίνας, ελικοδρομίου, τουριστικού λιμένα αναψυχής κ.ά., η κύρια νομοθεσία – πλαίσιο πέραν του Ν 3707/2008 είναι ο Ν 3299/2004 (αναπτυξιακός νόμος), ο Ν 2206/94 για casino, η ΚΥΑ 36873/2007 για τους παιδότοπους, ο Ν 2160/93 αρ. 31 για ΄΄μαρίνες΄΄, ο Ν 3536/2007 σχετικά με άδεια από τον ΕΟΤ, για κολυμβητικές δεξαμενές (πισίνες) εντός τουριστικών εγκαταστάσεων, το Π.Δ. 19/2009 για τα ελικοδρόμια κ.ά.
Κύρια επιπρόσθετη νομοθεσία αποτελεί το Π.Δ. 294/88 (για σύσταση επιτροπής υγιεινής και ασφάλειας και υπηρεσίες ιατρού εργασίας σε μεγάλη ξενοδοχειακή Μονάδα, οι Πυροσβεστικές Διατάξεις 2/1979 και 2β/1982, το Π.Α. 71/88, κ.ά.

3 πράγματα που πρέπει να αναπτύξω
1. Σκέφτομαι όπως ο επιχειρηματίας. Αναγνωρίζω προβλήματα και ευκαιρίες, που αποτελούν και το σκληρό πυρήνα του σχεδιασμού. Μια τέτοια γνώση βοηθά στη στοχοθεσία, που έλκει δυναμικά το σχεδιασμό.
2. Αναπτύσσω τον ορίζοντά μου τόσο, ώστε κάνοντας τη λεγόμενη θέαση από ψηλά (helicopter view), να μπορώ να κάνω ελιγμό και να μετατρέψω το πρόβλημα σε ευκαιρία. Αυτό συνιστά πολιτικό ελιγμό στο πλαίσιο της εταιρείας ή του Οργανισμού.
3. Θωρακίζω το “τσαγανό” που διαθέτω, ώστε να μπορώ να εφαρμόσω τα σχέδια που θα εκπονήσω και ιδίως τα παράγωγα (βλ. κατωτέρω).

5 ερωτήσεις κλειδιά για να ξεκινήσω το σχεδιασμό
1. Τι πρέπει να γίνει; Ποιος δηλαδή είναι ο αντικειμενικός μας σκοπός. (Αυτό αντιστοιχεί στο μακροπρόθεσμο στρατηγικό σχεδιασμό).
2. Με τι ελιγμούς (τρόπους) θα κάνω αυτά που πρέπει, ώστε να εκπληρωθεί ο αντικειμενικός σκοπός; Θα πετύχω δηλαδή ένα – ένα τους στόχους, ώστε να εκπληρώσω τον αντικειμενικό σκοπό με το προσωπικό και τους άλλους πόρους που διαθέτω (αντιστοιχεί στον επιτελικό τακτικό σχεδιασμό).
3. Ποιους (ποια πρόσωπα) θα εμπλέξω στους τρόπους που θα χρησιμοποιήσω για να κάνω αυτά που πρέπει να γίνουν και ποια μέσα θα δοθούν στην κάθε ομάδα ανθρώπων (αντιστοιχεί στον επιχειρησιακό σχεδιασμό) ώστε να επιτευχθούν στόχοι και αντικειμενικός σκοπός.
4. Ποιος είναι ο τρόπος της δράσης του προσωπικού του προηγούμενου τρίτου σημείου, επί του πεδίου, ώστε να αποφευχθούν προβλήματα μέσα στην κρίση ή μέσα στο πρόβλημα, για το οποίο έχει γίνει ο σχεδιασμός. Ή ακόμη να προλάβω λαθεμένες κινήσεις που μπορούν να ακυρώσουν την ευκαιρία (πρόκειται για τα παράγωγα σχέδια που θα δούμε ιδίως στην 5η και 6η παρουσίαση για το 2011).
