Η Τέχνη της επιτυχίας του Security Manager

Ένας από τους ρόλους του security manager είναι να σκέπτεται σαν επιχειρηματίας. Δηλαδή, σε δεδομένες συνθήκες να ανιχνεύει την ευκαιρία, να παράγει ιδέες και να φροντίσει να λειτουργεί προς όφελος της επιχείρησης.

Απευθύνεται στους managers με καθήκοντα ασφαλείας στις επιχειρήσεις και στους οργανισμούς, στους συμβούλους ασφαλείας, αλλά και στους managers των ΙΕΠΥΑ (Ιδιωτική Εταιρεία Παροχής Υπηρεσιών Ασφαλείας)  και ΓΙΕ (Γραφεία Ιδιωτικών Ερευνών). Είναι αρθρωτή με τη Θ.Ε. μας, του 2007.

Εκείνη απευθυνόταν στο επιχειρησιακό προσωπικό βάσης της Ιδιωτικής Ασφάλειας και στους security managers 1ης γραμμής (επόπτες). Σημειώνεται ότι οι παρουσιάσεις μας του 2007 (τεύχη 7-12 / 2007) αποκτούν τώρα ιδιαίτερη σημασία, εν όψει των νέων νομοθετικών ρυθμίσεων που προωθούνται και που στοχεύουν στην αναβάθμιση, δια μέσω της εκπαίδευσης, του επιχειρησιακού προσωπικού βάσης της ιδιωτικής ασφάλειας.

