Εντοπισμός και αντιμετώπιση εσωτερικών κλοπών

Μια ισχυρή κουλτούρα ηθικής, τιμιότητας και συνεχούς ελέγχου ενισχυμένη από επιχειρησιακά μέτρα και μέτρα ασφαλείας είναι παράγοντες που μπρορούν να βοηθήσουν στη μείωση του φαινομένου των εσωτερικών κλοπών.

Ιωάννης Ν. Πανάγος

MSc, Security and Risk Management

Διευθυντής Ασφαλείας της Brink’s Hellas, S.A

Σε συνέχεια του άρθρου που δημοσιεύτηκε στο προηγούμενο τεύχος του περιοδικού για τις εσωτερικές κλοπές, σε αυτό το άρθρο αναλύουμε τις μεθόδους εντοπισμού και τους τρόπους αντιμετώπισης και πρόληψης αυτού του φαινομένου

Εντοπισμός

Όσοι επανειλημμένως υπεξαιρούν χρήματα από την εταιρία που εργάζονται, έχουν πάντοτε ένα σχέδιο στο πώς να εγκαταλείψουν την εταιρία ή πώς να παρουσιάσουν νέα αποκτήματα χωρίς να προσελκύσουν την προσοχή ή τις υποψίες. Συχνά, εκμυστηρεύονται σε άλλους συναδέλφους τους ότι παίζουν τυχερά παίγνια. Λάθη ή διαφορές σε ποσότητες υλικών, συσκευές ασφαλείας που δεν λειτουργούν, υπάλληλοι που αρνούνται να πάρουν άδεια, υπάλληλοι που πηγαίνουν στην εργασία τους αρκετά νωρίτερα και φεύγουν αρκετά αργότερα, υπάλληλοι που ζουν πέραν των οικονομικών τους δυνατοτήτων ή παίζουν σημαντικά ποσά σε τυχερά παιχνίδια, αποτελούν ενδείξεις πιθανής εσωτερικής κλοπής.

Μέθοδοι αποτροπής

Ο τρόπος που η διοίκηση μιας εταιρίας αντιμετωπίζει τις περιπτώσεις των εσωτερικών απωλειών έχει αποδειχθεί εξαιρετικά σοβαρός παράγοντας. Ως βασικοί τομείς για την αποτελεσματική αντιμετώπιση του προβλήματος αναφέρονται η υπευθυνότητα για την εργασία που έκαστος έχει να φέρει εις πέρας, η νοοτροπία και συμπεριφορά έναντι των υπαλλήλων, η κατάλληλη δράση ώστε όλοι να συμμορφώνονται με όσα έχουν καθορισθεί και ο έλεγχος για επιβεβαίωση των δεδομένων και συμμόρφωση επί των διαδικασιών.     

Πρόληψη

Για την πρόληψη των εσωτερικών απωλειών, είναι αναγκαία η ύπαρξη και θέσπιση ενός αριθμού μέτρων και πολιτικών που σχετίζονται με το προσωπικό, τις διαδικασίες και την κουλτούρα του οργανισμού αλλά και ολοκληρωμένους ελέγχους και επιθεωρήσεις ασφαλείας.

Το σημαντικότερο συστατικό αποτελεί ο έλεγχος προ της προσλήψεως (pre–employmentscreening). Οι αιτήσεις προσλήψεως πρέπει να επιβεβαιώνονται και πεπειραμένο προσωπικό να πραγματοποιεί συνεντεύξεις για να αξιολογείται η εντιμότητα του μελλοντικού υπαλλήλου[1]. ¶λλοι ερευνητές πιστεύουν ότι δεν περιμένει κανένας από ένα ανέντιμο άτομο να είναι έντιμο σε μία συνέντευξη προσλήψεως[2]. Έτσι είναι προτιμότερος ένας συνδυασμός μεθόδων όπως ένα καλώς σχεδιασμένο έντυπο αιτήσεως, ένα ψυχολογικό τεστ, δύο συνεντεύξεις και έλεγχος όσων αναφέρει ο υποψήφιος στην αίτησή του.

