3 λόγοι και 10 βήματα για ένα νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης

Η μετάβαση σε ένα νέο και σύγχρονο σύστημα ελέγχου πρόσβασης, αποτελεί πάντα μια σημαντική πρόκληση για τους οργανισμούς, που για να αντιμετωπιστεί επιτυχώς θα πρέπει να λάβουμε υπόψη ορισμένα βασικά στοιχεία τα οποία παραθέτουμε σε αυτό το άρθρο.

Ένα λειτουργικό σύστημα ελέγχου πρόσβασης είναι ζωτικής σημασίας για την ασφάλεια κάθε οργανισμού αλλά και για την αποτελεσματική διαχείριση πολλών επιχειρηματικών λειτουργιών και διαδικασιών. Οι απαιτήσεις όμως των οργανισμών εξελίσσονται, όπως εξελίσσονται και οι κίνδυνοι και οι απειλές που μπορεί να αντιμετωπίζει. Αυτό σημαίνει, ότι είναι πιθανόν το ήδη εγκατεστημένο σύστημα ελέγχου πρόσβασης που είχε τοποθετηθεί πριν κάποια χρόνια, να έχει κορεστεί και να μην ανταποκρίνεται πλέον στις σύγχρονες ανάγκες, αλλά και τις επιθυμίες του οργανισμού.

Έχει ενδιαφέρον λοιπόν, να παραθέσουμε 3 βασικούς λόγους για τους οποίους έχει αξία μια επένδυση σε ένα νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης, καθώς επίσης και να παρουσιάσουμε 10 βήματα τα οποία θα βοηθήσουν στην αποτελεσματική μετάβαση σε ένα νέο σύστημα, αναδεικνύοντας έτσι τους βέλτιστους τρόπους διαχείρισης της υλοποίησης των αντίστοιχων έργων και της αντιμετώπισης των προκλήσεων που υπάρχουν.

3 λόγοι για τη μετάβαση σε νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης

1. Ο οργανισμός εξελίσσεται – Ας υποθέσουμε ότι σε μια επιχείρηση τα πράγματα πάνε καλά, που σημαίνει ότι υπάρχει ανάπτυξη, προστίθενται νέα προϊόντα και νέες αγορές και κατά καιρούς νέοι εργαζόμενοι προσλαμβάνονται στην εταιρεία, ενώ είναι πολύ πιθανόν να ανοίγουν νέα υποκαταστήματα και να επεκτείνονται οι εγκαταστάσεις. Σε μια τέτοια περίπτωση, είναι πολύ πιθανόν, το ήδη υπάρχον σύστημα ελέγχου πρόσβασης, να μην καλύπτει τις ανάγκες που έχουν δημιουργηθεί και να μην αποδίδει τόσο αποτελεσματικά. Επίσης, η χρήση διαφορετικών συστημάτων ελέγχου πρόσβασης, σε διαφορετικές πολλαπλές τοποθεσίες μπορεί να αποδειχθεί αναποτελεσματική και δεν αποτελεί ενδεδειγμένη επιλογή. Τότε είναι που αντιλαμβανόμαστε ότι το υπάρχουν σύστημα ελέγχου πρόσβασης έχει φτάσει στο τελικό όριο της ωφέλιμης ζωής του και η επένδυση σε ένα νέο σύστημα για να καλύψει ολόκληρο τον οργανισμό είναι το λογικό επόμενο βήμα.
2. Η τεχνολογία εξελίσσεται – Ας δούμε τώρα το σενάριο πριν από πολλά χρόνια, να έχει τοποθετηθεί ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης που χρησιμοποιούσε αποκλειστικά κάρτες και κωδικούς πρόσβασης και τότε θεωρούνταν σύγχρονο. Το ίδιο σύστημα είναι ακόμα σε λειτουργία και κάνει ό, τι πρέπει να κάνει. Ωστόσο, κατά καιρούς προκύπτουν διάφορες δυσλειτουργίες και δεν αποκλείεται το σύστημα να θεωρηθεί μετά από κάποια χρόνια ξεπερασμένο τεχνολογικά. Αυτή είναι μια καλή στιγμή για να γίνει η μετάβαση σε ένα νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης. Ένα νέο σύστημα που θα χρησιμοποιεί την τελευταία λέξη της τεχνολογίας και θα είναι σε θέση να ανταποκριθεί στις εξελισσόμενες απαιτήσεις του οργανισμού σας. Η διαχείριση ενός νέου συστήματος μπορεί να απλοποιείται σε μεγάλο βαθμό μέσω της χρήσης ανοικτών προτύπων και πολλαπλών μέσων αναγνώρισης, όπως για παράδειγμα το κινητό τηλέφωνο ή βιομετρικά δεδομένα, παράλληλα με τις παραδοσιακές κάρτες πρόσβασης και τους κωδικούς. Το ίδιο σύστημα μπορεί να συνδεθεί με τα υπόλοιπα συστήματα ασφάλειας και πληροφοριών του οργανισμού σας, υποστηρίζοντας την λογική της ενοποίησης των υποδομών.
3. Οι ανάγκες εξελίσσονται – Όλοι οι υπάλληλοι και οι επισκέπτες σε μια εγκατάσταση επιθυμούν να έχουν μια λειτουργική και ευέλικτη εμπειρία κατά την πρόσβαση στα κτίρια του οργανισμού. Αλλά σε ποιο βαθμό και ποιος το καθορίζει και το παρακολουθεί αυτό; Διάφορα τμήματα διαδραματίζουν ρόλο σε αυτή τη διαδικασία, συμπεριλαμβανομένων των τμημάτων ασφάλειας, διαχείρισης προσωπικού, αλλά και πληροφορικής. Και όλοι, έχουν τα δικά τους συστήματα που λειτουργούν ανεξάρτητα το ένα από το άλλο. Αυτό καθιστά τη διαδικασία αναποτελεσματική όσο και επιρρεπή σε λάθη ορισμένες φορές. Πρέπει λοιπόν να ευθυγραμμίσουμε καλύτερα τις επιχειρηματικές διαδικασίες με τις λειτουργίες ελέγχου πρόσβασης, προκειμένου ο οργανισμός να γίνει ακόμα πιο αποτελεσματικός, πιο ευέλικτος και ανθεκτικός στο μέλλον. Ένα νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης που υποστηρίζει αυτές τις επιχειρηματικές διαδικασίες, μπορεί να καλύψει αυτήν την ανάγκη.