Συγκεκριμενοποίηση με μία υπόθεση εργασίας

Έστω ότι ο επιχειρηματίας κος Α, μεταβαίνει για επαγγελματικούς λόγους σε κάποια χώρα του συστήματος ώριμης αγοράς, Pacific Rim(2) π.χ. στην Οσάκα της Ιαπωνίας.
Η συνάντηση θα αποτελέσει επιστέγασμα προκαταρκτικών ενεργειών σύγκλισης για συνεργασία των δύο πλευρών. Στις κοινές εργασίες  με την ηγετική ομάδα του project των Ιαπώνων, μετέχουν από πλευράς του κ. Α, ο ίδιος, ο νομικός του σύμβουλος, ο υπεύθυνος ανάπτυξης συνοδευόμενους από δύο ειδικούς δημιουργίας έργου overall(3) και o top security manager της εταιρείας.
Μετά τις παρουσιάσεις και τις συστάσεις των προσώπων και των δύο πλευρών, και μετά από κάποια ώρα συζητήσεων-διαπραγματεύσεων, τα πράγματα φαίνονται να μην εξελίσσονται σύμφωνα με τις προσδοκίες του κου Α. Οι υπεύθυνοι του ιαπωνικού project δυσανασχετούν για την παρουσία του Νομικού Συμβούλου, δείχνουν να ενοχλούνται που η συζήτηση είναι επικεντρωμένη μόνο σε θέματα επιχειρήσεων και κερδών, ενώ και από την πλευρά της αντιπροσωπείας του κου Α κυριαρχεί μία έκδηλη νευρικότητα, επειδή ο επικεφαλής του project μιλά δια μέσω διερμηνέα. Ιαπωνικά – Ελληνικά – Ιαπωνικά και όχι απευθείας μεταξύ τους Αγγλικά. Η ιαπωνική πλευρά, μάλιστα, δυσανασχέτησε φανερά όταν ο κος Α. είπε ότι θα ξαναεξηγήσει κάποια πράγματα, γιατί προφανώς δεν τα κατάλαβαν οι συνομιλητές του, τελειώνοντας με τη φράση «έτσι δεν είναι;».
Με την παραδοχή ότι και οι δύο πλευρές έχουν ευθύνη για τη μη ομαλή πορείας μιας τόσο σημαντικής διαπραγμάτευσης, ποιος μπορούμε να πούμε ότι έχει το μεγαλύτερο μερίδιο ευθύνης από πλευράς αντιπροσωπείας του κου Α;
Απάντηση: Το έχει ο Security Manager. Προστατεύοντας την επιχείρηση από τους κινδύνους, ενισχύει το μήκος ζωής στον Οργανισμό. Η ζωή όμως χρειάζεται φροντίδα για να έχει μεγάλο μήκος. Η φροντίδα δεν αφορά μόνο τον έλεγχο των κινδύνων και της μείωσής τους, με συνακόλουθο τη μείωση των απωλειών, αλλά και το σωστό χειρισμό  ευκαιριών. Ένας από τους ρόλους του security manager είναι να σκέπτεται σαν επιχειρηματίας, ώστε να έχει τη δυνατότητα να ανιχνεύει την ευκαιρία, να παράγει ιδέες και να φροντίσει να προστατέψει την ευκαιρία προς όφελος της επιχείρησης. Στο ίδιο πλαίσιο εντάσσεται και η ανίχνευση προβλημάτων.
Ο αποτελεσματικός security manager για την υπό μελέτη περίπτωση, έπρεπε να ανιχνεύσει εάν είχε γίνει προετοιμασία με προλείανση του εδάφους από πλευράς επιχείρησης κ.λπ. Εάν διαπίστωνε ότι η προετοιμασία περιοριζόταν στα της διευθέτησης του ταξιδιού και στην προσφορά δώρων και η υπόλοιπη προεργασία δεν είχε καλύψει και την παραμικρή λεπτομέρεια, έπρεπε να αναλάβει δράση. Θα ξεκινούσε από τη λίστα Μύλλερ(4) .Κάθε συνθετικό της λίστας θα το προσέγγιζε με το βηματισμό Φίσμπαχ(5). Στη συνέχεια, θα έφτιαχνε μία σύντομη ενημερωτική μελέτη και θα την έθετε υπόψη του κου Α.
Με άλλα λόγια, έπρεπε να σκεφτεί σαν στρατηγός και σαν άνθρωπος που σώζει καταστάσεις. Αυτοί είναι απαραίτητοι ρόλοι μέσα στην πολλαπλότητα των ρόλων του security manager, που εκδηλώνονται με το security managing.
Δεν θα αναφερθούμε στο γιατί συνήθως οι security managers αποποιούνται ρόλους.
Στην περίπτωση που μελετάμε, ο security manager έπρεπε σύμφωνα με το security managing της κατάστασης – ευκαιρίας, να διευθετήσει τα πράγματα, ώστε με συμβουλές εκ των προτέρων να ενημερώσει τον επιχειρηματία κο Α. και στα εξής σημεία, μεταξύ άλλων. Να μη δοθεί η εντύπωση από πλευράς αντιπροσωπείας κου Α, ότι επιδιώκονται οφέλη, αποστερημένα από κάθε κοινωνική έννοια και χωρίς το προσωπικό στοιχείο σε όλες τις επιχειρηματικές σχέσεις με τους συνεργαζόμενους, κάτι που τηρούν οι Ιάπωνες. Τα ανώτερα στελέχη της ¶πω Ανατολής θεωρούν εαυτούς φορείς διατήρησης της παράδοσης (σημαντικό στοιχείο). Στο πλαίσιο αυτό, η χρήση διερμηνέα προσδίδει ίσο επίπεδο σ’ ένα σημαντικό στοιχείο των λαών, όπως είναι η γλώσσα. Συχνά η έκφραση των συνεργαζομένων γίνεται με ένα αμφιλεγόμενο τρόπο. Όπου το νεύμα «ναι» μπορεί να σημαίνει «ναι σας ακούω» ή «ναι συνεχίστε» ή «ναι συμφωνώ». ¶ρα, οι εκφράσεις (π.χ. γλώσσα σώματος), απογοήτευσης / ενθουσιασμού να είναι συγκρατημένες.
Δεν πρέπει να πιέσεις άτομο από την ¶πω Ανατολή, να παραδεχτεί – ιδίως μπροστά σε άλλους, όπως τα μέλη των αντιπροσωπειών, ότι έκανε σοβαρό λάθος ή ότι δεν κατάλαβε (αισθάνεται ότι χάνει κύρος στα μάτια των άλλων). Η παρουσία νομικού συμβούλου, που μάλιστα δόθηκε έμφαση και στην ιδιότητά του, θεωρείται από τους Ιάπωνες επιχειρηματίες ως έλλειψη εμπιστοσύνης.
Τίθεται λοιπόν το κρίσιμο ερώτημα. Ποιοι είναι οι ρόλοι του security manager όταν περνά στη δράση, δηλαδή στο security managing. Παραθέτοντας τα περιγράμματα των ρόλων, αυτόματα δημιουργούμε τα πλαίσια (πορτρέτα) της τέχνης εφαρμογής της λειτουργίας του security management, δηλαδή το security managing. Με αυτόν τον τρόπο χαράζουμε τις γενικές αρχές που το διέπουν. Τα «πορτρέτα» θεμελιώδη και λειτουργικά, μπορούν να εμφανίζονται στον πίνακα του προσαρτήματος. Περιγράμματα και αρχές συνθέτουν το πλαίσιο που θα κινηθούμε ως security managers, ώστε να είμαστε αποτελεσματικοί σ’ όλους τους ρόλους μας .Αυτοί συγκλίνουν σε ένα σημείο. Σώζουμε καταστάσεις και δίνουμε ζωή στην επιχείρηση και στον οργανισμό.

