Ωρομέτρηση Προσωπικού: Ψηφιακή κάρτα εργασίας με άμεση εφαρμογή στον ιδιωτικό τομέα από το 2024

Μια νέα πραγματικότητα στους εργασιακούς χώρους επιφέρει ήδη το μέτρο της ψηφιακής κάρτας εργαζομένου και η σωστή προετοιμασία των επιχειρήσεων είναι μια άμεση αναγκαιότητα.  

Γράφει η Ακριβή Κουβελιώτη
Executive Manager Assistant
Orbit Systems – www.orbitsystems.gr

Εργασιακός νόμος & Ψηφιακή κάρτα εργασίας

Η πρώτη φάση εφαρμογής του εργασιακού νόμου 4808/21 ο οποίος όρισε νομοθετικά την θέσπιση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, έχει πλέον ολοκληρωθεί.
Τράπεζες, supermarket, ασφαλιστικές εταιρείες, εταιρείες security αλλά και ΔΕΚΟ μεταφορών (μετά τις παραλείψεις που αποκαλύφθηκαν στη σκιά της σιδηροδρομικής τραγωδίας των Τεμπών) έχουν ήδη την υποχρέωση να κοινοποιούν στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, καθημερινά και άμεσα, σε πραγματικό χρόνο, τα στοιχεία του πραγματικού χρόνου εργασίας για κάθε εργαζόμενο που εργάζεται με φυσική παρουσία την εκάστοτε ημέρα στον χώρο της επιχείρησης.

Στη Δεύτερη φάση εφαρμογής και μετά τις πρόσφατες δηλώσεις του Υπουργού Εργασίας & Κοινωνικής Ασφάλισης Άδωνι Γεωργιάδη από τον Ιανουάριου του 2024, εντάσσονται στην ψηφιακή κάρτα το λιανικό εμπόριο και η βιομηχανία, ενώ τον Οκτώβριο του 2024 η κυβέρνηση φιλοδοξεί να έχει εντάξει και τον κλάδο της εστίασης και του τουρισμού. Με λίγα λόγια το 2024 η ψηφιακή κάρτα θα εφαρμοστεί σε ολόκληρο τον ιδιωτικό τομέα. 

Τι λέει ο νόμος;

Σύμφωνα με το άρθρο 74 του 4808/21, παρ. 1 : “Οι επιχειρήσεις – εργοδότες υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους, άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό, σε πραγματικό χρόνο με το Π.Σ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ”.

Στην παρ. 2 του ίδιου άρθρου αναφέρει τον τρόπο μέτρησης του χρόνου εργασίας με την χρήση ψηφιακής κάρτας εργασίας.

Ο χρόνος εργασίας δεν περιλαμβάνει μόνο την έναρξη και τη λήξη της εργασίας, αλλά και το διάλειμμα, την υπερεργασία, την υπερωρία και κάθε είδους άδεια, στοιχεία τα οποία θα υποχρεούνται να δηλώνουν οι επιχειρήσεις στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, ώστε να μπορούν να διασταυρωθούν με τις ΑΠΔ (Αναλυτικές Περιοδικές Δηλώσεις) των επιχειρήσεων.

Στην συνέχεια η Επιθεώρηση εργασίας θα μπορεί να αξιοποιήσει τα στοιχεία αυτά, για τον έλεγχο τήρησης του ωραρίου και της νομιμότητας.

Τι είπε ο υπουργός ;

Αναγνωρίζοντας τις ιδιαιτερότητες κάθε κλάδου, ο Κος Γεωργιάδης ανέφερε ότι θα πραγματοποιηθούν συναντήσεις με εκπροσώπους των κλάδων ώστε να εκδοθεί ο οδηγός για την χρήση της κάρτας για κάθε κλάδο ξεχωριστά, λαμβάνοντας υπ’ όψιν τις εκάστοτε ιδιαιτερότητες. Διευκρίνισε επίσης ότι θα δοθούν συγκεκριμένες οδηγίες για εξ αποστάσεως εργαζομένους (τηλεργασία), αλλά και για εργαζόμενους σε εξωτερικούς χώρους όπως πωλητές, τεχνικούς, φύλακες κ.α.

Τι αλλαγές φιλοδοξεί να επιφέρει η ψηφιακή κάρτα σε επιχειρήσεις, εργαζόμενους και το κράτος;

Για όλες τις επιχειρήσεις -ανεξαρτήτως μεγέθους- η ψηφιακή κάρτα εργασίας φιλοδοξεί να μας οδηγήσει σε μια νέα ψηφιακή εποχή όπου οι σχέσεις εργοδότη-εργαζόμενου θα διέπονται από διαφάνεια, σεβασμό του ωραρίου εργασίας και διασφάλιση όρων δίκαιου ανταγωνισμού για τις επιχειρήσεις.

