Εσωτερική Επικοινωνία – Πώς να προωθήσετε το…τμήμα σας, στην Εταιρία

Σε πρόσφατο project διερεύνησης Εταιρικής Κουλτούρας που υλοποίησα (με συνεντεύξεις & ερωτηματολόγια), διαπίστωσα για μία ακόμη φορά, ότι λίγοι εργαζόμενοι από ένα τμήμα γνώριζαν με σαφήνεια, με τι ακριβώς ασχολείται και τι επιτυγχάνει ένα άλλο τμήμα, στην ίδια επιχείρηση (μόνο 1 στους 3)!

Είναι εξωφρενικό…και όμως συμβαίνει. Που οφείλεται;

Μα στην έλλειψη κοινής κουλτούρας και πιο συγκεκριμένα στην απουσία σωστής Εσωτερικής Επικοινωνίας (Internal Communications).

Tου Δημήτρη Ιωαννίδη
Σύμβουλος Επιχειρήσεων – Coach (AC Accredited)
akernar8@otenet.gr – mob.: 6945101036
www.linkedin.com/in/dimitrisioannidis/

Ας δούμε λοιπόν μερικά θέματα σχετικά με την Εσωτερική Επικοινωνία και ειδικότερα την προώθηση ενός τμήματος προς τα υπόλοιπα.

Ξεκινώ με μία βασική αρχή: Κάθε τμήμα/ομάδα, παράγει αξία σε μία Επιχείρηση (σημ. αν δεν παρήγαγε δεν θα υπήρχε) από την Διοίκηση μέχρι …το τμήμα Καθαρισμού                                – θυμηθείτε το γνωστό συμβάν στα γραφεία της NASA με τον JFK (βλ. διπλανή εικόνα).

H αποτελεσματική επικοινωνία της αξίας κάθε τμήματος, είναι κρίσιμη. Είναι σημαντικό να είναι γνωστό στο Management board και τα Στελέχη των άλλων τμημάτων, πώς, το τμήμα σας, συμβάλλει στην ανάπτυξη της Επιχείρησης. Η Ομάδα σας, μπορεί να επιτυγχάνει αξιοσημείωτα πράγματα, αλλά κανείς να μην τα ξέρει εκτός του τμήματός σας, γιατί … απλούστατα δεν τους ενημερώνετε!

Θυμηθείτε παράπονα εργαζομένων/Στελεχών, όπως «δεν ξέρουν τι κάνουμε εδώ…» κ.ο.κ.

Η αποστολή ενός τμήματος είναι να υποστηρίζει τους επιχειρηματικούς στόχους, ώστε η Εταιρία να τους επιτυγχάνει. Το «έργο» ενός τμήματος όμως, δεν αφορά μόνο τους πελάτες/συνεργάτες αλλά και τους “internal stakeholders”, δηλαδή τους εργαζόμενους/Στελέχη/Managers των υπόλοιπων τμημάτων που εργάζονται για τον ίδιο σκοπό, αλλά με διαφορετικά μέσα και επιμέρους στόχους.

Πώς μπορούν τμήματα όπως το Οικονομικό, το HR, το Operation, οι Πωλήσεις,  το Marketing, η Αποθήκη, οι Τεχνικοί, οι Προμήθειες κ.α., να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά την αξία τους, στην ίδια τους την Επιχείρηση;

Ας δούμε μερικούς τρόπους :

Προσκαλέστε για επίσκεψη άλλα τμήματα. Σύμφωνα με τη Workable το  ~ 60 % (2021) των εργαζομένων σε ένα τμήμα μίας Εταιρίας, δεν γνωρίζουν ουσιαστικά με τι ασχολείται ένα άλλο τμήμα. «Φιλοξενείστε» ένα τμήμα στο χώρο σας, ώστε να κατανοηθεί η αξία που προσφέρετε στην Επιχείρηση και ζητείστε την ανταπόδοση της φιλοξενίας αυτής. Η φιλοξενία θα μπορούσε να συνοδευθεί με μικρή παρουσίαση, επίδειξη ή μία διαδραστική δραστηριότητα. Εναλλακτικά, προσκαλέστε έναν Manager άλλου τμήματος να μιλήσει στην ομάδα σας. Για παράδειγμα, ο/η Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να μιλήσει στο Τεχνικό τμήμα, για να δείξει πώς τα προγράμματα εκπαίδευσης που έχει σχεδιάσει-υλοποιήσει, συμβάλουν στην Εταιρική ανάπτυξη.