Τα Περιγράμματα των Ρόλων του Security Manager
Ο Currer-Brigs (1968) αναφέρει (6) ότι το Security Management έχει πολλές όψεις. Εμείς παρατηρούμε ότι κάθε μία από τις πολλές αυτές όψεις, έχει με τη σειρά της, πολλές πάλι όψεις. Η μεθοδολογικά οργανωμένη γνώση (δανεισμένη και από πολλές επιστήμες) που συνθέτουν τον επιστημονικό κλάδο του Security Management, βοηθά να εξερευνήσουμε τα ποικίλα «γιατί» των φαινομένων που μας αφορούν, εξερευνώντας τους διάφορους παράγοντες, ώστε να μπορέσουμε να καθορίσουμε τους τρόπους, δηλαδή το «πώς», της δράσης μας. Αυτό το «πώς» είναι η ομπρέλα της τέχνης του security managing. Μας οδηγεί ευθέως στο να καθορίσουμε τα περιγράμματα των ρόλων υπό το «μανδύα» των οποίων ο security manager θα δράσει. Θα περάσει στην τέχνη του security managing.
Πρώτα πρώτα λοιπόν, ο security manager είναι ένας manager.
Σημαίνει ότι ασκεί τις 4 κύριες λειτουργίες του Management με τη βοήθεια και των 6 πρόσθετων λειτουργιών.
Οι 4 κύριες λειτουργίες είναι:

• Σχεδιασμός (μακροπρόθεσμος, μεσοπρόθεσμος, βραχείας διάρκειας ή αντίστοιχα στρατηγικός, τακτικός, επιχειρησιακός). 
• Ηγεσία (Διεύθυνση, χειρισμός συγκρούσεων).
• Οργάνωση (Απόφαση στο τι χρειάζεται να γίνει).
• Έλεγχος δραστηριοτήτων, αν αυτές συμβαδίζουν με τους σκοπούς και τα σχετικά σχέδια.

Οι 6 πρόσθετες λειτουργίες, είναι: Η λήψη αποφάσεων. Η επικοινωνία. Ο συντονισμός διαφόρων προσώπων και δραστηριοτήτων. Η υποκίνηση των προσώπων που εμπλέκονται στην επίτευξη ενός έργου/σκοπού. Η ανάθεση αρμοδιοτήτων. Η πειθαρχία, δηλαδή ο έλεγχος της συμπεριφοράς των εμπλεκομένων, σε αρμονία με το σχέδιο, για την επίτευξη του αντικειμενικού σκοπού.
Από τα παραπάνω διακρίνουμε αβίαστα τους 3 πρώτους ρόλους του security manager, που του καθορίζουν ένα ευρύ πλαίσιο μέσα στο οποίο θα ασκήσει το security managing.Ο καθένας από τους 3 αυτούς ρόλους είναι ο:

• Διαπροσωπικός. Ο security manager είναι ο επικεφαλής του τομέα του, είναι δημιουργός συνεργασιών και σχέσεων ( π.χ. με τις αρχές, υπηρεσίες κρατικές, ΟΤΑ, με τα άλλα τμήματα της επιχείρησης, με τον τεχνικό ασφαλείας και τον ιατρό εργασίας, με διάφορους προμηθευτές υπηρεσιών και προϊόντων, με πελάτες αν πρόκειται για ΙΕΠΥΑ ή ΓΙΕ). Είναι σύμβολο, ιδίως όταν πρόκειται για Σύμβουλο Ασφαλείας μεγάλου οργανισμού. Είναι ο άνθρωπος στον οποίο όλοι προσβλέπουν για σιγουριά.
• Υπεύθυνος για αποφάσεις. Λύνει προβλήματα, κατανέμει πόρους, είναι διαπραγματευτής, σκέφτεται σαν επιχειρηματίας. (Έχει ιδέες, αναγνωρίζει από μακριά προβλήματα ή ευκαιρίες).
• Υπεύθυνος για συλλογή – ανάλυση πληροφοριών και τη διαχείρισή τους. Στο ίδιο πλαίσιο μπορεί να κάνει δημόσιες δηλώσεις ως εκπρόσωπος τουλάχιστον του τμήματός του.

Αρμοδιότητες στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον 

Οι ρόλοι όμως δεν σταματούν εδώ. Σήμερα στον κόσμο των επιχειρήσεων γίνεται πολύς λόγος για την ασφάλεια συντονιστικών διαδικασιών, βέλτιστης αξιοποίησης ανθρώπινων και υλικών πόρων, μέχρι και την εξασφάλιση διαθεσιμότητας των προϊόντων (γνωστή ως logistics)(7). Ιδιαίτερα σημαντική κρίνεται και η επιχειρησιακή ετοιμότητα του οργανισμού (εξ ολοκλήρου -overall) όσον αφορά την ασφάλεια, την προστασία, την υγεία, την προστασία περιβάλλοντος και την επανάληψη και συνέχιση των δραστηριοτήτων της επιχείρησης, έστω και σε περιόδους καταστάσεων ανάγκης (operations readiness continuity and resuming business activities)(8). Η ισορροπημένη στοχοθεσία, ως διαδικασία γεφύρωσης στρατηγικού management και λειτουργικών αποδόσεων(9) καθώς και τα θέματα Information – Technologies και Πληροφοριακού πολέμου, ανήκουν αναμφισβήτητα στο πεδίο δράσης των security managers, όπως επίσης και η εμπορική – βιομηχανική κατασκοπία. Εξίσου σημαντική αρμοδιότητα είναι η διαχείριση ευαίσθητων πληροφοριών (Intelligence Management) και τα περιστατικά μεγάλης εντάσεως χωρίς προειδοποίηση.
Κάθε σημείο από αυτά έχει το δικό του σύστημα γνώσεων και αποτελεί άλλη μία συνιστώσα (ρόλο) στη συνισταμένη που λέγεται security manager.
Με σημείο εκκίνησης την ανάγκη ισορροπημένης στοχοθεσίας που αντανακλά και στο μαθησιακό επίπεδο (βλ. παραπομπή 7), λαμβάνουμε υπόψη τις ραγδαίες εξελίξεις που απαιτούν από ένα προσωπικό ποικίλα και αλληλοσυνδεόμενα προσόντα. Επιπρόσθετα, λαμβάνουμε υπόψη το υψηλό κόστος εργασίας, κάτι που μπορεί να αποβεί σε θετική προϋπόθεση σε μία εκσυγχρονισμένη οικονομία, μόνο όταν με τη βελτίωση του επιπέδου εκπαίδευσης οδηγηθούμε σε εξαιρετική άνοδο της ποιότητας προϊόντων και υπηρεσιών. Συνακόλουθα, ο security manager έχει και το ρόλο εκπαιδευτή. Έχει όμως και ρόλο συμβούλου εκπαίδευσης του top management, των άλλων εκπαιδευτών και των εκπαιδευομένων.
¶ρα ο Security Manager στην τέχνη του Security Managing, που περιλαμβάνει ενδεικτικά μόνο, όλα όσα έχουν αναφερθεί, δεν είναι απλά τεχνικός. Είναι διοικητής έργου. Δηλαδή πρέπει να συμπεριφερθεί σαν στρατηγός. Και το χειρότερο πράγμα για ένα στρατηγό, είναι να πει μετά από αποτυχία, ότι οι περιστάσεις που προηγήθηκαν κρίθηκαν εκ των υστέρων ότι δεν ήσαν αρκετές να βοηθήσουν στην πρόβλεψη (Ιφικράτης 4ος αιώνας π.Χ.).
Λαμβάνοντας υπόψη τον Ρανιέρι Μπομπάσεϊ (κοινοτικό αξιωματούχο -1992) που επεσήμανε ότι στο σημερινό επιχειρηματικό κόσμο της παγκοσμιοποιημένης οικονομίας είναι πολύ εύκολο για μία επιχείρηση να χάσει τη θέση της αν δεν προσέξει, μπορούμε να πούμε ότι το ρόλο αυτό της προσοχής τον έχει ο security manager. Το security managing αποτελεί «βάδισμα σε πολλά και διάφορα ασταθή εδάφη». Κάθε ένα από αυτά αφορά απόδοση ενός συγκεκριμένου ρόλου από το security manager. Σε κάθε τέτοιο έδαφος, ανάλογα το ρόλο και τον τομέα, απαιτείται γι’ αυτόν που πρόκειται να αρχίσει την πορεία (security managing) να κάνει μία διανοητική προεργασία. Σύμφωνα με το στρατηγό Χέλμουτ φον ΜΟΛΤΚΕ (1800-1891), σε αυτήν την προεργασία θα πρέπει να έχει και να χρησιμοποιήσει κάποιες σταθερές αρχές. Αυτές είναι:

• Η κατανόηση του κάθε ρόλου του. Η έρευνα, η ενημέρωση, η καλή συνεργασία και η επικοινωνία.
• Την από ψηλά θέαση όλου του πλέγματος των σχέσεων εσωτερικών και εξωτερικών του οργανισμού (hhelicopter view) των προβλημάτων και των ευκαιριών. Ο σχεδιασμός και η οργάνωση σύμφωνα με τις αρχές που διέπουν το management.
• Την κατανόηση ότι ο security manager είναι δημιουργός παραπέρα ζωής για τον οργανισμό και φυσικά για την εργασία όλων σε αυτόν.
• Το να χειρίζεται το χρόνο κατάλληλα. Και αυτό το τελευταίο έχει σχέση με το αμέσως προηγούμενο για την προστασία της ζωής. (Είναι και η παραίνεση του Μεφιστοφελή προς το μαθητή που αναφέρει ο Γκαίτε στο Φάουστ).
• Το να αφουγκράζεται τα προσερχόμενα.

Σύνοψη.
Για την άσκηση του έργου του (Security Managing), ο Security Manager πρέπει να συνειδητοποιήσει ότι έχει πολλούς ρόλους. Είναι manager, υπεύθυνος ασφάλειας διαδικασιών, υπεύθυνος εναρμόνισης σχεδίων και απόδοσης, συνεχιστής της ζωής  της επιχείρησης, λειτουργικής απόδοσης της ασφάλειας – και όλα αυτά στο πλαίσιο της προστασίας των ατομικών δικαιωμάτων και των νόμων. Επίσης είναι σύμβουλος εκπαίδευσης. Πρέπει να είναι έτοιμος, κάνοντας σχετικές εκτιμήσεις να θέσει τον οργανισμό ή την επιχείρηση σε επιχειρησιακή ετοιμότητα, για να προσδώσει ζωή.
Όλα αυτά τον ανυψώνουν από το επίπεδο του τεχνικού. Δεν είναι τεχνικός άλλά διοικητής έργου. Οι ενέργειές του λοιπόν πρέπει να στρατηγικές και αυτό του δίνει το ρόλο του στρατηγικού στελέχους που περικλείει όλους τους άλλους ρόλους. Το επιτυγχάνει σε μεγάλο βαθμό με την επικοινωνία και τη διανοητική προεργασία.« Ο Θεός γνωρίζει το μέλλον. Οι άνθρωποι γνωρίζουν τα παρελθόντα. Οι σοφοί αντιλαμβάνονται τα προσερχόμενα πριν τους άλλους» (Καβάφης «Σοφοί δε προσιόντων.»). Στο security managing, οι άλλοι είναι ο κόσμος της επιχείρησης ή του οργανισμού, Η αντίληψη των προσερχόμενων έγκαιρα, σώζει και δίνει ζωή. Είναι η αγωνία και το μεγαλείο ενός security manager σε ηγετική θέση.

