Ημερίδες & Παρουσιάσεις – Οι οργανωτικές απαιτήσεις

Tης Πασχαλίας (Λίας) ΔΗΜΗΤΡΙΑΔΟΥ, ειδικού στελέχους,  στην Παροχή Υπηρεσιών Ασφαλείας

ΕΙΣΑΓΩΓΗ: Αφορμή για το παρόν, έλαβα, από συμμετοχή μου σε πρόσφατη ημερίδα, σχετική με τα θέματα ασφάλειας και προστασίας. Η ατυχής συγκυρία κάποιων  περιστατικών,που εκδηλώθηκαν,  παρά τις φιλότιμες και  καλές προσπάθειες των οργανωτών, αποτέλεσαν την αποφασιστική  αιτία για τη συγγραφή, του παρόντος. Η συγκυρία,  αφορούσε    αυτό, που προσδιορίζεται ως  &Οργή Θεών&. (Η  φράση, προέρχεται από προσδιορισμό  εργαζομένων σε βιομηχανίες στη Γερμανία,όταν όλα πήγαιναν στραβά, παρά τις καλές προσπάθειε)ς. Με αφορμή τις επισημάνσεις, που έκανα, παρουσιάζονται τα παρακάτω. Τα  διακρίνω σε δύο ενότητες. Η πρώτη αφορά στους οργανωτές και κυρίως την ίδια την οργάνωση της ημερίδας. Επίσης αφορά στους σπόνσορες, όπως έχει επικρατήσει να λέγονται οι χορηγοί και φυσικά, στους συνέδρους, που συμμετέχουν. Η δεύτερη ενότητα αφορά στους ομιλητές και στις παρουσιάσεις τους αλλά και στην αντίδρασή τους σε πρόβλημα, που μπορεί να προκαλέσει κρίση. Κρισιγενές πρόβλημα δηλαδή.

Η ΗΜΕΡΙΔΑ, ΟΙ ΟΡΓΑΝΩΤΕΣ,  ΟΙ  ΧΟΡΗΓΟΙ ΚΑΙ ΟΙ ΣΥΝΕΔΡΟΙ:  Αποτελούν τέσσερις σημαντικές ομάδες παραγόντων.  Οι  τρεις τελευταίοι (Οργανωτές, Χορηγοί, Σύνεδροι)  έχουν κοινό χαρακτηριστικό, τις προσδοκίες. Η ίδια η &Ημερίδα&  και αυτό, μπορεί να ισχύει και για τα &Συνέδρια& , αποτελεί το &όχημα& θα λέγαμε, της εκπλήρωσης των προσδοκιών.  Οι οργανωτές από τη στιγμή, που θα πάρουν την απόφαση, βρίσκονται σε κατάσταση, που είναι  στρεσογόνα, σε υψηλό βαθμό. Τη  δημιουργεί η δέσμη των προσπαθειών, για  ένα σύνθετο αποτέλεσμα. Αυτό έχει να κάνει, με την εκπλήρωση των προσδοκιών, όλων όσων θα εμπλακούν και κυρίως η ικανοποίηση και τα ευμενή σχόλια των συνέδρων. Σε σημείο μάλιστα τέτοιο, που επίσημα ή άτυπα, θα ζητούν την επανάληψη παρόμοιων εκδηλώσεων με πιο ειδικευμένη θεματολογία.

Η ίδια η Ημερίδα. Όπως είπαμε συντίθεται, απο ένα πλήθος παραγόντων. Αυτοί είναι  αξονες με πολλά κριτήρια ο καθένας, που δημιουργούν ισάριθμα ερωτηματικά. Το πρώτο βήμα και τα αμέσως επόμενα, ξεκινούν με απαντήσεις στα ερωτήματα αυτά (εναλλακτικές απαντήσεις και επιλογή της καλύτερης, προκειμένου να υλοποιηθεί ). Παραδείγματα η κεντρική ιδέα του θέματος. Θα καθοριστεί κατόπιν ανάλυσης των αναγκών; Ή θα γίνει με βάση τα γνωστικά αντικείμενα των ειδικών, που γνωρίζουμε  και οι οποίοι είναι  διατεθημένοι να προετοιμάσουν σχετικές παρουσιάσεις; Και τα δύο προαπαιτούν όμως, λίστα πιθανών ομιλητών και προϊδέασή τους και μάλιστα με την επισήμανση,  όπως η παρουσίασή τους, να συνδέεται με το κεντρικό θέμα της ημερίδας, γνωστοποιώντας τους παράλληλα, τον διατιθέμενο χρόνο, διάρκεια της παρουσίασης.

Το θέμα της & Ημερίδας& μπορεί να είναι &ανοικτό& . Με την έννοια οτι τίθεται ένα πολύ γενικό πλαίσιο π.χ. &Safety&. Άλλο άξονα, αποτελεί η ταυτότητα, του κοινού, που απευθύνεται, η ημερίδα και φυσικά ο τρόπος και τα μέσα, γνωστοποίησης, του γεγονότος.