Αν ισχύει κάποιος ή και οι 3 αυτοί λόγοι, τότε η μετάβαση σε ένα νέο σύγχρονο σύστημα ελέγχου πρόσβασης είναι απαραίτητή. Πως όμως αυτή η νέα υλοποίηση ενός τέτοιου έργου μπορεί να γίνει με ομαλότητα και αποδοτικά; Ας δούμε ένα σχέδιο 10 βημάτων.

10 βήματα για την υλοποίηση του σχεδίου μετάβασης 

Βήμα 1: Καθορίστε τους στόχους σας- Η μετάβαση σε ένα νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης, προϋποθέτει ότι το ήδη υπάρχον σύστημα δεν είναι πλέον επαρκές να καλύψει συγκεκριμένες ανάγκες.  Οπότε θα πρέπει πρώτα από όλα να έχουμε μια σαφή εικόνα των απαιτήσεων και των στόχων που υπάρχουν από το νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης, προκειμένου αυτό να ικανοποιήσει τις υπάρχουσες, αλλά και τις πιθανές μελλοντικές ανάγκες.

Βήμα 2: Επιλέξτε ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης που ανταποκρίνεται στους στόχους σας – Αφού έχετε καθορίσει τους στόχους σας, μπορείτε να αρχίσετε να αναζητάτε ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης που θα τους εκπληρώνει. Η επιλογή θα πρέπει να έχει βραχυπρόθεσμο αλλά και μακροπρόθεσμο ορίζοντα. Θυμηθείτε, ότι ο έλεγχος πρόσβασης δεν έχει να κάνει όμως μόνο με τη λειτουργία της ασφάλειας των εγκαταστάσεων, αλλά σχετίζεται άμεσα και με την παραγωγικότητα της επιχείρησης.