Παραπομπές:
(1) Βλ. ΚΩΣΤΟΥΛΑΣ σελ.15
(2) Pacific Rim. Το «Χείλος του Ειρηνικού» Το λεγόμενο τρίτο σύστημα ώριμης οικονομίας. Αφορά τις χώρες Ιαπωνία, Κίνα, Αυστραλία, Νότιο Κορέα, Ταϊβάν, Ταϊλάνδη, Φιλιππίνες Μαλαισία, Ινδονησία, Χονγκ-Κονγκ και Σιγκαπούρη. Τα άλλα συστήματα ώριμης οικονομίας, είναι η ΝAFTA (North American Free Trade Agreement, ΗΠΑ, Καναδάς, Μεξικό) και η Ευρώπη με τις ζώνες συνεργασίας της (Σύμφωνα με το Διεθνές Μάνατζμεντ).
(3) Για όλα όσα αφορούν από μία δραστηριότητα, μέχρι και την προστασία του περιβάλλοντος.
(4) Κατάλογος 11 κριτηρίων. Συλλογή στοιχείων για Εθνολογικά Στοιχεία, Παραδόσεις-Δίκαιο και Ήθη – Πολιτική και Διοίκηση – Ασφάλεια – Γεωργία και Βιομηχανική Παραγωγή – Παιδεία – Οικογένεια – ΜΜΕ – Ενώσεις, συνεργασίες – Εμπόριο και Υπηρεσίες – Υγεία.
(5) Αφορά το βηματισμό προσέγγισης στα θέματα υγείας. Πρόκειται όμως για χρήσιμο υπόδειγμα, που επιτρέπει την καταγραφή: Βασικών στοιχείων και παραγόντων επίδρασης, καταστάσεων συναίνεσης – αντίθεσης, των δυναμικών που προκύπτουν, ανάλυση. Θα έκανε σενάριο εφαρμογής, θα μεριμνούσε κλινικά μέχρι την πραγματική κατάσταση στην οποία θα ήταν σε μεγάλη εγρήγορση, για να σώσει οποιαδήποτε κατάσταση.
(6) «Security: Attitudes and techniques for Management» (σελ. 22, εκδ. HUTCHINSON, Λονδίνο).
(7) Βλ.”Security manager” τεύχος Ιαν. – Φεβ. 2006, σελ.32 επομ.
(8) ΣΕΤΤΑΣ Γιάννης. Operational Readiness Security Health and Safety and Environmental Protective overall. 
(9) Οι σχετικές διαδικασίες αφορούν στα πεδία: Χρηματοοικονομικό, πελάτης, λειτουργικό, μαθησιακό.

Βιβλιογραφία

• ΚΩΣΤΟΥΛΑΣ Γεώργιος : «Το Μάνατζμεντ» Ελληνική Ευρωεκδοτική, 1984.
• SMIT PJ un DE J.CRONJE GJ «Management Principles» εκδ. Juta, Ν. Αφρική 1999.
• Van der WESTHUISEN S. Du PREEZ 6, PRINSLOD J. LAMBRECHTS D. Σημειώσεις Ανώτερου Security Management και εφαρμογές στον έλεγχο κινδύνων των επιχειρήσεων. Ινστιτούτο Εγκληματολογικών Επιστημών σε συνεργασία με το Κολέγιο Νομικών Επιστημών και τη Σχολή Μάνατζμεντ του Πανεπιστημίου UNISA, Νοτ. Αφρική, 2000-2006.

ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ

H οργανωμένη γνώση του Security Management εκφράζεται μέσα από "πορτρέτα". Αυτά προκύπτουν από τις γνώσεις των επιστημών που διασταυρώνονται στο πλαίσιο της επιστήμης του Security Management. Το κάθε πορτρέτο (πλαίσιο) καθορίζει και τους άξονες πάνω στους οποίους θα κινηθεί το Security Managing για κάθε περίπτωση. Σ’ αυτές τις περιστάσεις, ο Security Manager καλείται να αποδείξει την τέχνη του. Λειτουργώντας όχι επαρκώς (κάνοντας τα πράγματα σωστά) αλλά αποτελεσματικά (κάνοντας τα σωστά πράγματα). Τα  "πορτρέτα" αυτά διακρίνονται σε θεμελιώδη και σε κατ’ ιδίαν λειτουργικά.