Ασφαλής Διαχείριση Επισκεπτών

Ένας πρακτικός οδηγός, βήμα προς βήμα, για τη δημιουργία ενός σχεδίου διαχείρισης επισκεπτών, αποτελεί βασικό συστατικό σε κάθε σχέδιο ασφάλειας μιας οποιασδήποτε κτιριακής εγκατάστασης.

Μόνο οι υπεύθυνοι ασφάλειας μπορούν να κατανοήσουν την πολυπλοκότητα των διαδικασιών και τη δυσκολία καθιέρωσης ενός συστήματος διαχείρισης επισκεπτών, μέσα στις εγκαταστάσεις ενός Οργανισμού. Οι περισσότεροι εξ ημών όταν βρισκόμαστε απέναντι σε έναν υπάλληλο υποδοχής ή ένα φύλακα, αναμένοντας την άδεια εισόδου μέσα στο χώρο τον οποίο επισκεπτόμαστε, δεν μπορούμε καν να διανοηθούμε ότι πίσω από αυτήν τη φαινομενικά απλή διαδικασία, μπορεί να υπάρχει δομημένο ένα ολόκληρο σχέδιο. Τα τελευταία χρόνια, με την αύξηση των τρομοκρατικών και εγκληματικών ενεργειών, η ανάγκη για την ανάπτυξη αυτού του σχεδίου ή τη βελτίωσή του – αν αυτό υπάρχει – είναι πλέον επιτακτική. Επιπλέον, καθώς αυτό το στάδιο αποτελεί την πρώτη εικόνα που αντιμετωπίζουν οι επισκέπτες από μία επιχείρηση ή έναν Οργανισμό είναι πολύ σημαντικό να ακολουθούνται ορισμένες συγκεκριμένες, προκαθορισμένες διαδικασίες, διότι έτσι αναβαθμίζεται η συνολική εικόνα του Οργανισμού.

Κατηγορίες επισκεπτών
Ο σκοπός των επισκεπτών μέσα στις εγκαταστάσεις ενός Οργανισμού ποικίλει. Μπορεί για παράδειγμα να είναι συνεργάτες, συγγενείς εργαζομένων ή πιθανοί νέοι εργαζόμενοι που έρχονται για να περάσουν από τη διαδικασία συνεντεύξεων. ¶λλοι μπορεί να ανήκουν σε εταιρείες ταχυμεταφορών και έρχονται με σκοπό να παραδώσουν ή να παραλάβουν φακέλους ή δέματα, ενώ δεν αποκλείεται να είναι διανομείς έτοιμου φαγητού, των οποίων ο σκοπός είναι να παραδώσουν γεύμα είτε σε κάποιους εργαζόμενους μεμονωμένα είτε στην εταιρεία, για την κάλυψη των αναγκών κάποιας επαγγελματικής συνάντησης.
Φυσικά, ένα σημαντικό ποσοστό των επισκεπτών καλύπτει και το προσωπικό των εξωτερικών εργολάβων (outsourcing) που έρχονται για να προβούν σε κάποιες τεχνικές εργασίες, των οποίων η γκάμα εκτείνεται από την επισκευή ενός φωτοτυπικού ή τη συντήρηση κάποιων κλιματιστικών μονάδων, μέχρι και την κατασκευή κτιριακών έργων.
Μια άλλη διαφοροποίηση είναι η συχνότητα των επισκέψεων. Συνήθως το προσωπικό των υπεργολάβων έρχεται σε τακτά χρονικά διαστήματα, ενώ κάποιοι άλλοι μπορεί να επισκέπτονται τις εγκαταστάσεις πολύ αραιότερα. Τέλος, υπάρχουν φυσικά και οι επισκέπτες της μιας φοράς. Προφανές είναι ότι θα πρέπει αυτοί οι επισκέπτες να αντιμετωπίζονται διαφορετικά, βάσει αυτών των κριτηρίων.