Καθορίζεται  ο επιδιωκόμενος σκοπός. Επίσης η απόφαση για χορήγηση βεβαιώσεων,  παρακολούθησης ή συμμετοχής  και το τι θα περιλαμβάνουν (π.χ.σήματα),  το τι θα γράφουν, (διατύπωση) και ποιός ή ποιοι υπογράφουν.

Οι Οργανωτές. Έχουν να φροντίσουν για πολλά θέματα, με απαράβατο το οικονομικό στοιχείο και μέσα σε πλαίσιο οικονομίας. Πάντα έχουν κατευθυντήρια όργανα, την αποστολή, την πολιτική, τη στρατηγική του οργανισμού, τους και την αναζήτηση συμμάχων στην προσπάθεια. Ένα από τα βασικά θέματα είναι η επιλογή χώρου, η προσβασιμότητα σε αυτόν, η διευθέτηση της αίθουσας, ο εξαερισμός της, η ακουστικότητα, ο φωτισμός, ο κλιματισμός, λόγω καιρικών συνθηκών, τα  οπτικοακουστικά μέσα και  μάλιστα η σχετική δοκιμή τους. Επίσης,  η χορήγηση υλικού, παραδοσιακού ή η ανάρτηση ηλεκτρονικού, των περιλήψεων θεμάτων, που θα αναπτυχθούν ή και των ομιλιών ακόμη, σε ηλεκτρονικό ιστότοπο. Επίσης η διευκόλυνση  υποδοχής π.χ.  προσφορά καφέ κλπ. Οι οργανωτές μέσω της εκδήλωσης, θα προωθήσουν τους σκοπούς τους π.χ. συλλόγου, εταιρείας μελετών

κ. α και για τον λόγο αυτό απιτείται ουσιαστική προετοιμασία της εναρκτήριας ομιλίας, σύντομης και στοχευμένης και η αποφώνηση, που θα αφορά επανάληψη αντικειμενικών σκοπών της εναρκτήριας ομιλίας. Επίσης, η προς υποστήριξη του σκοπού κλήτευση και χαιρετισμός &επισήμων&. Ιδιαίτερη προσοχή, πρέπει να καταβληθεί, στη διατύπωση, του κειμένου των βεβαιώσεων, για τον εντοπισμό  λαθών, στο ίδιο το κείμενο ή ημερομηνίες, ονόματα  κλπ . Επίσης στο να εκδοθεί ένα δελτίο τύπου μετά.

Οι Χορηγοί . Είναι οι &Σύμμαχοι& των Οργανωτών. Έχουν και αυτοί τις προσδοκίες τους. Θέλουν να ενισχύσουν την εικόνα τους. Μία σκέψη μου είναι αν τα &σήματά τους (logo ή άλλου τύπου) να είναι πάνω στις βεβαιώσεις, ώστε να έχουν μία &ωσεί& παρουσία, συνεχώς. Επίσης η χορηγία τους να αναρτάται  σε  εμφανή  σημεία και να  υπάρχει μέριμνα  χορήγησης εντύπων τους.

Οι Σύνεδροι. Αυτοί και αν έχουν προσδοκίες!!!. Αποτελούν ισοδύναμο πόλο, με τους οργανωτές.  Η βιομηχανία της παροχής ιδιωτικών υπηρεσιών ασφαλείας είναι καινούργια. Συγκεντρώνει όμως ένα κόσμο, άνω των 70 χιλιάδων εργαζομένων, σε όλες τις πτυχές της ασφάλειας.  Είναι μάλιστα μεγάλος οαριθμός, ατόμων με μεράκι, που &ψάχνονται& θα λέγαμε, για εκπαιδευτικές ευκαιρίες και απόκτηση προσόντων με απόδειξη. Για τον επιχειρησιακό τους φάκελλο. Και όπως μας έλεγε και λέει, ο δάσκαλός μας  κ. Σπύρος Κυριακάκης, διατυπώνοντας παραστατικά  μία συμβουλή με τη χρήση  μιας ουγγρικής παροιμίας: &Πολλά μικρά κάνουν ένα  μεγάλο& .

ΟΜΙΛΗΤΕΣ & ΚΑΙ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ -ΚΡΙΣΙΓΕΝΗ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ.

Έχουν στενή σχέση με όλα όσα προαναφέρθηκαν. Και απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή. Υπάρχουν περιπτώσεις, που ο ίδιος ο εισηγητής εισηγήθηκε την παρουσίαση δύο διαφορετικών θεμάτων, από τον ίδιο με το  δεύτερο κατόπιν του πρώτου. Π.χ. &Η ασφάλεια στους χώρους εργασίας&  (1ο θέμα)  και η &Εγκληματικότητα στις Πόλεις& (2ο θέμα). Οι προαναφερόμενοι τίτλοι, είναι φανταστικοί και παραδειγματικοί αλλά αλλά το γεγονός έχει συμβεί κάποιες φορές και μάλιστα τα θέματα δεν είχαν σχέση μεταξύ τους, όπως ακριβώς στο παράδειγμα, που αναφέρθηκε.