Για τον εργαζόμενο ο εντοπισμός της «μαύρης εργασίας» θα γίνει ευκολότερος ενώ η υποδηλωμένη εργασία δεν θα είναι εφικτή αφού η ώρα εργασίας θα μετριέται σε απόλυτα μεγέθη.

Το κράτος φιλοδοξεί να πατάξει την μάστιγα ασφαλώς της εισφοροδιαφυγής αλλά και να μπορέσει να ελέγξει τα του «οίκου του», εφόσον οι δημόσιοι υπάλληλοι θα πρέπει και αυτοί να τηρούν τον νόμο και θα ελέγχονται γι΄ αυτό.

Εάν κατά τον επιτόπιο έλεγχο σε επιχείρηση, διαπιστωθεί ότι η ψηφιακή κάρτα εργαζόμενου δεν είναι ενεργοποιημένη, επιβάλλεται στον εργοδότη πρόστιμο 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο που δεν έχει ενεργοποιημένη ψηφιακή κάρτα. Σε περίπτωση που σε τρεις ελέγχους, εντός χρονικού διαστήματος 12 μηνών, διαπιστωθεί η παράβαση της παρούσας επιβάλλεται προσωρινή διακοπή λειτουργίας της επιχείρησης για χρονικό διάστημα 15 ημερών.

Τι προσφέρουν οι δωρεάν εφαρμογές του υπουργείου σε επιχειρήσεις και εργαζόμενους ;

Το υπουργείο δίνει την δυνατότητα σε εργαζόμενους και επιχειρήσεις να εισέρχονται στο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ μέσω των δωρεάν εφαρμογών που διαθέτει (Ergani CardScanner. -για τον εργοδότη- και myErgani mobile app -για τον εργαζόμενο-).

Μέσω της εφαρμογής myErgani mobile app αλλά και της ιστοσελίδας του ΕΡΓΑΝΗ οι εργαζόμενοι θα μπορούν να βλέπουν τον προγραμματισμό του χρόνου εργασίας τους ανά ημέρα σε μορφή ημερολογίου, ενώ θα έχουν άμεση εικόνα του χρόνου προσέλευσης/αποχώρησης από την εργασία τους. Παράλληλα, θα ενημερώνονται για τις αλλαγές που γίνονται στο ΕΡΓΑΝΗ και τον αφορούν σχετικά με (υπερεργασία, υπερωρίες, άδειες κ.α).

Μέσω της εφαρμογής Ergani CardScanner αλλά και της διαδικτυακής πύλης του Π.Σ ΕΡΓΑΝΗ (eservices.yeka.gr) οι επιχειρήσεις μπορούν -εφόσον διαθέτουν σύστημα ωρομέτρησης- να το διασυνδέσουν με τον μηχανισμό της ψηφιακής κάρτας εργασίας στο ΕΡΓΑΝΗ ώστε να λαμβάνουν άμεσα τα αποτελέσματα. Αν δεν διαθέτουν σύστημα ωρομέτρησης, με τη χρήση της εφαρμογής Ergani CardScanner θα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα των εργαζομένων (έναρξη/λήξη εργασίας, υπερωρίες κ.α), χωρίς ωστόσο να μπορούν να εξάγουν αυτόματα κάποια αποτελέσματα ωρομέτρησης για την μισθοδοσία.

Επαρκούν οι δωρεάν εφαρμογές του υπουργείου για την επιχείρηση;

Οι δωρεάν εφαρμογές του υπουργείου έχουν πληροφοριακό χαρακτήρα. Δεν αποτελούν δηλαδή ένα σύστημα από όπου μια επιχείρηση θα μπορεί να εξάγει αποτελέσματα ωρομέτρησης ή μισθοδοσίας.
Οι δωρεάν εφαρμογές μπορούν να δώσουν μια υποτυπώδη λύση σε μικρές επιχειρήσεις με λίγους εργαζόμενους, χωρίς καμία ανάγκη ελέγχου, ειδοποιήσεων και alerts ώστε να αποφευχθεί το ανθρώπινο λάθος που μπορεί να επιφέρει σοβαρά πρόστιμα στην επιχείρηση.