Επίσης, μια ειδική κατηγορία επισκεπτών που θα πρέπει όμως να αντιμετωπίζονται με πολύ σοβαρότητα, είναι εκείνοι που ανήκουν σε κρατικές αρχές (Αστυνομία, Επιθεώρηση Εργασίας, Εφορία και άλλες ελεγκτικές αρχές, που έχουν το δικαίωμα να εισέλθουν στην εγκατάσταση προκειμένου να κάνουν έλεγχο για θέματα της δικαιοδοσίας τους). Εδώ θα πρέπει να υπάρχει προκαθορισμένος ο τρόπος αντιμετώπισής τους, ώστε να είναι ενημερωμένοι οι άνθρωποι που θα κληθούν να τους δώσουν άδεια πρόσβασης.

Στη συνέχεια του άρθρου θα διαπιστώσουμε πώς μπορεί να δομηθεί εξαρχής ένα αποτελεσματικό σχέδιο διαχείρισης επισκεπτών και ποια είναι τα σημεία που πρέπει να προσεχθούν ώστε να λειτουργεί αποτελεσματικά στην πράξη και όχι να αποτελεί ένα θεωρητικό μοντέλο χωρίς ουσιαστική χρησιμότητα.

Ελέγχοντας τους επισκέπτες.
Τέσσερα είναι τα βασικά σημεία γύρω από τα οποία αναπτύσσεται η διαδικασία ελέγχου και εισόδου των επισκεπτών μιας εγκατάστασης:

• Η ταυτοποίησή τους.
• Η αναγνώριση του λόγου επίσκεψης.
• Ο βαθμός ελέγχου των προσώπων.
• Ο τρόπος εισόδου τους μέσα στην εγκατάσταση.

Ξεκινώντας από το πρώτο στοιχείο που είναι η ταυτοποίησή τους, θα πρέπει το πρόσωπο που κάνει τον έλεγχο να είναι σε θέση να εξακριβώσει ότι ο επισκέπτης είναι αυτός που πραγματικά αναφέρει. Αυτό μπορεί να γίνει μόνο με την επίδειξη αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου επίσημου κρατικού εγγράφου, όπως δίπλωμα, διαβατήριο ή κάποιο άλλο σχετικό έγγραφο (μπορεί π.χ. να είναι η κάρτα ασφάλισης, ένα μέσο πιστοποίησης που χρησιμοποιείται συχνά σε άλλα κράτη). Ο άνθρωπος που κάνει την πιστοποίηση οφείλει να εξετάσει το έγγραφο και την επισυναπτόμενη φωτογραφία και να δει αν όντως αντιστοιχεί στον επισκέπτη. Ένα σημείο στο οποίο πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή είναι ότι σύμφωνα με την Ελληνική νομοθεσία (υπάρχει η σχετική απόφαση της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, με αριθμό 40/2008) απαγορεύεται σαφώς η καταγραφή αυτών των δεδομένων σε αρχείο. Πόσο δε μάλλον, απαγορεύεται η παράδοση της ταυτότητας του επισκέπτη στο φύλακα εισόδου. Πρόκειται για πρακτικές, ειδικά η πρώτη που ακολουθείται συχνά στη διαδικασία έγκρισης της εισόδου ενός επισκέπτη, αλλά λόγω ακριβώς της μη νομιμότητάς της μπορεί να δημιουργήσει μεγάλα προβλήματα μεταξύ του επισκέπτη και του ανθρώπου που κάνει τον έλεγχο. Είναι συχνά τα επεισόδια όπου υπάρχουν διενέξεις μεταξύ των φυλάκων και των επισκεπτών για το θέμα της καταγραφής στοιχείων της ταυτότητας του δεύτερου, όπου συχνά καλείται ο υπεύθυνος ασφαλείας να επιληφθεί του θέματος. Όμως και εκείνο που πρέπει να γίνει σαφές είναι ότι σε καμία περίπτωση δεν απαγορεύεται η απλή επίδειξη της ταυτότητας, χωρίς να γίνεται καταγραφή των στοιχείων αυτής.