5. Τι θα πρέπει να καταγράψω ώστε να υπάρχει πλήρης και ακριβής πληροφόρηση του Top management, των αρχών, του επιχειρησιακού προσωπικού που θα δράσει αλλά και για πιθανή δικαστική χρήση. Η πληροφόρηση αυτή θα χρησιμοποιηθεί για τον εμπλουτισμό του αρχείου. Η καταγεγραμμένη εμπειρία θα χρησιμοποιηθεί σε σεμιναριακές ενημερώσεις του προσωπικού ασφαλείας και στο λοιπό προσωπικό της επιχείρησης, που με αυτόν τον τρόπο αναβιβάζεται σε “μανθάνοντα Οργανισμό”. Πρόκειται για μία ιδιαίτερα χρήσιμη ιδιότητα, που συμβάλλει στην ανάπτυξη. Οι διαδικασίες του πέμπτου σημείου αντιστοιχούν στη δημιουργία των παραρτημάτων των παραγώγων σχεδίων.

Τα βήματα του σχεδιασμού
Πριν δούμε τον τρόπο που υλοποιούνται στην πράξη (στις επόμενες παρουσιάσεις) και κλείσουμε το κάπως θεωρητικό αυτό μέρος, θα αναφερθούμε στα βήματα που κάνουμε στη διαδικασία σχεδιασμού που αναφέραμε μόλις προηγούμενα. Επίσης θα γνωρίσουμε τα εμπόδια που δυσκολεύουν το δρόμο προς ένα αποτελεσματικό σχεδιασμό, αλλά και τα εργαλεία με τα οποία ξεπερνάμε τα εμπόδια και μας είναι χρήσιμα σε κάθε σχεδιασμό.
Τα βασικά βήματα στη διαδικασία του σχεδιασμού είναι οκτώ (8) και έχουν ως ακολούθως: Πρώτα απ’ όλα απαιτείται γνώση. Γνώση μέσα από έρευνα και πληροφορίες μας σχετικά με τις ευκαιρίες ή τα προβλήματα που υπάρχουν σε χώρους όπως περιβάλλον πελατών, ανταγωνισμού, αγοράς – ή από διαπίστωση αδυναμιών μας ή καταστάλαξης στο ποια είναι τα δυνατά μας σημεία σαν επιχείρηση.
Αμέσως μετά σχηματοποιούμε τις επιδιώξεις μας. Αυτό θα δώσει κατεύθυνση στο στρατηγικό σχεδιασμό, που θα θεμελιώσει τον τακτικό-επιτελικό σχεδιασμό. Τι θέλουμε δηλαδή να εκπληρώσουμε και μέχρι πότε. Τρίτο βήμα μας, αποτελεί το να καταλήξουμε στα μέσα που θα χρησιμοποιήσουμε. Πού θα γίνει τι, τι μέσα έχουμε στη διάθεσή μας, σε ποιο χρόνο, ποιος θα μας βοηθήσει, τι πληροφορίες διαθέτουμε και τι χρειάζεται να ερευνήσουμε, περαιτέρω. Στη συνέχεια περνάμε στο τέταρτο βήμα, στο οποίο διερωτόμαστε ως προς τις εναλλακτικές επιλογές που έχουμε και που ΄΄υπόσχονται΄΄ εκπλήρωση των σκοπών μας.