Λόγω του περιορισμένου χρόνου, που δεν τηρείται δεοντολογικά και είναι φυσικό επειδή ο ομιλητής όσα και αν πεί, στον ίδιο  φαίνονται λίγα, σε μία προσπάθεια να μεταδώσει όλες τις γνώσεις του, μοιραία η εισήγησή του, είναι καταθετική. Δηλαδή κάνει  κατάθεση των γνώσεών του. Η μέθοδος αυτή όμως, δεν επιτρέπει τη διαδραστικότητα. Το να προκληθεί συζήτηση. Να ακουσθούν διαφορετικές απόψεις, να γίνει σύνθεση συμπερασμάτων. Αλλά αυτό δεν γίνεται  διότι οι ομιλητές, ως επί το πολύ, υπερβαίνουν το χρόνο τους. Μάλιστα ορισμένοι  κατά πολύ και ο κάθε συντονιστής από λόγους συστολής, δεν επαναφέρει τα πράγματα στα δέοντα. Σε μία τέτοια περίπτωση το να δοθεί χρόνος, για συζήτηση, στο τέλος και αφού το ακροατήριο έχει καταπονηθεί και μόνο η ανακοίνωση της πρόθεσης, θα προκαλέσει δυσφορία.

Πρέπει οι ομιλητές λοιπόν να εστιάζονται σε κύρια σημεία, &βαρύγδουπα& τα οποία και για ημέρες μετά, θα αποτελούν αντικείμμενο συζήτησης. Με τον τρόπο αυτό, θα δημιουργηθεί ζύμωση και η ζύμωση παράγει αποτελέσματα, προςόφελος του επαγγέλματος.

Ένα άλλο σημείο και μάλιστα κύριο  είναι  το να είναι οι ομιλητές &έτοιμοι και προετοιμασμένοι για όλα&.

Δηλαδή μην τα χάσουν αν π.χ. γίνει σεισμός και με σταθερή φωνή να ανακοινώσουν και να κάνουν σύσταση στο ακροατήριο, καίρια και ακριαία. Ή να βρίσκονται σε ετοιμότητα να επικαλεσθούν βοήθεια, πάλι με ακαριαία παρέμβαση,  σε περίπτωση έκτακτου συμβάντος, ιατρικού χαρακτήρα. Βέβαια και  για τα πιθανά αυτά προβλήματα,  θα πρέπει να υπάρχει προϊδέαση με τους οργανωτές.

Τέλος ένα άλλο θέμα, είναι το &να πέσουν τα τεχνικά συστήματα& . Και να μην είναι δυνατόν να γίνει προβολή διαφανειών ή να μην λειτουργεί η μεγαφωνική εγκατασταση. Στην περίπτωση αυτή, οι ομιλητές, χωρις να δείχνουν εκνευρισμένοι με ψυχραιμία να είναι σε θέση, να αναφέρουν τα κύρια σημεία της ομιλίας τους και όχι να τα διαβάζουν. Εν ανάγκη, πηγαίνοντας στο μέσο της αίθουσας.  Διότι ο λόγος, η παρουσίαση  και το & στήσιμό μας& ως ομιλητών, απευθύνονται  στα μάτια, στα αυτιά και στο νου, του κάθε συνέδρου. Και δεν είναι καλή η εικόνα εισηγητής, που σκύβει το κεφάλι και διαβάζει φωναχτά, χωρίς να υποστηρίζει τα λεγόμενα με τη στάση του σώματος και να τα υπογραμμίζει, με τη χροιά της φωνής..

Αν κατόρθωσα να  συγκροτήσω, μία  αιτία προβληματισμού, το θεωρώ  «an achievement  and  a fulfillment of  a particular aim». «A security aim».

Σημείωση

Ευχαριστώ θερμά τον δάσκαλό μου Κο Σπυρίδωνα Μιχαήλ Κυριακάκη. Είναι ο μέντοράς μου και ο άνθρωπος, που κατέφυγα για τη γνώμη του.

* Πασχαλία  (Λία) ΔΗΜΗΤΡΙΑΔΟΥ.

Επαγγελματίας της Private Security Industry, στη Γερμανία, από το 1998. Σε έργα ασφαλείας, σε events, αθλητικές εκδηλώσεις, «Autoshow», κρατικούς σιδηροδρόμους και χρηματαποστολές. Έχει διακριθεί, φοιτώντας σε εκπαιδευτικά προγράμματα security συνολικής διάρκειας 27 μηνών, που απέφεραν τον τίτλο «Maester» (στη γερμανική), επαγγελματικής κατάρτισης ασφαλείας. Ακολούθησε εκπαίδευση στην ασφάλεια  Πολιτικής Αεροπορίας, συνολικής διάρκειας 6 μηνών και πιστοποίηση, από την ομοσπονδιακή αστυνομία. Εργάζεται στις χρηματαποστολές.