Αφού λοιπόν ολοκληρωθεί η ταυτοποίηση του προσώπου, το δεύτερο που πρέπει να γίνει είναι ο έλεγχος του λόγου επίσκεψης. Εδώ ο άνθρωπος που πραγματοποιεί τον έλεγχο οφείλει να διαπιστώσει αν όντως έχει βάση αυτό που αναφέρει ως λόγο επίσκεψής του ο συγκεκριμένος επισκέπτης. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορέσει να φιλτράρει έναν που έχει ουσιαστικό λόγο επίσκεψης στην επιχείρηση, με κάποιον άλλον που επιζητά να εισέλθει για άλλους λόγους (είτε εγκληματικά κίνητρα είτε άλλους είδους κίνητρα, όπως προώθηση υπηρεσιών και προϊόντων για την επιχείρηση ή για τους εργαζομένους της). Φυσικά και δεν είναι ρόλος του φύλακα να αποφασίσει για το λόγο της επίσκεψης. Θα πρέπει όμως να επικοινωνήσει με τον υπάλληλο της εταιρείας τον οποίο ζητά ο επισκέπτης και να επιβεβαιώσει την ορθότητα των ισχυρισμών του. Μια καλή πρακτική που αποτελεί μέρος της διαδικασίας πολλών Οργανισμών είναι ότι όλοι οι υπάλληλοι οφείλουν να ενημερώνουν είτε τηλεφωνικά είτε μέσω email για τα ραντεβού τους. Οπότε με αυτόν τον τρόπο έχει ήδη δημιουργηθεί ένας κατάλογος επισκεπτών κάθε ημέρας και δεν απαιτείται η επικοινωνία μεταξύ φύλακα και εργαζόμενου κάθε φορά.
Αυτό βοηθάει και στην αύξηση της ταχύτητας της διεκπεραίωσης του ελέγχου, κάτι το οποίο είναι και ένα από τα σημαντικά ζητούμενα για ένα αποτελεσματικό σύστημα ελέγχου διαχείρισης επισκεπτών.
Αφού ολοκληρωθούν τα δύο πρώτα στάδια του ελέγχου (ταυτοποίηση προσώπου, διακρίβωση σκοπού επίσκεψης) μπορεί σε ορισμένες εγκαταστάσεις ιδιαίτερου χαρακτήρα να απαιτηθεί και περαιτέρω έλεγχος για την αποτροπή μεταφοράς επικίνδυνων αντικειμένων. Είναι απαραίτητο να διευκρινισθεί ότι ο σωματικός έλεγχος απαγορεύεται ρητά βάσει της ελληνικής νομοθεσίας, εκτός αν έχει παρθεί ειδική άδεια από τις αρμόδιες αρχές και μόνο όταν πρόκειται για Οργανισμούς ειδικού χαρακτήρα. Είναι εύλογο ότι οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν ανήκουν σε αυτήν την κατηγορία. Μπορεί φυσικά να χρησιμοποιηθούν και ειδικά συστήματα ανίχνευσης όπλων ή μεταλλικών αντικειμένων (μαγνητικές πύλες εισόδου) αλλά και πάλι απαιτείται ειδική άδεια και χρησιμοποιούνται μόνο σε επιχειρήσεις στις οποίες υπάρχει – λόγω της φύσης του αντικειμένου εργασιών τους- πιθανότητα τέλεσης εγκληματικών πράξεων με τη χρήση αυτών των αντικειμένων.