Παράδειγμα (υπαρκτό): Σε βιομηχανία παραγωγής και συσκευασίας προσωπικών αντικειμένων μεγάλης αξίας (αξεσουάρ για τον άνδρα, τη γυναίκα, το γραφείο, το σπίτι), σημειώνονταν πολλές απώλειες. Οι εγκαταστάσεις διέθεταν πολλές προσβάσεις. Μία πρώτη σκέψη ήταν η αύξηση του αριθμού των φυλάκων και η πρόσληψη ιδιωτικών ερευνητών, οι οποίοι θα εργάζονταν υπό κάλυψη. Ο security manager σκέφθηκε ως εξής: ΄΄ότι έγινε έγινε΄΄, εγώ δεν είμαι αρχή ώστε να αποκαλύψω παραβάτες και να τους στείλω στη δικαιοσύνη. Αυτό θα περιόριζε το πρόβλημα και όχι σε μεγάλο χρονικό βάθος. Αντί να ασχοληθώ λοιπόν με το σχεδιασμό πρόσληψης προσωπικού (μισθοδοτούμενου ή με συμβόλαιο από εταιρεία ιδιωτικής Ασφάλειας), εισηγούμαι χωροταξικές αλλαγές (δευτερευουσών προσβάσεων, τοποθέτησης κάδων απορριμμάτων σε διαφορετικά σημεία, εγκατάστασης CCTV σε κοινόχρηστους χώρους σύμφωνα με τη νομοθεσία κ.ά.). Με άλλα λόγια, εκμηδενίζω τις ευκαιρίες με άλλο τρόπο. Η εισήγηση έγινε αποδεκτή. Οι απώλειες εκμηδενίστηκαν και με λιγότερο κόστος.
Το πέμπτο βήμα συνίσταται στην κατάρτιση προσχεδίων δράσης με γνώμονα το καλύτερο αποτέλεσμα, με το μικρότερο κόστος. Το παράδειγμα που αναφέρθηκε προηγούμενα, ταιριάζει και εδώ. Το έκτο βήμα έχει να κάνει με την
επιλογή του καλύτερου προσχεδίου, που ταιριάζει πιο πολύ στις επιδιώξεις μας. Μπορεί να μην είναι αυτό με το μικρότερο κόστος. Εμείς όμως θα το επιλέξουμε για να περάσουμε αμέσως μετά στο έβδομο βήμα. Σχηματίζουμε υποστηρικτικά σχέδια. Δηλαδή, για να επιτύχουμε αυτό που θέλουμε, ίσως να χρειαστεί να κάνουμε και κάτι άλλο. Παράδειγμα: Σχεδιάζουμε να εκπαιδεύσουμε πάνω από 3000 άτομα ως προσωπικό ασφαλείας και επιστασίας και για τις 15 αγωνιστικές της Super League, συνολικά. Με δεδομένο ότι η εκπαίδευση θα γίνεται την παραμονή κάθε αγωνιστικής και διαδραστικά, σημαντικό ρόλο θα παίξει το εκπαιδευτικό υλικό (σαφείς οδηγίες). Πέραν των άλλων θα χρειαστεί η αναπαραγωγή σύντομων και λίαν κατανοητών σημειώσεων. Το ποσό για την αναπαραγωγή και τη βιβλιοδεσία των σημειώσεων μπορεί να αγγίζει ή να υπερβαίνει τα 15.000 EUR για όλους τους εκπαιδευόμενους. Στη διαπίστωση αυτή διερωτόμαστε μήπως χρειάζεται έρευνα, ώστε η αγορά εξοπλισμού και οι σχετικές εργασίες να αποβούν τελικά φθηνότερα από ό,τι να προσφεύγαμε σε τυπογραφείο, υπολογίζοντας όλα τα κόστη με λεπτομέρεια. Στη συνέχεια περνάμε στο 8ο βήμα, όπου τα σχέδια μετατρέπονται σε αριθμητικές λίστες εξόδων, αξιών που θα διασωθούν κ.λπ.
Τα εμπόδια του σχεδιασμού
Παρόλο που ο σχεδιασμός αποτελεί φονταμενταλιστικό στοιχείο (θεμελιώδες) του Security Management, είναι σημαντικό να πούμε ότι ένας ικανός αριθμός των Security Managers αποφεύγουν το σχεδιασμό επειδή σκοντάφτουν σε εμπόδια που τους φαίνονται αξεπέραστα. Αυτά αφορούν στο σύνθετο και δυναμικό εξωτερικό περιβάλλον, που απαιτεί έρευνα προκειμένου να λάβουμε υπόψη στο σχεδιασμό τις παραμέτρους που απαιτούνται. Άλλος λόγος είναι η μη πλήρης γνώση του εσωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης ή του Οργανισμού. Σε αυτήν έρχονται να προστεθούν η δύναμη αντίστασης στις επερχόμενες αλλαγές, η αδυναμία του να σχηματισθούν σκοποί και στόχοι και η δικαιολογία ότι ο σχεδιασμός απαιτεί επιπλέον χρόνο και έξοδα.