¶λλο συστατικό αποτελεί  η  πολιτική της εταιρίας και η κουλτούρα, που θα πρέπει να αναπτύσσεται σε συνάρτηση με την πρόληψη και τη διαχείριση των περιστατικών εσωτερικών απωλειών. Η πολιτική αυτή πρέπει να περιέχει τρία βασικά συστατικά: Την αντιληπτή βεβαιότητα ανιχνεύσεως, την αντιληπτή σοβαρότητα της τιμωρίας και την ταχύτητα με την οποία οι εργαζόμενοι θα πρέπει να τιμωρηθούν. Είναι η αντίληψη του δράστη που έχει σημασία και όχι η πραγματικότητα για το εάν θα πιαστεί ή θα τιμωρηθεί. ¶λλωστε, λόγω των χαλαρών πολιτικών που ακολουθούν πολλές εταιρίες, οι εσωτερικοί κλέφτες γνωρίζουν πολύ καλά ότι ακόμα κι αν συλληφθούν, μπορεί να χάσουν τη δουλειά τους, αλλά μπορεί να έχουν μια νέα την επόμενη κιόλας μέρα[3].

H Φυσική ασφάλεια

Παράλληλα με τις πολιτικές και διαδικασίες, η φυσική ασφάλεια καταδεικνύει τη βούληση της εταιρείας να ελέγχει τις κινήσεις και δραστηριότητες ανάλογα με την περίπτωση. Μερικά από τα μέτρα φυσικής ασφάλειας σε κτίρια, χώρους επεξεργασίας αξιών και χρηματοκιβώτια δυνατόν να περιλαμβάνουν χωρίς να περιορίζονται, σχεδιασμό της ροής εργασίας και κατασκευή των θέσεων εργασίας ώστε να καθίσταται αποτελεσματικότερος ο έλεγχος, είσοδο σε ευαίσθητες περιοχές μέσω man-traps, συνεχή επίβλεψη μέσω CCTV, καλό φωτισμό, περιοδικούς ελέγχους της αποκομιδής των απορριμμάτων, διαχείριση των κλειδιών και εξοπλισμό των θυρών με αισθητήρες συναγερμού για αποτροπή μη εξουσιοδοτημένου ανοίγματος. Εκτός των εγκαταστάσεων, όπου οι υπάλληλοι ενεργούν χωρίς τους περιορισμούς του τυπικού χώρου εργασίας, είναι αναγκαία μέτρα όπως η πλήρης επιτήρηση μέσω GPS, η ηλεκτρονική παρακολούθηση των υπηρεσιών, οι απογραφές, κλπ.

Η κατά περίπτωση αποτροπή του εγκλήματος (Situational Crime Prevention)[4]

Η μέθοδος αυτή, αποτελεί μια πιο ολοκληρωμένη προσέγγιση με στόχο την αύξηση της προσπάθειας για τον επίδοξο δράστη παράλληλα με την αύξηση του κινδύνου να γίνει αντιληπτός ή να συλληφθεί. Πέραν αυτών, η μείωση του προσδοκώμενου κέρδους, η δημιουργία των κατάλληλων συνθηκών ώστε κάποιος να αισθάνεται ενοχή ή ντροπή για την πράξη του και η αφαίρεση των δικαιολογιών, αποτελούν ένα σύνολο τεχνικών με σκοπό την ελάττωση των ευκαιριών και των εσωτερικών απωλειών στο σύνολό τους.

Ο ρόλος της τεχνολογίας

Η τεχνολογία, ιδιαίτερα τα συστήματα CCTV και η ηλεκτρονική παρακολούθηση των διαφόρων προϊόντων και αντικειμένων, παίζει τον δικό της ρόλο στον τομέα της προλήψεως των εσωτερικών απωλειών. Ωστόσο, η βοήθεια της τεχνολογίας στην συγκεκριμένη περίπτωση, πολλές φορές προβάλλεται υπέρμετρα. Ειδικά στις εσωτερικές απώλειες, η αποτελεσματικότητα της τεχνολογίας μειώνεται, αφού οι εργαζόμενοι σε μία επιχείρηση γνωρίζουν τα εγκατεστημένα συστήματα αλλά και τα μειονεκτήματά τους[5].  Η τεχνολογία, θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ένα εργαλείο το οποίο απαιτεί καλό σχεδιασμό, συνεχή βελτίωση, παρακολούθηση των στοιχείων για τα οποία χρησιμοποιείται δηλαδή εκτίμηση της αποτελεσματικότητάς του μέσω στατιστικών δεδομένων τα οποία να αποδεικνύουν την προστιθέμενη αξία συγκεκριμένων συστημάτων ή συσκευών στον τομέα της ασφάλειας και στην προκείμενη περίπτωση στην μείωση των εσωτερικών απωλειών. Έτσι με τη σύγκριση κόστους και ελαττώσεως των απωλειών θα μπορεί να αποδειχθεί εάν η επένδυση σε συγκεκριμένα συστήματα υπήρξε ωφέλιμη.