Το τελευταίο σημείο που μένει να διευκρινισθεί στην ολοκλήρωση της διαδικασίας ελέγχου είναι ο τρόπος με τον οποίο θα οδηγηθεί ο διαπιστευμένος πλέον επισκέπτης από το σημείο ελέγχου στο σημείο που τον αναμένει ο επισκέπτης του. Υπάρχουν φυσικά πολλές προσεγγίσεις. Η απλούστερη είναι να του δοθούν οι απαραίτητες οδηγίες και να κατευθυνθεί μόνος του στο τελικό σημείο. Όμως αυτή η προσέγγιση, εκτός και αν αναφερόμαστε σε πολύ απλές εγκαταστάσεις, εγκυμονεί αρκετούς κινδύνους, ειδικά αν πρόκειται για βιομηχανική εγκατάσταση στην οποία γίνονται εργασίες ή κινούνται οχήματα ή μηχανήματα έργου. Ο απλούστερος κίνδυνος είναι να χαθεί ο επισκέπτης και να μη μπορέσει να προσεγγίσει το σημείο που τον αναμένει ο άνθρωπος με τον οποίο έχει ραντεβού. Όμως αν πρόκειται για βιομηχανική εγκατάσταση – τότε όπως προαναφέραμε, οι κίνδυνοι είναι πολλοί – καθώς κινούνται πολλά οχήματα, υπάρχουν επικίνδυνοι χώροι και εγκατεστημένος εξοπλισμός που μπορεί να δημιουργήσει ανησυχητικές καταστάσεις για τη σωματική ακεραιότητα των επισκεπτών. Για το λόγο αυτό είναι προτιμότερο μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία ελέγχου να έρθει κάποιος εργαζόμενος από το τμήμα στο οποίο πρέπει να πάει ο επισκέπτης και να τον συνοδέψει αυτός.
Μέσα στη διαδικασία εισόδου και ελέγχου των επισκεπτών θα πρέπει να περιλαμβάνεται και η χρήση των σχετικών καρτών διαπίστευσης, τις οποίες οι επισκέπτες οφείλουν να φέρουν σε εμφανές σημείο καθόλη τη διάρκεια της παραμονής τους στους χώρους της εγκατάστασης. Όπως πολλοί Οργανισμοί έχουν προνοήσει, είναι χρήσιμο οι κάρτες διαπίστευσης να φέρουν κάποια διαφορετική ένδειξη (συνήθως χρώμα) ανάλογα με την κατηγορία του επισκέπτη. Για να μην αυξάνεται όμως ο βαθμός πολυπλοκότητας, συνήθως χρησιμοποιούνται δύο βασικές κατηγορίες. Στην πρώτη ανήκουν οι επισκέπτες που έρχονται να εκτελέσουν κάποια τεχνική εργασία και στη δεύτερη οι υπόλοιποι επισκέπτες (συνεργάτες, υποψήφιοι εργαζόμενοι, συγγενείς εργαζομένων). Μια άλλη διαφοροποίηση που θα βελτιώσει και το χρόνο διεκπεραίωσης της διαδικασίας εξαρτάται από τη συχνότητα των επισκέψεων κάποιου προσώπου. Αν αυτός έρχεται συχνά στις εγκαταστάσεις της εταιρείας, μπορεί να του δοθεί κάρτα μόνιμου επισκέπτη που να περιέχει φωτογραφία και ονοματεπώνυμο. Οπότε, έτσι θα περνάει από το σημείο ελέγχου πολύ γρηγορότερα, καθώς δεν θα έχει να επιδείξει τα στοιχεία ταυτοποίησής του. Η χρήση των καρτών διαπίστευσης για τους επισκέπτες, σε συνδυασμό με τη χρήση αντίστοιχων καρτών για τους εργαζόμενους, αναβαθμίζει την εικόνα της επιχείρησης και δίνει μια επιπρόσθετη αίσθηση ασφάλειας. Οι κάρτες διαπίστευσης επίσης μπορούν να λειτουργούν και ως κάρτες access control, ώστε να δίνουν πρόσβαση σε συγκεκριμένους χώρους στους οποίους μπορεί να πάει ο επισκέπτης που φοράει αυτήν την κάρτα. Μαζί με την κάρτα διαπίστευσης όμως, θα πρέπει να δίνεται και ένα μικρό φυλλάδιο (leaflet) που να αναφέρει βασικές οδηγίες για τη σωματική ασφάλεια των επισκεπτών (health and safety guidelines). Σε αυτό το φυλλάδιο θα πρέπει να αναφέρονται βασικές οδηγίες για το πώς αντιμετωπίζονται έκτακτες καταστάσεις, ενώ είναι χρήσιμο να υπάρχει ένα σχεδιάγραμμα των εγκαταστάσεων με τις οδεύσεις διαφυγής, καθώς και τηλέφωνα έκτακτης ανάγκης τόσο του Οργανισμού (Τμήμα Ασφάλειας και Υγιεινής) όσο και των κρατικών υπηρεσιών (αστυνομία, ΕΚΑΒ, πυροσβεστική).