Σημειωτέο, ότι η εφαρμογή του υπουργείου κατεβαίνει μόνο σε φορητές συσκευές smartphone ή tablet και απαιτείται απρόσκοπτη σύνδεση στο διαδίκτυο μέσω WiFi ή και 4G δικτύου κινητής τηλεφωνίας. Η δυνατότητα που δίνει το υπουργείο να ολοκληρώσει η επιχείρηση την διαδικασία ταυτοποίησης με τους κωδικούς ΟΠΣ ΙΚΑ/ΕΦΚΑ είναι ιδιαιτέρως χρονοβόρα και ελάχιστα λειτουργική.
Καταλαβαίνουμε ότι η εμπρόθεσμη υποβολή των στοιχείων των εργαζομένων θα μοιάζει με ρώσικη ρουλέτα.
Επιπλέον, το γεγονός ότι το υπουργείο θέτει υποχρεωτικό όριο διατήρησης των στοιχείων ωρομέτρησης για 10 χρόνια, οι δωρεάν εφαρμογές που προσφέρει τα διατηρούν για 6 μήνες μόνο. Επομένως ή οι επιχειρήσεις θα μπουν στην διαδικασία φύλαξής τους με αμφίβολα αποτελέσματα ή θα προμηθευτούν σύστημα ωρομέτρησης.

Τι προτείνουμε!

Όπως και παλαιότερα με την υποχρεωτική χρήση της ταμειακής μηχανής ή του φορολογικού μηχανισμού έτσι και στην περίπτωση της ψηφιακής κάρτας θα απαιτηθεί επένδυση από τις επιχειρήσεις.

Δεν μπορώ να σκεφτώ ένα τρόπο απρόσκοπτης και αποτελεσματικής λειτουργίας ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης, εάν δεν εντάξει στους κόλπους της ΣΥΣΤΗΜΑ ΩΡΟΜΕΤΡΗΣΗΣ.

Τι είναι το Σύστημα Ωρομέτρησης και τι μας προσφέρει ?

Η ωρομέτρηση αποτελεί βασικό εργαλείο της μισθοδοσίας, αλλά και ενός ευρύτερου συνόλου πληροφοριών για τον έλεγχο και αξιόπιστο προγραμματισμό των εργασιών του τμήματος HR και της διοίκησης.
Από τι αποτελείται όμως ένα σύστημα ωρομέτρησης; Ένα σύστημα ωρομέτρησης αποτελείται από: Το λογισμικό & το τερματικό/Η/Υ, tablet/smartphone ταυτοποίησης
Το λογισμικό ωρομέτρησης:

• Ελέγχει και παρακολουθεί τις παρουσίες του προσωπικού.
• Επεξεργάζεται τα χτυπήματά των εργαζομένων αναλύοντας τις ώρες εργασίας και
• τις υπερωρίες.
• Διαχειρίζεται τις άδειες του προσωπικού και προγραμματίζει τις βάρδιες όπου είναι
• αναγκαίο.
• Εξάγει τα αποτελέσματα που χρειάζεται η εφαρμογή της μισθοδοσίας.
• Μεταφέρει αυτόματα όλα τα δεδομένα στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

Το τερματικό ταυτοποίησης (συσκευή, Η/Υ, tablet, smartphone): δέχεται τα χτυπήματα εισόδου-εξόδου των εργαζομένων και τα μεταφέρει στο λογισμικό για έλεγχο, επεξεργασία και διαχείριση από το τμήμα HR.

Μέθοδοι ταυτοποίησης: Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ κάρτας, βιομετρικού αποτυπώματος και QR Code.

Εν κατακλείδι

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν μπορεί να υλοποιηθεί ούτε εύκολα, ούτε δωρεάν. Αν και έχουν περάσει περισσότερο από δυο χρόνια που μιλάμε για το μέτρο και που έχει μερικώς εφαρμοστεί, μεγάλος αριθμός επιχειρήσεων ακολουθεί την τάση της τελευταίας στιγμής, κυρίως επειδή οι οδηγίες και τα όρια του υπουργείου μοιάζουν κάπως «χαλαρά».

Η προετοιμασία ωστόσο των επιχειρήσεων και του προσωπικού κάθε άλλο από χαλαρή μπορεί να είναι, αφού και μόνο η εξοικείωση με την χρήση της ψηφιακής κάρτας είναι ένα μεγάλο κεφάλαιο.

Η διαφάνεια και η συνέπεια στους εργασιακούς χώρους χρειάζεται δυο.

Τόσο οι εργοδότες όσο και οι εργαζόμενοι πρέπει να εξοικειωθούν και να εντάξουν στην καθημερινότητά τους το νέο εργασιακό μοντέλο του ψηφιακού τους μετασχηματισμού.

Δεν υπάρχει άλλος χρόνος, πρέπει να τον χρησιμοποιήσουμε σοφά πριν αρχίσουμε να τον μετράμε υποχρεωτικά.