 Συνεργασία με τους πελάτες

Συχνά, οι πελάτες παίζουν σημαντικό ρόλο στην αλυσίδα προλήψεως εσωτερικών απωλειών. Έγκαιρη προειδοποίηση και άμεση ενημέρωση για κάθε έλλειμμα, λανθασμένη ή καθυστερημένη παράδοση, διαφορά ή ασυνήθιστη συμπεριφορά δυνατόν να είναι εξαιρετικά χρήσιμη. Αυτές οι πρακτικές και διαδικασίες που μπορούν να συζητούνται και να συμφωνούνται με τους πελάτες, δρουν ως αποτρεπτικοί παράγοντες και θα πρέπει να κοινοποιούνται σε όλους τους υπαλλήλους. Πελάτες που είναι ενήμεροι για τη δυνατότητα να επικοινωνήσουν και να αναφέρουν περιστατικά όπως τα προαναφερθέντα, είναι δυνατόν να αποτελέσουν σοβαρό παράγοντα ασφαλείας.

Ο ρόλος της ασφάλειας στην αποτροπή

Το Security Department, περισσότερο από οποιοδήποτε άλλο εντός του οργανισμού, είναι αυτό στο οποίο ανατίθεται πρωτίστως η ευθύνη για τον έλεγχο του προβλήματος των εσωτερικών κλοπών ενώ και τα τμήματα επιχειρήσεων και προσωπικού πρέπει να εμπλέκονται περισσότερο ώστε να δύνανται να παραχθούν αποτελέσματα. Ασφάλεια και διοίκηση πρέπει να εμπλέκονται σε πλήθος προληπτικών μέτρων αλλά και μέτρων αντιδράσεως (επίσκεψη χώρων, συνομιλία και ενημέρωση του προσωπικού, επιτήρηση και εποπτεία, έρευνες κλοπών, κλπ) τα οποία προορίζονται να  εξουδετερώσουν τις συνθήκες που προκαλούν την κλοπή. Μέσω αυτών των δραστηριοτήτων, επιδιώκεται η εμπέδωση της αντιλήψεως ότι η εσωτερική κλοπή θα καταλήξει σε σύλληψη και τιμωρία[6].

Επίλογος

Οι εσωτερικές κλοπές ενώ παρουσιάζουν αύξηση παγκοσμίως, δεν έχουν τύχει της απαραίτητης προσοχής. Τούτο οφείλεται εν μέρει και στην υπάρχουσα εμπιστευτικότητα που εφαρμόζεται από τις επιχειρήσεις-θύματα. Οι επιχειρήσεις είναι υπό διαρκή απειλή και ο μόνος τρόπος για να αποφευχθεί μια ανοδική τάση, είναι η εφαρμογή σωστών πρακτικών, καλά δομημένων πολιτικών, διαδικασιών και καταρτίσεως. Μια ισχυρή κουλτούρα ηθικής, τιμιότητας και συνεχούς ελέγχου ενισχυμένη από επιχειρησιακά μέτρα και μέτρα ασφαλείας μπορεί να καταστήσει τον στόχο δυσκολότερο και, ως εκ τούτου και την έκθεση σε κίνδυνο. Τέλος, η γνώση του προβλήματος είναι αναγκαία διότι χωρίς αυτήν η εισαγωγή τεχνολογίας για την αντιμετώπισή του δεν θα έχει τα σωστά αποτελέσματα.

[1] Snyder, N.H; Broome, O.W. Jr; Kehoe, W.J; McIntyre, J.T. and Blair, K.E.. (1991) Reducing Employee Theft: A Guide to Financial and Organizational Controls, σελ. 5

[2] Greenberg, L. and Barling, J. (1996) ‘Employee theft’ Journal of Organizational Behavior, 46-64.

[3] Duffin, M; Gill, M, & Taylor, E. (2006) Staff Dishonesty: A Report for Procter & Gamble. Leicester: Perpetuity Research and Consultancy International.

[4] Mέθοδος, που αναπτύχθηκε από τον Clarke (1977) και αργότερα συμπληρώθηκε από τους Cornish και Clarke (2003).

[5] Beck, A. and Peacock, C. (2009) New Loss Prevention

[6] Parilla, F.P; Hollinger, C.R. and Clark, P.J. (1988) ‘Organizational Control of Deviant Behavior: The Case of Employee Theft’ Social Science Quarterly, 69(2): 261-280