Προσαρμογή σχεδίου
Από τη στιγμή λοιπόν που έχουν προσδιορισθεί τα τέσσερα βασικά σημεία που αποτελούν τη διαδικασία ελέγχου των επισκεπτών, όπως έχουν περιγραφεί στην προηγούμενη ενότητα, εκείνο που χρειάζεται είναι η εναρμόνιση αυτών των σημείων με τις προδιαγραφές ασφάλειας και τις ιδιαιτερότητες κάθε εγκατάστασης.
Το πιο σημαντικό κριτήριο είναι ο επιδιωκόμενος βαθμός ασφάλειας. Όσο υψηλότερο βαθμό ασφάλειας έχει μια εγκατάσταση, τόσο περισσότεροι θα είναι οι έλεγχοι κατά την είσοδο των επισκεπτών. Όμως αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να υποβαθμίζεται το στοιχείο της φιλικότητας και της αίσθησης του καλωσορίσματος προς τον επισκέπτη. Η χρυσή τομή ανάμεσα σε αυτά τα δύο ζητούμενα αποτελεί την καλύτερη δυνατή λύση. Αυτός που πραγματοποιεί τον έλεγχο οφείλει να είναι ευγενικός, σταθερός προς τι ζητάει από τον επισκέπτη, αλλά ταυτόχρονα να μπορεί να διαβλέπει καταστάσεις και να κρίνει ανάλογα πώς θα πράξει. Αν παραδείγματος χάρη υπάρχει μια ουρά από ανθρώπους που αναμένουν να υποστούν τη διαδικασία ελέγχου και ανάμεσα σε αυτούς υπάρχει μια έγκυος ή κάποιος ηλικιωμένος, θα ήταν προτιμότερο να δώσει προτεραιότητα σε αυτούς. Επίσης, όταν ανάμεσα στους επισκέπτες υπάρχουν παιδιά, είναι ωραίο και αναβαθμίζει την εικόνα της επιχείρησης, να έχει μια επιπρόσθετη αίσθηση φιλικότητας.
¶λλο ένα στοιχείο που επηρεάζει σημαντικά το πώς διαμορφώνεται το σχέδιο διαχείρισης των επισκεπτών, είναι αν στο συγκεκριμένο κτίριο στεγάζονται ένας ή περισσότεροι Οργανισμοί. Μπορεί να μη φαίνεται σημαντικό με την πρώτη ματιά, αλλά σίγουρα όταν στις ίδιες εγκαταστάσεις συνυπάρχουν Οργανισμοί με διαφορετικά επίπεδα επιδιωκόμενης ασφάλειας, δημιουργείται ένα θέμα για το πώς θα γίνεται η διαχείριση των επισκεπτών. Σε αυτά τα κτίρια συνήθως υπάρχει και ένας κεντρικός διαχειριστής που μπορεί να αναλάβει το αρχικό στάδιο ελέγχου των επισκεπτών και στη συνέχεια η κάθε εταιρεία να υλοποιεί τη δική της πολιτική πάνω σε αυτό το θέμα. Εντούτοις, επειδή κάθε φορά που ένας επισκέπτης μπαίνει έστω και στον αρχικό χώρο υποδοχής μπορεί να δημιουργηθεί πιθανό θέμα ασφάλειας, υπάρχει πάντα ένας δίαυλος επικοινωνίας μεταξύ του διαχειριστή του κτιρίου και των διάφορων ενοίκων, για το πώς θα γίνεται η αντιμετώπιση των επισκεπτών.