Υιοθετείστε την κουλτούρα “Servant Leadership”: Ρωτήστε π.χ. «πώς μπορώ να βοηθήσω εγώ ή η ομάδα μου, το έργο σας;», ώστε τα άλλα τμήματα να «εισπράξουν» τη διαθεσιμότητά σας να υποστηρίξετε τις ανάγκες τους…

Μοιραστείτε «Ιστορίες»: Κάθε τμήμα έχει μοναδικές «ιστορίες» για το πώς συμβάλει στην επιτυχία της Εταιρίας. Για παράδειγμα, πως το Τεχνικό τμήμα κατάφερε και αποκατέστησε ένα κρίσιμο πρόβλημα στο Σύστημα Ελέγχου μίας μεγάλης εταιρίας, εξοικονομώντας πόρους και δαπάνη. Mοιραστείτε με τα υπόλοιπα τμήματα πώς το πετύχατε αυτό. Να είστε σίγουροι ότι θα εκπλαγούν θετικά.

Χρήση μετρήσεων & δεδομένων: Οι μετρήσεις και τα δεδομένα αυξάνουν την αξιοπιστία της επικοινωνίας των αποτελεσμάτων της ομάδας/τμήματός σας. Το τμήμα Πωλήσεων π.χ. μπορεί να μοιραστεί δεδομένα σχετικά με τον αριθμό/ρυθμό αύξησης των πελατών της Εταιρίας το τελευταίο εξάμηνο. Για το σκοπό αυτό, τοποθετείστε ένα άτομο της ομάδας σας, ως υπεύθυνο συλλογής των επιτυχιών του τμήματος. Είτε ενημερώσετε μέσω email, είτε μέσω μίας εσωτερικής πλατφόρμας επικοινωνίας, ο στόχος είναι ένας: να κάνετε γνωστές τις επιτυχίες σας, στους συναδέλφους σας.

Ενημερώστε για τις τάσεις του κλάδου: Κάθε τμήμα μπορεί να δείξει την τεχνογνωσία του, ενημερώνοντας για τις πιο πρόσφατες τάσεις του αντικειμένου του. Έτσι θα  βοηθήσετε άλλα τμήματα να κατανοήσουν την αξία της εξειδικευμένης γνώσης σας. Παράδειγμα: το τμήμα Logistics μπορεί να ενημερώσει σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές βελτίωσης της αποτελεσματικότητας στην εφοδιαστική αλυσίδα με τη χρήση ΑΙ, που ίσως εμπλέκει/ενδιαφέρει και άλλα τμήματα. Αυτό μπορεί να γίνει διοργανώνοντας ένα εσωτερικό σεμινάριο ή Workshop και ενσωματώνοντας παράλληλα τις τελευταίες αλλαγές που προέκυψαν, για το τμήμα σας.

Συνεργαστείτε με άλλα τμήματα. Η συνεργασία ως πρακτική, βοηθάει στην προβολή της αξίας του κάθε τμήματος στην Εταιρία. Για παράδειγμα, το Οικονομικό τμήμα μπορεί να συνεργαστεί με το τμήμα Marketing για να αναλύσει την απόδοση επένδυσης (ROI) μιας καμπάνιας. Αυτό θα βοηθήσει το Marketing να κατανοήσει, πώς οι προσπάθειές του συμβάλλουν στο θετικό αποτέλεσμα της Eταιρίας. Και θα βοηθήσει, επίσης, το Οικονομικό τμήμα να κατανοήσει τα εμπόδια/δυσκολίες της μέτρησης απόδοσης στην επένδυση Marketing.

Χρησιμοποιήστε καινοτόμα κανάλια επικοινωνίας. Τα κανάλια επικοινωνίας είναι τα μέσα ώστε τα τμήματα να προσεγγίζουν καλύτερα τα εσωτερικά κοινά-στόχος τους.

Ήταν ευχάριστη έκπληξη για μένα (από την επαγγελματική μου εμπειρία σε μεγάλη Εταιρία Ασφάλειας & Ελέγχου), να βλέπω – real time – σε μία οθόνη και σε κοινόχρηστο χώρο της Εταιρίας, βασικούς operational δείκτες, όπως επισκέψεις τεχνικών και αριθμό ημερών χωρίς επαγγελματικό ατύχημα.

Γιορτάστε τα επιτεύγματά σας. Τέλος, ο εορτασμός σημαντικών επιτευγμάτων του τμήματος, δεν είναι πολυτέλεια ούτε υπερφίαλη «διαφήμιση» του έργου σας, αλλά ενίσχυση της κουλτούρας επιβράβευσης και ανύψωσης του ηθικού, με σκοπό την παρακίνηση και το κίνητρο για τη συνέχεια.

Σκεφθείτε και αυτό: Εάν δεν πείτε εσείς την «ιστορία» της ομάδας/τμήματός σας, η Εταιρία ενδέχεται να διαμορφώσει ένα διαφορετικό αφήγημα για εσάς και το τμήμα σας, με ασάφειες και ίσως… ανακρίβειες σχετικά με το έργο σας.

Έχετε την δική σας «Ιστορία»… μην την αφήνετε «κλεισμένη» μέσα στο τμήμα σας!