Τα απαραίτητα εργαλεία
Έχοντας υπόψη τα εμπόδια, εύκολα μπορούμε να προσδιορίσουμε τα εργαλεία μας για το σχεδιασμό. Αυτά έχουν να κάνουν με την πρόβλεψη. Πρόβλεψη των πωλήσεων, πρόβλεψη των προσόδων (πιο κατάλληλος όρος, όσον αφορά στην παροχή υπηρεσιών), πρόβλεψη της τεχνολογικής προόδου και το πώς αυτή μπορεί να μας δώσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Επίσης η οικονομική πρόβλεψη (π.χ. ενδείξεις ενδιαφέροντος εκ μέρους πελατών) και η πρόβλεψη της αγοράς, η οποία μπορεί να επηρεαστεί από τη νομοθεσία. Π.χ. οι δύο ΚΥΑ 4892/1/76γ και 4892/1/76-στ των ΦΕΚ β 664/17-5-10 και 1091/19-7-10 αντίστοιχα, επηρέασαν το σχεδιασμό των εκπαιδεύσεων ασφαλείας για το επιχειρησιακό προσωπικό των ΙΕΠΥΑ και των τμημάτων in house security.
Δεύτερο εργαλείο είναι ο προϋπολογισμός (Budgeting). Βοηθά τους security managers να συντονίσουν τους πόρους με τα σχέδια, ενώ δίνεται μια ξεκάθαρη εικόνα για καλύτερες πρακτικές – του πώς θα χρησιμοποιηθούν δηλαδή καλύτερα οι διατιθέμενοι πόροι. Τρίτο εργαλείο μας είναι η δρομολόγηση των όσων σχεδιάστηκαν και ο τακτικός έλεγχος της ολοκλήρωσης των καθηκόντων που ανατέθηκαν, μέσα στις χρονικές προθεσμίες που τέθηκαν. Ο έλεγχος γίνεται συνήθως με δύο δοκιμασμένους τρόπους. Το χάρτη Gantt και την τεχνική αξιολόγησης και αναθεώρησης Προγράμματος (Pert: ακρωνύμιο των λέξεων Programme Evaluation and Review Technique). O χάρτης Gantt χρησιμοποιείται για τον έλεγχο εργασιών από πλευράς προθεσμιών, για την πραγματοποίηση ενός στόχου που αλυσιδωτά θα οδηγήσει στην εκπλήρωση μέρους του Αντικειμενικού Σκοπού, σε ορισμένο πάντα χρόνο. Την τεχνική Pert τη χρησιμοποιούμε για τον έλεγχο επίτευξης καθηκόντων που εκπληρώνονται συγχρόνως, αλλά σε αλληλοεπηρεασμό, προκειμένου να επιτευχθεί ένας στόχος.
Δραστηριότητες, γεγονότα, χρόνος, κρίσιμο χρονικό μονοπάτι μέχρι το στόχο και τον αντικειμενικό σκοπό, αλλά και κόστη, αποτελούν συνθετικά στοιχεία – κλειδιά για την τεχνική Pert.
Τα εργαλεία που αναφέρθηκαν αποτελούν και τα βοηθήματα των security managers να αντιπαρέλθουν τα εμπόδια και ιδίως την αντίσταση στην αλλαγή.
Το χάρτη Gantt και την τεχνική Pert θα τα εξετάσουμε πρακτικά όταν θα κάνουμε λόγο για τα master plan και τον καταστατικό χάρτη του σχεδιασμού ασφαλείας, στην επόμενη παρουσίασή μας.

Σπυρίδωνος Μιχ. Κυριακάκη
Ακαδημαϊκού Διευθυντή Κατεύθυνσης Σπουδών
Organizational Security and Management
New York College