Βήμα 3: Χαρτογραφήστε την τρέχουσα κατάσταση – Αφού έχετε καθορίσει την προτίμησή σας για ένα νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης, θα χρειαστεί να αξιολογήσετε πλήρως την τρέχουσα κατάσταση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αξιολογήσει  σωστά το υπάρχον σύστημα ελέγχου πρόσβασης και δημιουργείστε μια πλήρη λίστα των επιμέρους στοιχείων και του υποστηρικτικού εξοπλισμού. Επίσης, θυμηθείτε να παραθέσετε τις τρέχουσες δυνατότητες λογισμικού που θέλετε να διατηρήσετε στο νέο σας σύστημα. Μετά από ενδελεχή απογραφή, προσδιορίστε με τον προμηθευτή του νέου συστήματος ελέγχου πρόσβασης ποια στοιχεία μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν. Αυτό περιλαμβάνει την υπάρχουσα καλωδίωση και την υποδομή δικτύου και κάποιες περιπτώσεις τους αναγνώστες καρτών και τους ελεγκτές θυρών. Το να επιλέξουμε ένα νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης δεν χρειάζεται να σημαίνει μια πλήρη αναθεώρηση. Μπορεί να είναι εφικτή η ενσωμάτωση υπαρχόντων συστημάτων, λογισμικού και υλικού για τη μεγιστοποίηση της επένδυσής σας σε αυτά.

Βήμα 4: Αναπτύξτε ένα σχέδιο μετάβασης – Δημιουργήστε ένα σχέδιο και ορίστε ένα χρονοδιάγραμμα για την μετεγκατάσταση του υπάρχοντος εξοπλισμού σας και βεβαιωθείτε ότι η εγκατάσταση λογισμικού και υλικού εκτελείται όσο το δυνατόν παράλληλα. Αυτό περιορίζει το χρονικό διάστημα κατά το οποίο το σύστημά σας είναι θα εκτός χρήσης.

Βήμα 5: Εγκατάσταση νέου server – Ήρθε η ώρα να ξεκινήσει η μετάβαση στο νέο σύστημα; Τότε πρώτα, θα πρέπει να εγκαταστήσετε τον νέο server που θα υποστηρίξει το νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης. Αυτό θέτει τα θεμέλια για όλα τα υπόλοιπα μέρη της νέας πλατφόρμας.

Βήμα 6: Ενοποίηση βάσεων ή εξαγωγή δεδομένων – Το παλιό σύστημα ελέγχου πρόσβασης περιέχει δεδομένα που χρειάζεται και το νέο σύστημα, όπως για παράδειγμα τα στοιχεία των χρηστών των καρτών. Τα παλιά και νέα συστήματα ελέγχου πρόσβασης χρησιμοποιούν βάσεις δεδομένων και αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να μεταφερθούν μέσω ενοποίησης των βάσεων ή με εξαγωγή και εισαγωγή δεδομένων.

Βήμα 7: Εγκατάσταση ανά κτίριο – Εάν η περιοχή που θα καλυφθεί από το νέο σύστημα ελέγχου πρόσβασης βρίσκεται σε διαφορετικά κτίρια ή σε διαφορετικές τοποθεσίες, συνίσταται να πραγματοποιηθεί η εγκατάσταση ανά τοποθεσία. Τα παλιά και τα νέα συστήματα ελέγχου πρόσβασης θα λειτουργούν παράλληλα προσωρινά, γεγονός που θα αποτρέψει την μη ασφαλή είσοδο σε χώρους κατά τη διάρκεια της μετεγκατάστασης .

Βήμα 8: Αξιοποιήστε μόνο τα χρήσιμα μέρη από την  παλαιότερη υποδομή – Για να διατηρήσετε το σύστημα ελέγχου πρόσβασης διαχειρίσιμο στο μέλλον, είναι σημαντικό να αφαιρέσετε παλιά και αχρησιμοποίητα στοιχεία.

Βήμα 9: Εκπαίδευση –  Μόλις ολοκληρωθούν όλες οι εργασίες, οι διαχειριστές και υπεύθυνοι σε κάθε εμπλεκόμενο τμήμα θα πρέπει να εκπαιδεύσουν το προσωπικό για τη βέλτιστη και αποδοτική χρήση.

Βήμα 10 : Συντήρηση – Συνίσταται πάντα μια σύμβαση συντήρησης για να διασφαλίσετε ότι το νέο σας σύστημα ελέγχου πρόσβασης θα συνεχίσει να λειτουργεί σωστά και αδιάλειπτα, ανταποκρινόμενο στις ανάγκες του οργανισμού.