Για τη χάραξη του σχεδίου διαχείρισης των επισκεπτών θα πρέπει να ληφθεί ο αριθμός των επισκεπτών που έρχονται σε μια εγκατάσταση, αλλά και οι μέγιστες και ελάχιστες τιμές τους και όχι μόνο ο μέσος όρος. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορούν να αντιμετωπισθούν αποτελεσματικά και οι πιο απρόβλεπτες καταστάσεις.
¶λλη μία παράμετρος που διαμορφώνει το σχέδιο διαχείρισης επισκεπτών είναι ο χρόνος ολοκλήρωσης της διαδικασίας. Εδώ θα πρέπει να εξισορροπηθούν δύο διαφορετικές και αντίθετες απαιτήσεις. Η ανάγκη για όσο το δυνατό μεγαλύτερη ασφάλεια, με την εύλογη απαίτηση για τη γρηγορότερη εξυπηρέτηση των επισκεπτών που αναμένουν στο σημείο ελέγχου. Αν η διαδικασία ελέγχου διαρκεί πάνω από ορισμένα λεπτά, είναι προφανές ότι δημιουργεί εκνευρισμό στους επισκέπτες και μπορεί να αποτελέσει αφορμή προστριβών. Ο εκνευρισμός είναι αρνητικός παράγοντας για την ασφάλεια, καθώς ένας φύλακας που έχει χάσει την ψυχραιμία του μπορεί να μην είναι σε θέση να εντοπίσει πραγματικούς κινδύνους και να εστιάζει σε ασήμαντα θέματα.
Κατά τη διάρκεια των ελέγχων και όσο αυτό είναι δυνατό, θα πρέπει φυσικά να γίνονται σεβαστές οι πεποιθήσεις ορισμένων ανθρώπων. Δηλαδή σε περίπτωση που έχει προσέλθει μια ομάδα ανθρώπων που ανήκουν στη μουσουλμανική θρησκεία, οι ερωτήσεις θα πρέπει να γίνονται μόνο στους άνδρες. Είναι ανεπίτρεπτο για τους μουσουλμάνους να απευθύνονται άρρενες φύλακες κατευθείαν στις γυναίκες και μπορεί να δημιουργηθεί σοβαρή παρεξήγηση. Φανταστείτε λοιπόν μια κατάσταση όπου κάποιοι συνεργάτες από μια μουσουλμανική χώρα έρχονται για μια σοβαρή επαγγελματική επίσκεψη με προοπτικές μιας σημαντικής και επωφελούς συνεργασίας και να δημιουργείται εξαρχής πρόβλημα που μπορεί να δυναμιτίσει τα θεμέλια της συνεργασίας, χωρίς να υπάρχει κάποιος σοβαρός λόγος.

Σημείο ελέγχου
Μια λεπτομέρεια που όμως οφείλει να εξετασθεί στο πλαίσιο εκπόνησης ενός σχεδίου διαχείρισης αντιμετώπισης επισκεπτών είναι πού θα γίνεται ο έλεγχος. Δύο είναι οι επιλογές. Η πρώτη επιλογή είναι η ρεσεψιόν ενός κτιρίου και η δεύτερη είναι το φυλάκιο. Συνήθως προτιμάται η λύση της ρεσεψιόν όταν αναφερόμαστε σε κτίρια που βρίσκονται εντός αστικού χώρου και η λύση των φυλακίων όταν πρόκειται για εγκαταστάσεις βιομηχανικές, που περιλαμβάνουν ένα ολόκληρο συγκρότημα κτιρίων. Ο γενικός κανόνας που θα πρέπει να ακολουθείται είναι ότι ο έλεγχος θα πρέπει να γίνεται στο πρώτο σημείο επαφής του επισκέπτη με την εγκατάσταση. Όταν λοιπόν το κτίριο βρίσκεται μέσα στο κέντρο μιας πόλης και κοντά στη ρυμοτομική γραμμή, οπότε δεν υπάρχει και η δυνατότητα τοποθέτησης φυλακίου, τότε θα επιλέγεται η λύση της ρεσεψιόν. Στην αντίθετη περίπτωση ο έλεγχος θα πρέπει να γίνεται στο φυλάκιο εισόδου. Ένα άλλο στοιχείο το οποίο χρήζει προσοχής είναι ο αριθμός των σημείων ελέγχου. Θα πρέπει να είναι όσες οι είσοδοι από τις οποίες μπορούν να εισχωρήσουν οι επισκέπτες. Σε περίπτωση που υπάρχουν και άλλες είσοδοι για τους εργαζόμενους, αυτές θα πρέπει να διασφαλίζονται με συστήματα access control ώστε να μην είναι δυνατή η χρήση τους από τυχαίους επισκέπτες. Σε κάθε είσοδο όμως είναι απαραίτητο να υπάρχουν επισημάνσεις με τη μορφή επιγραφών που να καθοδηγούν τους επισκέπτες προς τα σωστά σημεία από τα οποία θα μπορούν να μπουν στην εγκατάσταση, αφού ολοκληρώσουν τη σωστή διαδικασία ελέγχου.

Διαχείριση οχημάτων
Ένα άλλο θέμα που προκύπτει κατά τη δημιουργία ενός σχεδίου διαχείρισης επισκεπτών είναι το πώς θα γίνεται η διαχείριση των οχημάτων των επισκεπτών. Η απλούστερη προσέγγιση είναι η ολική απαγόρευση αυτών και η είσοδος των επισκεπτών να γίνεται μόνο με τα πόδια. Αν όμως για κάποιο λόγο κρίνεται σκόπιμη και η είσοδος των οχημάτων στους χώρους της εγκατάστασης, τότε θα πρέπει να υπάρχουν οριοθετημένες θέσεις στάθμευσης για τα αυτοκίνητά τους, οι οποίες να επιτηρούνται από το σύστημα επιτήρησης. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται ότι κανείς δεν θα προσπαθήσει να υφαρπάξει κάποιο αντικείμενο και να το μεταφέρει εκτός των εγκαταστάσεων, με τη χρήση του αυτοκινήτου του. Για να προσδιορίζονται ακόμα καλύτερα τα οχήματα των επισκεπτών, πολλοί Οργανισμοί έχουν φροντίσει να διαθέτουν ειδικές επιγραφές που τοποθετούνται στα παρμπρίζ των οχημάτων και μέσω αυτών διαφαίνεται ότι ανήκουν σε επισκέπτες.
Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγεται το φαινόμενο να κυκλοφορούν ανεξέλεγκτα οχήματα εντός των εγκαταστάσεων, χωρίς ουσιαστικό έλεγχο. Μπορεί μάλιστα στο πίσω μέρος των επιγραφών προς το μέρος που βλέπει ο οδηγός να αναγράφονται ορισμένες βασικές οδηγίες, όπως το μέγιστο όριο ταχύτητας που επιτρέπεται να κινηθούν τα οχήματα εντός των εγκαταστάσεων.

Τεκμηρίωση
Όλα τα ανωτέρω αποτελούν βασικές πρακτικές προφύλαξης, που χωρίς να διεκδικούν βραβείο πρωτοτυπίας δημιουργούν ένα πλέγμα ασφάλειας για έναν Οργανισμό, εφόσον φυσικά εφαρμόζονται. Για να επιτευχθεί αυτό όμως, είναι χρήσιμο να ενταχθούν μέσα σε μια γραπτή διαδικασία (Standard Operating Procedure-SOP) στο πλαίσιο του Ολικού Συστήματος Ποιότητας του Οργανισμού, στο οποίο να περιγράφονται με σαφήνεια όλες οι πρακτικές που έχουν επιλεγεί προκειμένου να γίνεται η διαχείριση των επισκεπτών. Όταν αυτές είναι καταγεγραμμένες, ακολουθούνται με μεγαλύτερη ακρίβεια, ενώ παράλληλα εντοπίζεται ευκολότερα κάποια αδυναμία ή μια πιθανή απόκλιση. Η διαδικασία αυτή που αποτελεί μέρος της Πολιτικής Ασφάλειας (Security Quality Policy) θα παρακολουθείται – και φυσικά θα αναθεωρείται κάθε φορά που υπάρχει βάσιμος λόγος. Όπως άλλωστε φαίνεται και από το άρθρο που προηγήθηκε, η διαχείριση των επισκεπτών αποτελεί ένα πολύπλοκο και πολυδιάστατο θέμα με νομικές πτυχές, οπότε ποτέ δεν μπορεί κάποιος να ισχυριστεί ότι έχει πετύχει το απόλυτο. Παραδείγματος χάρη, μπορεί ένα σύστημα να έχει πετύχει ένα πολύ καλό βαθμό ασφάλειας, αλλά ίσως κάποιες πρακτικές που ακολουθούνται να ξεπερνούν κάποια όρια νομιμότητας, οπότε και προφανώς θα χρειάζεται αναθεώρηση για να εναρμονιστούν αυτές οι πρακτικές με όσα ο νόμος καθορίζει. Ένα άλλο σύστημα μπορεί να είναι απόλυτα νόμιμο, αλλά να έχει κάποια κενά όσον αφορά στα θέματα ασφάλειας. Πάλι θα χρειαστεί αναθεώρηση για να βελτιωθούν τα συγκεκριμένα σημεία, χωρίς φυσικά να γίνεται υπέρβαση των νόμιμων ορίων ή να θίγεται ή αξιοπρέπεια των επισκεπτών. Το Security Manager θα παρακολουθεί όλες τις εξελίξεις και θα παρουσιάζει ό,τι νέο υπάρχει για αυτό το θέμα.

Το μέλλον
Με ιδιαίτερο ενδιαφέρον άλλωστε αναμένονται και οι τεχνολογικές εξελίξεις που θα βοηθήσουν στην περαιτέρω αυτοματοποίηση των διαδικασιών. Ήδη γίνεται μνεία για αυτόματους σταθμούς ελέγχου, στους οποίος ο επισκέπτης μπορεί να επιδεικνύει ένα αντίγραφο του mail που έχει λάβει από τον υπάλληλο που τον κάλεσε (το οποίο να περιέχει ένα σχετικό bar code) και να του εκδίδεται αυτόματα η κάρτα διαπίστευσης. Τότε η επάνδρωση από το φύλακα θα υπάρχει απλώς και μόνο για περιπτώσεις όπου υπάρξει κάποιο απρόβλεπτο περιστατικό και χρειάζεται να επέμβει. Ανεξαρτήτως των τεχνολογικών εξελίξεων, αυτό που όλοι οφείλουμε να έχουμε κατά νου είναι ότι ένα σχέδιο διαχείρισης επισκεπτών δεν είναι το ίδιο για όλες τις επιχειρήσεις. Ένα μικρό γραφείο ή μία επιχείρηση που στεγάζεται σε έναν όροφο, έχει σαφώς διαφορετικές ανάγκες από ένα νοσοκομείο ή ένα εργοστάσιο. Στην πρώτη περίπτωση, ακόμα και ένα απλό σύστημα θυροτηλεόρασης το οποίο θα χειρίζεται μία γραμματέας μπορεί να παρέχει ικανοποιητικά επίπεδα ασφάλειας. Στη δεύτερη περίπτωση όμως, επιβάλλεται πλέον η δημιουργία ενός ολοκληρωμένου σχεδίου που θα έχει όπως προαναφέραμε τη μορφή γραπτής διαδικασίας, ώστε να είναι πλήρως εκπαιδευμένοι και ενημερωμένοι οι υπάλληλοι της επιχείρησης αλλά και οι φύλακες που θα κληθούν να παίξουν βασικό ρόλο. Τέλος, καθοριστικό ρόλο σε όλο αυτό το εγχείρημα έχει και η διοίκηση, καθώς οφείλει καταρχάς να επιζητήσει τη δημιουργία ενός σχεδίου και στη συνέχεια να υποστηρίξει με όλες τις δυνάμεις την πιστή εφαρμογή του.

Του ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΗ ΛΥΜΠΕΡΟΠΟΥΛΟΥ